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摘 要：本文结合企业人事档案信息的应用与实践，对人事档案开发利用过程中存在的问题及难点进行了剖析，并提出了相关应对措施与建议，以最大限度地发挥人事档案信息作用，探索符合人事档案特点的开发利用模式。
关键词：企业；人事档案；应用
企业人事档案是人事管理等有关部门按照党的政策和相关规定，在工作中形成的记载个人经历、政治思德、业务水平、工作能力、业绩考核、工资待遇等内容的文件材料。人事档案是记录人才信息的重要载体，是合理配置人才资源的重要手段，做好人事档案信息的开发利用，对推动企业发展具有十分重要的意义。
1.人事档案信息应用存在的问题及难点分析
随着改革的不断深化，企业对人才开发工作越来越重视。特别是在国有企业在面临经济运行低迷、用工形势紧缩、员工队伍老化的新形势下，急需抓好现有人才挖掘利用，但人事档案的开发利用还不能适应企业需求，仍存在着一些急需解决的问题，主要体现在以下几个方面：
1.1人事档案管理模式尚不适应企业发展，影响了人事档案的利用效率
在档案管理利用方面，档案管理人员大都坐等利用者上门，被动提供服务情况较多；而不能根据各相关部门的需求，梳理汇总相关档案信息资料，未雨绸缪采取主动提供服务的能力；由于档案信息收集渠道或手段单一，在实际工作中，还不能准确地定位服务对象和服务范畴，及时有效提供有价值的人事档案信息，导致人事档案信息利用效率较低。
1.2人事档案材料缺失内容失真，影响了人事档案的利用价值
少数人事档案中反应本人经历的重要材料，如员工履历、学历学位、职业资格、入团入党、政治审查、招聘录用等相关材料缺少；部分档案材料履行手续不全，审查机关盖章的地方少了盖章，负责人签字的地方少了签字；一些档案材料中填写的出生日期、工作时间、入党时间前后不一致；个别档案材料信息单一，缺乏反映本人德、能、勤、绩方面的材料。以上的问题，直接影响了人事档案的管理质量和有效利用。
1.3人事档案网络化应用程度不高，影响了人事档案的利用水平
人事档案信息管理在一定程度上还处于原始或半封闭状态，计算机的信息化程度还不够成熟，仅仅是将一些人员的基本人事信息进行计算机的录入，还不能实现各类人事信息的有机整合、集成汇总，导致人事档案信息资源不能快捷、准确地提取并及时运用，人事档案信息资源的开发利用程度不高，使用价值还没有充分挖掘出来，在企业选拔人才、使用人才等工作中未能真正起到应有服务作用。
2.人事档案信息应用与实践
人事档案信息的收集和应用是一项具有战略意义的系统工程。人事档案信息也需要紧紧抓住夯基础、重利用、提效率这个中心，不断提升档案信息的基础管理和开发利用水平，才能为单位科学决策和科学管理提供了重要的参考依据。
2.1抓好档案管理规范，为有效开发利用人事档案信息奠定坚实基础
一是健全制度规范档案管理。完善归档制度，明确归档要求、归档类别，积极主动加强与各岗位，各部门沟通联系，及时催交每年例行归档的材料，及时准确补充新的材料，充实档案信息；认真做好材料鉴别整理工作，把最全最准的材料充实到人事档案，保证信息的完整准确。二是加强审核提升档案质量。严把“质量关”。按照“细审核、严认定、全归档”工作要求，对每册档案进行逐页、逐项审核，凡不符合标准的，一律不准过关。严把“准确关”。重点开展了“四查”即：查是否错装材料、查档案目录、查“三龄两历”、查分类明细。三是创新人事档案查（借）阅手段。坚持推陈出新，使档案信息由最早的纸制材料查阅、汇总电子表格进行检索，到通过建立人事档案信息库进行档案信息调阅，有效提升了档案查（借）阅效率。
2.2立足服务企业发展，为有效开发利用人事档案信息建立精准定位
一是为人力资源的优化配置提供借鉴和参考。档案管理部门通过接收和规范人事信息档案，为人事部门详实提供人员的出生日期、工作经历、学习经历、品德操行、业务素质和个人荣誉等相关信息，为人员科学合理安排岗位、实现人员优化配置提供了重要保证。二是在干部选拔、任免、绩效考核时，配合人事部门查阅和提供档案中的反映员工个人素养、思想品行、业务能力、历史经历等材料，作为评定德、能、勤、绩的指标，为人才的正确选拔和使用起到了重要参考作用。三是在职称评审、专家评定等工作中，配合人事部门利用相关档案信息进行量化指标的确认，如学历认证、年度考核结果、奖励确认等，都以人事档案信息材料作为有效依据。四是在员工基本信息登记、各类保险专项核定工作中，充分利用人事档案信息查询功能，为广大员工提供准确详实的基本信息。五是在员工培训、人员招聘、职业生涯设计、后备人才管理等方面，及时提供和建立完善相关档案信息，为加强干部和员工队伍管理提供了有力保证。
2.3推进信息系统建设，为有效开发利用人事档案信息提供科技支撑
一是以推行人力资源管理系统为契机，使档案的查（借）阅、材料归档、档案转递等较繁锁的手工流程变为系统化操作，不断人事档案的管理水平和利用效率。二是建立和完善人事档案信息管理、档案目录管理、档案转递管理等档案信息条目，实现了与人事部门各岗位的有效对接和资源共享。三是通过已建立的人事档案信息库，为各岗位向新系统输入员工信息提供近信息支持，使人力资源管理系统内容更加准确、充实和完善。四是不断学习人事档案系统模块新功能，为各部门各岗位提供便利服务。
3.人事档案信息应用建议与用力方向
3.1着力改善收集结构，最大限度地充实档案材料
随着企业改革的推进，各部门、各单位对干部员工的考察、考核、培训等信息的需要不断增多。档案管理部门在收集档案材料时，应做到个人与集体，内部与外部相结合的方式，严格按照《档案材料收集归档的规定》，注重把反映人员专业特长、技术水平、品德操行等重要的材料纳入归档内容，为企业人力资源开发提供有力支撑。
3.2加强纸质原始档案保护，提升开发利用价值
严格加强库房管理，最大限度地保存好原始档案材料，确保档案信息的长期使用价值。原始纸制档案材料信息保存越来越难，一部分材料字迹已模糊，纸张发黄变质，保存问题迫在眉睫。建议在人事资源系统里设置保存档案模块，增设原始材料扫描功能，将纸质档案重点材料及时扫描保存，做到保护与利用有机结合。
3.3深化信息化建设管理，提高服务利用效能
要建立完善統一的信息化标准模式、规范系统档案操作流程，提升档案信息化建设和管理水平，加强档案信息数据的开发利用。要在不断完善人力资源档案系统的同时，设置必要开放访问权限，确保相关人员具有档案管理操作的统一标准但不同的岗位个人有专属的识别功能，从而能够向不同部门提供针对性的服务。要不断提高档案信息的保密制度和安全制度，避免档案信息的泄露和失密，充分保证企业信息化档案数据的安全性。
参考文献：
[1]刘晓羽.H公司人事档案信息化建设研究[D].河北科技大学，2016.
[2]赵黎霞.浅议企业人事档案信息化建设策略[J].办公室业务，2013（13）：144-145.
关键词：企业；人事档案；应用
企业人事档案是人事管理等有关部门按照党的政策和相关规定，在工作中形成的记载个人经历、政治思德、业务水平、工作能力、业绩考核、工资待遇等内容的文件材料。人事档案是记录人才信息的重要载体，是合理配置人才资源的重要手段，做好人事档案信息的开发利用，对推动企业发展具有十分重要的意义。
1.人事档案信息应用存在的问题及难点分析
随着改革的不断深化，企业对人才开发工作越来越重视。特别是在国有企业在面临经济运行低迷、用工形势紧缩、员工队伍老化的新形势下，急需抓好现有人才挖掘利用，但人事档案的开发利用还不能适应企业需求，仍存在着一些急需解决的问题，主要体现在以下几个方面：
1.1人事档案管理模式尚不适应企业发展，影响了人事档案的利用效率
在档案管理利用方面，档案管理人员大都坐等利用者上门，被动提供服务情况较多；而不能根据各相关部门的需求，梳理汇总相关档案信息资料，未雨绸缪采取主动提供服务的能力；由于档案信息收集渠道或手段单一，在实际工作中，还不能准确地定位服务对象和服务范畴，及时有效提供有价值的人事档案信息，导致人事档案信息利用效率较低。
1.2人事档案材料缺失内容失真，影响了人事档案的利用价值
少数人事档案中反应本人经历的重要材料，如员工履历、学历学位、职业资格、入团入党、政治审查、招聘录用等相关材料缺少；部分档案材料履行手续不全，审查机关盖章的地方少了盖章，负责人签字的地方少了签字；一些档案材料中填写的出生日期、工作时间、入党时间前后不一致；个别档案材料信息单一，缺乏反映本人德、能、勤、绩方面的材料。以上的问题，直接影响了人事档案的管理质量和有效利用。
1.3人事档案网络化应用程度不高，影响了人事档案的利用水平
人事档案信息管理在一定程度上还处于原始或半封闭状态，计算机的信息化程度还不够成熟，仅仅是将一些人员的基本人事信息进行计算机的录入，还不能实现各类人事信息的有机整合、集成汇总，导致人事档案信息资源不能快捷、准确地提取并及时运用，人事档案信息资源的开发利用程度不高，使用价值还没有充分挖掘出来，在企业选拔人才、使用人才等工作中未能真正起到应有服务作用。
2.人事档案信息应用与实践
人事档案信息的收集和应用是一项具有战略意义的系统工程。人事档案信息也需要紧紧抓住夯基础、重利用、提效率这个中心，不断提升档案信息的基础管理和开发利用水平，才能为单位科学决策和科学管理提供了重要的参考依据。
2.1抓好档案管理规范，为有效开发利用人事档案信息奠定坚实基础
一是健全制度规范档案管理。完善归档制度，明确归档要求、归档类别，积极主动加强与各岗位，各部门沟通联系，及时催交每年例行归档的材料，及时准确补充新的材料，充实档案信息；认真做好材料鉴别整理工作，把最全最准的材料充实到人事档案，保证信息的完整准确。二是加强审核提升档案质量。严把“质量关”。按照“细审核、严认定、全归档”工作要求，对每册档案进行逐页、逐项审核，凡不符合标准的，一律不准过关。严把“准确关”。重点开展了“四查”即：查是否错装材料、查档案目录、查“三龄两历”、查分类明细。三是创新人事档案查（借）阅手段。坚持推陈出新，使档案信息由最早的纸制材料查阅、汇总电子表格进行检索，到通过建立人事档案信息库进行档案信息调阅，有效提升了档案查（借）阅效率。
2.2立足服务企业发展，为有效开发利用人事档案信息建立精准定位
一是为人力资源的优化配置提供借鉴和参考。档案管理部门通过接收和规范人事信息档案，为人事部门详实提供人员的出生日期、工作经历、学习经历、品德操行、业务素质和个人荣誉等相关信息，为人员科学合理安排岗位、实现人员优化配置提供了重要保证。二是在干部选拔、任免、绩效考核时，配合人事部门查阅和提供档案中的反映员工个人素养、思想品行、业务能力、历史经历等材料，作为评定德、能、勤、绩的指标，为人才的正确选拔和使用起到了重要参考作用。三是在职称评审、专家评定等工作中，配合人事部门利用相关档案信息进行量化指标的确认，如学历认证、年度考核结果、奖励确认等，都以人事档案信息材料作为有效依据。四是在员工基本信息登记、各类保险专项核定工作中，充分利用人事档案信息查询功能，为广大员工提供准确详实的基本信息。五是在员工培训、人员招聘、职业生涯设计、后备人才管理等方面，及时提供和建立完善相关档案信息，为加强干部和员工队伍管理提供了有力保证。
2.3推进信息系统建设，为有效开发利用人事档案信息提供科技支撑
一是以推行人力资源管理系统为契机，使档案的查（借）阅、材料归档、档案转递等较繁锁的手工流程变为系统化操作，不断人事档案的管理水平和利用效率。二是建立和完善人事档案信息管理、档案目录管理、档案转递管理等档案信息条目，实现了与人事部门各岗位的有效对接和资源共享。三是通过已建立的人事档案信息库，为各岗位向新系统输入员工信息提供近信息支持，使人力资源管理系统内容更加准确、充实和完善。四是不断学习人事档案系统模块新功能，为各部门各岗位提供便利服务。
3.人事档案信息应用建议与用力方向
3.1着力改善收集结构，最大限度地充实档案材料
随着企业改革的推进，各部门、各单位对干部员工的考察、考核、培训等信息的需要不断增多。档案管理部门在收集档案材料时，应做到个人与集体，内部与外部相结合的方式，严格按照《档案材料收集归档的规定》，注重把反映人员专业特长、技术水平、品德操行等重要的材料纳入归档内容，为企业人力资源开发提供有力支撑。
3.2加强纸质原始档案保护，提升开发利用价值
严格加强库房管理，最大限度地保存好原始档案材料，确保档案信息的长期使用价值。原始纸制档案材料信息保存越来越难，一部分材料字迹已模糊，纸张发黄变质，保存问题迫在眉睫。建议在人事资源系统里设置保存档案模块，增设原始材料扫描功能，将纸质档案重点材料及时扫描保存，做到保护与利用有机结合。
3.3深化信息化建设管理，提高服务利用效能
要建立完善統一的信息化标准模式、规范系统档案操作流程，提升档案信息化建设和管理水平，加强档案信息数据的开发利用。要在不断完善人力资源档案系统的同时，设置必要开放访问权限，确保相关人员具有档案管理操作的统一标准但不同的岗位个人有专属的识别功能，从而能够向不同部门提供针对性的服务。要不断提高档案信息的保密制度和安全制度，避免档案信息的泄露和失密，充分保证企业信息化档案数据的安全性。
参考文献：
[1]刘晓羽.H公司人事档案信息化建设研究[D].河北科技大学，2016.
[2]赵黎霞.浅议企业人事档案信息化建设策略[J].办公室业务，2013（13）：144-145.