论文部分内容阅读
摘 要：科技档案是人类在科研、生产实践过程中总结形成的，并且具有一定保存价值的科技文件。科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，概括起来就是科技档案的管理和利用。文章主要对加强现代科技档案管理与利用等问题进行探讨，可供交流。
关键词：科技档案；管理；利用；咨询服务
前言
科技档案不但有储备知识、保存凭证的功能，还可以提高经济效益、加快社会前进的步伐。做好科技档案的管理工作，是开展利用工作必须具备的前提。科技档案的管理者应不断改进档案的收集和管理工作，为科技档案的开发利用工作奠定坚实的基础；通过学习不断提升自身的综合素质，增强主动服务的意识，将档案的封闭式管理方式转变为开放式的服务管理，为档案的开发利用营造出良好的软件环境；充分地开发和利用科技档案的宝贵资源，实现科技档案社会效益和经济效益的最大化。
1.加强现代科技档案管理的重要性分析
1.1科技档案的管理有利于促进科研工作的发展。
信息与知识是经济发展的重要因素，科技档案是科研知识资源的存储载体，它详细记载了科研活动的全过程和具体成果。详实的记录又为以后的科技人员提供可信的依据。从这个意义上，完整、系统、准确的科技档案对科学研究是必不可少的。
1.2有利于促进科研管理的决策。
有效地管理好科技档案，可以为科研管理部门的决策提供重要凭证和依据，实现科技档案管理的科学化、规范化、现代化，促进科研工作的持续发展。
1.3 有利于促进科研成果的利用和推广。
科技档案工作的管理，不仅仅是将科研材料整理、分类和保管，而是归档的再利用，以实现科研成果的经济效益和社会效益。有效地管理好科技档案，既可完整、系统、准确的记录科研活动的全过程，更为重要的是为进一步的项目开发和成果推广提供技术资源，从而实现科研成果的经济效益和社会效益。
2.加强科技档案管理，充分发挥科技档案的作用。
2.1增强档案意识，提高科技人员归档工作的主动性。
首先要让科技人员认识到档案管理工作的重要性，理解、支持、参与科研档案的归档工作，主动承担起科技档案归档的职责；其次，档案管理部门要积极开发科技档案信息资源，编制各种检索工具和专题目录，为科技人员的利用提供方便，使他们逐步意识到科技档案的作用，主动支持和配合科技档案归档工作。
2.2完善管理制度，促进科技档案工作的规范化。
建立《科技档案管理办法》《科技档案归档制度》等规章制度，制度应包括科研项目从开始到结题过程中材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如：项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，这样才能使各个业务环节有章可循，从而使科技档案管理工作朝着制度化、规范化方向发展。
2.3提升檔案管理工作人员的综合素质，深化服务意识
严格控制科技档案管理人员的任职资格，对于管理人员要选用那些具有相关学科背景、具有一定档案管理经验的人员，将人员的选聘关把好。要建立并逐渐完善科技档案管理人员的岗位培训制度，要定期的通过讲座、交流会等形式对相应工作人员进行专业知识培训（包括信息技术等方面的培训），以此来满足不断发展变化的科技档案管理工作的需要。科技档案的管理人员要逐渐树立并深化服务意识，要将市场需求作为工作的方向，树立起与社会经济发展相适应的观念，积极主动的与相关部门寻求合作，以便充分的开发和利用科技档案资源。同时，科技档案管理人员有可能的情况下，要对档案的具体内容进行必要的学习和研究，以便能够发现某些可以转化为生产力或者能够深入开发利用的科技信息，推动科技档案的深层次发展。
2.4 加强科技档案信息化利用管理
要通过计算机进行科技档案的收集、整理以及编制检索，并将计算机应用到库房管理以及特殊档案项目管理上。在此基础上，要逐渐将档案的保存功能向信息中心进行转变，同时，要充分利用互联网来进行网络服务，使相关人员可以自由的利用网络进行所需档案相关信息的检索、查询以及应用，充分发挥科技档案的功能，增加其利用率，可以满足科技系统不同人员对于科技档案的不同需求。
2.5在科技档案利用过程中应做好科技档案咨询服务
在科技档案利用过程中，经常遇到这样的情况：利用者由于各种原因，往往是带着亟待解决的疑难问题，来查询利用科技档案。他们对馆藏科技档案材料的内容和成分不够了解，对科技档案管理的原则和方法也不清楚，对需要查阅的科技档案检索要素诸如作者、年度、题名与所属全宗都说不清楚，只能提出所要解决的问题或者提出一些零散的线索。为解答利用者提出的问题，需要有专人承担利用者与科技档案之间的媒介作用。同时咨询服务还应面对社会，为还不了解科技档案工作或不知道每一个公民都有利用科技档案的权利的人们解答各种疑难问题，扩大科技档案的影响，起到向社会宣传科技档案的作用。科技档案咨询的种类。科技档案咨询的种类，可从不同角度划分。
（1）按内容性质，可分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。事实性咨询是指科技档案管理中心为解答利用者某一特定问题而进行的咨询服务。指导性咨询，是指档案馆（室）对科技档案用户在查阅科技档案时所发生的疑难问题进行指导服务。检索性咨询，是指档案馆（室）根据科技档案用户的利用需求，有计划、有组织地帮助利用者获得某一方面的科技档案信息而提供的服务，也称情报性咨询服务。针对这些问题科技档案服务人员需要调查研究，确定范围，明确检索途径，查找出有关科技档案材料或提供进一步检索这方面的材料的线索。
（2）按科技档案咨询的难易程度，可划分为一般性咨询和专题性咨询。一般性咨询是针对利用者在利用科技档案中提出问题进行解答性服务。专题性是指为解决利用者急需解决的课题或专题而提供的服务。利用者为完成一个课题，要求档案馆系统地提供有关的科技档案材料，这就要求咨询人员与专业人员共同研究制订方案，有计划、有重点地查找科技档案，进行针对性地服务。这种服务针对性强、涉及面广、发掘程度深，需要科技档案数量大，要求科技档案人员进行综合思维和分析并与利用者互通信息、密切合作，才能取得成效。
3.结束语
综上所述，科技档案管理工作是一项长期复杂的工作，它是由点及线到面的体现过程。科技档案的管理者应该深刻认识到科技档案保管和利用的重要性，集思广益，从而不断提高对科技档案开发利用的自觉性和主动性；不断改进档案的收集和管理工作；加强档案管理人员的综合素质培训、做好科技档案的利用咨询服务；以便更好地做好科技档案管理与利用工作，为我国的科研发展做出贡献。
参考文献
[1]王传宇.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2009.
[2]宋敏.加强科技档案管理的几点认识[J].电动工具，2013.
（作者单位：肇庆市科技中心）
关键词：科技档案；管理；利用；咨询服务
前言
科技档案不但有储备知识、保存凭证的功能，还可以提高经济效益、加快社会前进的步伐。做好科技档案的管理工作，是开展利用工作必须具备的前提。科技档案的管理者应不断改进档案的收集和管理工作，为科技档案的开发利用工作奠定坚实的基础；通过学习不断提升自身的综合素质，增强主动服务的意识，将档案的封闭式管理方式转变为开放式的服务管理，为档案的开发利用营造出良好的软件环境；充分地开发和利用科技档案的宝贵资源，实现科技档案社会效益和经济效益的最大化。
1.加强现代科技档案管理的重要性分析
1.1科技档案的管理有利于促进科研工作的发展。
信息与知识是经济发展的重要因素，科技档案是科研知识资源的存储载体，它详细记载了科研活动的全过程和具体成果。详实的记录又为以后的科技人员提供可信的依据。从这个意义上，完整、系统、准确的科技档案对科学研究是必不可少的。
1.2有利于促进科研管理的决策。
有效地管理好科技档案，可以为科研管理部门的决策提供重要凭证和依据，实现科技档案管理的科学化、规范化、现代化，促进科研工作的持续发展。
1.3 有利于促进科研成果的利用和推广。
科技档案工作的管理，不仅仅是将科研材料整理、分类和保管，而是归档的再利用，以实现科研成果的经济效益和社会效益。有效地管理好科技档案，既可完整、系统、准确的记录科研活动的全过程，更为重要的是为进一步的项目开发和成果推广提供技术资源，从而实现科研成果的经济效益和社会效益。
2.加强科技档案管理，充分发挥科技档案的作用。
2.1增强档案意识，提高科技人员归档工作的主动性。
首先要让科技人员认识到档案管理工作的重要性，理解、支持、参与科研档案的归档工作，主动承担起科技档案归档的职责；其次，档案管理部门要积极开发科技档案信息资源，编制各种检索工具和专题目录，为科技人员的利用提供方便，使他们逐步意识到科技档案的作用，主动支持和配合科技档案归档工作。
2.2完善管理制度，促进科技档案工作的规范化。
建立《科技档案管理办法》《科技档案归档制度》等规章制度，制度应包括科研项目从开始到结题过程中材料的管理，明确所有科研项目档案归档的操作方式，如：项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等，这样才能使各个业务环节有章可循，从而使科技档案管理工作朝着制度化、规范化方向发展。
2.3提升檔案管理工作人员的综合素质，深化服务意识
严格控制科技档案管理人员的任职资格，对于管理人员要选用那些具有相关学科背景、具有一定档案管理经验的人员，将人员的选聘关把好。要建立并逐渐完善科技档案管理人员的岗位培训制度，要定期的通过讲座、交流会等形式对相应工作人员进行专业知识培训（包括信息技术等方面的培训），以此来满足不断发展变化的科技档案管理工作的需要。科技档案的管理人员要逐渐树立并深化服务意识，要将市场需求作为工作的方向，树立起与社会经济发展相适应的观念，积极主动的与相关部门寻求合作，以便充分的开发和利用科技档案资源。同时，科技档案管理人员有可能的情况下，要对档案的具体内容进行必要的学习和研究，以便能够发现某些可以转化为生产力或者能够深入开发利用的科技信息，推动科技档案的深层次发展。
2.4 加强科技档案信息化利用管理
要通过计算机进行科技档案的收集、整理以及编制检索，并将计算机应用到库房管理以及特殊档案项目管理上。在此基础上，要逐渐将档案的保存功能向信息中心进行转变，同时，要充分利用互联网来进行网络服务，使相关人员可以自由的利用网络进行所需档案相关信息的检索、查询以及应用，充分发挥科技档案的功能，增加其利用率，可以满足科技系统不同人员对于科技档案的不同需求。
2.5在科技档案利用过程中应做好科技档案咨询服务
在科技档案利用过程中，经常遇到这样的情况：利用者由于各种原因，往往是带着亟待解决的疑难问题，来查询利用科技档案。他们对馆藏科技档案材料的内容和成分不够了解，对科技档案管理的原则和方法也不清楚，对需要查阅的科技档案检索要素诸如作者、年度、题名与所属全宗都说不清楚，只能提出所要解决的问题或者提出一些零散的线索。为解答利用者提出的问题，需要有专人承担利用者与科技档案之间的媒介作用。同时咨询服务还应面对社会，为还不了解科技档案工作或不知道每一个公民都有利用科技档案的权利的人们解答各种疑难问题，扩大科技档案的影响，起到向社会宣传科技档案的作用。科技档案咨询的种类。科技档案咨询的种类，可从不同角度划分。
（1）按内容性质，可分为事实性咨询、指导性咨询与检索性咨询。事实性咨询是指科技档案管理中心为解答利用者某一特定问题而进行的咨询服务。指导性咨询，是指档案馆（室）对科技档案用户在查阅科技档案时所发生的疑难问题进行指导服务。检索性咨询，是指档案馆（室）根据科技档案用户的利用需求，有计划、有组织地帮助利用者获得某一方面的科技档案信息而提供的服务，也称情报性咨询服务。针对这些问题科技档案服务人员需要调查研究，确定范围，明确检索途径，查找出有关科技档案材料或提供进一步检索这方面的材料的线索。
（2）按科技档案咨询的难易程度，可划分为一般性咨询和专题性咨询。一般性咨询是针对利用者在利用科技档案中提出问题进行解答性服务。专题性是指为解决利用者急需解决的课题或专题而提供的服务。利用者为完成一个课题，要求档案馆系统地提供有关的科技档案材料，这就要求咨询人员与专业人员共同研究制订方案，有计划、有重点地查找科技档案，进行针对性地服务。这种服务针对性强、涉及面广、发掘程度深，需要科技档案数量大，要求科技档案人员进行综合思维和分析并与利用者互通信息、密切合作，才能取得成效。
3.结束语
综上所述，科技档案管理工作是一项长期复杂的工作，它是由点及线到面的体现过程。科技档案的管理者应该深刻认识到科技档案保管和利用的重要性，集思广益，从而不断提高对科技档案开发利用的自觉性和主动性；不断改进档案的收集和管理工作；加强档案管理人员的综合素质培训、做好科技档案的利用咨询服务；以便更好地做好科技档案管理与利用工作，为我国的科研发展做出贡献。
参考文献
[1]王传宇.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2009.
[2]宋敏.加强科技档案管理的几点认识[J].电动工具，2013.
（作者单位：肇庆市科技中心）