论文部分内容阅读
【摘 要】我国高校的财务档案管理工作正处在日益复杂的阶段，主要原因是高校参与社会经济活动的频繁化和普遍化。在社会主义市场经济发展的新时期，如何管理好高校的财务档案，以及在管理的过程中应该如何解决各种新问题， 是高校财务档案管理面临的首要问题。文章分析了高校财务档案管理中存在的主要问题，并针对其问题，提出解决的办法。
【关键词】高校财务；档案管理；档案问题；解决方法
随着社会主义市场经济的发展，高校参与的社会活动变得日益频繁，高校财务档案反映着高校的各项经济业务，其真实、完整直接影响着高等教育事业的健康发展，高校经济业务的复杂化使得高校的财务档案管理面临新的挑战和更加艰巨的任务，在这样的大背景下，高校财务档案的管理具有其固有的性质和存在许多问题。
一、高校财务档案的特点
高校的财务档案不同于其他档案，高校的会计档案主要包括会计凭证、会计账簿和会计报表，是反映高校各项经济活动的重要证据，具有较强的实效性。首先具有多样性，高校的会计档案与高校的日常经济活动相符合，高校的经济活动越复杂，财务档案的多样性就越突出。其次，财务档案具有专业性，财务档案顾名思义与高校的财务活动相关，财务活动具有很强的专业性，因此，财务档案也具有较强的专业性。这就为财务档案的管理增加了难度。第三，财务档案具有关联性，高校的院系众多，各个部门都会形成财务档案，一笔经济业务通常关联着多个部门，财务档案的整理范围跨越较大。对于众多的参与部门来说,明确分工，相互协调、紧密配合至关重要。
在市场经济条件下，高校的财务工作具有业务内容日趋复杂、财务风险日趋多样的特点。通过制定完善的财务档案内部管理制度，明确财务档案管理人员的工作规程、工作职责和工作权限，迅速准确地反映和处理与财务管理目标相关的业务，提高管理与服务能力，利用现代化的档案管理平台，以保证为学校各相关单位提供高质量的财务信息服务。
二、高校财务档案管理中存在的问题
（一）财务档案管理意识淡薄。这是高校财务档案管理中普遍存在的问题，也是最难以具体改善的问题。在当前高校财务人员少、工作量大、管理经费相对紧张的情况下，对财务档案管理的重视程度不够，加之学校经济业务的多样化发展，财务档案的管理又涉及多个部门的协同，档案资料的收集工作任务更加繁重，导致档案资料收集不全，整理无条理等现象的发生。
（二）财务档案管理手段落后。这是新时期高校档案管理面临的新问题。当前，我国高校的财务档案管理仍采用传统的管理模式，侧重纸质档案的管理，这与财务会计电算化的普遍使用存在极大的矛盾，财务数据的丢失与窃取很大程度上与电子档案有关，因此，管理手段的改进和管理模式的侧重点必须有所转变。
（三）财务档案管理人员素质不全面。高校的大多数财务档案管理人員都是财务人员出身，对档案管理知识并不精通，而且，财务档案的管理人员多为兼职人员，也没有足够的精力和时间运用到档案管理工作中来。专业人员偏少、责任心不强、创新意识不高是财务档案管理人员的主要缺点。高校经济活动的复杂加重了档案管理的负担，容易造成分类不科学、档案归集不完善等后果。
三、解决高校财务档案管理问题的途径
（一）增强财务档案管理的服务意识。高校的财务档案是了解学校经营状况不可或缺的原始凭证，是高校经济活动的重要参考资料，有助于学校制定各项计划、总体掌握学校财务状况，统筹协调资金的分配、利用，是提高高校财务管理水平的一个重要途径。因此应对专兼职的档案管理人员进行培训，不断更新其知识结构，加强其实际工作能力。强化档案管理人员的时代意识、信息意识和财务档案管理的服务意识。
（二）明确相应的管理规范。①明确归档范围。要加强财务档案的管理必须明确归档范围，将原始凭证、账簿、报表分类归档，其他的银行对账单、协议、合同等按会计期间归档。②明确归档要求。从会计科目立项开始，建立科学的、合理的、可操作性强的财务档案归档要求，包括归档的分类、时间、签字要求等。③明确归档类别。明确高校的各类经济业务属于何种类型，各种经济业务需要收集的资料以及保管年限。
（三）完善各项规章制度。制定档案管理工作的目标，明确责任主体，以及规范工作程序。包括财务档案的收集、借阅、移交和销毁等，使档案管理工作有章可循。从财务档案的立卷开始，就要做到完整、齐全、符合要求，专人保管，永久保存的文件资料等必须用钢笔书写或打印。明确不同人员的档案借阅范围，借阅财务档案时必须登记，不能带出档案室等，涉及保密内容的财务档案不得随意借阅。财务档案在移交前必须按要求填写移交清册，移交时要保持卷册封装，不得私自拆封。应该对保管期满的档案需要核销时，应由档案部门和档案部门共同派人监销。销毁时要认真核对销毁清单，避免将永久保存的档案资料混同销毁。销毁后，在销毁清单上签名盖章。
（四）加快档案管理科学化、现代化建设。以电子计算机、网络和远程通信为核心的现代信息技术已经全面运用于会计工作中，会计数据的处理、传输上呈现出自动化、电子化和无纸化的特点，这就扩大了财务档案管理的范围，也就是说，高校财务档案的管理范围也应该包括在光盘和磁盘上存储的会计信息。这些会计信息的管理必须通过现代化的设施才能实现科学化管理，因此，应该加强高校档案管理的科学化、现代化建设。
总之，在当今信息化的社会和市场经济背景下，档案管理越来越显示出其重要性。高校经济作为高校生存发展的物质基础，加强其管理刻不容缓。高校的财务档案管理部门要根据财务档案形成的规律和特点，特别是针对出现的新问题新任务，制定出切实可行的财务档案管理制度，充分发挥财务档案管理在高校的教学、科研以及管理中的作用。
【参考文献】
[1]李寿和.论高职院校的管理创新[J].教育与职业,2006(5).
[2]葛桂珍.高校档案管理的现代化建设[DB/OL].论文网,2007-01-26.
[3]汀蓝.高校档案工作辨析——目录管理[DB/OL].论文网,2005
【关键词】高校财务；档案管理；档案问题；解决方法
随着社会主义市场经济的发展，高校参与的社会活动变得日益频繁，高校财务档案反映着高校的各项经济业务，其真实、完整直接影响着高等教育事业的健康发展，高校经济业务的复杂化使得高校的财务档案管理面临新的挑战和更加艰巨的任务，在这样的大背景下，高校财务档案的管理具有其固有的性质和存在许多问题。
一、高校财务档案的特点
高校的财务档案不同于其他档案，高校的会计档案主要包括会计凭证、会计账簿和会计报表，是反映高校各项经济活动的重要证据，具有较强的实效性。首先具有多样性，高校的会计档案与高校的日常经济活动相符合，高校的经济活动越复杂，财务档案的多样性就越突出。其次，财务档案具有专业性，财务档案顾名思义与高校的财务活动相关，财务活动具有很强的专业性，因此，财务档案也具有较强的专业性。这就为财务档案的管理增加了难度。第三，财务档案具有关联性，高校的院系众多，各个部门都会形成财务档案，一笔经济业务通常关联着多个部门，财务档案的整理范围跨越较大。对于众多的参与部门来说,明确分工，相互协调、紧密配合至关重要。
在市场经济条件下，高校的财务工作具有业务内容日趋复杂、财务风险日趋多样的特点。通过制定完善的财务档案内部管理制度，明确财务档案管理人员的工作规程、工作职责和工作权限，迅速准确地反映和处理与财务管理目标相关的业务，提高管理与服务能力，利用现代化的档案管理平台，以保证为学校各相关单位提供高质量的财务信息服务。
二、高校财务档案管理中存在的问题
（一）财务档案管理意识淡薄。这是高校财务档案管理中普遍存在的问题，也是最难以具体改善的问题。在当前高校财务人员少、工作量大、管理经费相对紧张的情况下，对财务档案管理的重视程度不够，加之学校经济业务的多样化发展，财务档案的管理又涉及多个部门的协同，档案资料的收集工作任务更加繁重，导致档案资料收集不全，整理无条理等现象的发生。
（二）财务档案管理手段落后。这是新时期高校档案管理面临的新问题。当前，我国高校的财务档案管理仍采用传统的管理模式，侧重纸质档案的管理，这与财务会计电算化的普遍使用存在极大的矛盾，财务数据的丢失与窃取很大程度上与电子档案有关，因此，管理手段的改进和管理模式的侧重点必须有所转变。
（三）财务档案管理人员素质不全面。高校的大多数财务档案管理人員都是财务人员出身，对档案管理知识并不精通，而且，财务档案的管理人员多为兼职人员，也没有足够的精力和时间运用到档案管理工作中来。专业人员偏少、责任心不强、创新意识不高是财务档案管理人员的主要缺点。高校经济活动的复杂加重了档案管理的负担，容易造成分类不科学、档案归集不完善等后果。
三、解决高校财务档案管理问题的途径
（一）增强财务档案管理的服务意识。高校的财务档案是了解学校经营状况不可或缺的原始凭证，是高校经济活动的重要参考资料，有助于学校制定各项计划、总体掌握学校财务状况，统筹协调资金的分配、利用，是提高高校财务管理水平的一个重要途径。因此应对专兼职的档案管理人员进行培训，不断更新其知识结构，加强其实际工作能力。强化档案管理人员的时代意识、信息意识和财务档案管理的服务意识。
（二）明确相应的管理规范。①明确归档范围。要加强财务档案的管理必须明确归档范围，将原始凭证、账簿、报表分类归档，其他的银行对账单、协议、合同等按会计期间归档。②明确归档要求。从会计科目立项开始，建立科学的、合理的、可操作性强的财务档案归档要求，包括归档的分类、时间、签字要求等。③明确归档类别。明确高校的各类经济业务属于何种类型，各种经济业务需要收集的资料以及保管年限。
（三）完善各项规章制度。制定档案管理工作的目标，明确责任主体，以及规范工作程序。包括财务档案的收集、借阅、移交和销毁等，使档案管理工作有章可循。从财务档案的立卷开始，就要做到完整、齐全、符合要求，专人保管，永久保存的文件资料等必须用钢笔书写或打印。明确不同人员的档案借阅范围，借阅财务档案时必须登记，不能带出档案室等，涉及保密内容的财务档案不得随意借阅。财务档案在移交前必须按要求填写移交清册，移交时要保持卷册封装，不得私自拆封。应该对保管期满的档案需要核销时，应由档案部门和档案部门共同派人监销。销毁时要认真核对销毁清单，避免将永久保存的档案资料混同销毁。销毁后，在销毁清单上签名盖章。
（四）加快档案管理科学化、现代化建设。以电子计算机、网络和远程通信为核心的现代信息技术已经全面运用于会计工作中，会计数据的处理、传输上呈现出自动化、电子化和无纸化的特点，这就扩大了财务档案管理的范围，也就是说，高校财务档案的管理范围也应该包括在光盘和磁盘上存储的会计信息。这些会计信息的管理必须通过现代化的设施才能实现科学化管理，因此，应该加强高校档案管理的科学化、现代化建设。
总之，在当今信息化的社会和市场经济背景下，档案管理越来越显示出其重要性。高校经济作为高校生存发展的物质基础，加强其管理刻不容缓。高校的财务档案管理部门要根据财务档案形成的规律和特点，特别是针对出现的新问题新任务，制定出切实可行的财务档案管理制度，充分发挥财务档案管理在高校的教学、科研以及管理中的作用。
【参考文献】
[1]李寿和.论高职院校的管理创新[J].教育与职业,2006(5).
[2]葛桂珍.高校档案管理的现代化建设[DB/OL].论文网,2007-01-26.
[3]汀蓝.高校档案工作辨析——目录管理[DB/OL].论文网,2005