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【摘要】 随着现代经济和企业的发展，企业中的秘书机构在企业管理中越来越占据着举足轻重的地位，例如有“参谋长”地位、“窗口”地位、中心枢纽地位等。这些地位的职能的发挥关系到企业管理的胜败。
【关键词】秘书；企业管理；地位
1 概述
领导者对于企业管理有着至关重要的作用，而秘书则是每天和领导接触时间最多的一个人，同时也是企业文化和形象的窗口，更是领导和下级员工沟通以及各部门之间沟通的桥梁和纽带。据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。所以秘书工作的做好是每个秘书义不容辞的责任，也是新世纪人才发展的迫切需要。
2 秘书在企业管理中的地位
2.1 秘书在企业管理中的“参谋长”地位
决策是领导者的基本责任，领导者的领导活动就在于制定决策和企业实施决策。而秘书的首要职责就是为领导者在正确并有效执行决策方面提供参谋服务，因此，秘书在企业中对企业管理中的决策起到了重要的参谋作用，即秘书在企业管理中拥有重要的“参谋长”地位。具体来说，秘书在企业管理中的“参谋长”地位主要表现在以下四个方面：
（一）当领导选择决策目标时，秘书要依据领导的要解决问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考。
（二）当领导酝酿决策方案时，秘书要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映，并且协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别这一论证，将其结果加以分析综合，并可提出自己的建议，报告领导供决策参考。
（三）当领导审定决策方案时，秘书会为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。同时，还要做好有关文件的起草、校核等工作，将领导作出的决策准确地加以表述并及时下达。
（四）当领导下达决策后，秘书会通过信息、调研、特别是督促检查等手段，及时了解和反馈决策的贯彻执行情况和接受实践检验的结果，总结经验，找出典型，发现问题，促进决策落实，并可提出进一步实施决策或者补充完善决策的建议。
但秘书在企业管理中的这种“参谋长”地位，并不等于说秘书拥有领导者的决策权利。秘书只有在领导决策意图范围之内，才可以施展自己的参谋才能；超出领导决策意图的范围，就会产生相反的参谋效果。
2.2 秘书在企业管理中的“窗口”地位
2.2.1 秘书是领导和企业的服务窗口
秘书部门是领导的办事部门，协助领导者处理日常事务。秘书部门是连接上下，沟通内外的综合承办机构，工作性质是具体的，企业的日常工作，领导的出行、会面、会晤工作，办公室的管理工作，都是秘书部门的分内工作；在企业有重大活动时，活动材料的准备、场地的选择、交通安排、食宿安排、娱乐安排等，同样是秘书部门的工作；领导对某一重大问题进行决策时，适时、准确、超前地对相关问题进行调研，收集其历史的、现实的以及未来发展趋势的信息资料供领导参考，提出建设性的意见、建议供领导选择，同样是秘书的分内之事。秘书工作没有范围界定，只要领导和企业需要，他们就必须提供服务。
2.2.2 秘书是企业的文化窗口
工作环境是企业文化的集中展示，秘书对工作环境的管理不能仅限于清洁、整齐和实用，让工作环境体现企业文化才是秘书工作的基点。首先，工作环境和公共场所的布置在色彩上必须符合人的心理。秘书部门是内外进出的瓶颈，他们会接触到不同层次、不同审美要求的人。秘书会根据本企业的性质、特征，选择相应的色彩，有效彰显出本企业的精神实质，既兼顾大众心理，又照顾他们的审美感受。其次，有效、得体的实物装点。环境是由具体的物质构成的，秘书通过对具体物质的筛选和组合，物质就打上了人的烙印，重组后的办公物品就承载了企业的审美情趣、精神导向。
秘书部门是企业的信息集散中心，秘书掌握信息较多、较准，他们在处理文件的时候，需要根据文件的内容，把相应的信息传递出去，使之对企业成员形成束缚力，以此统一企业成员的行为。同时，各种计划、方案、构想的草拟、修订、形成无不付诸文字，文字表达是“企业”文化的直观体现，它是企业结构和各种管理体制的综合，秘书如何准确的传递信息，让企业成员深悟企业文化，并通过信息的传递，使与企业发生联系的每一个人都从中受到感染，这是秘书文化窗口的一个构成要素。
2.2.3 秘书是企业的礼仪窗口
现代领导者为了达到预定目标，协调团体行为，往往会用某些强制手段来激励、控制下属的行为，呈现出刚性的一面，然而，只有强制手段而缺少柔性的管理，是很难长期保持高效的，此时，秘书的以礼相待，就能为领导的刚性管理作必要的补充；另外，在现代社会中，地位平等、互相尊重、相互协作的现代礼仪成了交往的重要工具，它为秘书在不同场合不同氛围、不同人际圈中的活动提供了舞台，秘书如果能凭借礼仪，根据不同情况来对具体问题做出不同处理，就能提高企业的美誉度和知名度，为企业赢得机会。
2.2.4 秘书是企业的形象窗口
秘书部门素有机关“窗口”之称，因此秘书人员的形象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现，更体现了所服务的机关和单位的形象。秘书人员如果衣冠不整、油头粉面，或者格调低下，就会严重损害机关形象。特别是生产经营企业的秘书，经常与基层单位、外销客户打交道，更代表机关和企业的形象，因而更要加强自身修养，内强素质，外树形象，洁身端行，勤政为公。
2.3 秘书在企业管理中的中心枢纽地位
在现代的企业管理中，秘书无疑是连接上下、沟通内外的重要桥梁和纽带，秘书部门是不可缺少的协调机构。秘书一头衔接领导，一头衔接干部职工，处于中心枢纽地位，承担着协调重任。
通过纵向关系和横向关系的协调，实现上情下达，同时，秘书人员能够敏锐地从文书往来和与干部群众的工作交流中及时发现问题，积极向上反馈，做到下情上达，让领导熟知下情。秘书考虑问题和解决问题的出发点始终围绕工作实际，围绕广大干部职工的切身利益来进行。
秘书的中心枢纽地位主要表现在以下三个方面：
（一）通过切实了解领导的意图、决策和计划，通过纵向关系的协调、沟通、传达，实现上请下达，实现企业决策信息传达的效率性和正确性，确保企业决策信息的有效实施。
（二）通过切实了解本部门领导的意图，和横向其他部门的秘书做好沟通、协作工作，实现企业各部门之间信息的有效传达和交流，确保企业各部门之间的有效合作，促进企业工作的高效完成。
（三）通过切实地了解下级管理者和员工的问题和意图，积极向上反馈，做到下情上达，促进下级管理者和员工问题的有效解决，从而协调好领导者与下级管理者和员工的关系。
3 结论
总而言之，在现代的企业管理中，随着社会经济的发展，企业组织的壮大，秘书越来越占据着重要的地位，分别有：“参谋长”地位，“窗口”地位，中心枢纽地位等。他们的重要性不可忽视，秘书能够胜任本职工作，将这些地位的职能发挥得淋漓尽致，是企业成功的一大标志之一。因此，企业加强秘书机构的各方面方面的培训，也是企业的重大课题之一，因为秘书工作在企业中有着举足轻重的地位。
【参考文献】
［1］曹有根，杨洪青，董丽娟.试论秘书的参谋作用[J].2005（9）：97-99
［2］王怀志，李吉鹏. 略论秘书的协调艺术[J]．组织协调，2008(4)：48-49
［3］谢玲.秘书机构如何在企业发挥服务和管理效能[J]. 电企管理纵横，2005（2）：44-46
［4］董敏，王晶. 浅谈秘书在企业管理中的角色定位[J].人力资源，2006（10）：246
作者简介：
李致（1975--），女，遵义人，本科，广州涉外经济职业技术学院助教，研究方向：文秘、管理类学科教学
责任编辑：王利强
【关键词】秘书；企业管理；地位
1 概述
领导者对于企业管理有着至关重要的作用，而秘书则是每天和领导接触时间最多的一个人，同时也是企业文化和形象的窗口，更是领导和下级员工沟通以及各部门之间沟通的桥梁和纽带。据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。所以秘书工作的做好是每个秘书义不容辞的责任，也是新世纪人才发展的迫切需要。
2 秘书在企业管理中的地位
2.1 秘书在企业管理中的“参谋长”地位
决策是领导者的基本责任，领导者的领导活动就在于制定决策和企业实施决策。而秘书的首要职责就是为领导者在正确并有效执行决策方面提供参谋服务，因此，秘书在企业中对企业管理中的决策起到了重要的参谋作用，即秘书在企业管理中拥有重要的“参谋长”地位。具体来说，秘书在企业管理中的“参谋长”地位主要表现在以下四个方面：
（一）当领导选择决策目标时，秘书要依据领导的要解决问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考。
（二）当领导酝酿决策方案时，秘书要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映，并且协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别这一论证，将其结果加以分析综合，并可提出自己的建议，报告领导供决策参考。
（三）当领导审定决策方案时，秘书会为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。同时，还要做好有关文件的起草、校核等工作，将领导作出的决策准确地加以表述并及时下达。
（四）当领导下达决策后，秘书会通过信息、调研、特别是督促检查等手段，及时了解和反馈决策的贯彻执行情况和接受实践检验的结果，总结经验，找出典型，发现问题，促进决策落实，并可提出进一步实施决策或者补充完善决策的建议。
但秘书在企业管理中的这种“参谋长”地位，并不等于说秘书拥有领导者的决策权利。秘书只有在领导决策意图范围之内，才可以施展自己的参谋才能；超出领导决策意图的范围，就会产生相反的参谋效果。
2.2 秘书在企业管理中的“窗口”地位
2.2.1 秘书是领导和企业的服务窗口
秘书部门是领导的办事部门，协助领导者处理日常事务。秘书部门是连接上下，沟通内外的综合承办机构，工作性质是具体的，企业的日常工作，领导的出行、会面、会晤工作，办公室的管理工作，都是秘书部门的分内工作；在企业有重大活动时，活动材料的准备、场地的选择、交通安排、食宿安排、娱乐安排等，同样是秘书部门的工作；领导对某一重大问题进行决策时，适时、准确、超前地对相关问题进行调研，收集其历史的、现实的以及未来发展趋势的信息资料供领导参考，提出建设性的意见、建议供领导选择，同样是秘书的分内之事。秘书工作没有范围界定，只要领导和企业需要，他们就必须提供服务。
2.2.2 秘书是企业的文化窗口
工作环境是企业文化的集中展示，秘书对工作环境的管理不能仅限于清洁、整齐和实用，让工作环境体现企业文化才是秘书工作的基点。首先，工作环境和公共场所的布置在色彩上必须符合人的心理。秘书部门是内外进出的瓶颈，他们会接触到不同层次、不同审美要求的人。秘书会根据本企业的性质、特征，选择相应的色彩，有效彰显出本企业的精神实质，既兼顾大众心理，又照顾他们的审美感受。其次，有效、得体的实物装点。环境是由具体的物质构成的，秘书通过对具体物质的筛选和组合，物质就打上了人的烙印，重组后的办公物品就承载了企业的审美情趣、精神导向。
秘书部门是企业的信息集散中心，秘书掌握信息较多、较准，他们在处理文件的时候，需要根据文件的内容，把相应的信息传递出去，使之对企业成员形成束缚力，以此统一企业成员的行为。同时，各种计划、方案、构想的草拟、修订、形成无不付诸文字，文字表达是“企业”文化的直观体现，它是企业结构和各种管理体制的综合，秘书如何准确的传递信息，让企业成员深悟企业文化，并通过信息的传递，使与企业发生联系的每一个人都从中受到感染，这是秘书文化窗口的一个构成要素。
2.2.3 秘书是企业的礼仪窗口
现代领导者为了达到预定目标，协调团体行为，往往会用某些强制手段来激励、控制下属的行为，呈现出刚性的一面，然而，只有强制手段而缺少柔性的管理，是很难长期保持高效的，此时，秘书的以礼相待，就能为领导的刚性管理作必要的补充；另外，在现代社会中，地位平等、互相尊重、相互协作的现代礼仪成了交往的重要工具，它为秘书在不同场合不同氛围、不同人际圈中的活动提供了舞台，秘书如果能凭借礼仪，根据不同情况来对具体问题做出不同处理，就能提高企业的美誉度和知名度，为企业赢得机会。
2.2.4 秘书是企业的形象窗口
秘书部门素有机关“窗口”之称，因此秘书人员的形象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现，更体现了所服务的机关和单位的形象。秘书人员如果衣冠不整、油头粉面，或者格调低下，就会严重损害机关形象。特别是生产经营企业的秘书，经常与基层单位、外销客户打交道，更代表机关和企业的形象，因而更要加强自身修养，内强素质，外树形象，洁身端行，勤政为公。
2.3 秘书在企业管理中的中心枢纽地位
在现代的企业管理中，秘书无疑是连接上下、沟通内外的重要桥梁和纽带，秘书部门是不可缺少的协调机构。秘书一头衔接领导，一头衔接干部职工，处于中心枢纽地位，承担着协调重任。
通过纵向关系和横向关系的协调，实现上情下达，同时，秘书人员能够敏锐地从文书往来和与干部群众的工作交流中及时发现问题，积极向上反馈，做到下情上达，让领导熟知下情。秘书考虑问题和解决问题的出发点始终围绕工作实际，围绕广大干部职工的切身利益来进行。
秘书的中心枢纽地位主要表现在以下三个方面：
（一）通过切实了解领导的意图、决策和计划，通过纵向关系的协调、沟通、传达，实现上请下达，实现企业决策信息传达的效率性和正确性，确保企业决策信息的有效实施。
（二）通过切实了解本部门领导的意图，和横向其他部门的秘书做好沟通、协作工作，实现企业各部门之间信息的有效传达和交流，确保企业各部门之间的有效合作，促进企业工作的高效完成。
（三）通过切实地了解下级管理者和员工的问题和意图，积极向上反馈，做到下情上达，促进下级管理者和员工问题的有效解决，从而协调好领导者与下级管理者和员工的关系。
3 结论
总而言之，在现代的企业管理中，随着社会经济的发展，企业组织的壮大，秘书越来越占据着重要的地位，分别有：“参谋长”地位，“窗口”地位，中心枢纽地位等。他们的重要性不可忽视，秘书能够胜任本职工作，将这些地位的职能发挥得淋漓尽致，是企业成功的一大标志之一。因此，企业加强秘书机构的各方面方面的培训，也是企业的重大课题之一，因为秘书工作在企业中有着举足轻重的地位。
【参考文献】
［1］曹有根，杨洪青，董丽娟.试论秘书的参谋作用[J].2005（9）：97-99
［2］王怀志，李吉鹏. 略论秘书的协调艺术[J]．组织协调，2008(4)：48-49
［3］谢玲.秘书机构如何在企业发挥服务和管理效能[J]. 电企管理纵横，2005（2）：44-46
［4］董敏，王晶. 浅谈秘书在企业管理中的角色定位[J].人力资源，2006（10）：246
作者简介：
李致（1975--），女，遵义人，本科，广州涉外经济职业技术学院助教，研究方向：文秘、管理类学科教学
责任编辑：王利强