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摘要：高校学报档案包含着科学技术的新成果、新技术、新理论和新进展等资料信息，是教学和科研工作的主要情报来源。其信息资源价值含量大，具有一定的特殊性和开发利用价值。研究高校学报档案管理工作的作用、内容与原则、存在问题与对策建议、科学管理和开发利用，对高校学报档案管理工作具有实际指导意义。
关键词：高校学报；档案管理
1 高校学报档案管理的意义和作用
1.1 高校学报档案管理的意义
科学化、制度化的档案工作是一所高校的重要基础工作之一，学报档案管理的研究与开发是一件大事，是提高学报工作效率和工作质量的必要条件。开展学报档案的研究与开发具有极其重要的意义。首先，能够为作者的成果转化创造更好的条件，有助于全社会为科技人员创造性的工作建立起良好的社会环境和运行机制，能够更好地彰显学报的宝贵价值，深层次利用学报档案的宝贵信息资源。其次，激活学报档案中沉淀的宝贵信息资源，变潜在价值为现实价值。第三，能够密切作者与社会各方面的联系，促进全社会更好地认识科技成果对推动社会生产力快速发展的巨大作用。第四，学报档案客观地记录着作者成果及发展的历程，是作者进行科研与开发情况的信息载体，也保存着学校学术发展的历史，为高校和社会积累、保存了历史文化财富。
1.2 高校学报档案管理的作用
1.2.1 对和谐社会的建设发挥作用。学报档案是国家科学技术资源的重要组成部分，它所具有的原始记录、信息、知识、价值等属性以及依据、凭证、参考等作用，可对我国的和谐社会的建设发挥积极作用。
1.2.2 有利于国家档案的微观化管理。学报档案的前身是各种杂乱、分散的稿件、审稿单、主编审签表等，将其分类整理归档，有利于高校档案的管理工作，也便于国家档案工作的微观化管理。
1.2.3 保证高校科研教学工作的顺利开展。学报是时代的产物。也是历史的见证。一定时期的学报总是反映那个时期学校师生在教学科研工作中产生的新见解、新学说、新理论、新成果。因此，在一定意义上讲，学报档案真实记录了一段时期学校教学科研的成果、动态、方向和水平。学报档案作为高校科研、教学活动的记录。是高校科研、教学技术的软载体和存在形式之一，是高校推广新的科研、教学技术的媒介和导体。对其加以研究和利用。可以促进和改善学校的教学科研工作。
1.2.4 保证学报各项工作的顺利开展。随着时代的发展、科学的进步，学报编辑工作不可能保持静止不变的状态，要发展就得有继承，编辑水平要提高就得有借鉴。因此，作为学报工作人员，无论是从事编辑工作还是编务工作，都需要研究学报编辑出版工作的历史发展变化，总结学报编辑出版工作的历史经验，探索学报编辑工作的规律。学报档案是学报编辑、出版、发行的原始记录，决定了其对学报工作具有依据、凭证、参考、继承和借鉴的作用。
2 高校学报档案资料的内容和归档原则
2.1 高校学报档案资料的内容
要使学报档案在高校科技创新中真正发挥作用，要以完整性与凭证性两者兼顾、双重并举的原则来确定学报档案归档范围和内容。笔者认为，高校学报档案可分为期刊类、文件类、编辑部人员学术研究类三种。
2.1.1 期刊类档案。又分为以下几种情况：第一，来稿登记档案。不管是自由来稿还是编辑约稿，均应做详细登记，登记项目包括文章编号、登记日期、论文题目、基金资助项目名称及编号、作者姓名、单位、通讯地址以及联系电话和E-mail地址。第二，已刊用稿件档案。包括期刊样本、末次校样、发排稿、原稿、修改稿、审稿单等。这类档案最显著的特点是以卷、期为单位。以年、月、日、出版期号为顺序号。遵循这一规律，这部分档案的整理就应以“卷”、“期”为立档单位，在每一期刊物出版后分类归档。第三，不用稿件档案，原稿和审稿单按登记日期顺序分类整理归档，并详细登记文件特征。第四，交流期刊。应按刊物名称立卷，便于查找。
2.1.2 文件类档案。分为以下两类：第一，重要文件档案。包括创刊、更名、增刊、改版、变更刊期的请示和批复文件，上级机关关于新闻出版工作的重要政策性文件，出版许可证、ISSN证书、相关合同入编协议书、期刊上网合同书等，上级机关和学术团体颁发的获奖证书及相关文件、期刊统计数据等。这些都是刊物合法出版、编辑部工作正常运作及刊物质量的重要依据和证明材料，需要登记造册，永久保存。办刊方针、宗旨及章程、期刊登记表等需永久保存。第二，编辑部一般文件档案。如上级发放的文件可按年度组成一卷，其他在学报编辑工作中形成的文件资料，可按问题进行立卷，通过整理编目，可长期保存。
2.1.3 编辑部人员学术研究档案。可按年度整理立卷归档或建立个人科研档案，并且要将编辑人员所需的专业理论与提高业务技能的学术性、技术性资料、备用的工具书、必要的技术性和报道性补白材料等收集归档。
2.2 高校学报档案资料的归档原则
成套性文件才能更好地发挥群体作用和历史再现功能，因此，学报档案的归档应遵循以下原则：一要拓展档案信息收集的渠道、载体和内容，使档案的收集和整理工作规范化和制度化；二要尊重历史。实事求是，不可随意涂改和篡改文件：三要力求保持文件之间的历史联系，包括来源、内容、时间、形式。另外，还要考虑文件的不同保存期限。创刊、期刊变更的请示和批复文件，编委名单，办刊方针、宗旨和章程，各种有效证件，荣誉证书，会议记录，大事记，投稿光盘、软盘，中国学术期刊(光盘版)等，因比较重要，需永久保存；出版后的样书和发排稿，作为检验编辑部工作质量的依据，需永久保存；原稿是作者成果的原始记录，需永久保存：审稿单记录了责任编辑、专家和主编等审稿人对稿件的处理意见，包括对论文水平的评价、统计数据的准确性、图表的规范性及可取性等审阅意见，以及对论文的最终意见，需永久保存：校对稿可作为编辑部工作质量及自身不同时期工作状况的依据，有利于管理分析、总结工作经验。对于保证期刊工作质量、分析差错原因有很大帮助，可短期保存，保存期限可定为一年至三年；交换的期刊，编辑部可短期保存，保存期限为一年至三年，然后装订成册，交图书馆过刊室长期保存。
3 提高高校学报档案管理水平的建议
为了做好高校学报档案工作，要从以下几个方面加以努力。首先。对高校学报档案工作的重要性认识有待提高。要加大宣传力度，组织编辑部人员学习《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》等文件，使他们充分认识高校档案工作的地位和作用，主动做好档案的收集工作。其次，学报编辑部要制定具体的档案管理规章制度，实行档案的规范化管理。档案工作中要做到有据可依。有章可循，落实好档案管理工作人员，并严格按照职责、保质保量做好管理工作，使学报档案管理工作规范化。第 三，抓好学报档案管理队伍的建设，加强档案管理人员的业务培训。高校学报一般没有专职档案管理人员，绝大多数学报编辑部都由编辑(或编务)人员兼任。这些兼职档案管理员的主要任务是编辑(或编务)工作，所以要注意做好他们的思想工作，增强他们的使命感和责任感，鼓励他们认真对待自己兼任的档案管理工作；另外，这些兼任的档案管理员大多未受过正规的档案管理训练，对档案管理业务不一定很熟悉，要组织他们参加学校档案主管部门主办的档案管理业务培训，帮助他们提高档案管理业务水平，积累管理经验。
4 高校学报档案的开发利用及发展方向
开发资料信息交流是学报的一项重要职能，学报工作人员要充分认识到自身在资料信息创造过程中的重要作用，树立资料信息价值的新观念，使资料信息更快、更好地服务于教学、科研工作，促进文化交流和学术事业的共同发展。另外，完备、清晰的档案资料，也是学报编辑工作规范化管理的重要手段。原始的文字记录可以充当检查、验收编辑工作的标准。转载率的统计可以反映期刊的社会反响。业务档案可以考证编辑人员的工作是否踏实、认真、富有成效。总之，严格规范的档案及其合理的开发利用是整个学报编辑工作得以良性循环的关键。
4.1 保证出版质量，查找差错源头。原稿、修改稿和各校次校样的完整归档，可以作为对编辑工作质量及编辑出版不同时期的工作状况评价的依据，有利于管理分析、总结工作经验。
4.2 解决期刊与作者的纠纷。作者稿件档案的妥善保存有利于清理出版差错的责任。而作者与编辑部签订的《著作权转让书》档案，则可避免与作者以后在著作权益方面的纠纷。
4.3 建立审稿专家库，筛选优秀作者群。把期刊多年保存的《专家审稿意见单》归纳整理，选择其中责任心强的专家作为稳定的审稿专家队伍，可建立期刊审稿专家库，并在每期审稿单归档时对专家库进行补充。另一方面，学报档案收集了每期大量的论文、论著及科研成果，反映了广大科研、管理工作者的实际学术水平、科研能力和管理能力，据此可以筛选出优秀作者群，及时了解他们的学术动向，并向他们约优质的稿件。
4.4 提供重要的原始资料和馆藏文献。首先。高校学报档案为期刊自身参与各种评刊活动提供了材料。期刊报奖，原始资料的收集显得非常重要，如被数据库收录证书、获奖证书、发行量证明材料、读者反馈意见、专家评刊意见等，而这些材料大都来源于平时积累的档案材料。其次，为主管、主办单位提供原始材料。高校学报档案具有凭证、考究的价值，不仅可为阶段性总结提供服务。还可为研究学报编辑出版史提供重要史料。再者，学报业务档案还是个人人事档案的补充，为国家及部门选拔人才、合理使用人才及人才的交流提供了依据。
4.5 促进高校间学术的交流。兄弟院校间学报的交换和归档、管理、利用，不仅能促进院校间的学术交流、科研交流，提高教学质量，还能促进高等教育的研究，增进教育体制的改革。
4.6 促进学报档案管理文档一体化。随着信息产业的不断壮大和电子计算机等新技术的迅猛发展，学报档案管理逐渐向电子化、网络化过渡，文档一体化的趋势也日渐明显。实现文档一体化是加快学报档案管理现代化的必要条件之一。将文稿处理与档案管理相结合，避免重复劳动，使文稿处理中的登记、运转、承办、催办以及整理、立卷和归档等工作，与档案管理和提供利用形成一个有序的整体。为学报档案工作与办公自动化打下良好的基础。
关键词：高校学报；档案管理
1 高校学报档案管理的意义和作用
1.1 高校学报档案管理的意义
科学化、制度化的档案工作是一所高校的重要基础工作之一，学报档案管理的研究与开发是一件大事，是提高学报工作效率和工作质量的必要条件。开展学报档案的研究与开发具有极其重要的意义。首先，能够为作者的成果转化创造更好的条件，有助于全社会为科技人员创造性的工作建立起良好的社会环境和运行机制，能够更好地彰显学报的宝贵价值，深层次利用学报档案的宝贵信息资源。其次，激活学报档案中沉淀的宝贵信息资源，变潜在价值为现实价值。第三，能够密切作者与社会各方面的联系，促进全社会更好地认识科技成果对推动社会生产力快速发展的巨大作用。第四，学报档案客观地记录着作者成果及发展的历程，是作者进行科研与开发情况的信息载体，也保存着学校学术发展的历史，为高校和社会积累、保存了历史文化财富。
1.2 高校学报档案管理的作用
1.2.1 对和谐社会的建设发挥作用。学报档案是国家科学技术资源的重要组成部分，它所具有的原始记录、信息、知识、价值等属性以及依据、凭证、参考等作用，可对我国的和谐社会的建设发挥积极作用。
1.2.2 有利于国家档案的微观化管理。学报档案的前身是各种杂乱、分散的稿件、审稿单、主编审签表等，将其分类整理归档，有利于高校档案的管理工作，也便于国家档案工作的微观化管理。
1.2.3 保证高校科研教学工作的顺利开展。学报是时代的产物。也是历史的见证。一定时期的学报总是反映那个时期学校师生在教学科研工作中产生的新见解、新学说、新理论、新成果。因此，在一定意义上讲，学报档案真实记录了一段时期学校教学科研的成果、动态、方向和水平。学报档案作为高校科研、教学活动的记录。是高校科研、教学技术的软载体和存在形式之一，是高校推广新的科研、教学技术的媒介和导体。对其加以研究和利用。可以促进和改善学校的教学科研工作。
1.2.4 保证学报各项工作的顺利开展。随着时代的发展、科学的进步，学报编辑工作不可能保持静止不变的状态，要发展就得有继承，编辑水平要提高就得有借鉴。因此，作为学报工作人员，无论是从事编辑工作还是编务工作，都需要研究学报编辑出版工作的历史发展变化，总结学报编辑出版工作的历史经验，探索学报编辑工作的规律。学报档案是学报编辑、出版、发行的原始记录，决定了其对学报工作具有依据、凭证、参考、继承和借鉴的作用。
2 高校学报档案资料的内容和归档原则
2.1 高校学报档案资料的内容
要使学报档案在高校科技创新中真正发挥作用，要以完整性与凭证性两者兼顾、双重并举的原则来确定学报档案归档范围和内容。笔者认为，高校学报档案可分为期刊类、文件类、编辑部人员学术研究类三种。
2.1.1 期刊类档案。又分为以下几种情况：第一，来稿登记档案。不管是自由来稿还是编辑约稿，均应做详细登记，登记项目包括文章编号、登记日期、论文题目、基金资助项目名称及编号、作者姓名、单位、通讯地址以及联系电话和E-mail地址。第二，已刊用稿件档案。包括期刊样本、末次校样、发排稿、原稿、修改稿、审稿单等。这类档案最显著的特点是以卷、期为单位。以年、月、日、出版期号为顺序号。遵循这一规律，这部分档案的整理就应以“卷”、“期”为立档单位，在每一期刊物出版后分类归档。第三，不用稿件档案，原稿和审稿单按登记日期顺序分类整理归档，并详细登记文件特征。第四，交流期刊。应按刊物名称立卷，便于查找。
2.1.2 文件类档案。分为以下两类：第一，重要文件档案。包括创刊、更名、增刊、改版、变更刊期的请示和批复文件，上级机关关于新闻出版工作的重要政策性文件，出版许可证、ISSN证书、相关合同入编协议书、期刊上网合同书等，上级机关和学术团体颁发的获奖证书及相关文件、期刊统计数据等。这些都是刊物合法出版、编辑部工作正常运作及刊物质量的重要依据和证明材料，需要登记造册，永久保存。办刊方针、宗旨及章程、期刊登记表等需永久保存。第二，编辑部一般文件档案。如上级发放的文件可按年度组成一卷，其他在学报编辑工作中形成的文件资料，可按问题进行立卷，通过整理编目，可长期保存。
2.1.3 编辑部人员学术研究档案。可按年度整理立卷归档或建立个人科研档案，并且要将编辑人员所需的专业理论与提高业务技能的学术性、技术性资料、备用的工具书、必要的技术性和报道性补白材料等收集归档。
2.2 高校学报档案资料的归档原则
成套性文件才能更好地发挥群体作用和历史再现功能，因此，学报档案的归档应遵循以下原则：一要拓展档案信息收集的渠道、载体和内容，使档案的收集和整理工作规范化和制度化；二要尊重历史。实事求是，不可随意涂改和篡改文件：三要力求保持文件之间的历史联系，包括来源、内容、时间、形式。另外，还要考虑文件的不同保存期限。创刊、期刊变更的请示和批复文件，编委名单，办刊方针、宗旨和章程，各种有效证件，荣誉证书，会议记录，大事记，投稿光盘、软盘，中国学术期刊(光盘版)等，因比较重要，需永久保存；出版后的样书和发排稿，作为检验编辑部工作质量的依据，需永久保存；原稿是作者成果的原始记录，需永久保存：审稿单记录了责任编辑、专家和主编等审稿人对稿件的处理意见，包括对论文水平的评价、统计数据的准确性、图表的规范性及可取性等审阅意见，以及对论文的最终意见，需永久保存：校对稿可作为编辑部工作质量及自身不同时期工作状况的依据，有利于管理分析、总结工作经验。对于保证期刊工作质量、分析差错原因有很大帮助，可短期保存，保存期限可定为一年至三年；交换的期刊，编辑部可短期保存，保存期限为一年至三年，然后装订成册，交图书馆过刊室长期保存。
3 提高高校学报档案管理水平的建议
为了做好高校学报档案工作，要从以下几个方面加以努力。首先。对高校学报档案工作的重要性认识有待提高。要加大宣传力度，组织编辑部人员学习《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》等文件，使他们充分认识高校档案工作的地位和作用，主动做好档案的收集工作。其次，学报编辑部要制定具体的档案管理规章制度，实行档案的规范化管理。档案工作中要做到有据可依。有章可循，落实好档案管理工作人员，并严格按照职责、保质保量做好管理工作，使学报档案管理工作规范化。第 三，抓好学报档案管理队伍的建设，加强档案管理人员的业务培训。高校学报一般没有专职档案管理人员，绝大多数学报编辑部都由编辑(或编务)人员兼任。这些兼职档案管理员的主要任务是编辑(或编务)工作，所以要注意做好他们的思想工作，增强他们的使命感和责任感，鼓励他们认真对待自己兼任的档案管理工作；另外，这些兼任的档案管理员大多未受过正规的档案管理训练，对档案管理业务不一定很熟悉，要组织他们参加学校档案主管部门主办的档案管理业务培训，帮助他们提高档案管理业务水平，积累管理经验。
4 高校学报档案的开发利用及发展方向
开发资料信息交流是学报的一项重要职能，学报工作人员要充分认识到自身在资料信息创造过程中的重要作用，树立资料信息价值的新观念，使资料信息更快、更好地服务于教学、科研工作，促进文化交流和学术事业的共同发展。另外，完备、清晰的档案资料，也是学报编辑工作规范化管理的重要手段。原始的文字记录可以充当检查、验收编辑工作的标准。转载率的统计可以反映期刊的社会反响。业务档案可以考证编辑人员的工作是否踏实、认真、富有成效。总之，严格规范的档案及其合理的开发利用是整个学报编辑工作得以良性循环的关键。
4.1 保证出版质量，查找差错源头。原稿、修改稿和各校次校样的完整归档，可以作为对编辑工作质量及编辑出版不同时期的工作状况评价的依据，有利于管理分析、总结工作经验。
4.2 解决期刊与作者的纠纷。作者稿件档案的妥善保存有利于清理出版差错的责任。而作者与编辑部签订的《著作权转让书》档案，则可避免与作者以后在著作权益方面的纠纷。
4.3 建立审稿专家库，筛选优秀作者群。把期刊多年保存的《专家审稿意见单》归纳整理，选择其中责任心强的专家作为稳定的审稿专家队伍，可建立期刊审稿专家库，并在每期审稿单归档时对专家库进行补充。另一方面，学报档案收集了每期大量的论文、论著及科研成果，反映了广大科研、管理工作者的实际学术水平、科研能力和管理能力，据此可以筛选出优秀作者群，及时了解他们的学术动向，并向他们约优质的稿件。
4.4 提供重要的原始资料和馆藏文献。首先。高校学报档案为期刊自身参与各种评刊活动提供了材料。期刊报奖，原始资料的收集显得非常重要，如被数据库收录证书、获奖证书、发行量证明材料、读者反馈意见、专家评刊意见等，而这些材料大都来源于平时积累的档案材料。其次，为主管、主办单位提供原始材料。高校学报档案具有凭证、考究的价值，不仅可为阶段性总结提供服务。还可为研究学报编辑出版史提供重要史料。再者，学报业务档案还是个人人事档案的补充，为国家及部门选拔人才、合理使用人才及人才的交流提供了依据。
4.5 促进高校间学术的交流。兄弟院校间学报的交换和归档、管理、利用，不仅能促进院校间的学术交流、科研交流，提高教学质量，还能促进高等教育的研究，增进教育体制的改革。
4.6 促进学报档案管理文档一体化。随着信息产业的不断壮大和电子计算机等新技术的迅猛发展，学报档案管理逐渐向电子化、网络化过渡，文档一体化的趋势也日渐明显。实现文档一体化是加快学报档案管理现代化的必要条件之一。将文稿处理与档案管理相结合，避免重复劳动，使文稿处理中的登记、运转、承办、催办以及整理、立卷和归档等工作，与档案管理和提供利用形成一个有序的整体。为学报档案工作与办公自动化打下良好的基础。