论文部分内容阅读
摘要:随着社会的进步,档案意识逐步增强,高校档案队伍也有了较大发展,许多高校都基本完成了新老更替,档案专业大学生不断充实高校档案队伍,各部门也有自己的兼职档案员,基本形成了高校档案管理的网络,这本是好事,但由于我们档案队伍管理中存在一些问题,使得我们留不住人才,档案队伍的稳定就受到影响,同时也影响了学校的档案工作,这就需要我们重新审视档案队伍的管理制度,建立适合高校档案队伍的管理机制,这样才有利于我们稳定档案队伍,形成高效的档案管理网络。
关键词:高校;档案队伍;管理;对策
中图分类号:F204 文献标识码:A 文章编号:1812-2485(2009)06-0001-0001
一、目前高校档案队伍现状
(一)目前高校档案队伍较以前相比,有了较大发展,各高校档案馆室进人的基本条件是档案专业的研究生或优秀本科生,他们年轻,有活力和激情,知识结构完善,既懂档案专业也懂计算机现代信息技术,工作起来得心应手。
(二)高校档案员年龄结构趋于合理。随着档案的发展,高校对档案的重视,基本完成新老更替,档案员年龄结构老、中、青搭配较适中,这样的年龄层次工作起来相对来说较合理,老同志较敬业,工作塌实肯干;年轻人大多80后,理念先进,有激情,只是新老搭配需要一个磨合期。
(三)档案员流动频繁。档案工作由于其自身特点,责任大,工作量大,默默无闻烦琐的劳动却看不见什么成果,致使一部分青年骨干或年轻人离开档案部门;档案员利用高校几年一聘的人事改革,跳槽到经济收入和社会效益较好的部门任职,这样工作环境轻松,又能名利双收。
二、人才流失的原因
人才流失最主要的原因是高校档案队伍管理缺乏竞争机制。
档案馆室虽属学校直属单位,是高校党政领导下的一个非常重要的部门,进入档案部门也是非常严格的,是各个部门的佼佼者或成绩优异者,但进门后发现档案馆室里,很难成为高、精、尖的人才。尤其是年轻的大学毕业生,意气风发,激情万丈,希望展示自己的专业特长,发挥自己的才能,但由于高校档案馆在管理上缺乏竞争机制;在档案业务服务层次上,难以发挥档案人员的专业特长,从而产生一种误解,档案工作谁干都行,无须专业人才,致使那些有一技之长的人才,每天重复简单繁琐的劳动,大学所学档案知识无法学以致用,难以显示自己的价值,得不到社会尊重,于是离开档案部门,留下一些老弱病残。
三、加强高校档案队伍管理对策
(一)营造良好的人才环境,注重人才的引进和使用。作好档案工作,首要前提是人才保障,有了高素质的档案人才,我们才有作好档案工作的资本。档案部门应当引进和招聘有专业理论知识和技能的人才充实到档案队伍,优化档案部门的文化结构和人员结构,提高档案队伍的整体素质,使他们在档案岗位上发挥特长,展现自己的聪明才智。
高校档案馆在学院的发展过程中提供了翔实的史料,在知识经济时代,这个作用就更加明显,高校档案馆的工作职能之一就是信息的数字化,使用的工具是计算机和网络,提供的服务是深层次的服务,开发的产品是深层次的信息产品,同时还对用户担负着如何获得信息与知识的教育。这就对档案专业人员提出了更高的要求。因此,首先必须加强档案人员的整体素质建设;培养专业人员操作现代化信息工具的技能;调整专业人员的知识结构。尤其是信息技术人员,还必须使用现代科学技术进行产品开发。
要做好新时期的档案工作,就要重视档案队伍的建设,努力营造培养、吸引、用好人才的良好环境,加强人才资源能力建设,调整和优化人才,力争做到人尽其才,人才辈出的人才持续发展。通过打造一支高素质的人才队伍,为档案工作提供坚强的人才保证和智力支持,从而实现档案工作的与时俱进。
(二)高校档案队伍的高效管理,需要引进先进的管理机制。
1、建立一套有效的档案工作激励机制。档案工作的特点容易导致对档案职业的厌恶情绪,需要建立激励机制来激发档案员的积极性、主动性和创造性。在管理心理学中,广义的激励是指激发鼓励,调动人的积极性,是将外部适当的刺激转化为内部心理动力,从而增强或减弱人的行为,它可以提高人们工作的自觉性、主动性和创造性,激发人们工作的热情和兴趣,使人有持久的干劲,提高工作绩效。
建立档案工作激励机制,既要有物质型激励又要精神型激励。作为档案部门领导,应通过加薪晋职来鼓励档案人员,同时又要通过精神激励,关怀激励、支持激励、情感激励、制度激励、荣誉激励等激励方式强化档案人员的创新动机。
2、实行轮岗制。档案工作的各个业务环节联系紧密。通过岗位轮换制,可以熟悉馆藏,熟悉各业务环节,带来创新,带来生机。通过轮岗转换工作角度,换位思考,提供工作新思路,有利于档案工作的高效务实。
3、建立选拔竞争机制。选拔竞争机制就是在重能力、重实绩、重贡献的前提下,营造鼓励创新、鼓励竞争,营造平等竞争的择优用人环境,形成有利于人才资源聚集、人才创业的开放机制。打破讲资历、学历,凭关系的条条款款,定目标竞争上岗,凭实绩优胜劣汰,建立充满生机和活力的竞争机制。
4、建立评价奖励机制。建立有效的人才评价奖励机制,通过客观公正的评价、奖励措施,对创新人才的成果给予必要的激励。在具体手段上可以在提拔、评优等方面给予优先政策,积极推进职称制度改革,分配制度改革,为各类优秀人才成长开辟天地;也可通过提供教育培训、出差学习的机会,在科研方面提供经费和时间,激活人才干事业的内动力,实现有为者有位,有业绩者有激励,使他们真正感受到自身价值的实现,使他们有用武之地,更好地为档案工作服务。
(三)在使用档案员的同时注重培养,使档案工作持续健康发展。知识在不断老化和更新,需要我们加强对档案员的培养,对档案人员培养,主要通过继续教育,提高档案人员的业务素质。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案人员能够适应现代化档案管理工作的需要,跟上新形势的发展,就必须对档案员加强继续教育,努力提高档案员的知识水平和管理能力,掌握新知能力。
1、加强档案员培训,拓宽知识面。参加档案定期培训,开阔视野,接受新知识,学习新技术,增长新技能,不断提高业务能力和水平,以适应和促进现代化档案工作的发展。
2、要因材施教,遵守学以致用的原则。档案员的继续教育要结合工作实际需要,因地制宜。根据不同的层次,不同的需求,与实际工作紧密配合,按需施教,学以致用,做到学用结合,讲究实效。
(四)发挥人才优势,创新服务手段,提高服务质量
1、建立档案工作网页,开展网上服务。随着信息化建设的不断发展,高校应充分利用自己的人才优势和资源优势,利用高校网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。
2、电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门重视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了。因此高校档案应改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案室的服务器上归档,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档。
3、开展在线服务,与利用者实时交流。传统的档案利用方式,就必须到档案部门利用档案。在信息化时代,社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。高校档案馆室可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案室利用网络服务平台进行快速通讯,进行信息交流,实现他们利用档案的要求。
加强档案信息资源的开发,开展网络服务,档案信息资源就更能充分发挥作用,就更能体现档案和档案员自身的价值,稳定档案队伍具有重要作用。
高校档案馆室通过营造良好的人才环境,建立高效的竞争和培训机制,利用高校资源优势深层次地开发档案服务,使档案员人尽其才,各尽其能,充分发挥其特长与潜力,稳定高校档案队伍,从而推动档案事业的发展。
参考文献:
[1]周毅.试论档案工作的发展规律[J].档案学通讯,2002.2:13.
[2]刘英陶,陈晓平,赵中利.管理心理学警[M].北京:警官教育出版社,1994:134.
[3]郑向虹.浅议高校档案信息化建设[J].宁波大学学报(教育科学报),2006.6:139-140.
[4]孙海霞,王铁莲.高校档案管理人员应具备的素质[J].兰台世界,2007(01S):35.
关键词:高校;档案队伍;管理;对策
中图分类号:F204 文献标识码:A 文章编号:1812-2485(2009)06-0001-0001
一、目前高校档案队伍现状
(一)目前高校档案队伍较以前相比,有了较大发展,各高校档案馆室进人的基本条件是档案专业的研究生或优秀本科生,他们年轻,有活力和激情,知识结构完善,既懂档案专业也懂计算机现代信息技术,工作起来得心应手。
(二)高校档案员年龄结构趋于合理。随着档案的发展,高校对档案的重视,基本完成新老更替,档案员年龄结构老、中、青搭配较适中,这样的年龄层次工作起来相对来说较合理,老同志较敬业,工作塌实肯干;年轻人大多80后,理念先进,有激情,只是新老搭配需要一个磨合期。
(三)档案员流动频繁。档案工作由于其自身特点,责任大,工作量大,默默无闻烦琐的劳动却看不见什么成果,致使一部分青年骨干或年轻人离开档案部门;档案员利用高校几年一聘的人事改革,跳槽到经济收入和社会效益较好的部门任职,这样工作环境轻松,又能名利双收。
二、人才流失的原因
人才流失最主要的原因是高校档案队伍管理缺乏竞争机制。
档案馆室虽属学校直属单位,是高校党政领导下的一个非常重要的部门,进入档案部门也是非常严格的,是各个部门的佼佼者或成绩优异者,但进门后发现档案馆室里,很难成为高、精、尖的人才。尤其是年轻的大学毕业生,意气风发,激情万丈,希望展示自己的专业特长,发挥自己的才能,但由于高校档案馆在管理上缺乏竞争机制;在档案业务服务层次上,难以发挥档案人员的专业特长,从而产生一种误解,档案工作谁干都行,无须专业人才,致使那些有一技之长的人才,每天重复简单繁琐的劳动,大学所学档案知识无法学以致用,难以显示自己的价值,得不到社会尊重,于是离开档案部门,留下一些老弱病残。
三、加强高校档案队伍管理对策
(一)营造良好的人才环境,注重人才的引进和使用。作好档案工作,首要前提是人才保障,有了高素质的档案人才,我们才有作好档案工作的资本。档案部门应当引进和招聘有专业理论知识和技能的人才充实到档案队伍,优化档案部门的文化结构和人员结构,提高档案队伍的整体素质,使他们在档案岗位上发挥特长,展现自己的聪明才智。
高校档案馆在学院的发展过程中提供了翔实的史料,在知识经济时代,这个作用就更加明显,高校档案馆的工作职能之一就是信息的数字化,使用的工具是计算机和网络,提供的服务是深层次的服务,开发的产品是深层次的信息产品,同时还对用户担负着如何获得信息与知识的教育。这就对档案专业人员提出了更高的要求。因此,首先必须加强档案人员的整体素质建设;培养专业人员操作现代化信息工具的技能;调整专业人员的知识结构。尤其是信息技术人员,还必须使用现代科学技术进行产品开发。
要做好新时期的档案工作,就要重视档案队伍的建设,努力营造培养、吸引、用好人才的良好环境,加强人才资源能力建设,调整和优化人才,力争做到人尽其才,人才辈出的人才持续发展。通过打造一支高素质的人才队伍,为档案工作提供坚强的人才保证和智力支持,从而实现档案工作的与时俱进。
(二)高校档案队伍的高效管理,需要引进先进的管理机制。
1、建立一套有效的档案工作激励机制。档案工作的特点容易导致对档案职业的厌恶情绪,需要建立激励机制来激发档案员的积极性、主动性和创造性。在管理心理学中,广义的激励是指激发鼓励,调动人的积极性,是将外部适当的刺激转化为内部心理动力,从而增强或减弱人的行为,它可以提高人们工作的自觉性、主动性和创造性,激发人们工作的热情和兴趣,使人有持久的干劲,提高工作绩效。
建立档案工作激励机制,既要有物质型激励又要精神型激励。作为档案部门领导,应通过加薪晋职来鼓励档案人员,同时又要通过精神激励,关怀激励、支持激励、情感激励、制度激励、荣誉激励等激励方式强化档案人员的创新动机。
2、实行轮岗制。档案工作的各个业务环节联系紧密。通过岗位轮换制,可以熟悉馆藏,熟悉各业务环节,带来创新,带来生机。通过轮岗转换工作角度,换位思考,提供工作新思路,有利于档案工作的高效务实。
3、建立选拔竞争机制。选拔竞争机制就是在重能力、重实绩、重贡献的前提下,营造鼓励创新、鼓励竞争,营造平等竞争的择优用人环境,形成有利于人才资源聚集、人才创业的开放机制。打破讲资历、学历,凭关系的条条款款,定目标竞争上岗,凭实绩优胜劣汰,建立充满生机和活力的竞争机制。
4、建立评价奖励机制。建立有效的人才评价奖励机制,通过客观公正的评价、奖励措施,对创新人才的成果给予必要的激励。在具体手段上可以在提拔、评优等方面给予优先政策,积极推进职称制度改革,分配制度改革,为各类优秀人才成长开辟天地;也可通过提供教育培训、出差学习的机会,在科研方面提供经费和时间,激活人才干事业的内动力,实现有为者有位,有业绩者有激励,使他们真正感受到自身价值的实现,使他们有用武之地,更好地为档案工作服务。
(三)在使用档案员的同时注重培养,使档案工作持续健康发展。知识在不断老化和更新,需要我们加强对档案员的培养,对档案人员培养,主要通过继续教育,提高档案人员的业务素质。档案管理人员的业务素质水平直接影响档案管理工作的质量,为了使档案人员能够适应现代化档案管理工作的需要,跟上新形势的发展,就必须对档案员加强继续教育,努力提高档案员的知识水平和管理能力,掌握新知能力。
1、加强档案员培训,拓宽知识面。参加档案定期培训,开阔视野,接受新知识,学习新技术,增长新技能,不断提高业务能力和水平,以适应和促进现代化档案工作的发展。
2、要因材施教,遵守学以致用的原则。档案员的继续教育要结合工作实际需要,因地制宜。根据不同的层次,不同的需求,与实际工作紧密配合,按需施教,学以致用,做到学用结合,讲究实效。
(四)发挥人才优势,创新服务手段,提高服务质量
1、建立档案工作网页,开展网上服务。随着信息化建设的不断发展,高校应充分利用自己的人才优势和资源优势,利用高校网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。
2、电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门重视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了。因此高校档案应改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案室的服务器上归档,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档。
3、开展在线服务,与利用者实时交流。传统的档案利用方式,就必须到档案部门利用档案。在信息化时代,社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。高校档案馆室可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案室利用网络服务平台进行快速通讯,进行信息交流,实现他们利用档案的要求。
加强档案信息资源的开发,开展网络服务,档案信息资源就更能充分发挥作用,就更能体现档案和档案员自身的价值,稳定档案队伍具有重要作用。
高校档案馆室通过营造良好的人才环境,建立高效的竞争和培训机制,利用高校资源优势深层次地开发档案服务,使档案员人尽其才,各尽其能,充分发挥其特长与潜力,稳定高校档案队伍,从而推动档案事业的发展。
参考文献:
[1]周毅.试论档案工作的发展规律[J].档案学通讯,2002.2:13.
[2]刘英陶,陈晓平,赵中利.管理心理学警[M].北京:警官教育出版社,1994:134.
[3]郑向虹.浅议高校档案信息化建设[J].宁波大学学报(教育科学报),2006.6:139-140.
[4]孙海霞,王铁莲.高校档案管理人员应具备的素质[J].兰台世界,2007(01S):35.