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【摘要】本文针对医院档案在发展建设中的重大作用，提出开发利用档案信息资源所必需的几个重要基础环节。增强档案工作人员的服务意识与水平，具备良好的职业道德与职业素质，为档案资源的开发利用提供思想与知识方面的保障；完善档案工作管理体制，形成档案管理网络体系，建立健全档案管理各项规章制度，做好医院各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作，不断加强医院档案基础业务建设，形成库藏丰富，结构合理，有规可循，有目可查，管理科学，有效利用的良好局面。
【关键词】医院档案；开发利用；服务社会
【中图分类号】G2 【文献标识码】A
【文章编号】1007-4309（2013）07-0043-1.5
档案信息开发利用是指以利用者为服务对象，以室藏档案为服务手段，采取多种形式和方法、开发和直接提供档案为党和国家各项事业服务。其方式有：（1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）举办档案陈列展览（5）制发档案证明（6）开展档案咨询服务。目前为止我院形成了的党群类、行政管理类、科技管理类、医疗管理类、基本建设、设备仪器、干部职工档案、会计档案、声像档案类、荣誉档案、合同证书和统计报表共十二门类档案。这些档案资料在医院发展建设中起着查考凭证、参考依据、科学研究、宣传教育的重要作用，因此档案工作是非常重要的。而建立和发展档案事业，保存档案的目的，都是为了提供利用。积极开展档案利用工作，为社会主义现代化建设事业服务，是档案工作的方向，也是医院对档案工作提出的光荣而艰巨的任务。搞好档案工作需要注意以下几方面：
一、树立正确的档案工作效益观，增强
档案工作人员的服务意识与水平
档案室作为医院职能科室，其在医院的物质文明和精神文明建设中的作用是不可或缺的。因为保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是为了造福于人类，为人类社会的生存和持续发展创造某种基本的条件，决定了档案室的工作效益最终大多体现为社会效益。
在新的经济形式下，档案工作配合医院的中心工作，为经济建设服务，这是勿庸置疑的。但是为经济建设服务本身的内涵是十分丰富的，它包括很多方面。我们不能一提到为经济建设服务，就狭隘地与获得多少经济效益划等号。医院中保存的科技档案、技术资料可直接参与经济建设，在利用中创造经济效益，这是我们要体现的，但是我们不能因此而片面强调档案室的各项服务工作都去追求经济效益，而忽视它的社会效益。事实上，档案室的工作更加贴近科学、文化、教育、历史研究等领域。档案工作是一项服务性工作，档案人员的服务意识与水平的高低决定着档案开发利用工作程度好坏，只有通过积极优质的服务，把死材料变成活材料，才能使档案工作变被动为主动，这就要求档案人员：
（1）要具有良好的职业道德，热爱档案事业，树立无私奉献、全心全意为人民服务的精神，在工作中做到服务态度主动、热情、耐心、周到；在服务方式上，拓展多种形式，树立起主动服务的意识，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去“重藏轻用”、“看摊守摊”的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变，充分发挥档案的信息资源功能，把档案工作同医院的社会效益和经济效益密切联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫，不断提高档案工作效益，而只有通过提高效益，也才能进一步得到医院的重视，才能提高档案工作在医院工作中的地位。
（2）要具备良好的职业素质，即知识素质和能力素质。随着医院各项工作的不断发展，对档案利用的要求也越来越高，利用重点从政治、行政等方面的需要，发展到医院业务建设、科学研究等方面来，这就要求医院档案工作人员除精通掌握档案管理专业知识外，还必须掌握医疗卫生相关知识、科技档案方面的知识，根据不同的利用需求，有针对性地提供档案。同时，要具备从事本职工作的语言文字能力、信息开发能力、运用现代科技手段的能力和创新能力等，主动开发档案信息资源，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等，为档案利用提供更广泛、集中、系统、专业的服务。
二、要不断加强医院档案基础业务建设，优化
馆藏档案结构，提高馆藏档案质量
档案室应增强优化馆藏档案种类、结构的意识，正确认识处理档案完整与精炼的关系，拓宽收集面，从不同的方面反映一个医院发展变化的全过程，同时从规章制度上减少重复文件进馆，切实加强档案的鉴定工作，以丰富优质的馆藏资源为医院的各项建设服务。
在整个档案业务工作中，利用工作是目的，是主导工作，但利用工作必须建立在良好的基础工作之上。应该在重视利用工作的同时，狠抓基础工作，以利用工作促进基础工作，以基础工作保障利用工作，做到相互结合，共同发展。医院做好档案基础业务工作有以下几个方面：
（一）完善档案工作管理体制，形成档案管理网络体系。成立档案工作领导小组及鉴定销毁领导小组，各部门科室明确兼职人员，为档案材料收集、整理、鉴定等工作环节奠定人力基础。
（二）建立健全档案管理各项规章制度。档案工作是一项集管理性、服务性、政治性、科学性等性质于一体的工作，档案工作的基本原则就是“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。因此，医院要在贯彻落实《档案法》的同时，结合医院实际情况，建立健全本医院档案管理的各项规章制度，使档案管理有法可依、有章可循，实现档案管理规范化。例如，我院结合医院实际情况，先后制订了《档案室岗位责任制》《档案利用制度》《档案保密制度》《档案库房管理制度》《档案鉴定与销毁制度》等为基础业务建设提供制度保障。
（三）做好医院各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作。
1.医院档案收集工作。按照医院《档案管理办法》、《文件材料归档范围》等的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各科室、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到档案室的工作。档案收集是档案管理其它业务环节的基础，收集工作的质量直接决定和影响着档案业务工作水平，收集及时、鉴选得当，把有保存价值的档案都集中在档案室，实现档案的集中统一管理，维护档案的完整与安全，才能使室藏档案齐全完整，内容丰富，才可以提高档案工作质量，为开发利用档案信息资源创造良好的物质条件。
2.医院档案整理。按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案由零乱到系统，由无序到有序，体现档案的特点，充分反映各项工作活动的历史联系和面貌，是档案信息资源完整利用的基础。
3.医院档案鉴定工作。医院档案室按照一定的原则、标准和方法，鉴定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁，提高了档案利用的准确率。
三、档案室的建设要科学规划，加大力度，
设计到位，投资到位
档案室是按各功能设置收集和并按重要程度分永久保管长期保管多种门类的档案和有关资料，并向社会提供利用的机构。如果不突出重点，不管它发挥的作用大小，也不管它是否与医院的经济发展相适应，一味地强调档案室要上规模、上档次，将有限的资金一点一点地分割，将对档案室的进一步发展构成威协，同时也会影响医院其他各科室的发展，其最终结果将影响到整个医院的向前发展。传统管理模式上追求档案室小而全的观念，造成布局不合理，投资分散的现象，使资源得不到优化配置，尽管档案工作者付出了辛勤的劳动，却难以发挥它的社会功能，也很难长久立足于医院。因此，医院档案行政管理部门要充分认识这一点，资金投入上恰当向档案室倾斜，以保证医院档案事业的正常持续发展。
总之，做好以上几个环节工作的良性衔接，才能形成库藏丰富，结构合理，有规可循，有目可查，管理科学，有效利用的良好局面，才能充分完成档案工作的使命，满足医院各方面工作的需求，实现库存档案的价值，扩大档案工作的影响，发挥档案工作在医院建设与发展中的应有作用。
【作者简介】鲁旭波：通化市二道江区铁厂卫生院。
【关键词】医院档案；开发利用；服务社会
【中图分类号】G2 【文献标识码】A
【文章编号】1007-4309（2013）07-0043-1.5
档案信息开发利用是指以利用者为服务对象，以室藏档案为服务手段，采取多种形式和方法、开发和直接提供档案为党和国家各项事业服务。其方式有：（1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本（4）举办档案陈列展览（5）制发档案证明（6）开展档案咨询服务。目前为止我院形成了的党群类、行政管理类、科技管理类、医疗管理类、基本建设、设备仪器、干部职工档案、会计档案、声像档案类、荣誉档案、合同证书和统计报表共十二门类档案。这些档案资料在医院发展建设中起着查考凭证、参考依据、科学研究、宣传教育的重要作用，因此档案工作是非常重要的。而建立和发展档案事业，保存档案的目的，都是为了提供利用。积极开展档案利用工作，为社会主义现代化建设事业服务，是档案工作的方向，也是医院对档案工作提出的光荣而艰巨的任务。搞好档案工作需要注意以下几方面：
一、树立正确的档案工作效益观，增强
档案工作人员的服务意识与水平
档案室作为医院职能科室，其在医院的物质文明和精神文明建设中的作用是不可或缺的。因为保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是为了造福于人类，为人类社会的生存和持续发展创造某种基本的条件，决定了档案室的工作效益最终大多体现为社会效益。
在新的经济形式下，档案工作配合医院的中心工作，为经济建设服务，这是勿庸置疑的。但是为经济建设服务本身的内涵是十分丰富的，它包括很多方面。我们不能一提到为经济建设服务，就狭隘地与获得多少经济效益划等号。医院中保存的科技档案、技术资料可直接参与经济建设，在利用中创造经济效益，这是我们要体现的，但是我们不能因此而片面强调档案室的各项服务工作都去追求经济效益，而忽视它的社会效益。事实上，档案室的工作更加贴近科学、文化、教育、历史研究等领域。档案工作是一项服务性工作，档案人员的服务意识与水平的高低决定着档案开发利用工作程度好坏，只有通过积极优质的服务，把死材料变成活材料，才能使档案工作变被动为主动，这就要求档案人员：
（1）要具有良好的职业道德，热爱档案事业，树立无私奉献、全心全意为人民服务的精神，在工作中做到服务态度主动、热情、耐心、周到；在服务方式上，拓展多种形式，树立起主动服务的意识，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去“重藏轻用”、“看摊守摊”的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变，充分发挥档案的信息资源功能，把档案工作同医院的社会效益和经济效益密切联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫，不断提高档案工作效益，而只有通过提高效益，也才能进一步得到医院的重视，才能提高档案工作在医院工作中的地位。
（2）要具备良好的职业素质，即知识素质和能力素质。随着医院各项工作的不断发展，对档案利用的要求也越来越高，利用重点从政治、行政等方面的需要，发展到医院业务建设、科学研究等方面来，这就要求医院档案工作人员除精通掌握档案管理专业知识外，还必须掌握医疗卫生相关知识、科技档案方面的知识，根据不同的利用需求，有针对性地提供档案。同时，要具备从事本职工作的语言文字能力、信息开发能力、运用现代科技手段的能力和创新能力等，主动开发档案信息资源，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等，为档案利用提供更广泛、集中、系统、专业的服务。
二、要不断加强医院档案基础业务建设，优化
馆藏档案结构，提高馆藏档案质量
档案室应增强优化馆藏档案种类、结构的意识，正确认识处理档案完整与精炼的关系，拓宽收集面，从不同的方面反映一个医院发展变化的全过程，同时从规章制度上减少重复文件进馆，切实加强档案的鉴定工作，以丰富优质的馆藏资源为医院的各项建设服务。
在整个档案业务工作中，利用工作是目的，是主导工作，但利用工作必须建立在良好的基础工作之上。应该在重视利用工作的同时，狠抓基础工作，以利用工作促进基础工作，以基础工作保障利用工作，做到相互结合，共同发展。医院做好档案基础业务工作有以下几个方面：
（一）完善档案工作管理体制，形成档案管理网络体系。成立档案工作领导小组及鉴定销毁领导小组，各部门科室明确兼职人员，为档案材料收集、整理、鉴定等工作环节奠定人力基础。
（二）建立健全档案管理各项规章制度。档案工作是一项集管理性、服务性、政治性、科学性等性质于一体的工作，档案工作的基本原则就是“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。因此，医院要在贯彻落实《档案法》的同时，结合医院实际情况，建立健全本医院档案管理的各项规章制度，使档案管理有法可依、有章可循，实现档案管理规范化。例如，我院结合医院实际情况，先后制订了《档案室岗位责任制》《档案利用制度》《档案保密制度》《档案库房管理制度》《档案鉴定与销毁制度》等为基础业务建设提供制度保障。
（三）做好医院各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作。
1.医院档案收集工作。按照医院《档案管理办法》、《文件材料归档范围》等的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各科室、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到档案室的工作。档案收集是档案管理其它业务环节的基础，收集工作的质量直接决定和影响着档案业务工作水平，收集及时、鉴选得当，把有保存价值的档案都集中在档案室，实现档案的集中统一管理，维护档案的完整与安全，才能使室藏档案齐全完整，内容丰富，才可以提高档案工作质量，为开发利用档案信息资源创造良好的物质条件。
2.医院档案整理。按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案由零乱到系统，由无序到有序，体现档案的特点，充分反映各项工作活动的历史联系和面貌，是档案信息资源完整利用的基础。
3.医院档案鉴定工作。医院档案室按照一定的原则、标准和方法，鉴定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁，提高了档案利用的准确率。
三、档案室的建设要科学规划，加大力度，
设计到位，投资到位
档案室是按各功能设置收集和并按重要程度分永久保管长期保管多种门类的档案和有关资料，并向社会提供利用的机构。如果不突出重点，不管它发挥的作用大小，也不管它是否与医院的经济发展相适应，一味地强调档案室要上规模、上档次，将有限的资金一点一点地分割，将对档案室的进一步发展构成威协，同时也会影响医院其他各科室的发展，其最终结果将影响到整个医院的向前发展。传统管理模式上追求档案室小而全的观念，造成布局不合理，投资分散的现象，使资源得不到优化配置，尽管档案工作者付出了辛勤的劳动，却难以发挥它的社会功能，也很难长久立足于医院。因此，医院档案行政管理部门要充分认识这一点，资金投入上恰当向档案室倾斜，以保证医院档案事业的正常持续发展。
总之，做好以上几个环节工作的良性衔接，才能形成库藏丰富，结构合理，有规可循，有目可查，管理科学，有效利用的良好局面，才能充分完成档案工作的使命，满足医院各方面工作的需求，实现库存档案的价值，扩大档案工作的影响，发挥档案工作在医院建设与发展中的应有作用。
【作者简介】鲁旭波：通化市二道江区铁厂卫生院。