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摘要:随着经济社会和高等教育的快速发展,高校档案工作面临着新的挑战,同时也迎来了新的发展机遇。为使高校档案工作与高等教育同步发展,档案信息化建设势在必行。从而使高校档案工作更好地为高校教学、科研及师生和社会服务。
关键词:档案管理 信息化 网络化 信息服务体系
高等教育飞速发展,作为信息高度集中的高校档案应加快档案信息化建设以适应社会和高等教育的发展。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。加快高校档案信息化建设是当今高校档案管理的必然要求,高等学校要强化档案信息化意识,积极开展档案数据库建设和网络管理,建立高校档案信息服务体系。
一、高校档案信息化建设现状
1.思想意识方面随着高校档案事业的发展,高校档案工作已步入规范化轨道,领导和师生员工的档案意识得到加强,档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现,信息化建设有了一定的基础。但一些高校领导在新形式下对档案信息化建设的重要性缺乏应有的认识和足够的认识,对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深,热情不高,没有建立档案信息化的领导决策机构,也没有将档案信息化建设列入议事日程,尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。高校各部门的兼职档案员接收档案管理专业的专门培训较少,缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能,而对档案管理人员继续教育的措施乏力,直接制约着档案信息化建设进程,严重降低其在社会需求中的作用。
2.技术方面档案信息的多样化极其巨大的数量,为新技术的应用提供了广阔的天地。目前,大多高校档案部门都建有自己的局域网,有的还上了因特网,信息化体系初见规模。但我们在浏览这些网页时能看到的信息却有限;关于档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用的手段等大多数档案工作还处于原始的手工操作与单机归档阶段,联网归档检索查阅等还不太成熟,造成在查阅过程中出现文件丢失等现象,加之文件流转过程不规范、办公效率低、文件和文字信息不能做到交流和共享、文件与档案管理相对孤立,没能形成一个有机的整体,档案管理不能很好的达到高效、服务的目的。
二、高校档案信息化建设的必要性
1.大量数字化档案信息的形成传统型的档案是建立在手工管理的基础上,其档案信息服务也是以手工服务为主要手段,这种管理方式及检索利用水平,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失,这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求,为此,高校档案工作必须走信息化建设道路,高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。
2.技术手段、服务方式的变化信息的发展,高校网络建设信息化的实现,为高校教学、科研、尤其是管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,使高校档案的中心工作发生了根本性改变。高校档案管理部门基本上使用计算机进行档案管理,档案管理技术手段、服务方式已完全不同于以往的手工整档、录入和规范,各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料,都可以直接录入存盘,有选择性地在网上发布信息。高校档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件,为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。
三、高校档案信息化建设的主要内容
1.建设高质量的档案信息数据库建设档案数据库,是档案信息资源开发利用的重点,也是实施电子档案科学管理的必要条件。加强文件目录数据库建设,采集文件级目录数据,建设馆藏档案文件级目录数据库,然后形成全宗目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库;档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库,利用数据库技术,通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合,最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群,同时应根据各高校的特色与实际情况,着重推出一批具有示范性的特色数据库,使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。
2.实现高校档案管理网络化作为高校信息资源服务中心的档案管理部门,应该充分利用校园网,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作,建立全校性标准化的档案信息数据库,建设数字化档案馆,实现档案管理、利用网络化。使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料,从而形成档案信息化服务的良性循环。
3.加强档案信息的安全管理加强网络档案信息的安全,一方面对网上公布的信息要严格审查,避免不当的信息和保密内容上网;另一方面要保护上网信息的安全,从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墙、安全代理、权限控制等技术保护手段防止泄密和失密、数据丢失,按照公开信息、内部信息、保密信息的不同,为不同用户提供相应等级的信息服务。同时要加强档案数据安全管理,数据库服务器要采用主用和备用双主机,相互镜像备份,并使用光盘作为档案数据的备份,确保档案信息的安全。
4.加强档案队伍建设档案工作者是档案管理的主体,一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训,更新其知识结构,提高档案工作者的专业水平。一方面档案人员要不断提高自身素养,恪守档案工作纪律,认真贯彻执行《档案法》,严守党和国家、高校的机密,适应新形势,树立超前的管理意识,发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系,不断提高自身综合素质。
四、高校档案信息化建设的趋势
高校档案信息化建设是全国高校档案建设共同的工作,对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用,也对高校的各项工作产生积极的影响。因此,应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分,切实做好相关工作,适应经济社会发展的需要,争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。
参考文献 :
[1]蒋静.高校档案管理中存在的问题与对策分析[J].黑龙江史志,2007,(12).
[2]方刚.高校档案管理网络化建设初探[J]. 中国 科教创新导刊, 2007,(25).
(河北体育学院050041)
关键词:档案管理 信息化 网络化 信息服务体系
高等教育飞速发展,作为信息高度集中的高校档案应加快档案信息化建设以适应社会和高等教育的发展。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等起着不可替代的作用。加快高校档案信息化建设是当今高校档案管理的必然要求,高等学校要强化档案信息化意识,积极开展档案数据库建设和网络管理,建立高校档案信息服务体系。
一、高校档案信息化建设现状
1.思想意识方面随着高校档案事业的发展,高校档案工作已步入规范化轨道,领导和师生员工的档案意识得到加强,档案在高校教学、科研中的重要作用逐步显现,信息化建设有了一定的基础。但一些高校领导在新形式下对档案信息化建设的重要性缺乏应有的认识和足够的认识,对档案管理自动化的必要性、紧迫性感受不深,热情不高,没有建立档案信息化的领导决策机构,也没有将档案信息化建设列入议事日程,尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。高校各部门的兼职档案员接收档案管理专业的专门培训较少,缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能,而对档案管理人员继续教育的措施乏力,直接制约着档案信息化建设进程,严重降低其在社会需求中的作用。
2.技术方面档案信息的多样化极其巨大的数量,为新技术的应用提供了广阔的天地。目前,大多高校档案部门都建有自己的局域网,有的还上了因特网,信息化体系初见规模。但我们在浏览这些网页时能看到的信息却有限;关于档案的收集、存储、传输、发布、检索和利用的手段等大多数档案工作还处于原始的手工操作与单机归档阶段,联网归档检索查阅等还不太成熟,造成在查阅过程中出现文件丢失等现象,加之文件流转过程不规范、办公效率低、文件和文字信息不能做到交流和共享、文件与档案管理相对孤立,没能形成一个有机的整体,档案管理不能很好的达到高效、服务的目的。
二、高校档案信息化建设的必要性
1.大量数字化档案信息的形成传统型的档案是建立在手工管理的基础上,其档案信息服务也是以手工服务为主要手段,这种管理方式及检索利用水平,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失,这种传统的档案管理模式严重滞后于人们对档案信息的现实需求,为此,高校档案工作必须走信息化建设道路,高校档案信息化建设已经摆在了十分突出的位置。
2.技术手段、服务方式的变化信息的发展,高校网络建设信息化的实现,为高校教学、科研、尤其是管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境,使高校档案的中心工作发生了根本性改变。高校档案管理部门基本上使用计算机进行档案管理,档案管理技术手段、服务方式已完全不同于以往的手工整档、录入和规范,各单位、各部门在工作过程中形成的各种材料,都可以直接录入存盘,有选择性地在网上发布信息。高校档案管理部门通过校园网络为各单位提供校内所有归档文件,为校内各部门提供档案文件及其他有关信息的查找、阅览服务。
三、高校档案信息化建设的主要内容
1.建设高质量的档案信息数据库建设档案数据库,是档案信息资源开发利用的重点,也是实施电子档案科学管理的必要条件。加强文件目录数据库建设,采集文件级目录数据,建设馆藏档案文件级目录数据库,然后形成全宗目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库;档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库,利用数据库技术,通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合,最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群,同时应根据各高校的特色与实际情况,着重推出一批具有示范性的特色数据库,使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。
2.实现高校档案管理网络化作为高校信息资源服务中心的档案管理部门,应该充分利用校园网,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作,建立全校性标准化的档案信息数据库,建设数字化档案馆,实现档案管理、利用网络化。使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料,从而形成档案信息化服务的良性循环。
3.加强档案信息的安全管理加强网络档案信息的安全,一方面对网上公布的信息要严格审查,避免不当的信息和保密内容上网;另一方面要保护上网信息的安全,从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墙、安全代理、权限控制等技术保护手段防止泄密和失密、数据丢失,按照公开信息、内部信息、保密信息的不同,为不同用户提供相应等级的信息服务。同时要加强档案数据安全管理,数据库服务器要采用主用和备用双主机,相互镜像备份,并使用光盘作为档案数据的备份,确保档案信息的安全。
4.加强档案队伍建设档案工作者是档案管理的主体,一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训,更新其知识结构,提高档案工作者的专业水平。一方面档案人员要不断提高自身素养,恪守档案工作纪律,认真贯彻执行《档案法》,严守党和国家、高校的机密,适应新形势,树立超前的管理意识,发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系,不断提高自身综合素质。
四、高校档案信息化建设的趋势
高校档案信息化建设是全国高校档案建设共同的工作,对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用,也对高校的各项工作产生积极的影响。因此,应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分,切实做好相关工作,适应经济社会发展的需要,争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。
参考文献 :
[1]蒋静.高校档案管理中存在的问题与对策分析[J].黑龙江史志,2007,(12).
[2]方刚.高校档案管理网络化建设初探[J]. 中国 科教创新导刊, 2007,(25).
(河北体育学院050041)