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[摘 要]档案管理是高校管理中最重要的一环，它全面反映了学生在校的学习生活情况。随着科技的不断发展，计算机和信息技术被广泛应用，目前，很多高校利用信息化管理技术对档案进行管理，获得了不小的成效，但是，在档案管理的实际工作中还存在着很多问题，信息化管理技术水平也有待提高。本文对高校档案信息化管理的现状进行讨论，并提出应对策略，希望可以提高高校学生档案信息化管理质量。
[关键词]高校；学生档案；信息化管理
中图分类号：X252 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）46-0014-01
现阶段，为了适应社会以及学校的发展，高校档案信息化管理是必然趋势，它在高校整体管理中起着主导作用，能够促进高校稳定健康的发展。然而，信息技术发展越来越快，一些高校忽视档案信息化管理模式的重要性，导致档案管理的信息化建设水平低下，这不但降低了高校档案管理的工作效率，而且影响了教育教学质量，对于学生信息的保存以及利用也有一定的影响。
1 高校学生档案的含义
从种属关系来说，高校学生档案与人事档案是整体与部分的关系，人事档案是整体，高校学生档案是部分，即高校学生档案是人事档案的有机组成部分。一般来说，大学生从入学报名开始，就要建立各自的档案。档案中要包含学生的高中院校情况表、高考成绩单、健康情况表、兴趣爱好表，还有上大学以后的成绩单、奖惩表、任职表、入党资料、实习资料和毕业论文等材料。因为高校学生档案记录了学生，自跨入大学校门后到离开学校期间发生的所有重大的事件和行为表现，是社会人事档案的最原始的材料来源。因此，高校学生档案是为了记录大学生的在校行为表现、奖惩情况，规范学生言行、激励学生学习的一种人事管理工作。
2 高校学生档案信息化管理现状
2.1 缺乏档案管理的意识
当前，部分高校的领导以及档案管理工作人员还没有认识到档案信息化管理的重要性，档案管理信息化建设还处于停滞状态。一方面，部分高校领导认为档案管理工作应归相关部门管理，没有意识到档案信息化管理的重要性，没能给予档案管理部门足够的物力、财力以及人力支持；另一方面，部分高校的档案管理人员仍旧采用传统的档案管理模式，没有认识到档案无纸化管理的高效性以及准确性，没有创新意识。
2.2 信息化基础设备较为落后
想要进行高校档案信息化管理那就必须依靠计算机等相关设备的支持，这就要求高校花费一定资金来引进设备，同时，为了更好地使用这些设备以及计算机软件，高校也要定期组织开展对管理人员以及教师的技能培训，这对于档案管理人员来说也有着比较高的要求。然而，大部分高校都忽视了对档案管理的投入，而是将主要资金投入到科研以及教学上，这就导致高校档案信息化管理的软件、硬件设备落后，管理工作低效。
2.3 档案信息化专业人才缺乏，管理人员队伍不稳定
由于传统的档案管理工作难度较低，管理人员学历较低、年龄偏大，相关专业或信息技术专业毕业从事此工作的人员非常少，大部分工作人员没有经过专业的培训学习，甚至有的人没有经过任何培训就从事档案管理工作。这些工作人员缺乏档案管理的专业知识以及信息化专业理论和基本技能，每天只是重复收集、整理、立卷、归档、检索等工作，作为档案管理人员缺乏相应的信息管理知识，就会导致业务能力达不到工作要求，甚至有时会出现资料收集不完全，划分保管期限混乱等问题。
3 高校档案管理工作实现信息化建设的对策
3.1 更新高校学生档案管理者的观念
很好的完成档案管理工作不仅有助于提高培养人才的水平、加强对学生的管理，还有益于学生的成长。在信息技术发达的今天，高校领导以及档案管理人员需要更新观念意识，努力探究提高档案信息化管理水平的方案。首先，高校领导要起带头作用，重视学生档案的管理工作，定期开展对档案管理人员的培训活动，提升档案管理人员对档案的信息化管理能力；其次，档案管理工作人员要意识到信息化管理的重要性，努力提升自己的信息化管理能力，转换当前档案管理的工作模式，把档案管理工作的重心从单一地数据整理转移到服务模式的思考与规划上来。
3.2 引进先进的信息化技术
现阶段，各大高校扩大招生规模，学生档案数量也随之剧增，档案管理难度也相应增大。为了确保档案管理工作有序高效地进行，各大高校就需要建设成熟的档案信息化管理模式，适应社会的发展方向。各大高校应根据自身实际情况来研制适合的档案管理系统，并利用计算机相关软件处理档案管理工作，例如学生档案的录入、查询、增减、修改等工作。另外，合理利用社会信息资源，让学省档案管理工作与信息社会相适应。同时各大高校还需完善学生档案管理的数据库，利用数据库整理学生的档案信息，提升档案管理工作效率，这项工作分为三个部分：首先，建设拥有较强服务功能的网络平台，方便学生查询自己的档案信息，并且利用条件限制、权限设置、密码等功能为學生提供方便、安全的信息化服务；其次，建设具有储存量大、速度快、方便检索等特点的学生档案管理系统；最后，建设电子档案查询平台，方便用人单位、企业查询学生档案。
3.3 加强学生档案信息管理员队伍的建设
高校学生档案管理工作正朝着信息化方向发展，传统的档案管理技术逐渐淡出历史。高校领导应当起到带头作用，大力支持档案管理部门相关工作，提高档案管理工作人员的信息技术水平。第一，引进具备档案管理专业知识和计算机网络技术的人才；第二，培养信息化的档案管理人才，引导其充分利用自身的能力为学校学生档案管理服务，继而加快本校档案管理信息化的进程；第三，创造条件对现有的学生档案管理员进行培训，提高其档案管理工作的服务水平和综合素质。
3.4 深化档案管理体制改革，统一档案管理标准
如果没有标准的档案管理流程以及相应的管理要求，就会造成档案管理体制混乱，进而造成学生档案管理的混乱。学生档案管理要有专门机构负责，负责学生档案的收集、整理、归档，其他部门要给予积极的配合，制定相关的学生档案管理制度和操作流程，便于统一管理。哪些是应该作为档案保存的，哪些是作为一般资料保存或留存的，都要分门别类细化。要有专门的档案管理人员和专门的网络维护人员，会操作电子数据管理系统，制定相应的操作规范，明确授权范围，以便于保护学生个人隐私。与此同时，网络安全管理也非常重要，网络维护人员要尽到责任，做好系统的维护工作，并及时更新学生的个人信息，以便于对学生进行动态的管理以及满足社会和用人单位的需求。
总结语
现如今，信息技术发展速度惊人，对于高校来说，档案的信息化管理建设不仅体现着学校整体的教育教学水平，也是对学校服务于学生、服务于社会的肯定。档案信息化管理的发展不仅对高校发展起良好的促进作用，也对高校对外宣传、对内管理起到保障作用。希望本文能够为未来高校档案管理工作提供一定的帮助。
参考文献
[1] 徐小敏.高校学生档案信息化管理的探究[J].济南职业学院学报，2016，（01）：123-124.
[2] 周映红，赵凯.高校学生档案的信息化管理[J].山东工业技术，2015，（22）：230-231.
[3] 赵恒.浅谈高校档案管理信息化建设[J].职业技术，2017，16（03）：33-34.
[关键词]高校；学生档案；信息化管理
中图分类号：X252 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）46-0014-01
现阶段，为了适应社会以及学校的发展，高校档案信息化管理是必然趋势，它在高校整体管理中起着主导作用，能够促进高校稳定健康的发展。然而，信息技术发展越来越快，一些高校忽视档案信息化管理模式的重要性，导致档案管理的信息化建设水平低下，这不但降低了高校档案管理的工作效率，而且影响了教育教学质量，对于学生信息的保存以及利用也有一定的影响。
1 高校学生档案的含义
从种属关系来说，高校学生档案与人事档案是整体与部分的关系，人事档案是整体，高校学生档案是部分，即高校学生档案是人事档案的有机组成部分。一般来说，大学生从入学报名开始，就要建立各自的档案。档案中要包含学生的高中院校情况表、高考成绩单、健康情况表、兴趣爱好表，还有上大学以后的成绩单、奖惩表、任职表、入党资料、实习资料和毕业论文等材料。因为高校学生档案记录了学生，自跨入大学校门后到离开学校期间发生的所有重大的事件和行为表现，是社会人事档案的最原始的材料来源。因此，高校学生档案是为了记录大学生的在校行为表现、奖惩情况，规范学生言行、激励学生学习的一种人事管理工作。
2 高校学生档案信息化管理现状
2.1 缺乏档案管理的意识
当前，部分高校的领导以及档案管理工作人员还没有认识到档案信息化管理的重要性，档案管理信息化建设还处于停滞状态。一方面，部分高校领导认为档案管理工作应归相关部门管理，没有意识到档案信息化管理的重要性，没能给予档案管理部门足够的物力、财力以及人力支持；另一方面，部分高校的档案管理人员仍旧采用传统的档案管理模式，没有认识到档案无纸化管理的高效性以及准确性，没有创新意识。
2.2 信息化基础设备较为落后
想要进行高校档案信息化管理那就必须依靠计算机等相关设备的支持，这就要求高校花费一定资金来引进设备，同时，为了更好地使用这些设备以及计算机软件，高校也要定期组织开展对管理人员以及教师的技能培训，这对于档案管理人员来说也有着比较高的要求。然而，大部分高校都忽视了对档案管理的投入，而是将主要资金投入到科研以及教学上，这就导致高校档案信息化管理的软件、硬件设备落后，管理工作低效。
2.3 档案信息化专业人才缺乏，管理人员队伍不稳定
由于传统的档案管理工作难度较低，管理人员学历较低、年龄偏大，相关专业或信息技术专业毕业从事此工作的人员非常少，大部分工作人员没有经过专业的培训学习，甚至有的人没有经过任何培训就从事档案管理工作。这些工作人员缺乏档案管理的专业知识以及信息化专业理论和基本技能，每天只是重复收集、整理、立卷、归档、检索等工作，作为档案管理人员缺乏相应的信息管理知识，就会导致业务能力达不到工作要求，甚至有时会出现资料收集不完全，划分保管期限混乱等问题。
3 高校档案管理工作实现信息化建设的对策
3.1 更新高校学生档案管理者的观念
很好的完成档案管理工作不仅有助于提高培养人才的水平、加强对学生的管理，还有益于学生的成长。在信息技术发达的今天，高校领导以及档案管理人员需要更新观念意识，努力探究提高档案信息化管理水平的方案。首先，高校领导要起带头作用，重视学生档案的管理工作，定期开展对档案管理人员的培训活动，提升档案管理人员对档案的信息化管理能力；其次，档案管理工作人员要意识到信息化管理的重要性，努力提升自己的信息化管理能力，转换当前档案管理的工作模式，把档案管理工作的重心从单一地数据整理转移到服务模式的思考与规划上来。
3.2 引进先进的信息化技术
现阶段，各大高校扩大招生规模，学生档案数量也随之剧增，档案管理难度也相应增大。为了确保档案管理工作有序高效地进行，各大高校就需要建设成熟的档案信息化管理模式，适应社会的发展方向。各大高校应根据自身实际情况来研制适合的档案管理系统，并利用计算机相关软件处理档案管理工作，例如学生档案的录入、查询、增减、修改等工作。另外，合理利用社会信息资源，让学省档案管理工作与信息社会相适应。同时各大高校还需完善学生档案管理的数据库，利用数据库整理学生的档案信息，提升档案管理工作效率，这项工作分为三个部分：首先，建设拥有较强服务功能的网络平台，方便学生查询自己的档案信息，并且利用条件限制、权限设置、密码等功能为學生提供方便、安全的信息化服务；其次，建设具有储存量大、速度快、方便检索等特点的学生档案管理系统；最后，建设电子档案查询平台，方便用人单位、企业查询学生档案。
3.3 加强学生档案信息管理员队伍的建设
高校学生档案管理工作正朝着信息化方向发展，传统的档案管理技术逐渐淡出历史。高校领导应当起到带头作用，大力支持档案管理部门相关工作，提高档案管理工作人员的信息技术水平。第一，引进具备档案管理专业知识和计算机网络技术的人才；第二，培养信息化的档案管理人才，引导其充分利用自身的能力为学校学生档案管理服务，继而加快本校档案管理信息化的进程；第三，创造条件对现有的学生档案管理员进行培训，提高其档案管理工作的服务水平和综合素质。
3.4 深化档案管理体制改革，统一档案管理标准
如果没有标准的档案管理流程以及相应的管理要求，就会造成档案管理体制混乱，进而造成学生档案管理的混乱。学生档案管理要有专门机构负责，负责学生档案的收集、整理、归档，其他部门要给予积极的配合，制定相关的学生档案管理制度和操作流程，便于统一管理。哪些是应该作为档案保存的，哪些是作为一般资料保存或留存的，都要分门别类细化。要有专门的档案管理人员和专门的网络维护人员，会操作电子数据管理系统，制定相应的操作规范，明确授权范围，以便于保护学生个人隐私。与此同时，网络安全管理也非常重要，网络维护人员要尽到责任，做好系统的维护工作，并及时更新学生的个人信息，以便于对学生进行动态的管理以及满足社会和用人单位的需求。
总结语
现如今，信息技术发展速度惊人，对于高校来说，档案的信息化管理建设不仅体现着学校整体的教育教学水平，也是对学校服务于学生、服务于社会的肯定。档案信息化管理的发展不仅对高校发展起良好的促进作用，也对高校对外宣传、对内管理起到保障作用。希望本文能够为未来高校档案管理工作提供一定的帮助。
参考文献
[1] 徐小敏.高校学生档案信息化管理的探究[J].济南职业学院学报，2016，（01）：123-124.
[2] 周映红，赵凯.高校学生档案的信息化管理[J].山东工业技术，2015，（22）：230-231.
[3] 赵恒.浅谈高校档案管理信息化建设[J].职业技术，2017，16（03）：33-34.