小刘从事劳资统计工作，领导审批时常要小刘逐一解释公式，既浪费时间又影响进度。而最近，小刘再也不用费尽口舌了。秘密何在？原来，这张审批表使用了Excel 2007的“数据特区”，比如“=E1-F1”就能变成“=[现缴金额]-[前缴金额]”的结构化引用公式，直观极了！
　　
　　★建立“数据特区”
　　
　　数据特区很方便，如何设置呢？
　　选中需要建立“数据特区”的区域，单击Excel 2007“开始”选项卡中的“套用表格格式”，打开列表选择喜欢的样式，单击。在如图1对话框中确认“表数据的来源”正确，然后选中“表包含标题”，确定，“数据特区”就出现了（见图2）。
　　


　　(1)
　　


　　(2)
　　★“数据特区”会计算
　　
　　“数据特区”建立完毕，小刘就可以使用“结构化引用”的方式，在里面执行各种计算。
　　
　　建立计算行或列
　　过去为新员工计算养老金较麻烦，如果小刘在图2工作表的第8行增加数据，要将I7单元格中的公式填充或复制到I8才能算出“实增金额”。
　　Excel 2007增加了一个“计算行”（或“计算列”）功能，凡是在“数据特区”中新增的行可以自动应用其上方的公式进行计算。以在如图2所示的数据特区中建立计算行为例，小刘只需选中第7行中的任意一个单元格，进入“开始→单元格→插入”，选择“在下方插入表行”，此后新增的行就会自动应用其上方的公式。小刘只需在新增的计算行中输入数据，就能自动计算出“实增金额”等内容了。同法，小刘还可以在I等行的左侧或右侧建立计算列，公式使用大大简化，省略了“填充”或“复制”公式的过程。
　　
　　快速汇总大提速
　　劳资统计工作需要进行各种数据汇总，例如在如图2中计算“平均实增金额”和“最大现缴金额”等等。对粗通Excel的小刘来说，自行设计公式确实有一定难度。好在Excel 2007提供的快速汇总功能帮了她的忙，她只需选中“数据特区”中的任意一个单元格，选中“表样式选项”中的“汇总行”复选项，表的下方会出现一个汇总行。
　　如果小刘需要在图2所示表中计算“平均实增金额”，只要选中“汇总”行与“实增金额”相交处的单元格，单击右下角的下拉按钮打开如图3所示的列表，选择要进行汇总的函数“平均值”，就可以得到“实增金额”列的汇总结果了。选择如图3列表中的“其他函数”，可以打开图4对话框选择更多的函数。
　　


　　(3)
　　结构引用更直观
　　图2表使用“结构引用”既方便了领导审查公式，也方便了小刘设计和修改公式。以在I2单元格中设计“实增金额”计算公式为例，小刘只需选中I1单元格，在编辑栏输入“=SUM()”，然后将光标插入公式的括号中间。由于G2和H2单元格是连续的，选中这两个单元格，编辑栏就会显示公式“=SUM(表3[[#此行],[实增个人储蓄]:[企业金额]])”。如果公式需要引用几个不连续的单元格，光标插入公式之后按住Ctrl键选中一个单元格，输入逗号（，）按住Ctrl键再选中另一个单元格，依次类推就能得到类似“=SUM(表3[[#此行],[企业金额]],表3[[#此行],[实增个人储蓄]])”的公式。
　　


　　(4)
　　I2单元格输入公式之后，单元格右下角会显示“自动更正选项”按钮，单击选择“使用此公式覆盖当前列中的所有单元格”，就能将I2单元格中的公式应用于I列的所有单元格。