论文部分内容阅读
摘 要：档案管理是国有企业运行发展的重要组成部分，可在国有企业改革中发挥重要作用。认清这种作用，明确制约发挥其作用的主要因素，采取构建档案管理工作新模式、做好企业档案前期管理工作等有针对性的措施，对发挥好档案工作在深化国有企业改革中的重要作用，很有意义。
关键词：国有企业;档案工作;改革;发展;作用
档案管理是国有企业运行发展的重要组成部分，可在国有企业改革中发挥重要作用。认清这种作用，明确制约发挥其作用的主要因素，采取有针对性的措施，发挥好档案工作在深化国有企业改革中的作用，是值得我们认真研究的一个重要课题。
1 档案工作对于深化企业改革的重要作用
1.1 能够为企业的改革提供有力支持
企业档案是对自身发展历程的有效记录，做好企业档案管理工作，能够帮助企业更好地推进企业经营管理、吸取发展经验和教训。尤其是在推进企业改革时，有效管理和利用档案，能够为企业改革的各项决策提供重要的依据性、参考性资料，提高各项决策的科学性，为企业的健康发展提供有力支撑。如企业在推出某些改革举措时，必须参考前期的企业发展档案资料中的相关信息，提高决策水平。
1.2 能够降低企业的财务风险
国有企业会计档案管理的科学和规范，是保证企业正常且顺利运营的重要基础。在企业档案管理工作中，会计档案管理具有非常重要的作用。会计档案记录着企业发展过程中的每一笔资金变动情况，如果企业在改革过程中，能够对会计档案管理进行有效的管理和利用，并以此为基础编制财务风险管理方案，将会使企业改革中的财务风险得到有效的控制，确保改革的顺利推进与深化。
1.3 能够提炼企业文化
对于国有企业档案管理部门和人员来说，在企业深化改革的过程中，比较重要的作用之一就是能够帮助提升企业文化。企业文化是其工作人员精神面貌的重要体现，更是企业的灵魂所在，而很多企业的优秀思想文化都会在自身的档案记录当中凝聚。在这种情况下，如果能够将档案工作做好，将会帮助企业实现自身文化的有效总结和提炼，促进企业文化发展。这不仅能够推动优秀企业文化的形成与发展，还能为相关改革工作提供思想引领，确保改革工作的有效落实。
1.4 促进人力资源建设
在国有企业改革及人力资源管理过程中，档案管理工作会起到重要作用。国有企业想要在激烈的市场竞争中求得生存与发展，应重视人才的培养与使用，知人善任。在选人用人时，应详细查考用人档案，如个人的健康状况、思想道德情况、个人履历情况，甚至是人际关系和家庭情况等，而这些都需要前期的人事档案管理的真实性与可靠性作为保障。
2 制约发挥国有企业档案作用的主要因素
2.1 对档案工作重视不够
当前，仍有部分国有企业对档案工作重视不够，在实践工作中往往将主要的精力放在企业发展方面，更为讲求经济效益或服务水平，没有认识到档案工作对于企业生存及发展的重要影响，导致档案管理工作缺乏必要的支撑，难以正常开展，无法为企业的改革与发展提供更好的服务。
2.2 缺乏完善的管理制度
一些国有企业档案管理制度不健全，使得企业的档案管理较为分散，文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等未能得到集中统一的管理，存在各自为政的情况。与此同时，由于管理制度不够健全完善，使得企业在落实档案工作的过程中存在权责不明的现象，相关工作无法有序开展，严重影响了档案工作效用的正常发挥。
2.3 基础建设较为薄弱
部分国有企业在落实档案工作的过程中，没有设置专门的档案室，很多档案依然采用铁皮柜进行存放，且实体档案存放环境较差，防火、防虫、防潮等防护措施落实不到位，导致档案损坏、丢失的情况时有发生。尽管在科技飞速发展的情况下，大部分国有企业推进了档案信息化建设，但相关设备老旧，工作软件滞后的情况依然存在，导致相关档案资料无法进行快速的查阅和应用，难以在企业改革中真正发挥作用。
2.4 相关工作人员业务水平不高
一些企业并未针对档案工作设置专门的管理部门，档案工作人员兼职的多，甚至有的企业管理档案人员是临时工作人员。这些工作人员大多时间有限，没有足够的时间和精力落实档案整理和分析工作，且由于不是专业的档案管理人员，所以在档案管理方面还存在能力和经验不足的情况，对档案价值的挖掘与应用造成了不利影响。
3 充分发挥国有企业档案作用的有效方法
3.1 构建档案管理新模式，整合相关业务机构
多数国有企业实行集中统一管理档案的模式，但仍有部分档案信息没纳入集中管理范围，如干部人事档案、运营档案等，其流动性较强，信息录入不及时、不全面，职能资源比较分散，管理成本较高，管理标准缺少统一性。此类问题对企业档案管理工作产生了很大影响。因此，应整合相关的业务机构，构建完善的工作管理模式，解决国有企业档案管理遇到的难题[1 ]。
3.1.1 应深入国有企业档案管理相关机构改革，将职能部门的信息处理、图书资料、人员资料等信息进行整合，并成立专门的综合性管理中心。改变档案的微观管理体制，逐渐构成可以跨业务、跨部门的宏观档案管理整合部门。
3.1.2 制定完善的档案管理制度。应以综合性档案管理中心为依托，建立健全企业档案管理制度，结合企业业务流程及工作经营环节，编制严格的档案资料管理流程，对每个环节的档案资料、数据进行精确描述，并分类管理，从而精细化管理各类档案。国有企业内部相关部门如有档案资料变化或更新，就應按照制度严格执行，快速上报，便于综合性档案更好管理，提升档案管理的准确性和实时性。
3.1.3 建立内部资料库。集中管理国有企业的内部职能单位信息，多档合一，实现实体档案集中统一管理，建立企业档案资源库，明确资源重组所产生的档案更新和归属问题，使档案资料管理更规范、更严格，并由专门的部门进行归档管理，避免信息的外泄。 3.1.4 加强档案团队建设。加强对高素质档案工作人员的引入，使其能够应用先进的理念及方法提高档案工作的水平和质量，为档案价值的有效挖掘提供支持。加强对现有工作人员的教育培训工作，通过多种方式提升其业务能力，如专业培训、外出学习等，确保工作人员的专业水平能够满足工作需要。
3.2 做好企业档案前期管理工作，加强周期性管控
3.2.1 严格管理阶段性档案更新工作。应将企业经营管理过程中所产生的信息资料整合管理，纳入档案管理范围。应对企业经营管理资料有一个基础性的掌握，熟悉各部门资料分类内容，更好地掌握具体的经营管理业务信息，并能够进行全面的监督和把控。当信息产生时，档案系统能够快速地自动捕捉相关信息档案资料，按标准规范进行存储和管理。
3.2.2 嚴格使用阶段的档案管理工作。由于档案管理跨越的部门较多，保障企业档案资料完整性的难度较大，有时会发生档案破损或丢失等现象，如财务档案中的原始票据较多，且不同单位的票据规格和材质不同，在翻阅和存储时很容易发生票据破损问题。此时，需要财务部门指派专人对票据和凭证进行过程管理，详细记录每个票据信息，努力保障财务信息的完整性[2 ]。
3.2.3 做好移交阶段的档案管理。国有企业各部门档案因业务需求会有一定的流动性，且在档案整理后经由业务部门移交综合档案管理部门。此时，应严格按照档案管理移交规定进行档案的转接。档案管理部门人员在接收档案资料入库时需要仔细清点，对资料数量、状态、版本等入库信息进行系统化清点和记录，由移交和接收双方确认后签字。
3.2.4 改善企业档案管理条件。企业应加大对档案工作投入力度，做好各项基础设施的建设与优化工作。不仅要确保各项办公设施的足额配备，还要积极引入先进的技术手段，建立各类档案数据库，将纸质档案资料转为数字档案资料，提高档案查阅和应用的效率。在转化电子档案的过程中，需对原件进行拍照或扫描，对档案信息进行校对和修正，使数字档案信息更加准确[3 ]。
在深化国有企业改革中，其档案工作发挥着重要作用。在新常态背景下，国有企业需打破传统档案管理方式，建立完善的档案管理模式，加强周期性档案管理把控，大力推进档案管理信息化建设，充分开发利用档案信息资源，更好地为国有企业改革和发展提供档案服务。
参考文献：
[1]酒吴珍，韩阳，陶婷婷.深化国有企业档案工作改革的探索与思考[J].机电兵船档案，2017.
[2]国家档案局.关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见[N].中国档案报，2019.
[3]蔡盈芳.《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》解读[J].机电兵船档案，2019.
（作者单位：吉林省洮南市档案馆）
关键词：国有企业;档案工作;改革;发展;作用
档案管理是国有企业运行发展的重要组成部分，可在国有企业改革中发挥重要作用。认清这种作用，明确制约发挥其作用的主要因素，采取有针对性的措施，发挥好档案工作在深化国有企业改革中的作用，是值得我们认真研究的一个重要课题。
1 档案工作对于深化企业改革的重要作用
1.1 能够为企业的改革提供有力支持
企业档案是对自身发展历程的有效记录，做好企业档案管理工作，能够帮助企业更好地推进企业经营管理、吸取发展经验和教训。尤其是在推进企业改革时，有效管理和利用档案，能够为企业改革的各项决策提供重要的依据性、参考性资料，提高各项决策的科学性，为企业的健康发展提供有力支撑。如企业在推出某些改革举措时，必须参考前期的企业发展档案资料中的相关信息，提高决策水平。
1.2 能够降低企业的财务风险
国有企业会计档案管理的科学和规范，是保证企业正常且顺利运营的重要基础。在企业档案管理工作中，会计档案管理具有非常重要的作用。会计档案记录着企业发展过程中的每一笔资金变动情况，如果企业在改革过程中，能够对会计档案管理进行有效的管理和利用，并以此为基础编制财务风险管理方案，将会使企业改革中的财务风险得到有效的控制，确保改革的顺利推进与深化。
1.3 能够提炼企业文化
对于国有企业档案管理部门和人员来说，在企业深化改革的过程中，比较重要的作用之一就是能够帮助提升企业文化。企业文化是其工作人员精神面貌的重要体现，更是企业的灵魂所在，而很多企业的优秀思想文化都会在自身的档案记录当中凝聚。在这种情况下，如果能够将档案工作做好，将会帮助企业实现自身文化的有效总结和提炼，促进企业文化发展。这不仅能够推动优秀企业文化的形成与发展，还能为相关改革工作提供思想引领，确保改革工作的有效落实。
1.4 促进人力资源建设
在国有企业改革及人力资源管理过程中，档案管理工作会起到重要作用。国有企业想要在激烈的市场竞争中求得生存与发展，应重视人才的培养与使用，知人善任。在选人用人时，应详细查考用人档案，如个人的健康状况、思想道德情况、个人履历情况，甚至是人际关系和家庭情况等，而这些都需要前期的人事档案管理的真实性与可靠性作为保障。
2 制约发挥国有企业档案作用的主要因素
2.1 对档案工作重视不够
当前，仍有部分国有企业对档案工作重视不够，在实践工作中往往将主要的精力放在企业发展方面，更为讲求经济效益或服务水平，没有认识到档案工作对于企业生存及发展的重要影响，导致档案管理工作缺乏必要的支撑，难以正常开展，无法为企业的改革与发展提供更好的服务。
2.2 缺乏完善的管理制度
一些国有企业档案管理制度不健全，使得企业的档案管理较为分散，文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等未能得到集中统一的管理，存在各自为政的情况。与此同时，由于管理制度不够健全完善，使得企业在落实档案工作的过程中存在权责不明的现象，相关工作无法有序开展，严重影响了档案工作效用的正常发挥。
2.3 基础建设较为薄弱
部分国有企业在落实档案工作的过程中，没有设置专门的档案室，很多档案依然采用铁皮柜进行存放，且实体档案存放环境较差，防火、防虫、防潮等防护措施落实不到位，导致档案损坏、丢失的情况时有发生。尽管在科技飞速发展的情况下，大部分国有企业推进了档案信息化建设，但相关设备老旧，工作软件滞后的情况依然存在，导致相关档案资料无法进行快速的查阅和应用，难以在企业改革中真正发挥作用。
2.4 相关工作人员业务水平不高
一些企业并未针对档案工作设置专门的管理部门，档案工作人员兼职的多，甚至有的企业管理档案人员是临时工作人员。这些工作人员大多时间有限，没有足够的时间和精力落实档案整理和分析工作，且由于不是专业的档案管理人员，所以在档案管理方面还存在能力和经验不足的情况，对档案价值的挖掘与应用造成了不利影响。
3 充分发挥国有企业档案作用的有效方法
3.1 构建档案管理新模式，整合相关业务机构
多数国有企业实行集中统一管理档案的模式，但仍有部分档案信息没纳入集中管理范围，如干部人事档案、运营档案等，其流动性较强，信息录入不及时、不全面，职能资源比较分散，管理成本较高，管理标准缺少统一性。此类问题对企业档案管理工作产生了很大影响。因此，应整合相关的业务机构，构建完善的工作管理模式，解决国有企业档案管理遇到的难题[1 ]。
3.1.1 应深入国有企业档案管理相关机构改革，将职能部门的信息处理、图书资料、人员资料等信息进行整合，并成立专门的综合性管理中心。改变档案的微观管理体制，逐渐构成可以跨业务、跨部门的宏观档案管理整合部门。
3.1.2 制定完善的档案管理制度。应以综合性档案管理中心为依托，建立健全企业档案管理制度，结合企业业务流程及工作经营环节，编制严格的档案资料管理流程，对每个环节的档案资料、数据进行精确描述，并分类管理，从而精细化管理各类档案。国有企业内部相关部门如有档案资料变化或更新，就應按照制度严格执行，快速上报，便于综合性档案更好管理，提升档案管理的准确性和实时性。
3.1.3 建立内部资料库。集中管理国有企业的内部职能单位信息，多档合一，实现实体档案集中统一管理，建立企业档案资源库，明确资源重组所产生的档案更新和归属问题，使档案资料管理更规范、更严格，并由专门的部门进行归档管理，避免信息的外泄。 3.1.4 加强档案团队建设。加强对高素质档案工作人员的引入，使其能够应用先进的理念及方法提高档案工作的水平和质量，为档案价值的有效挖掘提供支持。加强对现有工作人员的教育培训工作，通过多种方式提升其业务能力，如专业培训、外出学习等，确保工作人员的专业水平能够满足工作需要。
3.2 做好企业档案前期管理工作，加强周期性管控
3.2.1 严格管理阶段性档案更新工作。应将企业经营管理过程中所产生的信息资料整合管理，纳入档案管理范围。应对企业经营管理资料有一个基础性的掌握，熟悉各部门资料分类内容，更好地掌握具体的经营管理业务信息，并能够进行全面的监督和把控。当信息产生时，档案系统能够快速地自动捕捉相关信息档案资料，按标准规范进行存储和管理。
3.2.2 嚴格使用阶段的档案管理工作。由于档案管理跨越的部门较多，保障企业档案资料完整性的难度较大，有时会发生档案破损或丢失等现象，如财务档案中的原始票据较多，且不同单位的票据规格和材质不同，在翻阅和存储时很容易发生票据破损问题。此时，需要财务部门指派专人对票据和凭证进行过程管理，详细记录每个票据信息，努力保障财务信息的完整性[2 ]。
3.2.3 做好移交阶段的档案管理。国有企业各部门档案因业务需求会有一定的流动性，且在档案整理后经由业务部门移交综合档案管理部门。此时，应严格按照档案管理移交规定进行档案的转接。档案管理部门人员在接收档案资料入库时需要仔细清点，对资料数量、状态、版本等入库信息进行系统化清点和记录，由移交和接收双方确认后签字。
3.2.4 改善企业档案管理条件。企业应加大对档案工作投入力度，做好各项基础设施的建设与优化工作。不仅要确保各项办公设施的足额配备，还要积极引入先进的技术手段，建立各类档案数据库，将纸质档案资料转为数字档案资料，提高档案查阅和应用的效率。在转化电子档案的过程中，需对原件进行拍照或扫描，对档案信息进行校对和修正，使数字档案信息更加准确[3 ]。
在深化国有企业改革中，其档案工作发挥着重要作用。在新常态背景下，国有企业需打破传统档案管理方式，建立完善的档案管理模式，加强周期性档案管理把控，大力推进档案管理信息化建设，充分开发利用档案信息资源，更好地为国有企业改革和发展提供档案服务。
参考文献：
[1]酒吴珍，韩阳，陶婷婷.深化国有企业档案工作改革的探索与思考[J].机电兵船档案，2017.
[2]国家档案局.关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见[N].中国档案报，2019.
[3]蔡盈芳.《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》解读[J].机电兵船档案，2019.
（作者单位：吉林省洮南市档案馆）