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摘 要：只有科学编排归档范围与保管期限，准确掌握整理原则、要求与方法，才能做好高校考试归档文件材料的整理工作。
关键词：高校考试 整理 归档范围 原则 要求 方法
考试，是高校教学过程中的重要环节之一，是检验教学效果，为教学提供反馈信息的主要途径，是评定学生学习、评价与检查教学质量的手段。考试管理中形成的大量文件材料，是教学实践活动的真实纪录，具有保存和利用价值。
归档文件材料整理就是将拟归档的零散文件材料按其内容或形式的联系进行整理使之有序化的过程。考试归档文件材料的整理，是教学管理工作的需要，也是完善教学档案管理，适应高校档案事业发展的需要。本人多年从事高校考试管理及兼职档案管理，就实际工作谈点体会。
一、科学编制文件材料的归档范围与保管期限表
高校考试种类繁多，内容复杂，形式多样。为了完整、齐全地收集档案，规范、科学地整理归档文件材料，有序、有效地管理档案，必须科学地编制归档范围与保管期限表。
1. 考试管理规章制度文件材料
1.1课程考核规范：考场规则、监考人员制度、巡视员制度、课程考核管理办法、课程考核考务工作规范、学生考试违纪舞弊处理有关规定、试题（卷）库建设工作的若干意见、考教分离实施办法、补考管理办法等；
1.2等级考试规定：普通话水平测试工作规范、大学英语及计算机应用能力考试管理条例等；
2. 期末考试管理文件材料
2.1考试工作通知、考试安排表；
2.2命题上报审批；
2.3领导巡考安排表及登记表；
2.4学生质量信息员监督登记表；
2.5试卷母卷册；
2.6试卷答卷册（制订整理要求，基层归档）；
3. 补考管理材料
3.1 正常补（缓）考：补（缓）考人数统计表、补（缓）考安排表等；
3.1.1试卷母卷册；
3.1.2试卷答卷册；
3.2毕业前补考：毕业前补考人数统计表、毕业前补考安排表、阅卷统计表等；
3.2.1试卷答卷册；
3.3 返校补考：补考申请审批表、考试时间安排表等；
3.3.1试卷答卷册；
4. 全国大学英语等级考试管理材料
4.1 报考通知、组考方案、考试总结等；
4.2 考试成绩册；
4.3证书领取登记册；
5. 全国专业英语水平考试
5.1 报考通知、组考方案、考试总结等；
5.2 考试成绩册；
5.3 证书领取登记册；
6. 全国计算机等级考试管理材料
6.1招考公告、组考方案、考试总结等；
6.2考试成绩册；
6.3证书领取登记等
7. 全省计算机应用能力考试管理材料
7.1报名通知、组考方案、考试总结等；
7.2考试成绩册；
7.3证书领取登记册；
8. 普通话水平培训测试
8.1报考通知、测前培训安排表、测试工作人员安排表等；
8.2测试评分表；
8.3测试成绩登记表；
8.4测试成绩认定表；
8.5证书领取登记册；
9. 其它考试
9.1 各校“专升本”招生考试：如考试安排、试卷答卷册（本校招考）；
9.2 美术招生专业考试：如考场安排、监考安排等；
10. 学生考试违纪材料
10.1违纪原始证据（含作弊试卷）；
10.2违纪情况登记表、检讨书、处理通报等；
11. 声像材料
11.1测试中的录音文档；
11.2考前培训会的录音、录像带；
12. 电子文件材料
12.1试题（卷）库的电子文档；
12.2考试上报数据盘；
12.3考试管理系统盘；
12.4现代化办公设备的安装盘；
13. 实物：荣誉证、工作牌、聘书、标语、横幅、印章等
制定保管期限表主要依据国家档案局制发的《机关档案保管期限的规定》并结合考试归档文件材料的实际情况划分为永久、长期、短期，并准确把握具体原则。管理人员在档案移交、收集、整理归档文件材料时，逐条对照归档范围，确保文件材料的齐全完整与规范。
二、明确制定不归档文件材料处理办法
制定不归档文件处理办法，能减少归档文件的数量，减轻档案管理的负担，有利于档案的利用，节省档案工作经费，还有利于保密工作。考试管理工作中形成了许多重份的文件、普发性文件、不重要的过程性文件材料、考试的空白余卷等等，这些都不需整理归档。在处理时要严格执行不归档文件材料的处理办法，符合保密工作等方面的要求，不能随意处置。
三、熟练掌握归档文件材料整理原则、要求与方法
1. 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。
2. 质量要求：归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。所用的书写材料、纸张、装订材料等都应符合档案保护的要求。
3. 归档要求：高校教学档案的形成有其特殊的周期性与阶段性。工作计划一般都是按学期或学年来制定，因而考试归档文件材料应安排在其形成学期的下一学期开学期间进行整理。一般文件材料归档一份，少数常规文件材料可以保存2到3份，便于今后工作中查考利用。
4. 整理方法：归档文件材料，一般按装订、分类、排列、编号、编目、装盒的顺序进行整理。具体实施时，要准确把握各环节的原则性和灵活性。
高校档案实行部门预立卷制。档案工作网络较为健全，各部门兼职档案管理人员大多是各项业务工作的骨干，熟悉归档文件材料的来龙去脉，有利于“文档一体化”的管理模式，便于分散管理。考试归档文件材料的整理一般采取随办随归或分段管理的操作方式。
4.1 文书文件材料的整理。装订时可分别按件装订，能加快文件归档；归类在收发登记时就进行，归类要注意围绕某一问题形成的一套文件材料是一个不可分割的有机整体，要维护其完整性；排列时，可将事由范围缩小，直接按一事一件的原则排列；编号一次性到位；编目时可由计算机自动生成，年终集中打印；归档文件整理完毕后即可装盒，正确填写盒面和脊背，但为了移交档案部门后进行统一调整，应该用铅笔填写。
4.2 声像材料的整理。不需要装订，直接分类、编号、编目、排列，应该强调的是照片、录音带、录像带应分开整理，不能混合排列与编号。
4.3 电子文件材料整理。分类、编号、编目、移交都有特殊的规定，要严格执行《电子文件归档与管理规范》，在较长时期内，还要实行电子、纸质文件归档“双轨制”。
4.4 实物的整理：实物具有形体直观形状多样，必须进行科学的整理，可以将实物拍成照片，装订成册，以便集中利用。
从事考试管理工作的兼职档案员，平日工作任务繁重，在归档文件整理的工作方式方法上要动脑子、想方法，进一步节省人力。要精减一些不必要的归档范围，要充分发挥计算机辅助整理的功能，采取随办随归，实行文档一体化等等，总之，最根本的就是要提高归档整理人员的综合素质，使其能胜任归档文件整理工作，更好地开发利用档案信息资源，为领导决策、工作大局提供服务。
参考文献：
［1］梁正银.归档文件整理指南［M］.武汉：湖北人民出版社，2003.
关键词：高校考试 整理 归档范围 原则 要求 方法
考试，是高校教学过程中的重要环节之一，是检验教学效果，为教学提供反馈信息的主要途径，是评定学生学习、评价与检查教学质量的手段。考试管理中形成的大量文件材料，是教学实践活动的真实纪录，具有保存和利用价值。
归档文件材料整理就是将拟归档的零散文件材料按其内容或形式的联系进行整理使之有序化的过程。考试归档文件材料的整理，是教学管理工作的需要，也是完善教学档案管理，适应高校档案事业发展的需要。本人多年从事高校考试管理及兼职档案管理，就实际工作谈点体会。
一、科学编制文件材料的归档范围与保管期限表
高校考试种类繁多，内容复杂，形式多样。为了完整、齐全地收集档案，规范、科学地整理归档文件材料，有序、有效地管理档案，必须科学地编制归档范围与保管期限表。
1. 考试管理规章制度文件材料
1.1课程考核规范：考场规则、监考人员制度、巡视员制度、课程考核管理办法、课程考核考务工作规范、学生考试违纪舞弊处理有关规定、试题（卷）库建设工作的若干意见、考教分离实施办法、补考管理办法等；
1.2等级考试规定：普通话水平测试工作规范、大学英语及计算机应用能力考试管理条例等；
2. 期末考试管理文件材料
2.1考试工作通知、考试安排表；
2.2命题上报审批；
2.3领导巡考安排表及登记表；
2.4学生质量信息员监督登记表；
2.5试卷母卷册；
2.6试卷答卷册（制订整理要求，基层归档）；
3. 补考管理材料
3.1 正常补（缓）考：补（缓）考人数统计表、补（缓）考安排表等；
3.1.1试卷母卷册；
3.1.2试卷答卷册；
3.2毕业前补考：毕业前补考人数统计表、毕业前补考安排表、阅卷统计表等；
3.2.1试卷答卷册；
3.3 返校补考：补考申请审批表、考试时间安排表等；
3.3.1试卷答卷册；
4. 全国大学英语等级考试管理材料
4.1 报考通知、组考方案、考试总结等；
4.2 考试成绩册；
4.3证书领取登记册；
5. 全国专业英语水平考试
5.1 报考通知、组考方案、考试总结等；
5.2 考试成绩册；
5.3 证书领取登记册；
6. 全国计算机等级考试管理材料
6.1招考公告、组考方案、考试总结等；
6.2考试成绩册；
6.3证书领取登记等
7. 全省计算机应用能力考试管理材料
7.1报名通知、组考方案、考试总结等；
7.2考试成绩册；
7.3证书领取登记册；
8. 普通话水平培训测试
8.1报考通知、测前培训安排表、测试工作人员安排表等；
8.2测试评分表；
8.3测试成绩登记表；
8.4测试成绩认定表；
8.5证书领取登记册；
9. 其它考试
9.1 各校“专升本”招生考试：如考试安排、试卷答卷册（本校招考）；
9.2 美术招生专业考试：如考场安排、监考安排等；
10. 学生考试违纪材料
10.1违纪原始证据（含作弊试卷）；
10.2违纪情况登记表、检讨书、处理通报等；
11. 声像材料
11.1测试中的录音文档；
11.2考前培训会的录音、录像带；
12. 电子文件材料
12.1试题（卷）库的电子文档；
12.2考试上报数据盘；
12.3考试管理系统盘；
12.4现代化办公设备的安装盘；
13. 实物：荣誉证、工作牌、聘书、标语、横幅、印章等
制定保管期限表主要依据国家档案局制发的《机关档案保管期限的规定》并结合考试归档文件材料的实际情况划分为永久、长期、短期，并准确把握具体原则。管理人员在档案移交、收集、整理归档文件材料时，逐条对照归档范围，确保文件材料的齐全完整与规范。
二、明确制定不归档文件材料处理办法
制定不归档文件处理办法，能减少归档文件的数量，减轻档案管理的负担，有利于档案的利用，节省档案工作经费，还有利于保密工作。考试管理工作中形成了许多重份的文件、普发性文件、不重要的过程性文件材料、考试的空白余卷等等，这些都不需整理归档。在处理时要严格执行不归档文件材料的处理办法，符合保密工作等方面的要求，不能随意处置。
三、熟练掌握归档文件材料整理原则、要求与方法
1. 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。
2. 质量要求：归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。所用的书写材料、纸张、装订材料等都应符合档案保护的要求。
3. 归档要求：高校教学档案的形成有其特殊的周期性与阶段性。工作计划一般都是按学期或学年来制定，因而考试归档文件材料应安排在其形成学期的下一学期开学期间进行整理。一般文件材料归档一份，少数常规文件材料可以保存2到3份，便于今后工作中查考利用。
4. 整理方法：归档文件材料，一般按装订、分类、排列、编号、编目、装盒的顺序进行整理。具体实施时，要准确把握各环节的原则性和灵活性。
高校档案实行部门预立卷制。档案工作网络较为健全，各部门兼职档案管理人员大多是各项业务工作的骨干，熟悉归档文件材料的来龙去脉，有利于“文档一体化”的管理模式，便于分散管理。考试归档文件材料的整理一般采取随办随归或分段管理的操作方式。
4.1 文书文件材料的整理。装订时可分别按件装订，能加快文件归档；归类在收发登记时就进行，归类要注意围绕某一问题形成的一套文件材料是一个不可分割的有机整体，要维护其完整性；排列时，可将事由范围缩小，直接按一事一件的原则排列；编号一次性到位；编目时可由计算机自动生成，年终集中打印；归档文件整理完毕后即可装盒，正确填写盒面和脊背，但为了移交档案部门后进行统一调整，应该用铅笔填写。
4.2 声像材料的整理。不需要装订，直接分类、编号、编目、排列，应该强调的是照片、录音带、录像带应分开整理，不能混合排列与编号。
4.3 电子文件材料整理。分类、编号、编目、移交都有特殊的规定，要严格执行《电子文件归档与管理规范》，在较长时期内，还要实行电子、纸质文件归档“双轨制”。
4.4 实物的整理：实物具有形体直观形状多样，必须进行科学的整理，可以将实物拍成照片，装订成册，以便集中利用。
从事考试管理工作的兼职档案员，平日工作任务繁重，在归档文件整理的工作方式方法上要动脑子、想方法，进一步节省人力。要精减一些不必要的归档范围，要充分发挥计算机辅助整理的功能，采取随办随归，实行文档一体化等等，总之，最根本的就是要提高归档整理人员的综合素质，使其能胜任归档文件整理工作，更好地开发利用档案信息资源，为领导决策、工作大局提供服务。
参考文献：
［1］梁正银.归档文件整理指南［M］.武汉：湖北人民出版社，2003.