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摘 要:本文介绍了沉淀数据的基本概念,对山东省组织机构代码沉淀数据的现状进行了概括和分类,并且尝试分析了沉淀数据的产生原因,最后结合工作实践提出了一些相应的解决方法。
关键词:沉淀数据;代码数据库;产生原因;沉淀数据的处理
组织机构代码数据库作为全国五大基础信息库之一,其应用领域越来越广泛,为政府各部门加强宏观管理、实现办公自动化和信息交换提供了技术保障,在社会经济发展中起着不可替代的作用。随着组织机构代码信息数据的日益广泛应用,势必要求数据库更完整,质量更高。但是,目前组织机构代码数据库大量存在的沉淀数据,直接影响了数据库的准确性和实效性。所谓组织机构代码数据库的沉淀数据是指:数据库中连续多年不参加年检、变更或换证,而未知该机构是否存在的信息数据。大量的沉淀数据已经阻碍了代码工作的发展,如不能及时解决,将对数据库质量产生严重危害,不利于组织机构代码的深层次的应用。为此,这项工作已成为代码工作者当前重要的任务之一。
一、组织机构代码沉淀数据问题的基本情况
组织机构代码沉淀数据问题的产生,就我省情况来说可以分为如下几类:
1、组织机构正常运行,但代码证已经过期。
据我省统计,自1993年全省统一颁发组织机构代码证至今,其中应换证而没有换证的约占总数据库的35%,这其中机构仍然存在的不占少数。今年仅来换证的就有10%以上属于这种情况,有些组织机构还是拿1994年、1995年发的证来办理换证手续。
2、组织机构因合并、改制,但原办代码证没有随着办理。
随着改革开放的深入,组织机构合并、改组现象频繁出现。如,原国有、集体企业合并、改组为股份制企业;原财政部门审批的会计事务所合并、改组为有限公司;原国办律师事务所合并、改制为合伙制律师事务所等等。
3、组织机构已撤消,代码证没有交回。
据在我省范围内统计,由于组织机构已撤消造成沉淀数据的情况占沉淀数据的20%左右。仅在夏津县,两年来就清理出200多家被工商部门注销的企业,在与代码数据库核对后做了废置处理。在民政进行社团登记审核和编办对事业单位重新认定中,有80多家社团和事业单位,经核对后在数据中做了废置处理。
4、组织机构登记发生变化,没有随之在原代码申领部门进行变更登记。
近几年来,由于登记部门发生变化而产生的淀数据越来越多,如因登记机构发生变更新登记的;因机构迁移发生异地登记注册的。这类情况多伴有名称发生变更,因而常常被作为新申领机构代码进行处理,而原代码数据造成沉淀。
二、组织机构数据库中沉淀数据产生的原因
就我省代码数据库中沉淀数据产生的原因来看,主要有以下几种情况:
1、旧版本的代码管理系统因软件设计缺陷积累部分沉淀数据
代码管理系统V3.0及其以前旧版本,都存在这样一种情况:上级代码管理部门在接收下级的废置代码数据时,管理系统软件仅把一部分数据合并至废置代码库,而还有一部分未被上级管理部门接收,这样逐级上报再加上实践的累积,县以上各级主代码数据库就存在大量沉淀数据。
2、组织机构登记批准部门与组织机构代码申领部门之间,缺少信息沟通渠道
虽然组织机构代码已经在工商、民政、编办等组织机构登记批准部门中得到一定的应用,但由于种种原因,质量技术监督部门与组织机构登记批准部门之间没有建立有机的、经常性的信息沟通渠道。组织机构登记批准部门有关登记、批准、变更、撤消的信息不能及时传送到组织机构代码颁证部门,使代码数据库难以进行动态管理。
3、组织机构代码应用部门,没有建立对代码证的审核制度
组织机构代码已在工商、税务、银行、交警、财政、民政、编办、质量技术监督等十几个部门中得到广泛应用,但多数应用部门仅查验有无代码证,而对代码证的有效性并不审查。代码应用部门没有建立正常的代码证审核制度,使申领了代码证的组织机构忽视代码证的年检、换证、造成一定数量的仍正常活动的组织机构代码数据沉淀。
4、组织机构代码管理机构在管理上存在薄弱环节
组织机构代码工作是一项全新的工作,由于起步晚,在社会上被认识的程度还不够,相关主管部门宣传力度不够,从而一些组织机构不能充分认识到对代码证的意义和作用,对代码证的到期查验,换证主动性较差。其次,组织机构代码主管部门在管理方法和管理手段上都不尽完善,主要表现在部门协调,系统软件设置等方面。
三、组织机构数据库中沉淀数据的处理
笔者多年从事代码工作,针对沉淀数据的具体情况,提出以下几点解决办法:
1、加强对各级代码颁证机构的管理。凡是涉及组织机构登记变更、机构迁移的,必须要求在原申领颁证部门进行迁出处理。对机构合并、转制、变更的,除要求交回所有的代码证外,还要求出示有关合并、转制、变更申请报批文件,并根据具体情况进行保留、废止处理。
2、加强与其他相关部门的工作协调。一是加强与工商、民政、编办部门协调,获得组织机构废止信息,并与数据库进行比对。对确定废止的及时进行数据清理并入废止库。二是要加强与税务、交警、银行、统计等应用部门的协调,在应用中加强对代码证有效期的审验,促使沉淀数据进行变更、换证。
3、对确认仍活动的组织机构进行电话、信函通知,必要时实行上门服务并耐心解释说明,要求其尽快进行年检、换证。
4、每年对数据库的沉淀数据进行一次汇总,在分类后送交有关机构批准部门进行复核,确定废止的进行废止处理。
但是,从我们处理沉淀数据的结果来看,光靠我们自身的努力效果还是有限的,还不可能从根本上解决沉淀数据问题,要保证沉淀数据问题的解决,必须在发生沉淀数据的原因上做文章,彻底消除造成沉淀数据的原因。各级代码管理机构或应用部门,都要充分认识到沉淀数据给数据库质量带来的危害,都要为解决沉淀数据献计献策,互相协作,密切配合,加大工作力度,国家管理机关应把沉淀数据问题作为一项专题进行研讨,提出具体的解决措施。我们坚信,通过全国代码工作者的共同努力,必定能够攻坚破难,使问题迎刃而解,使代码事业得到更新、更快的发展。
参考文献:
[1]GB11714《全国织机构代码编制规则》.
[2]《组织机构代码管理办法》.
关键词:沉淀数据;代码数据库;产生原因;沉淀数据的处理
组织机构代码数据库作为全国五大基础信息库之一,其应用领域越来越广泛,为政府各部门加强宏观管理、实现办公自动化和信息交换提供了技术保障,在社会经济发展中起着不可替代的作用。随着组织机构代码信息数据的日益广泛应用,势必要求数据库更完整,质量更高。但是,目前组织机构代码数据库大量存在的沉淀数据,直接影响了数据库的准确性和实效性。所谓组织机构代码数据库的沉淀数据是指:数据库中连续多年不参加年检、变更或换证,而未知该机构是否存在的信息数据。大量的沉淀数据已经阻碍了代码工作的发展,如不能及时解决,将对数据库质量产生严重危害,不利于组织机构代码的深层次的应用。为此,这项工作已成为代码工作者当前重要的任务之一。
一、组织机构代码沉淀数据问题的基本情况
组织机构代码沉淀数据问题的产生,就我省情况来说可以分为如下几类:
1、组织机构正常运行,但代码证已经过期。
据我省统计,自1993年全省统一颁发组织机构代码证至今,其中应换证而没有换证的约占总数据库的35%,这其中机构仍然存在的不占少数。今年仅来换证的就有10%以上属于这种情况,有些组织机构还是拿1994年、1995年发的证来办理换证手续。
2、组织机构因合并、改制,但原办代码证没有随着办理。
随着改革开放的深入,组织机构合并、改组现象频繁出现。如,原国有、集体企业合并、改组为股份制企业;原财政部门审批的会计事务所合并、改组为有限公司;原国办律师事务所合并、改制为合伙制律师事务所等等。
3、组织机构已撤消,代码证没有交回。
据在我省范围内统计,由于组织机构已撤消造成沉淀数据的情况占沉淀数据的20%左右。仅在夏津县,两年来就清理出200多家被工商部门注销的企业,在与代码数据库核对后做了废置处理。在民政进行社团登记审核和编办对事业单位重新认定中,有80多家社团和事业单位,经核对后在数据中做了废置处理。
4、组织机构登记发生变化,没有随之在原代码申领部门进行变更登记。
近几年来,由于登记部门发生变化而产生的淀数据越来越多,如因登记机构发生变更新登记的;因机构迁移发生异地登记注册的。这类情况多伴有名称发生变更,因而常常被作为新申领机构代码进行处理,而原代码数据造成沉淀。
二、组织机构数据库中沉淀数据产生的原因
就我省代码数据库中沉淀数据产生的原因来看,主要有以下几种情况:
1、旧版本的代码管理系统因软件设计缺陷积累部分沉淀数据
代码管理系统V3.0及其以前旧版本,都存在这样一种情况:上级代码管理部门在接收下级的废置代码数据时,管理系统软件仅把一部分数据合并至废置代码库,而还有一部分未被上级管理部门接收,这样逐级上报再加上实践的累积,县以上各级主代码数据库就存在大量沉淀数据。
2、组织机构登记批准部门与组织机构代码申领部门之间,缺少信息沟通渠道
虽然组织机构代码已经在工商、民政、编办等组织机构登记批准部门中得到一定的应用,但由于种种原因,质量技术监督部门与组织机构登记批准部门之间没有建立有机的、经常性的信息沟通渠道。组织机构登记批准部门有关登记、批准、变更、撤消的信息不能及时传送到组织机构代码颁证部门,使代码数据库难以进行动态管理。
3、组织机构代码应用部门,没有建立对代码证的审核制度
组织机构代码已在工商、税务、银行、交警、财政、民政、编办、质量技术监督等十几个部门中得到广泛应用,但多数应用部门仅查验有无代码证,而对代码证的有效性并不审查。代码应用部门没有建立正常的代码证审核制度,使申领了代码证的组织机构忽视代码证的年检、换证、造成一定数量的仍正常活动的组织机构代码数据沉淀。
4、组织机构代码管理机构在管理上存在薄弱环节
组织机构代码工作是一项全新的工作,由于起步晚,在社会上被认识的程度还不够,相关主管部门宣传力度不够,从而一些组织机构不能充分认识到对代码证的意义和作用,对代码证的到期查验,换证主动性较差。其次,组织机构代码主管部门在管理方法和管理手段上都不尽完善,主要表现在部门协调,系统软件设置等方面。
三、组织机构数据库中沉淀数据的处理
笔者多年从事代码工作,针对沉淀数据的具体情况,提出以下几点解决办法:
1、加强对各级代码颁证机构的管理。凡是涉及组织机构登记变更、机构迁移的,必须要求在原申领颁证部门进行迁出处理。对机构合并、转制、变更的,除要求交回所有的代码证外,还要求出示有关合并、转制、变更申请报批文件,并根据具体情况进行保留、废止处理。
2、加强与其他相关部门的工作协调。一是加强与工商、民政、编办部门协调,获得组织机构废止信息,并与数据库进行比对。对确定废止的及时进行数据清理并入废止库。二是要加强与税务、交警、银行、统计等应用部门的协调,在应用中加强对代码证有效期的审验,促使沉淀数据进行变更、换证。
3、对确认仍活动的组织机构进行电话、信函通知,必要时实行上门服务并耐心解释说明,要求其尽快进行年检、换证。
4、每年对数据库的沉淀数据进行一次汇总,在分类后送交有关机构批准部门进行复核,确定废止的进行废止处理。
但是,从我们处理沉淀数据的结果来看,光靠我们自身的努力效果还是有限的,还不可能从根本上解决沉淀数据问题,要保证沉淀数据问题的解决,必须在发生沉淀数据的原因上做文章,彻底消除造成沉淀数据的原因。各级代码管理机构或应用部门,都要充分认识到沉淀数据给数据库质量带来的危害,都要为解决沉淀数据献计献策,互相协作,密切配合,加大工作力度,国家管理机关应把沉淀数据问题作为一项专题进行研讨,提出具体的解决措施。我们坚信,通过全国代码工作者的共同努力,必定能够攻坚破难,使问题迎刃而解,使代码事业得到更新、更快的发展。
参考文献:
[1]GB11714《全国织机构代码编制规则》.
[2]《组织机构代码管理办法》.