论文部分内容阅读
摘 要：信息技术可以为各行各业提供不同程度的便利，档案管理工作也是如此，引用信息技术积极进行档案管理创新与服务模式改革，可有效提高管理效率。本文首先分析了當前事业单位档案管理存在的问题，论述了档案管理创新与服务模式改革的必要性，最后提出了新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革的有效措施。
关键词：事业单位;档案管理;服务模式;创新;改革
在机关企事业单位中，大到发展规划，小到员工信息，都是记录在档案中的，因此档案可以说是机关企事业单位发展的重要基础。传统的档案管理主要是对纸质档案进行处理，而如今的档案管理模式已经变成了计算机网络管理，管理对象也不再是纸质档案，而是存储功能更强的电子档案，迅捷程度大大提高。目前，为了更方便各机关企事业单位的档案管理工作，必须重视对档案管理的创新和服务模式的改革。
1 当前机关企事业单位档案管理存在的问题
1.1 档案管理方式陈旧
尽管有部分机关企事业单位会对档案进行定期整理，然而管理模式往往过于老套，而且档案样式仍以纸质为主，先对档案进行登记，再将各类档案堆叠在大书架上，最后根据类型的不同贴上不同标签，这种管理模式效率低下，档案调用和更新比较麻烦，而且大多数单位的档案室通常较为阴暗潮湿，极容易使纸质档案受潮腐烂，不利于长久保存。
1.2 事业单位对档案管理不重视
业务繁忙是机关企事业单位的工作特点，部分单位因此疏于对档案的管理，往往认为在近期的业务处理完毕后就可以着手准备下一阶段的工作了，虽然看上去各阶段有序衔接、工作流程紧凑，实际上却忽视了一项重要的内容，那就是没有对已完成的工作进行详细的档案整理。同时，在激烈的市场竞争下，各机关企事业单位均认为业绩才是所有工作的中心，为了让自己单位赢得市场竞争的主动地位，将所有资源都集中到提升业绩上来，由此造成资源分配不均，在档案管理方面投入的人力物力财力严重不足。
1.3 档案管理人员素质有待考量
许多机关企事业单位都没有专业的档案管理团队，一般都是在闲暇时间临时抽调一部分其他部门的员工，进行档案的集中整理，或是另外聘请兼职人员。这些单位都没有认识到档案的重要性，将档案管理工作视为简单的档案整理，进而忽略了对专业人才的培养。然而实际上档案管理工作中有许多注意事项，并不只是简单的整理，如果没有具备专业知识的人员，就很容易出现问题，最终导致档案管理条理性差，资料不完善，管理效率低下等不利情况出现[1 ]。
2 档案管理创新与服务模式改革的必要性
在进行档案管理时结合数字化信息技术，可显著提高管理效率。
2.1 以互联网为代表的现代数字化的出现
如今，智能手机的应用十分普遍，并且其功能也越来越强大，随着各种功能的app出现，许多行为我们在家里就能做到，只需要打开手机，就可以完成购物、买票、打车、订餐等多项任务，并且也不再需要纸币交易，就算是出门，各场所也都开通了微信支付。同样，在档案管理中，传统的管理模式以纸质档案为依托，查阅和管理都相当不便，而且还带来了老旧档案受潮受损的问题，影响着整个档案系统的完善性，如果坚持沿用这种过时的管理模式，就会逐渐与时代脱节，使其他需要依托档案的工作发展受阻。有效的改善措施就是利用互联网技术建立档案管理数据库，把档案信息导入到数据库中，这样我们就可以利用计算机进行在线管理，大大减轻了档案整理、排序、分类以及更新工作的压力。综上，利用信息化技术进行档案管理创新和模式改革是顺应时代发展的必然要求。
2.2 机关企事业单位体制改革的必然要求
现阶段，我国各大事业单位都迎来了体制改革的潮流，为了不在潮流中掉队，必须要对各方面进行精准有效的改革。然而档案工作改革的一个重要前提就是需要对该单位过去的陈旧的管理情况和各阶段工作进行详细了解，以便根据其发展特点找准问题关键。如何改革？如果利用信息化技术创新档案管理模式，不但可以将各阶段的发展情况详细记录，还能够在进行体制改革时为管理人员提供便利，根据实际发展情况找准改革切入点，通过信息检索功能快速准确地查阅到所需的资料。所以，利用信息化技术进行档案管理创新和模式改革，有助于事业单位进行精准的体制改革，档案工作走在行业的前列。
2.3 传统的档案管理模式效率低下
众所周知，传统档案管理模式的管理对象为纸质档案，需要工作人员对调出和新增档案进行明确的登记，并且定期进行整理和重新归类，工作流程复杂，且工作量巨大。而且，由于纸质档案存档比较麻烦，部分单位为了节省时间和简化程序并不注意对日常工作的记录进行存档，这就导致了在需要时查阅到的历史档案记录不全面，降低了参考价值。除此之外，一些年代久远的档案，随着时间的流逝，纸张也会出现腐朽发霉的情况，因此还要及时进行抢救。进行查阅时，有的单位由于档案总量大，往往工作人员需要花费大把时间才能找到所需档案，这还是在归类及时的情况下。而如今的生活节奏逐渐加快，各单位都要求提高工作效率，将大量时间花费在查阅档案上会影响工作效率，所以应及时创新档案管理模式，顺应时代发展，引入信息技术，可显著节省管理时间，减轻管理工作量，提高各项效率[2 ]。
3 新形势下机关企事业单位档案管理创新与服务模式改革
3.1 用信息化手段扩充档案服务内容
在信息化发展趋势下，机关企事业单位的档案管理工作得到了有效的支持，档案管理作为单位的重要工作，应结合当前的档案管理现状以及发展需求，有效应用信息化技术进行档案管理。在信息化档案管理改革中，应加强信息化管理效果，结合信息化技术对管理进行改善。首先，应根据事业单位的情况制定适合的计划，明确档案管理服务模式，结合不同的环节制定详细的规划内容，保证档案管理服务能够顺利进行。其次，应建立专门的网站，为人们带来更加便捷的服务，借助网站的方式来加强档案管理的服务，使人们在收集档案资料的时候能够及时地获取到相应的信息，使档案管理工作发挥出更好的效果，使社会服务的质量提升。 3.2 提升档案管理人员的素质水平
机关企事業单位应设置专门的档案管理部门，将资料进行全面的整理和归档，便于进行使用，在管理中需要由专业的人员开展工作，改变兼职档案管理的情况。档案管理人员的素质能力对工作的质量有着直接的影响，应提升人员的整体素质水平，事业单位需要通过人员培训来提升人员的能力。在选用人员的时候应结合其工作态度以及专业能力进行分析，将档案管理工作的要求明确，并且建立档案管理岗位制度，使档案管理工作能够规范地开展。单位应多给人员培训的机会，通过培训来提升人员的水平，使其更加了解信息化技术。
3.3 改善档案管理方法
机关企事业单位在档案管理工作改革中应考虑到管理方法的重要性，将其进行改善，各个部门的领导以及管理者要充分研究工作方法，结合工作的制度进行管理，合理对档案管理人员开展监督，使人员在档案管理工作中按照要求工作。档案管理人员需要具有正确的观念，将档案管理工作进行全面的改善，还应在档案管理中更加积极主动，提供更高质量的服务，使档案管理的服务发挥出更好的作用，使档案管理工作能够得到有效的改善[3 ]。
3.4 提升档案信息利用率
在档案管理制度落实的过程中需要领导加大力度，给档案工作人员明确任务，落实责任，使档案管理工作抓到位，档案信息利用率大幅度提升，使档案管理中的机制更加科学，同时有利于档案管理工作的开展，能够为单位的发展提供有利的帮助，使档案信息内容能够具有完整性。档案管理制度的完善需要长期的时间，应根据当前的发展状况，对单位的运行进行有效的改革和创新，激发工作人员的积极性，同时使工作人员了解到档案管理工作的重要性，提高档案管理的整体水平。
综上所述，为了顺应时代发展潮流，提升档案管理效率，为其它各项工作的开展提供便利，必须进行档案管理创新与服务模式改革。在如今的新形势下，机关企事业单位都在向着信息化方向发展，档案管理也应该及时结合信息技术，构建互联网管理平台，探索管理新途径。
参考文献：
[1]索岩.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2020（09）：89—90.
[2]李红红.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2019（24）：149+151.
[3]闫晨煜.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2019（18）：118.
作者简介：赵威，专科学历，梨树县公用事业管理中心副研究馆员，研究方向是档案管理专业。
关键词：事业单位;档案管理;服务模式;创新;改革
在机关企事业单位中，大到发展规划，小到员工信息，都是记录在档案中的，因此档案可以说是机关企事业单位发展的重要基础。传统的档案管理主要是对纸质档案进行处理，而如今的档案管理模式已经变成了计算机网络管理，管理对象也不再是纸质档案，而是存储功能更强的电子档案，迅捷程度大大提高。目前，为了更方便各机关企事业单位的档案管理工作，必须重视对档案管理的创新和服务模式的改革。
1 当前机关企事业单位档案管理存在的问题
1.1 档案管理方式陈旧
尽管有部分机关企事业单位会对档案进行定期整理，然而管理模式往往过于老套，而且档案样式仍以纸质为主，先对档案进行登记，再将各类档案堆叠在大书架上，最后根据类型的不同贴上不同标签，这种管理模式效率低下，档案调用和更新比较麻烦，而且大多数单位的档案室通常较为阴暗潮湿，极容易使纸质档案受潮腐烂，不利于长久保存。
1.2 事业单位对档案管理不重视
业务繁忙是机关企事业单位的工作特点，部分单位因此疏于对档案的管理，往往认为在近期的业务处理完毕后就可以着手准备下一阶段的工作了，虽然看上去各阶段有序衔接、工作流程紧凑，实际上却忽视了一项重要的内容，那就是没有对已完成的工作进行详细的档案整理。同时，在激烈的市场竞争下，各机关企事业单位均认为业绩才是所有工作的中心，为了让自己单位赢得市场竞争的主动地位，将所有资源都集中到提升业绩上来，由此造成资源分配不均，在档案管理方面投入的人力物力财力严重不足。
1.3 档案管理人员素质有待考量
许多机关企事业单位都没有专业的档案管理团队，一般都是在闲暇时间临时抽调一部分其他部门的员工，进行档案的集中整理，或是另外聘请兼职人员。这些单位都没有认识到档案的重要性，将档案管理工作视为简单的档案整理，进而忽略了对专业人才的培养。然而实际上档案管理工作中有许多注意事项，并不只是简单的整理，如果没有具备专业知识的人员，就很容易出现问题，最终导致档案管理条理性差，资料不完善，管理效率低下等不利情况出现[1 ]。
2 档案管理创新与服务模式改革的必要性
在进行档案管理时结合数字化信息技术，可显著提高管理效率。
2.1 以互联网为代表的现代数字化的出现
如今，智能手机的应用十分普遍，并且其功能也越来越强大，随着各种功能的app出现，许多行为我们在家里就能做到，只需要打开手机，就可以完成购物、买票、打车、订餐等多项任务，并且也不再需要纸币交易，就算是出门，各场所也都开通了微信支付。同样，在档案管理中，传统的管理模式以纸质档案为依托，查阅和管理都相当不便，而且还带来了老旧档案受潮受损的问题，影响着整个档案系统的完善性，如果坚持沿用这种过时的管理模式，就会逐渐与时代脱节，使其他需要依托档案的工作发展受阻。有效的改善措施就是利用互联网技术建立档案管理数据库，把档案信息导入到数据库中，这样我们就可以利用计算机进行在线管理，大大减轻了档案整理、排序、分类以及更新工作的压力。综上，利用信息化技术进行档案管理创新和模式改革是顺应时代发展的必然要求。
2.2 机关企事业单位体制改革的必然要求
现阶段，我国各大事业单位都迎来了体制改革的潮流，为了不在潮流中掉队，必须要对各方面进行精准有效的改革。然而档案工作改革的一个重要前提就是需要对该单位过去的陈旧的管理情况和各阶段工作进行详细了解，以便根据其发展特点找准问题关键。如何改革？如果利用信息化技术创新档案管理模式，不但可以将各阶段的发展情况详细记录，还能够在进行体制改革时为管理人员提供便利，根据实际发展情况找准改革切入点，通过信息检索功能快速准确地查阅到所需的资料。所以，利用信息化技术进行档案管理创新和模式改革，有助于事业单位进行精准的体制改革，档案工作走在行业的前列。
2.3 传统的档案管理模式效率低下
众所周知，传统档案管理模式的管理对象为纸质档案，需要工作人员对调出和新增档案进行明确的登记，并且定期进行整理和重新归类，工作流程复杂，且工作量巨大。而且，由于纸质档案存档比较麻烦，部分单位为了节省时间和简化程序并不注意对日常工作的记录进行存档，这就导致了在需要时查阅到的历史档案记录不全面，降低了参考价值。除此之外，一些年代久远的档案，随着时间的流逝，纸张也会出现腐朽发霉的情况，因此还要及时进行抢救。进行查阅时，有的单位由于档案总量大，往往工作人员需要花费大把时间才能找到所需档案，这还是在归类及时的情况下。而如今的生活节奏逐渐加快，各单位都要求提高工作效率，将大量时间花费在查阅档案上会影响工作效率，所以应及时创新档案管理模式，顺应时代发展，引入信息技术，可显著节省管理时间，减轻管理工作量，提高各项效率[2 ]。
3 新形势下机关企事业单位档案管理创新与服务模式改革
3.1 用信息化手段扩充档案服务内容
在信息化发展趋势下，机关企事业单位的档案管理工作得到了有效的支持，档案管理作为单位的重要工作，应结合当前的档案管理现状以及发展需求，有效应用信息化技术进行档案管理。在信息化档案管理改革中，应加强信息化管理效果，结合信息化技术对管理进行改善。首先，应根据事业单位的情况制定适合的计划，明确档案管理服务模式，结合不同的环节制定详细的规划内容，保证档案管理服务能够顺利进行。其次，应建立专门的网站，为人们带来更加便捷的服务，借助网站的方式来加强档案管理的服务，使人们在收集档案资料的时候能够及时地获取到相应的信息，使档案管理工作发挥出更好的效果，使社会服务的质量提升。 3.2 提升档案管理人员的素质水平
机关企事業单位应设置专门的档案管理部门，将资料进行全面的整理和归档，便于进行使用，在管理中需要由专业的人员开展工作，改变兼职档案管理的情况。档案管理人员的素质能力对工作的质量有着直接的影响，应提升人员的整体素质水平，事业单位需要通过人员培训来提升人员的能力。在选用人员的时候应结合其工作态度以及专业能力进行分析，将档案管理工作的要求明确，并且建立档案管理岗位制度，使档案管理工作能够规范地开展。单位应多给人员培训的机会，通过培训来提升人员的水平，使其更加了解信息化技术。
3.3 改善档案管理方法
机关企事业单位在档案管理工作改革中应考虑到管理方法的重要性，将其进行改善，各个部门的领导以及管理者要充分研究工作方法，结合工作的制度进行管理，合理对档案管理人员开展监督，使人员在档案管理工作中按照要求工作。档案管理人员需要具有正确的观念，将档案管理工作进行全面的改善，还应在档案管理中更加积极主动，提供更高质量的服务，使档案管理的服务发挥出更好的作用，使档案管理工作能够得到有效的改善[3 ]。
3.4 提升档案信息利用率
在档案管理制度落实的过程中需要领导加大力度，给档案工作人员明确任务，落实责任，使档案管理工作抓到位，档案信息利用率大幅度提升，使档案管理中的机制更加科学，同时有利于档案管理工作的开展，能够为单位的发展提供有利的帮助，使档案信息内容能够具有完整性。档案管理制度的完善需要长期的时间，应根据当前的发展状况，对单位的运行进行有效的改革和创新，激发工作人员的积极性，同时使工作人员了解到档案管理工作的重要性，提高档案管理的整体水平。
综上所述，为了顺应时代发展潮流，提升档案管理效率，为其它各项工作的开展提供便利，必须进行档案管理创新与服务模式改革。在如今的新形势下，机关企事业单位都在向着信息化方向发展，档案管理也应该及时结合信息技术，构建互联网管理平台，探索管理新途径。
参考文献：
[1]索岩.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2020（09）：89—90.
[2]李红红.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2019（24）：149+151.
[3]闫晨煜.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务，2019（18）：118.
作者简介：赵威，专科学历，梨树县公用事业管理中心副研究馆员，研究方向是档案管理专业。