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摘 要：目前高校应用的办公自动化系统的功能都还不够全面，要实现完全的办公自动化还需要有很多附属网站来支撑，这使得在校教职工在使用时还是达不到理想效果，降低了办公自动化系统本身的价值。本文主要以南昌大学共青学院为例，分析教职工在日常办公中高频使用的具体情况，根据使用者的实际需要综合提出优化改进措施。
关键词：办公自动化系统 高校办公 系统优化
办公自动化系统的引进是为提高老师们办公效率，降低办公强度，但在使用过程中发现很多不方便的地方，虽然办公自动化系统各项功能相对完善，系统中也有收发邮件等常用功能，但是由于办公自动化系统应用和功能上的种种原因，导致老师们对办公自动化系统的使用频率较低，因此很多功能也没有发挥其应有的功效。
一、學院办公自动化系统使用调查
为了具体了解目前学院OA系统的使用状况，明确OA系统的特点，我们针对教职工做了关于南昌大学共青学院OA系统的调查。通过综合分析我们发现，在使用过程中主要存在以下几个问题：
1.上线率低 。虽然学校很早就引入了办公自动化系统，但是系统的使用率一直处于很低的水平目前办公自动化系统中的很多功能如个人办公中的日程安排，公文处理模块，日常公务模块等都处于闲置状态。从传统办公转向OA办公，对于绝大多数工作者来说还有一个适应的过程。许多工作人员一开始还没有养成上班的第一时间首先登录OA的习惯。拿南昌大学共青学院来说，行政人员的上线情况相对来说要好一些。绝大多数教师可能由于日常上课的原因上线率总体还是很低。
2.操作不熟练 。在 OA办公实施的初期由于技术不熟练，在发送信息或分送文件方面容 易出现操作失误。很多同事发送对象选择不当将发送给张老师的文件或信息发给了刘老师，或者将局部发送的文件发送给了全院。再就是发送方式不对，影响信息的接收。比如，将学院的内部的文件发送给了全校的用户，给个别老师发送的文件发送给了全校的用户，应该选择服务器转发的文件直接选择了发送，致使文件接收者无法收到文件，延误了工作。
3.检索不方便。办公自动化系统中想要查找某条新闻或文件必须进入不同的版块分别检索。而且不管是通过全文检索、标题检索、创建人检索、创建部门检索还是创建时间检索，检索结果的排列都不是按照时间顺序，这使得用户在模糊检索或者查找特定时间新闻时非常不方便。检索功能也非常简单，没有设计二次检索功能，需要快速查找时力不从心。
4.链接不实用。办公自动化系统用户多为本校教职工，办公为一个综合性的工作，在办公过程中除办公自动化系统功能之外还需要很多辅助性网站或者资源进行资料及其他功能的支持，如老师们经常用到的图书馆数据库资源以及邮件系统。目前学校的办公自动化系统和图书馆系统以及教务管理系统都有各自不同的账号和密码，使用时需要分别登陆，非常不方便而且很容易混淆账号密码。办公自动化系统的在线人数和使用率过低主要还是因为方便性和功能性上的不足。
二、南昌大学共青学院办公自动化系统优化方案
1.加强使用OA系统，重视推广工作努力提高上线率。在 OA办公系统中传统的电话或面对面传递信息的方式被即时通协同工作平台所代替。当然，在刚使用OA系统时有些问题看似程序复杂，比如，在传统办公中，发文件的话我们只需要将起草好的文件拿去给相关的领导审核、签发，之后进行套红、印制，再分送文件，登记、存档。在 OA办公系统中首先要发起任务，然后选择主管单位的负责人，只有主管单位负责人签完字后才能发送给下一个节点的人，若有一个节点的主办人不在或两个节点的主办人沟通不及时的话则可能将要办的任务滞留在那里从而影响办文的速度。但在熟悉并且习惯了 OA系统以后办公自动化的方式还是更为便捷一些。
2.加强OA系统培训工作提升OA操作水平 。要做好OA办公，首先得加强OA系统的培训工作。在OA协同工作平台中针对不同的用户设置了不同的权限，只有每位OA用户充分了解OA系统的使用方法和自己的权限所在，才能够提高整个0A系统的工作效率。做好OA的培训工作我们首先要将整个OA系统的用户分门别类对不同的用户类进行有针对性的培训，使我们的培训工作做到有的放矢，以达到事半功倍的效果。我们学院有六个系寄其他几个智能部门，可以分批次垂直化培训管理。
3.开发手机端，支持异地办公。领导重视与政策支持为做好高校OA工作提供宽松的环境要做好高校的OA工作，首先需要领导的重视和政策的支持。领导的高度重视以及身体力行对做好高校OA工作是至关重要的。在推动高校OA工作的进程中。领导要率先使用OA办公，拒签纸质文件，倡导出差时使用OA系统异地办公、签发文件，要成为办公自动化的坚定支持者和参与者。开发手机端，方便快捷的办公，这样可以提高 OA办公系统的利用率。
4.增加常用链接功能。对于附加功能不足或者说功能不全面导致方便性上的问题，可以在办公自动化系统主页或导航栏设常用网站链接，后台数据库连接，使用相同的账号密码方便用户使用。常用链接为员工提供快速登录常用WEB站点的功能，在这里，教师可以方便的访问与公司业务有关及常用的站点，比如教务系统，考试系统，第二课堂平台等，最好实现同账号登录。
5.增加报销管理。报销管理主要是想将目前教职工报销过程中需要人工办理、最为繁琐的部分自动化，主要是实现费用报销运作的部分过程，其中包括：填写报销单据、审批报销单据、报销领款登记、员工报销单据查询、全部报销单据查询、报销统计查询。
5.1填写报销单据。教职工们使用此功能登记要报销的单据，经过有关领导审批核准后即可带上要报销的单据直接到财务部门领取报销款。
5.2审批报销单据。报销单据审批是对教职工们填写的报销单据进行审批处理，审批者的审批权限是在系统中预先定义的。显示需要当前用户审批的员工报销单据。可按审批职位、申请日期或审批状态查询显示相关用款信息。
5.3报销领款登记。财务人员在审核完员工的实际报销单据且办理完领款后，使用本功能完成领款登记。
5.4个人报销查询。教职工们可以使用本功能查询显示本人的报销单据信息。
5.5全部报销查询。使用本功能可查询显示所有部门员工的报销单据信息。可按部门、填报日期或审批状态查询显示信息。
5.6报销统计。使用本功能可按院系、报销类别或计划显示指定时间的报销费用统计信息。
三、结语
高校教务和行政工作对高效率的工作目标的追求越来越高。采用手工的方法来进行各项工作己经远远不能满足实际的需要，学校的各级管理人员需要有可靠、成熟的高新技术来保证工作的更好的进行。虽然我们学校很早就引进了办公自动化系统也多次更新，但是办公自动化系统的使用率始终不高，没有完全发挥它应有的效果。目前南昌大学共青学院的办公自动化系统功能特别不完善，系统不断暴露出各种问题，总是有不尽如人意的地方，仍然需要时间精力来改进。
参考文献：
[1]刘赣华， 校园办公自动化系统的研究与设计[J]. 科技广场 ， 2010（08）.
[2]李伟红； 刘小淼，高校实施OA系统初期的若干问题及对策——基于某高校办公自动化实践[J]. 延安职业技术学院学报， 2010（10）.
[3]程洁，李龙济，窦浩， 高校OA办公系统建设中应考虑的几点问题[J].科技创新导报， 2010，18.
作者简介：汪发兴（1989—），男，汉族，江西高安市人，南昌大学学士，南昌大学共青学院，助教，研究方向：电子商务。
关键词：办公自动化系统 高校办公 系统优化
办公自动化系统的引进是为提高老师们办公效率，降低办公强度，但在使用过程中发现很多不方便的地方，虽然办公自动化系统各项功能相对完善，系统中也有收发邮件等常用功能，但是由于办公自动化系统应用和功能上的种种原因，导致老师们对办公自动化系统的使用频率较低，因此很多功能也没有发挥其应有的功效。
一、學院办公自动化系统使用调查
为了具体了解目前学院OA系统的使用状况，明确OA系统的特点，我们针对教职工做了关于南昌大学共青学院OA系统的调查。通过综合分析我们发现，在使用过程中主要存在以下几个问题：
1.上线率低 。虽然学校很早就引入了办公自动化系统，但是系统的使用率一直处于很低的水平目前办公自动化系统中的很多功能如个人办公中的日程安排，公文处理模块，日常公务模块等都处于闲置状态。从传统办公转向OA办公，对于绝大多数工作者来说还有一个适应的过程。许多工作人员一开始还没有养成上班的第一时间首先登录OA的习惯。拿南昌大学共青学院来说，行政人员的上线情况相对来说要好一些。绝大多数教师可能由于日常上课的原因上线率总体还是很低。
2.操作不熟练 。在 OA办公实施的初期由于技术不熟练，在发送信息或分送文件方面容 易出现操作失误。很多同事发送对象选择不当将发送给张老师的文件或信息发给了刘老师，或者将局部发送的文件发送给了全院。再就是发送方式不对，影响信息的接收。比如，将学院的内部的文件发送给了全校的用户，给个别老师发送的文件发送给了全校的用户，应该选择服务器转发的文件直接选择了发送，致使文件接收者无法收到文件，延误了工作。
3.检索不方便。办公自动化系统中想要查找某条新闻或文件必须进入不同的版块分别检索。而且不管是通过全文检索、标题检索、创建人检索、创建部门检索还是创建时间检索，检索结果的排列都不是按照时间顺序，这使得用户在模糊检索或者查找特定时间新闻时非常不方便。检索功能也非常简单，没有设计二次检索功能，需要快速查找时力不从心。
4.链接不实用。办公自动化系统用户多为本校教职工，办公为一个综合性的工作，在办公过程中除办公自动化系统功能之外还需要很多辅助性网站或者资源进行资料及其他功能的支持，如老师们经常用到的图书馆数据库资源以及邮件系统。目前学校的办公自动化系统和图书馆系统以及教务管理系统都有各自不同的账号和密码，使用时需要分别登陆，非常不方便而且很容易混淆账号密码。办公自动化系统的在线人数和使用率过低主要还是因为方便性和功能性上的不足。
二、南昌大学共青学院办公自动化系统优化方案
1.加强使用OA系统，重视推广工作努力提高上线率。在 OA办公系统中传统的电话或面对面传递信息的方式被即时通协同工作平台所代替。当然，在刚使用OA系统时有些问题看似程序复杂，比如，在传统办公中，发文件的话我们只需要将起草好的文件拿去给相关的领导审核、签发，之后进行套红、印制，再分送文件，登记、存档。在 OA办公系统中首先要发起任务，然后选择主管单位的负责人，只有主管单位负责人签完字后才能发送给下一个节点的人，若有一个节点的主办人不在或两个节点的主办人沟通不及时的话则可能将要办的任务滞留在那里从而影响办文的速度。但在熟悉并且习惯了 OA系统以后办公自动化的方式还是更为便捷一些。
2.加强OA系统培训工作提升OA操作水平 。要做好OA办公，首先得加强OA系统的培训工作。在OA协同工作平台中针对不同的用户设置了不同的权限，只有每位OA用户充分了解OA系统的使用方法和自己的权限所在，才能够提高整个0A系统的工作效率。做好OA的培训工作我们首先要将整个OA系统的用户分门别类对不同的用户类进行有针对性的培训，使我们的培训工作做到有的放矢，以达到事半功倍的效果。我们学院有六个系寄其他几个智能部门，可以分批次垂直化培训管理。
3.开发手机端，支持异地办公。领导重视与政策支持为做好高校OA工作提供宽松的环境要做好高校的OA工作，首先需要领导的重视和政策的支持。领导的高度重视以及身体力行对做好高校OA工作是至关重要的。在推动高校OA工作的进程中。领导要率先使用OA办公，拒签纸质文件，倡导出差时使用OA系统异地办公、签发文件，要成为办公自动化的坚定支持者和参与者。开发手机端，方便快捷的办公，这样可以提高 OA办公系统的利用率。
4.增加常用链接功能。对于附加功能不足或者说功能不全面导致方便性上的问题，可以在办公自动化系统主页或导航栏设常用网站链接，后台数据库连接，使用相同的账号密码方便用户使用。常用链接为员工提供快速登录常用WEB站点的功能，在这里，教师可以方便的访问与公司业务有关及常用的站点，比如教务系统，考试系统，第二课堂平台等，最好实现同账号登录。
5.增加报销管理。报销管理主要是想将目前教职工报销过程中需要人工办理、最为繁琐的部分自动化，主要是实现费用报销运作的部分过程，其中包括：填写报销单据、审批报销单据、报销领款登记、员工报销单据查询、全部报销单据查询、报销统计查询。
5.1填写报销单据。教职工们使用此功能登记要报销的单据，经过有关领导审批核准后即可带上要报销的单据直接到财务部门领取报销款。
5.2审批报销单据。报销单据审批是对教职工们填写的报销单据进行审批处理，审批者的审批权限是在系统中预先定义的。显示需要当前用户审批的员工报销单据。可按审批职位、申请日期或审批状态查询显示相关用款信息。
5.3报销领款登记。财务人员在审核完员工的实际报销单据且办理完领款后，使用本功能完成领款登记。
5.4个人报销查询。教职工们可以使用本功能查询显示本人的报销单据信息。
5.5全部报销查询。使用本功能可查询显示所有部门员工的报销单据信息。可按部门、填报日期或审批状态查询显示信息。
5.6报销统计。使用本功能可按院系、报销类别或计划显示指定时间的报销费用统计信息。
三、结语
高校教务和行政工作对高效率的工作目标的追求越来越高。采用手工的方法来进行各项工作己经远远不能满足实际的需要，学校的各级管理人员需要有可靠、成熟的高新技术来保证工作的更好的进行。虽然我们学校很早就引进了办公自动化系统也多次更新，但是办公自动化系统的使用率始终不高，没有完全发挥它应有的效果。目前南昌大学共青学院的办公自动化系统功能特别不完善，系统不断暴露出各种问题，总是有不尽如人意的地方，仍然需要时间精力来改进。
参考文献：
[1]刘赣华， 校园办公自动化系统的研究与设计[J]. 科技广场 ， 2010（08）.
[2]李伟红； 刘小淼，高校实施OA系统初期的若干问题及对策——基于某高校办公自动化实践[J]. 延安职业技术学院学报， 2010（10）.
[3]程洁，李龙济，窦浩， 高校OA办公系统建设中应考虑的几点问题[J].科技创新导报， 2010，18.
作者简介：汪发兴（1989—），男，汉族，江西高安市人，南昌大学学士，南昌大学共青学院，助教，研究方向：电子商务。