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摘 要：文书档案管理工作是办公室文书工作中一项重要的、基础性的工作，具有较强的技术性和服务性。本文主要分析了办公室文书档案管理工作的特点及存在问题，并提出了一些改进的措施和建议。
关键词：办公室；文书档案；管理
文书档案是单位组织在日常的经营管理、会议决策中形成的，其包含的内容较多、较复杂、琐碎，既涉及到企业形成和发展的历史信息，又涉及到企业现阶段经营管理及企业未来发展规划的内容。文书档案来源于企业发展，服务于企业发展，为企业科学管理、正确决策提供了重要的信息参考和经验借鉴，因此，做好文书档案的管理工作对于企业的经营发展具有重要的帮助和促进作用。但在实际工作中，由于文书档案管理工作自身的复杂性和一些外界因素的影响，使得企业办公室文书档案的管理中存在着一些问题，分析问题，寻找问题，采取有效解决措施才是提高文书档案管理水平的关键。
一、企业文书档案管理的特点
1.文书档案管理的难度大
文书档案管理的难度首先体现在文书档案载体和文档内容的多样性方面。文书档案的载体主要包括各种合同、协议、电子档案以及各部门的各类文件等，文书档案涉及内容也十分丰富，包括管理档案、会计类档案、技术类档案等。这就要求文书档案管理文员必须具有较广的知识面和扎实的业务基础。另一方面，文书档案管理工作的程序内容较多，管理工作的条理性、关联性强，管理内容主要包括文书材料的立卷，档案的收集、整理、鉴定、分档、保护、利用等等，这些工作环节内容明确、条理清楚，各环节之间既有连接，又相互制约。文书档案的管理既要做到分门别类、框架清晰，又要注重整体归置、方便利用，对办公室文书人员的综合管理能力有着较高的要求。由于文书档案内容涉及企业多个部门、科室，材料分散，且时间跨度大，这些给文书档案的收集和整理带来了一定的难度。总而言之，文书档案管理工作的难度较大，对人员的综合素质能力要求较高。
2.文书档案管理的重要性
企业的经营管理和发展决策离不开对企业过去改革发展经验的积累和借鉴，以及对现阶段企业内外部情况、环境的调研和分析，而这些重要的信息经常是以文书档案的形式体现出来的。做好文书档案的管理工作，为企业的中心工作服务，是办公室文书人员的重要职责，文书档案既是历史的凭证，又是企业科学决策的基础，其管理工作的重要性不言而喻。
二、企业办公室文书档案管理工作中存在的问题
1.档案利用与评估未进行优化
在公司档案管理的过程中，并没有对档案利用价值的管理工作予以重视，档案管理技术设备及信息系统工作运行特点与公司的发展阶段不匹配，因此应该不断调整、完善公司内部档案利用过程中的保密机制，完善并建立真正适用于公司运行的档案检索目录，使公司内部的档案信息与资源价值能够被挖掘出来，从而为公司的发展提供强有力的支持。
2.管理人员素质的差异
在档案管理信息化推进过程中，管理人员的个人素质和业务操作水平的差异，直接影响对管理方式的认知和管理方式的选择，不同的管理方式会形成不科学、不统一的归档形式，因此必须统一档案管理的方式，使其向着科学化、智能化以及快捷化的目标前进。
3.缺乏整体的规划
随着电子信息技术的应用，我公司虽然已经建立了较为规范化的电子存档系统，但是在管理过程中还缺乏整体性的规划，没有协调的运作模式，导致文书管理过程中对各部门的归类不当，从而造成整理方面很大的不便。
三、信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的创新
1.建立有效的信息档案管理系统
（1）对公司文档进行规范化管理，建立科学的信息档案管理系统，将公司档案进行归类，分为绝密、机密以及秘密、一般四种形式。
（2）根据文件的机密等级，进行建档管理，公司的收文处理程序按照收文——分文——传送——催办——立卷——归档——销毁的顺序进行。机密的等级由公司起草人以及拥有阅文资格的管理层人员进行批示。
（3）严格要求公司职员不得公布档案纹身的相关内容，使公司的文书规范化。
（4）文件起草以及建档过程必须遵循公司的相关制度，要实事求是，用此规范，对于文件的种类与性质在管理归档时一定要严格明细化。
2.规范文书档案管理人员的素质
首先要培养办公室文书档案管理人员保密工作的意识，提高其建档、归档的管理水平。
管理人员在规范自身行为的同时，一定要明确自身职责，在进行文件管理工作时，应该分清文档所属的部门、文档的性质、文档的阅读权限、文档回复时是紧急文件还是急件或者普通件的性质，严格遵守公司的保密制度。对一些没有价值性且不易泄露的文件及时销毁。
通过文书档案管理人员的素质规范从而提高档案管理的规范性。
3.实时性与科学性
信息化文书档案管理实现了传输信息的实时性，通过相关管理人员的操作，使传输的信息与对应的部门实现共享，解决了管理工作的延时性特点。
4.制定相关管理制度
制定科学的管理制度以及有效规范，使办公室文书档案的管理人员按照一定的规章制度进行管理，提高了工作效率的同时实现了责任分工化。
（1）根据文件的不同内容，进行责任分工。
（2）办公室的文书档案一般存在着保密性的特点，因此应该将保密内容与公众内容分离开来，在信息化系统中实现内、外网的系统分离。
（3）加强办公室文书档案的安全防护措施，例如在计算机中装入防火墙、报警认证等安全软件，防止办公室文书档案的泄露。
公司的运作中发现企业办公室文书档案管理工作存在的问题，在信息技术普及的应用背景下对办公室文书档案管理工作进行改革与创新，具有长远的价值与意义。这种文书档案工作上的改革与创新，顺应了时代的发展需要，提高了公司档案管理人员的工作积极性与技术水准，保证了文书的安全以及科学有效性，从很大程度上促进了公司的发展与进步。
参考文献：
[1]张兰.信息社会石化企业办公室文书档案管理的改革与创新[J].现代企业文化，2011（2）：78-79.
[2]凌芳，李志謙.企业文书档案管理模式的探索[J].档案时空，2010（8）：30-31.
[3]宋茜.浅谈企业档案工作的“三全式”管理[J].办公室业务，2012（3）：31.
[4]张兰.关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].办公室业务，2012（1）：5.
[5]李卫.论机关文秘人员修养与文档管理[J].湖北农机化，2006（2）：23.
关键词：办公室；文书档案；管理
文书档案是单位组织在日常的经营管理、会议决策中形成的，其包含的内容较多、较复杂、琐碎，既涉及到企业形成和发展的历史信息，又涉及到企业现阶段经营管理及企业未来发展规划的内容。文书档案来源于企业发展，服务于企业发展，为企业科学管理、正确决策提供了重要的信息参考和经验借鉴，因此，做好文书档案的管理工作对于企业的经营发展具有重要的帮助和促进作用。但在实际工作中，由于文书档案管理工作自身的复杂性和一些外界因素的影响，使得企业办公室文书档案的管理中存在着一些问题，分析问题，寻找问题，采取有效解决措施才是提高文书档案管理水平的关键。
一、企业文书档案管理的特点
1.文书档案管理的难度大
文书档案管理的难度首先体现在文书档案载体和文档内容的多样性方面。文书档案的载体主要包括各种合同、协议、电子档案以及各部门的各类文件等，文书档案涉及内容也十分丰富，包括管理档案、会计类档案、技术类档案等。这就要求文书档案管理文员必须具有较广的知识面和扎实的业务基础。另一方面，文书档案管理工作的程序内容较多，管理工作的条理性、关联性强，管理内容主要包括文书材料的立卷，档案的收集、整理、鉴定、分档、保护、利用等等，这些工作环节内容明确、条理清楚，各环节之间既有连接，又相互制约。文书档案的管理既要做到分门别类、框架清晰，又要注重整体归置、方便利用，对办公室文书人员的综合管理能力有着较高的要求。由于文书档案内容涉及企业多个部门、科室，材料分散，且时间跨度大，这些给文书档案的收集和整理带来了一定的难度。总而言之，文书档案管理工作的难度较大，对人员的综合素质能力要求较高。
2.文书档案管理的重要性
企业的经营管理和发展决策离不开对企业过去改革发展经验的积累和借鉴，以及对现阶段企业内外部情况、环境的调研和分析，而这些重要的信息经常是以文书档案的形式体现出来的。做好文书档案的管理工作，为企业的中心工作服务，是办公室文书人员的重要职责，文书档案既是历史的凭证，又是企业科学决策的基础，其管理工作的重要性不言而喻。
二、企业办公室文书档案管理工作中存在的问题
1.档案利用与评估未进行优化
在公司档案管理的过程中，并没有对档案利用价值的管理工作予以重视，档案管理技术设备及信息系统工作运行特点与公司的发展阶段不匹配，因此应该不断调整、完善公司内部档案利用过程中的保密机制，完善并建立真正适用于公司运行的档案检索目录，使公司内部的档案信息与资源价值能够被挖掘出来，从而为公司的发展提供强有力的支持。
2.管理人员素质的差异
在档案管理信息化推进过程中，管理人员的个人素质和业务操作水平的差异，直接影响对管理方式的认知和管理方式的选择，不同的管理方式会形成不科学、不统一的归档形式，因此必须统一档案管理的方式，使其向着科学化、智能化以及快捷化的目标前进。
3.缺乏整体的规划
随着电子信息技术的应用，我公司虽然已经建立了较为规范化的电子存档系统，但是在管理过程中还缺乏整体性的规划，没有协调的运作模式，导致文书管理过程中对各部门的归类不当，从而造成整理方面很大的不便。
三、信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的创新
1.建立有效的信息档案管理系统
（1）对公司文档进行规范化管理，建立科学的信息档案管理系统，将公司档案进行归类，分为绝密、机密以及秘密、一般四种形式。
（2）根据文件的机密等级，进行建档管理，公司的收文处理程序按照收文——分文——传送——催办——立卷——归档——销毁的顺序进行。机密的等级由公司起草人以及拥有阅文资格的管理层人员进行批示。
（3）严格要求公司职员不得公布档案纹身的相关内容，使公司的文书规范化。
（4）文件起草以及建档过程必须遵循公司的相关制度，要实事求是，用此规范，对于文件的种类与性质在管理归档时一定要严格明细化。
2.规范文书档案管理人员的素质
首先要培养办公室文书档案管理人员保密工作的意识，提高其建档、归档的管理水平。
管理人员在规范自身行为的同时，一定要明确自身职责，在进行文件管理工作时，应该分清文档所属的部门、文档的性质、文档的阅读权限、文档回复时是紧急文件还是急件或者普通件的性质，严格遵守公司的保密制度。对一些没有价值性且不易泄露的文件及时销毁。
通过文书档案管理人员的素质规范从而提高档案管理的规范性。
3.实时性与科学性
信息化文书档案管理实现了传输信息的实时性，通过相关管理人员的操作，使传输的信息与对应的部门实现共享，解决了管理工作的延时性特点。
4.制定相关管理制度
制定科学的管理制度以及有效规范，使办公室文书档案的管理人员按照一定的规章制度进行管理，提高了工作效率的同时实现了责任分工化。
（1）根据文件的不同内容，进行责任分工。
（2）办公室的文书档案一般存在着保密性的特点，因此应该将保密内容与公众内容分离开来，在信息化系统中实现内、外网的系统分离。
（3）加强办公室文书档案的安全防护措施，例如在计算机中装入防火墙、报警认证等安全软件，防止办公室文书档案的泄露。
公司的运作中发现企业办公室文书档案管理工作存在的问题，在信息技术普及的应用背景下对办公室文书档案管理工作进行改革与创新，具有长远的价值与意义。这种文书档案工作上的改革与创新，顺应了时代的发展需要，提高了公司档案管理人员的工作积极性与技术水准，保证了文书的安全以及科学有效性，从很大程度上促进了公司的发展与进步。
参考文献：
[1]张兰.信息社会石化企业办公室文书档案管理的改革与创新[J].现代企业文化，2011（2）：78-79.
[2]凌芳，李志謙.企业文书档案管理模式的探索[J].档案时空，2010（8）：30-31.
[3]宋茜.浅谈企业档案工作的“三全式”管理[J].办公室业务，2012（3）：31.
[4]张兰.关于新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考[J].办公室业务，2012（1）：5.
[5]李卫.论机关文秘人员修养与文档管理[J].湖北农机化，2006（2）：23.