论文部分内容阅读
“工欲善其事，必先利其器”。档案执法检查工作，作为档案部门维护档案法律法规尊严，保障档案工作健康、顺利开展的重要手段，长期以来一直发挥着重要作用。以笔者多年工作实践来看，前期准备工作完备是充分发挥档案执法检查效果的关键环节。
一、目的准备
——直观明了，重点突出
“通过检查活动，宣传档案法律法规，提升全社会的档案法律意识，从而全面提高本地区档案工作整体水平”。这是档案执法检查工作的总目标。在实际工作中，我们往往会结合地区、年度、一段时期内的实际情况和中心工作，有针对性地确定一次检查活动的目的，或者是档案工作常规业务检查，或者是在相关领导和部门面前展示多年来本地区档案工作取得的优异成绩，或者是借助相关部门和领导的检查活动解决本地区档案工作开展过程中遇到的困难和难题，亦或者是希望通过本次执法检查活动广泛宣传档案工作和档案法规，为今后本地区档案工作的开展创造良好的工作环境和舆论氛围，再或者是有目标、有针对性地查处违法案件……等等。诸多执法检查活动的目的，需要活动的组织者和直接责任部门确定和选择。明确目标，有的放矢，对于准备解决的问题，集中精力各个攻破，不贪多不求大，不抱有“一次检查解决所有问题”的幻想，踏踏实实，持之以恒。
二、标准准备
——充分准确，言简意赅
对于档案执法检查标准的准备通常涉及到执法检查考核标准及相关解释的文字、执法检查人员对熟悉考核标准的学习等内容。三者之间相互衔接，关系密切。
首先，档案执法检查考核标准的制定，必须在以“维护档案法律的严肃性，宣传档案法律及档案工作，提高本地区档案工作整体水平，为中心工作服务”为考核宗旨的前提下进行，条款安排力求重点突出，针对性强，能够充分体现出本次检查特色；文字表述直观、准确、明了，经得起推敲。同时，回避一些容易使人产生歧义的文字及表述，为迎检单位清楚、准确理解标准提供便利，从而保证检查效果的客观与真实。
其次，在进行标准的相关解释的文字准备工作时，标准制定主要参与人员——主要执笔者，可以将标准产生过程中历次修订的经历和修改原因进行简要叙述，针对条款逐一注释，同时对某些“歧义理解” 还可以进行反面列举，让每一位阅读“解释”的同志，更多地了解和体会到标准产生过程中的思想变化及发展过程，从而提高阅读者对标准的理解和熟悉程度，达到在执法过程中准确、熟练应用的目标。
第三，对于执法检查人员为熟悉考核标准而进行的学习准备，可以采取“先分散后统一”的步骤来完成。即：在对标准进行集中学习之前，将标准和相关文字注释分发到每一位检查参与者手中，并留出相对充裕的时间让每一个人阅读、分析、理解和体会标准的内容。让检查参与者以局外人的身份，变换角色和角度对标准中的条款进行再一次的推敲和检验，从而最大限度地保证条款文字表述的精练和准确；内容安排的合理与公平。在此基础上，档案部门统一安排时间，组织集中学习，由标准制定的主要参与人对标准进行系统解析。统一思想、统一标准、统一口径规范执法，从而体现档案执法检查的公平、准确与公正，维护法律的尊严。
三、对象准备
——类型全面，配置恰当
执法检查对象的确定，通常会以“本次执法检查目的、被查单位领导对档案工作的重视程度、机关档案工作管理水平、是否存在档案违法现象等”诸多内容作为条件要素进行考虑。执法检查的目的，决定了备查目标的范围划定区域；被查单位基本情况，决定了对其进行检查的必要性，本次检查活动是否对被查单位今后档案工作的发展具有推动作用；如果存在档案违法行为，此次检查力度是否可以达到维护档案法律法规的严肃性、终止违法行为的效果，最终达到提升机关档案工作管理水平，推动机关档案工作发展的目的……。
对被检查单位基本情况的准备工作，可以由以下几方面入手：了解执法检查对象的单位性质、工作职能，以及该机关自成立以来经历的主要大事；机关主要领导、档案工作主管领导、分管领导、档案管理人员基本情况；机关档案建档时间及管理情况；本单位开展档案工作过程中存在的主要问题；本次检查的预期目标等内容。准确掌握了被查单位基本情况，锁定问题所在，不仅可以为检查工作目标的圆满完成提供充作的信息资源保证，让执法人员在执法过程中做到成竹在胸，处处掌握检查过程中的主动权。同时，确凿的证据必将成为保障执法过程顺利进行，维护档案法律法规严肃性的用力武器。
四、人员准备
——结构合理，组合科学
执法检查人员的准备工作通常包括：“检查活动参与部门的确定，每个检查小组人员的配置以及执法检查组中档案专业人员的选择”等内容。
多年的工作实践，让我们清楚地认识到，在档案执法检查活动中，联合检查组在整个检查过程中发挥的重要作用是不容忽视的，“借风行船”的优势显而易见。因此，在检查活动的准备之初，确定合适的检查组参与部门并进行沟通和接洽是很必要的。活动参与部门明确后，档案部门还应该做好人员配置的准备工作，根据参与部门的人员情况，合理安排检查小组人员配置，尽量体现出本次执法检查的“联合”特性，使活动最大限度发挥档案执法的作用，从而圆满完成预期目标。同时，还应尽量避免“联合执法检查组=A部门检查小组 B部门检查小组 C部门检查小组”， 分别执法检查局面的出现。
众所周知，“借风行船”中 “风”的作用在于加快船行进的速度，从而使其更快达到更高的目标，而不是代替船去航行，因此决定航程远近的主要因素还在于船自身所付出努力的大小。同样的道理，作为档案执法检查活动中的档案部门参与人员，就要责无旁贷的承担起“船”的角色。为了让船走得更远，行驶得更快，圆满完成预期目标，首先要了解航线的状况和特点，同时打造坚实的船体，为“船”的远航提供物质基础和保障。因此，作为档案执法检查中的档案部门参与人员——档案专业人员，应该具有较高的政治素养，能够保障档案执法过程中的公平与公正；熟悉档案基础业务，了解立档单位基本情况；熟悉档案执法程序，执法能力强，通晓档案法规及相关法律法规中有关档案方面规定，能够对执法过程中遇到的档案违法犯罪行为的缘由、后果、责任进行实事求是的调查、研究和分析，并且能够充分运用法律武器秉公执法；具有一定的组织协调能力，能够妥善处理好执法过程中的各类突发事件。
五、时间准备
——科学充裕，统筹安排
档案执法检查的时间安排应该尽量体现“分散与集中相结合”的原则。
所谓的“分散”，就是要在检查活动筹备伊始——年初的工作计划中，清楚注明本次检查的内容及对象，并且以正式公文的形式发布。这样做有两点好处：第一是让每一个待查单位提前知晓自己是此次活动的“主人公”，对照已经下发的检查标准，查漏补缺，做好相应的准备工作，从而在检查过程中清晰反映出本单位档案管理工作真实水平；第二，检查计划以正式公文形式发布，在文件到达范围之内宣传档案工作，同时待查单位的迎检准备过程还是一次长时间的档案宣传和强迫有关领导关注档案工作的过程，它可以在相当长的一段时间内提高档案工作在本单位的影响力和领导的相对重视程度。
所谓“集中”，则是突出档案联合执法检查实施过程的时间集中。单位时间内集中检查组部门及成员的主要精力，突出重点，在执法检查双方精力都相对充沛的期限内，完成检查工作，实现预期目标。具体做法是：自《档案执法检查通知书》下发到具体实施检查活动，以及完成《档案执法检查反馈意见》的拟写和反馈，全部工作完成时间应该控制在三周之内——即：检查前一周下发《档案执法检查通知书》；检查活动实施一周；活动结束后一周内，完成活动总结和全部检查单位的《档案执法检查反馈意见》的拟写和反馈工作，结束整个活动。
此外，为了保障检查活动的顺利开展，活动具体组织者——档案部门还应该在检查活动实施之前，密切关注本地区及上级主管部门的重大活动和中心工作的安排，尽量选择相对平静的期间实施检查活动，从而保证执法检查过程中双方人员的参与程度符合预期目标，使检查活动最大限度地发挥其推动本地区档案发展整体进程的作用。 作者单位： 北京市密云县档案局
一、目的准备
——直观明了，重点突出
“通过检查活动，宣传档案法律法规，提升全社会的档案法律意识，从而全面提高本地区档案工作整体水平”。这是档案执法检查工作的总目标。在实际工作中，我们往往会结合地区、年度、一段时期内的实际情况和中心工作，有针对性地确定一次检查活动的目的，或者是档案工作常规业务检查，或者是在相关领导和部门面前展示多年来本地区档案工作取得的优异成绩，或者是借助相关部门和领导的检查活动解决本地区档案工作开展过程中遇到的困难和难题，亦或者是希望通过本次执法检查活动广泛宣传档案工作和档案法规，为今后本地区档案工作的开展创造良好的工作环境和舆论氛围，再或者是有目标、有针对性地查处违法案件……等等。诸多执法检查活动的目的，需要活动的组织者和直接责任部门确定和选择。明确目标，有的放矢，对于准备解决的问题，集中精力各个攻破，不贪多不求大，不抱有“一次检查解决所有问题”的幻想，踏踏实实，持之以恒。
二、标准准备
——充分准确，言简意赅
对于档案执法检查标准的准备通常涉及到执法检查考核标准及相关解释的文字、执法检查人员对熟悉考核标准的学习等内容。三者之间相互衔接，关系密切。
首先，档案执法检查考核标准的制定，必须在以“维护档案法律的严肃性，宣传档案法律及档案工作，提高本地区档案工作整体水平，为中心工作服务”为考核宗旨的前提下进行，条款安排力求重点突出，针对性强，能够充分体现出本次检查特色；文字表述直观、准确、明了，经得起推敲。同时，回避一些容易使人产生歧义的文字及表述，为迎检单位清楚、准确理解标准提供便利，从而保证检查效果的客观与真实。
其次，在进行标准的相关解释的文字准备工作时，标准制定主要参与人员——主要执笔者，可以将标准产生过程中历次修订的经历和修改原因进行简要叙述，针对条款逐一注释，同时对某些“歧义理解” 还可以进行反面列举，让每一位阅读“解释”的同志，更多地了解和体会到标准产生过程中的思想变化及发展过程，从而提高阅读者对标准的理解和熟悉程度，达到在执法过程中准确、熟练应用的目标。
第三，对于执法检查人员为熟悉考核标准而进行的学习准备，可以采取“先分散后统一”的步骤来完成。即：在对标准进行集中学习之前，将标准和相关文字注释分发到每一位检查参与者手中，并留出相对充裕的时间让每一个人阅读、分析、理解和体会标准的内容。让检查参与者以局外人的身份，变换角色和角度对标准中的条款进行再一次的推敲和检验，从而最大限度地保证条款文字表述的精练和准确；内容安排的合理与公平。在此基础上，档案部门统一安排时间，组织集中学习，由标准制定的主要参与人对标准进行系统解析。统一思想、统一标准、统一口径规范执法，从而体现档案执法检查的公平、准确与公正，维护法律的尊严。
三、对象准备
——类型全面，配置恰当
执法检查对象的确定，通常会以“本次执法检查目的、被查单位领导对档案工作的重视程度、机关档案工作管理水平、是否存在档案违法现象等”诸多内容作为条件要素进行考虑。执法检查的目的，决定了备查目标的范围划定区域；被查单位基本情况，决定了对其进行检查的必要性，本次检查活动是否对被查单位今后档案工作的发展具有推动作用；如果存在档案违法行为，此次检查力度是否可以达到维护档案法律法规的严肃性、终止违法行为的效果，最终达到提升机关档案工作管理水平，推动机关档案工作发展的目的……。
对被检查单位基本情况的准备工作，可以由以下几方面入手：了解执法检查对象的单位性质、工作职能，以及该机关自成立以来经历的主要大事；机关主要领导、档案工作主管领导、分管领导、档案管理人员基本情况；机关档案建档时间及管理情况；本单位开展档案工作过程中存在的主要问题；本次检查的预期目标等内容。准确掌握了被查单位基本情况，锁定问题所在，不仅可以为检查工作目标的圆满完成提供充作的信息资源保证，让执法人员在执法过程中做到成竹在胸，处处掌握检查过程中的主动权。同时，确凿的证据必将成为保障执法过程顺利进行，维护档案法律法规严肃性的用力武器。
四、人员准备
——结构合理，组合科学
执法检查人员的准备工作通常包括：“检查活动参与部门的确定，每个检查小组人员的配置以及执法检查组中档案专业人员的选择”等内容。
多年的工作实践，让我们清楚地认识到，在档案执法检查活动中，联合检查组在整个检查过程中发挥的重要作用是不容忽视的，“借风行船”的优势显而易见。因此，在检查活动的准备之初，确定合适的检查组参与部门并进行沟通和接洽是很必要的。活动参与部门明确后，档案部门还应该做好人员配置的准备工作，根据参与部门的人员情况，合理安排检查小组人员配置，尽量体现出本次执法检查的“联合”特性，使活动最大限度发挥档案执法的作用，从而圆满完成预期目标。同时，还应尽量避免“联合执法检查组=A部门检查小组 B部门检查小组 C部门检查小组”， 分别执法检查局面的出现。
众所周知，“借风行船”中 “风”的作用在于加快船行进的速度，从而使其更快达到更高的目标，而不是代替船去航行，因此决定航程远近的主要因素还在于船自身所付出努力的大小。同样的道理，作为档案执法检查活动中的档案部门参与人员，就要责无旁贷的承担起“船”的角色。为了让船走得更远，行驶得更快，圆满完成预期目标，首先要了解航线的状况和特点，同时打造坚实的船体，为“船”的远航提供物质基础和保障。因此，作为档案执法检查中的档案部门参与人员——档案专业人员，应该具有较高的政治素养，能够保障档案执法过程中的公平与公正；熟悉档案基础业务，了解立档单位基本情况；熟悉档案执法程序，执法能力强，通晓档案法规及相关法律法规中有关档案方面规定，能够对执法过程中遇到的档案违法犯罪行为的缘由、后果、责任进行实事求是的调查、研究和分析，并且能够充分运用法律武器秉公执法；具有一定的组织协调能力，能够妥善处理好执法过程中的各类突发事件。
五、时间准备
——科学充裕，统筹安排
档案执法检查的时间安排应该尽量体现“分散与集中相结合”的原则。
所谓的“分散”，就是要在检查活动筹备伊始——年初的工作计划中，清楚注明本次检查的内容及对象，并且以正式公文的形式发布。这样做有两点好处：第一是让每一个待查单位提前知晓自己是此次活动的“主人公”，对照已经下发的检查标准，查漏补缺，做好相应的准备工作，从而在检查过程中清晰反映出本单位档案管理工作真实水平；第二，检查计划以正式公文形式发布，在文件到达范围之内宣传档案工作，同时待查单位的迎检准备过程还是一次长时间的档案宣传和强迫有关领导关注档案工作的过程，它可以在相当长的一段时间内提高档案工作在本单位的影响力和领导的相对重视程度。
所谓“集中”，则是突出档案联合执法检查实施过程的时间集中。单位时间内集中检查组部门及成员的主要精力，突出重点，在执法检查双方精力都相对充沛的期限内，完成检查工作，实现预期目标。具体做法是：自《档案执法检查通知书》下发到具体实施检查活动，以及完成《档案执法检查反馈意见》的拟写和反馈，全部工作完成时间应该控制在三周之内——即：检查前一周下发《档案执法检查通知书》；检查活动实施一周；活动结束后一周内，完成活动总结和全部检查单位的《档案执法检查反馈意见》的拟写和反馈工作，结束整个活动。
此外，为了保障检查活动的顺利开展，活动具体组织者——档案部门还应该在检查活动实施之前，密切关注本地区及上级主管部门的重大活动和中心工作的安排，尽量选择相对平静的期间实施检查活动，从而保证执法检查过程中双方人员的参与程度符合预期目标，使检查活动最大限度地发挥其推动本地区档案发展整体进程的作用。 作者单位： 北京市密云县档案局