加强医院档案管理,努力实现档案管理现代化

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  摘 要:如今,我们已经进入了信息时代。我们的社会当中,已经有着许多领域实现了信息化,信息化为我们带来了一个全新的世界。但在这样高速发展的时代之下,还有着许多的医院依然采用传统的档案管理方法,相比于档案管理数据信息化、现代化来说,纸质档案在整理上非常消耗人力、物力,需要查找一些内容的时候相当耗费时间,且存在着信息丢失的缺陷。档案管理现代化能够很好地规避上面所说的问题,所以加强医院档案管理,努力实现档案管理现代化是时代发展的必然趋势,本文将根据这一论点进行详细探讨和分析。
  关键词:医院档案管理;现代化
  一、医院传统档案管理方式存在的问题
  我们都知道,传统档案管理模式已经存在了近百年的时间。信息时代来临之前,我们一直都是运用传统的档案管理模式进行对档案的管理,并且不只医院,各个领域都是如此。但如今,信息时代的来临已经解决了传统管理方式存在的诸多弊病,我们将对传统档案管理方式存在的问题加以分析。
  1.档案管理人员管理意识不强
  档案室是医院组成中非常重要的一部分,对档案的有效管理在很大程度上影响到了医院的主要工作的进行和日常工作的开展,现在医院虽然基本都有档案管理人员,但是仍然有少部分的医院并没有对这方面加以足够的重视。随着时代的发展,医院对先进技术和环境的改善都得到了很大的进步,逐渐告别了传统模式,这就使得档案管理和医院的发展差距越来越远,格格不入,导致了档案管理人员对自己的管理工作较为模糊,实际管理水平和标准的差异越来越大。除此之外,医院的领导也在这方面缺乏有关的认知,没有一个明确的综合管理体系,考核上也比较随便,档案管理工作缺乏相关人才,也就因此变得十分地糟糕,不仅不能实现现代化,甚至起到的作用都微乎其微。
  2.档案管理队伍管理不规范
  医疗事业是随着城市的建设、时代的发展、基础设施的不断完善和进步而发展的。社会各界人士也对医院的发展加以重视,这在一定程度上也使得医疗领域得到了飞跃,在这种情况下,医院产生的信息数据也随着职责的详细分化而更加繁多,这在一定程度上提高了档案管理的难度。因此,档案管理部门的有关工作人员更加需要对档案进行有关管理,但是现在大多医院的管理人员依然保有过去的心态,或者并没有足够的重视档案的管理,抱着得过且过的态度,没有仔细的对重要信息,如患者的资料、照片等进行有效的管理,虽然这种问题过去也出现过,但是因为时代的发展,这些问题更加突出,造成的影响也将更加明显,重要的档案数据经常面临着丢失、错放或者缺失的情况,并且由于是纸质的档案,丢失了就很难再复原,直接影响到医院未来的发展。
  3.管理体系陈旧,管理人员素质不高
  现在时代下,过去的管理体系已经非常得陈旧,医院不仅应当引进信息化技术,还应当对管理体系加以改革,如今档案管理信息量与日俱增,工作量也很高,仅仅依靠人力已经是不能完成管理的任务,所以传统管理模式并不能适应现代社会发展进程。除此之外,由于医院的不重视,管理人员普遍存在着素质不高的情况,这些管理人员大多没有进行系统的教学,缺乏必要的专业知识和职业素养,实际的管理工作也因为这些情况的存在,而受到了影响。这也是我们当前迫切需要对档案管理这一部分进行相关的改革,实现现代化的原因。
  二、加强医院档案管理的措施
  1.完善档案的管理制度,建立新体系
  如今随着信息化技术的运用,医院需要采用以集中统一管理作为原则,从而在档案管理方面实现系统化、制度化、规范化,这在根本上改变了传统档案管理模式的体系,这个新的管理体系范围必须全面,同样也是为了适应医院发展的现状。
  具体的操作便是对专业的档案管理人员加以培养,使得在档案管理方面有着相对应的人才存在,仅凭这一点,就可以解决当前档案管理存在的大多数问题。另外,还需要设定相应的规矩,要求管理人员时常对档案数据进行详细筛查,保证档案数据不会存在丢失、损毁的情况,使得每个岗位都明确自己应当做什么事情,分工明确,各司其职,确定相应的实施细则,使得各个部门之间工作协调。对档案管理的效率加以优化,还可以施行考核制度,管理的情况与评定职称和奖金挂钩,鼓励和鞭策管理人员认真对待自己的工作。
  2.推动档案管理现代化
  这是档案管理加强、改革中最重要的一点。我们已经进入到了信息时代,传统的管理模式已經和新时代的需求格格不入,档案管理与计算机相结合已经是时代发展的必然要求和趋势,在当今时代的现状下,众多医院的档案管理已经都开始进行了信息化和现代化的改革,这是因为信息化的档案管理相对于传统模式来说,可以对信息数据加以有效的保存,而传统数据往往都是纸质的形式,随着时间的推移或者管理的疏忽,就存在着信息损毁和丢失的情况,而信息化很好地避免了这一现象的发生,信息化的档案数据可以一直保存下去,不会因为时间的推移而损毁。另外,传统模式下的档案管理,因为信息的累积,纸质的档案将会越来越多,占据的空间也很大,并且在寻找数据的时候,因其无法避免的混乱性,从而使得数据信息找寻的效率低下,耗费的时间更多。现代化的档案管理可以使得档案更加系统化,可以说是一目了然,排列整齐不会出现混乱的情况,大大地节省了时间。另外,运用现代化的技术,可以在很大程度上节省空间,避免空间资源的浪费。
  3.提高管理人员综合素质
  如何提高管理人员的综合素质?这一直以来是我们进行探讨的一个问题,要解决这一问题,便是先对人才的筛选,我们需要认真谨慎地挑选人才。入职前,管理人员的培训就需要加以重视,并且对不同职能的管理人员,也应该有针对地进行相关的入职培训,通过对其个人的知识水平进行分析,从而进行相关有效的措施,并且还需要从道德方面对管理人员加以规范,使得他们的行为在规定之内,遵守医院所规定的制度,并且有着正确的法律意识,在出现问题时可以明确责任的承担,从而在档案管理方面实现系统化,加强档案管理方面的协调性。   三、实现档案管理现代化的现实意义
  档案管理现代化在各个领域当中目前都需要进行改革,医院作为一个特殊的场所,治病救人,在整个社会上起到至关重要的作用,在这方面的进步自然应当首当其冲。
  1.实现档案管理现代化是为了适应医院的现代需要
  很早之前,我国就针对医院的档案管理进行了一系列的改革和规定,对医院的档案管理进行了较为明确的定义。从医院的现状来看,医院在从事配药、手术,以及对患者的病历进行记录等各个方面,直接形成的具有保存价值的信息,这些档案信息对于日后医院遇到同样的情况如何进行处理有着莫大的帮助,同样还可以为医院的未来发展提供参考和帮助。并且将一些医生独创的一些有效的救治方法进行记录,在有需要的时候可以使得医院能够多救一些人,提升医院的职能。对档案的有效管理,不仅关系到医院的发展,最重要的还是关系到对患者的救治,这些通过档案进行记录,由此可以看出档案起到举足轻重的作用。
  从医院设立开始,档案管理工作就已经成为医院的辅翼,对医院的过去以及未来进行了详尽的记录。随着时代的变革,高校档案的数量每天都在呈几何倍数增长,档案的内容逐渐繁多,档案管理工作的手段也应当随着时间的推移和时代的发展加以革新,以适应新时代的需求。实现档案管理现代化,就可以在一定程度上使档案管理的工作可以适应当前信息数据大爆炸的时代,同样也是医院迫在眉睫的需要。
  2.档案管理现代化满足了社会信息化发展的需要
  21世纪是一个信息大爆炸的时代,医院作为社会中不可或缺的机构之一,很大程度上为社会的安定做出了巨大的贡献。现代化的生活与工作方式使得医院也在潜移默化地发生改变,电子化、信息化的发展使得我们获取信息更加的便捷,面对来自各地、各个领域的庞大信息群,医院更加有必要对各类信息进行尽快整合。这个时候,自动化、现代化的信息管理就可以起到很大的作用,档案管理的现代化不仅仅是时代和科技的需求,同样也是社会对医院寄予了更深的期望,现代化对档案的管理方式是可以引领其跟随时代,更上一层楼的有效措施。实现现代化档案管理可以有效对繁杂的信息进行筛选整合,减轻档案管理工作者的负担,并且新时代的档案管理也对档案管理的工作人员提出了新的要求,所以为了能够让档案管理在新的时代依旧发挥其原本的重要作用,实现现代化,便可以对信息资源进行有效利用,对医院未来的发展起到帮助,更好为广大国民服务。
  四、实现医院档案管理现代化的实际措施
  1.对现代化档案管理的理念加以更新
  观念是能够成功做成一件事情的前提,只有观念正确,一些事情才能够顺利得到实施,有着正确的思想观念,才能使得现代化档案管理变成现实,正确的观念才是基础,如果不能树立正确的思想观念,那么即便是在科技与制度上面都采取了世界最为先进的办法,现有档案管理工作上存在的问题依然不能加以解决,档案管理现代化的实现更是难以进行。在医院当中,使档案管理工作人员有着现代化的观念虽然比较简单,但是其中还存在着许多问题,如制度上,就需要先加强对档案管理人员的要求。医院不比其他领域,有着可以传播先进历史的良好氛围,所以在这方面的工作必须加以重视,以专门培养档案管理人员的现代化观念为先,在医院里大力引进信息化技术,采用信息化设备,填补缺乏优良氛围的缺陷,从而使得医院工作人员的观念转变,形成现代化档案管理的理念。
  2.更新现代化档案管理的软硬件设施
  所谓工欲善其事,必先利其器,光有现代化的观念与管理能力,却没有相关的设施作为帮助,也是巧妇难为无米之炊,现代化档案管理的工作也就难以进行,所以在传递现代化档案管理的理念同时,医院也需要采用现代化的软硬件基础设施,这也是现代化档案管理实现的基础条件之一。现在我们的时代可谓是发生了日新月异的变化,和传统模式相比,现在的科学技术已经是非常发达,传统的器械已经和现代化的器械有着很大的差距,而随着电子化、信息化的高速发展,目前现代化档案管理已经有着更多的技术和工具可以为其提供帮助,这些是现代化档案管理实现的必要条件。如何运用先进的科学技术,使得这些科学技术加以推广,都需要有着相关的软硬件设施加以帮助才能够实现,虽然现在医院的档案管理部门已经在这方面有所投入,但是力度还不够,大部分的管理工作依然只是针对档案的管理及维护的,仍然还有许多工作没有完成,信息化的档案管理手段并没有得到完全的实施。
  3.加快现代化档案队伍建设
  人才同樣是实行现代化档案管理最重要的手段,是宝贵的资源和财富,先进的技术实施,同样也需要匹配有着先进能力的人才,医院需要秉承科学发展观,将以人为本的理念作为原则,重视对人才的培养和提高待遇。合理地运用人才,鼓励这些档案管理人才开展自我学习,使其主动对素材进行收集和有效管理,医院也需要隔一段时间对这些人才进行相关的培训,使得他们可以和时代与时俱进,保持最新的计算机、信息技术,注重提高管理人员的档案管理意识和管理水平,这样便可以使得现代化档案队伍能够得到建设。
  五、结束语
  通过上面的分析我们可以得知,在当今时代中,医院档案管理的现代化已经是顺应时代发展的必然趋势,并且档案管理现代化在很大程度上,为我国医学的发展提供了很大的助力。这是现代化信息技术的先天优势所决定的,实现档案管理现代化可以在很大的程度上节省时间,节省成本,提高寻找档案的效率,并且还可以保证重要的档案不会丢失,当出现紧急情况的时候,对档案的查找也更加方便。通过本文的分析能够发现,加强医院档案管理是目前医院首要解决的问题,实现档案管理现代化是医院未来发展的必然趋势,取代传统档案,对传统档案的管理实现改良和革新是适应现代社会发展的举措,在很大程度上可以节省传统模式下的人力、物力,加强科室之间更加方便地进行信息交流,提升了工作的效率,从整体而言,其实用性也为我们带来了更多的好处,笔者相信档案管理的现代化将对医学领域产生深远的影响。但是存在的不足,由于笔者自身学识尚浅,对于研究的内容和方法存在一定误差,对于加强医院档案管理、实现档案管理现代化研究方面没有深入研究,没有办法对于相关问题和相关措施提出方法,而研究的加强医院档案管理、实现档案管理现代化也仅仅是根据自身的研究作为基础,在领域上不能够广义地包含每一种情况和设计,只能作为解决当前存在问题的单方面参考。在文章中,可能有存在纰漏的地方,学者在后续的研究当中,应该了解自身的研究内容,谨慎参考意见。
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  (作者单位:陕西省榆林市第二医院人力资源科)
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