论文部分内容阅读
[摘 要]档案管理在事业单位的发展和建设中有着重要的地位和作用，随着知识经济时代和信息化的发展，事业单位对档案管理也提出了新的要求。只有将先进的管理理念和管理方式运用到档案管理的工作当中，才能不断地优化事业单位的档案管理活动，改善管理环境，从而大大提高管理效率。
[关键词]事业单位 档案管理 重要性
中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）04-0511-01
1 档案管理概述
档案管理也称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理也就是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。
2 档案管理的现状
社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化。以中国产品竞争力第一的协达软件为例，其档案管理在系统中，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。就目前现状而言，档案管理存在以下几个问题。
（1）档案管理方面的软件缺乏统一性。
（2）对于档案管理基础工作，其标准化和规范化需要不断完善。
（3）现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应现代化档案管理的要求。
（4）档案信息管理人员的素质有待提高。
3 加强事业单位档案管理的措施
3.1 要实现档案计算机管理，必须遵循行业标准化和规范化
档案计算机管理的标准规范表现在两个方面：其一，檔案计算机软件开发必须遵循行业规范标准，按照档案工作的规范要求设计开发，以便网络化管理，信息资源共享。其二，档案基础工作必须规范标准，这是实现现代化的根本保证。作为推广应用的商品化档案管理软件，其标准化、规范要求的条件更高，只有这样才能达到通用性和实用性。但在我们推广档案计算机管理软件中发现，目前很多单位的档案管理都不够规范。如档号的编制、卷内目录填写随心所欲，标准不一。归档的文件无作者、无日期、无底稿，文件题名过简或过长等情况屡见不鲜。如此将直接影响档案计算机管理的质量。早在1979年国务院颁发的《中华人民共和国标准化条例》指出：标准化是组织现代化的重要手段，是科学管理的重要组成部分，没有标准化，没有专业化，就没有高质量，高速度。因此，遵循行业标准化和规范化是实现档案计算机管理的前提。
3.2 事业单位档案管理软件要实用，以便于档案管理人员操作
在遵循标准、规范的基础上，机关档案管理软件的开发要从科学、实用出发，结合机关档案工作实际，便于操作者使用。档案计算机的操作不能过于复杂，文字录入工作不可用专业打字员的标准来要求档案人员。否则，档案计算机的推广应用工作在基层档案工作中难以开展。因此需要开发出自动化程度高、操作简单、档案数据录入快捷的档案软件。最好要具备易学、易懂、易维护的特点，类似于“傻瓜型照相机”的“傻瓜型档案管理软件”，使人人都会操作使用，便于推广。
3.3 对电子文件档案原始性、真实性要做好认定工作
鉴于电子文件信息记录形式与传统载体文件信息记录形式存在很大差异，决定了电子档案原始性、真实性的认识必须基于一种新的概念、新的认识和新的确认方法，由于传统纸质文件的内容与其所依附的纸质载体是不可分离，文件的原始性是附着于文件的载体和载体上信息形式的原始性之中，这就是大家所熟知的“原件”概念，然而对于电子文件而言由于其信息与载体相对的独立性。决定了电子文件不存在“原件”这一概念的事实，但是我们不能否认它具有原始记录性的存在，即原始性也是电子档案的最基本的档案学属性，电子档案的特性使我们在认定其原始性时，要从新建立一个针对电子档案的“原件”概念，从而进一步确立其信息内容的原始性。
3.4 要处理好电子档案与纸质档案之间的关系
目前电子档案与纸质档案共存的局面已经形成，对电子档案和纸质档案进行共同管理对档案界来说是一个新的课题。两种不同载体的档案有着各自的特点，既有相对的独立性，又具有统一性，这就要求我们在具体的实际工作中既要坚持档案的基本原则，又不至于将纸质档案的管理理论方法生搬硬套于电子档案，既有利于创建电子管理理论、方法和技术，也有利于不盲目地将纸质文件档制成电子副本，造成不必要的财力、物力的浪费，这样才有可能在电子档案大量涌现时，我们真正做到既重视电子档案，搞好电子档案的管理，又能正确地对待纸质档案，使其继续发挥应有的作用，只有使二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为社会服务。
3.5 提高认识，加强领导
档案工作涉及面广、量大，仅靠综合档案室力量是远远不够的，各级各部门要进一步提高对档案工作认识，不断增强档案意识，重点强调做好档案管理工作的使命感、危机感和责任感，从思想深度彻底摆脱档案工作的“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”的现状，要把档案工作作为一项重要事情来抓，切实抓紧、抓实、抓出成效，逐步形成人人想档案、人人干档案的深厚氛围。
3.6 要提高档案管理人员的计算机水平
在知识经济飞速发展的数字化时代，计算机技术为档案管理注入了新鲜的血液，加快了数字化建设步伐。作为档案工作者，如果仅仅站在传统的手工操作管理模式上是远远不够的，档案工作人员的计算机知识水平有待加强，其是档案事业前进的重要保障。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。只有档案工作人员的计算机水平提高了，才能使用好档案软件，才能更好地利用现代化的管理理念管理好档案。
4 档案管理工作中的两个注意事项
在档案管理工作中，要维护档案的完整与安全。
维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；二是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。
维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；二是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。
便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。
5 结语
加强事业单位档案管理工作是事业单位发展过程中不可或缺的基础，事业单位的档案管理活动要融入更多先进的管理理念和管理方式，不断改善管理环境，从而提高管理效率。随着计算机技术的普及其应用的迅速发展，人们已把学习掌握计算机技能看作是通向21世纪的一张绿卡。作为档案部门如何适应时代发展的需要，应用计算机技术管理档案，是当前摆在档案管理人员面前的一项重要课题。
参考文献
[1] 陈秀慧.浅谈信息时代下的档案管理[J].中小企业管理与科技，2013（12）.
[2] 赵春秀.做好档案管理工作的体会[J].中国纤检，2013（23）.
[3] 丁惠芳.对创新档案管理工作思路的理性思考分析[J].商，2013（21）.
[关键词]事业单位 档案管理 重要性
中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）04-0511-01
1 档案管理概述
档案管理也称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理也就是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。
2 档案管理的现状
社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化。以中国产品竞争力第一的协达软件为例，其档案管理在系统中，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。就目前现状而言，档案管理存在以下几个问题。
（1）档案管理方面的软件缺乏统一性。
（2）对于档案管理基础工作，其标准化和规范化需要不断完善。
（3）现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应现代化档案管理的要求。
（4）档案信息管理人员的素质有待提高。
3 加强事业单位档案管理的措施
3.1 要实现档案计算机管理，必须遵循行业标准化和规范化
档案计算机管理的标准规范表现在两个方面：其一，檔案计算机软件开发必须遵循行业规范标准，按照档案工作的规范要求设计开发，以便网络化管理，信息资源共享。其二，档案基础工作必须规范标准，这是实现现代化的根本保证。作为推广应用的商品化档案管理软件，其标准化、规范要求的条件更高，只有这样才能达到通用性和实用性。但在我们推广档案计算机管理软件中发现，目前很多单位的档案管理都不够规范。如档号的编制、卷内目录填写随心所欲，标准不一。归档的文件无作者、无日期、无底稿，文件题名过简或过长等情况屡见不鲜。如此将直接影响档案计算机管理的质量。早在1979年国务院颁发的《中华人民共和国标准化条例》指出：标准化是组织现代化的重要手段，是科学管理的重要组成部分，没有标准化，没有专业化，就没有高质量，高速度。因此，遵循行业标准化和规范化是实现档案计算机管理的前提。
3.2 事业单位档案管理软件要实用，以便于档案管理人员操作
在遵循标准、规范的基础上，机关档案管理软件的开发要从科学、实用出发，结合机关档案工作实际，便于操作者使用。档案计算机的操作不能过于复杂，文字录入工作不可用专业打字员的标准来要求档案人员。否则，档案计算机的推广应用工作在基层档案工作中难以开展。因此需要开发出自动化程度高、操作简单、档案数据录入快捷的档案软件。最好要具备易学、易懂、易维护的特点，类似于“傻瓜型照相机”的“傻瓜型档案管理软件”，使人人都会操作使用，便于推广。
3.3 对电子文件档案原始性、真实性要做好认定工作
鉴于电子文件信息记录形式与传统载体文件信息记录形式存在很大差异，决定了电子档案原始性、真实性的认识必须基于一种新的概念、新的认识和新的确认方法，由于传统纸质文件的内容与其所依附的纸质载体是不可分离，文件的原始性是附着于文件的载体和载体上信息形式的原始性之中，这就是大家所熟知的“原件”概念，然而对于电子文件而言由于其信息与载体相对的独立性。决定了电子文件不存在“原件”这一概念的事实，但是我们不能否认它具有原始记录性的存在，即原始性也是电子档案的最基本的档案学属性，电子档案的特性使我们在认定其原始性时，要从新建立一个针对电子档案的“原件”概念，从而进一步确立其信息内容的原始性。
3.4 要处理好电子档案与纸质档案之间的关系
目前电子档案与纸质档案共存的局面已经形成，对电子档案和纸质档案进行共同管理对档案界来说是一个新的课题。两种不同载体的档案有着各自的特点，既有相对的独立性，又具有统一性，这就要求我们在具体的实际工作中既要坚持档案的基本原则，又不至于将纸质档案的管理理论方法生搬硬套于电子档案，既有利于创建电子管理理论、方法和技术，也有利于不盲目地将纸质文件档制成电子副本，造成不必要的财力、物力的浪费，这样才有可能在电子档案大量涌现时，我们真正做到既重视电子档案，搞好电子档案的管理，又能正确地对待纸质档案，使其继续发挥应有的作用，只有使二者有机地结合起来，充分发挥各类档案信息资源，才能更好地为社会服务。
3.5 提高认识，加强领导
档案工作涉及面广、量大，仅靠综合档案室力量是远远不够的，各级各部门要进一步提高对档案工作认识，不断增强档案意识，重点强调做好档案管理工作的使命感、危机感和责任感，从思想深度彻底摆脱档案工作的“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”的现状，要把档案工作作为一项重要事情来抓，切实抓紧、抓实、抓出成效，逐步形成人人想档案、人人干档案的深厚氛围。
3.6 要提高档案管理人员的计算机水平
在知识经济飞速发展的数字化时代，计算机技术为档案管理注入了新鲜的血液，加快了数字化建设步伐。作为档案工作者，如果仅仅站在传统的手工操作管理模式上是远远不够的，档案工作人员的计算机知识水平有待加强，其是档案事业前进的重要保障。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。只有档案工作人员的计算机水平提高了，才能使用好档案软件，才能更好地利用现代化的管理理念管理好档案。
4 档案管理工作中的两个注意事项
在档案管理工作中，要维护档案的完整与安全。
维护完整有两方面的含义：一是从数量上要保证档案齐全，不致残缺短少；二是从质量上要保持档案的有机联系，不能人为割裂分散或零乱堆砌。
维护安全也有两方面的含义：一是力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命；二是保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。
便于利用是全部档案管理活动的最终目的，也是检验档案管理工作的一个标准。档案是历史的见证，都反映一定的历史事实，不允许任意篡改或修正，所以维护档案的真实性，保持档案的原貌，也是档案管理工作必须遵循的原则之一。
5 结语
加强事业单位档案管理工作是事业单位发展过程中不可或缺的基础，事业单位的档案管理活动要融入更多先进的管理理念和管理方式，不断改善管理环境，从而提高管理效率。随着计算机技术的普及其应用的迅速发展，人们已把学习掌握计算机技能看作是通向21世纪的一张绿卡。作为档案部门如何适应时代发展的需要，应用计算机技术管理档案，是当前摆在档案管理人员面前的一项重要课题。
参考文献
[1] 陈秀慧.浅谈信息时代下的档案管理[J].中小企业管理与科技，2013（12）.
[2] 赵春秀.做好档案管理工作的体会[J].中国纤检，2013（23）.
[3] 丁惠芳.对创新档案管理工作思路的理性思考分析[J].商，2013（21）.