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面对成堆的档案和资料，WPS格式、Word格式、Excel格式、网页格式、TXT格式、图片格式，甚至还有我们不常用的排版软件格式,我们要把他们整理出来，方便以后查询，用什么方法好呢？
当然，我们可以给各个文件规范标题，然后放到相应的分类目录里面。可是我们要浏览P65文件的时候，难道还要安装古老的排版软件PageMaker？
或者将文档都转换成TXT格式文件，但格式和图片就荡然无存了。
或者转换成网页格式？相对好点，但有些格式文件无法转换为网页。而且长文档通过网页浏览还非常麻烦。
或者可以将他们打印出来，分类存档，但如果有几千上万页的文件，打印出来成本高不说，查看和检索也不轻松。
其实我们可以将我们所看到的文档，通通转换成PDF格式，然后再做一些简单的批量处理，就可以随心所欲地查看、搜索和分类检索各种文档资料了。
要解决的困惑
1 转换PDF总是很麻烦，如何才能批量转换各种文档到PDF?
2 PDF文档太大了，如何批量优化与合并PDF文档？
3 跳转PDF页面文档很费周折，如何批量为PDF文档添加跳转书签？
4 一大堆PDF文档，怎么才能通过关键词找到需要的内容？
5 有没有办法通过分类目录，直接访问PDF文档中的某个页面？
批量转换PDF文档，其实很简单
PDF文档大家可能在电子说明书中接触得较多，不少人可能还感觉陌生，以为是很专业的东西，也不知道用什么工具来处理PDF文档。其实现在越来越多的工具支持PDF了，包括WPS和Office 2007。
将Office文档转换成PDF
使用Office 2007将文档转换成PDF很简单，只要打开该文件，然后点击左上角的“Office按钮→另存为”，然后在“保存类型”里选择PDF,按“保存”即可得到PDF文件。Word 2007、Excel 2007、Powerpoint 2007方法完全相同。
其实最好的PDF批量转换工具，还是PDF的发明者Adobe公司出品的Adobe Acrobat。这是一款商业软件，最新版为9.0，但价格有些高昂，增强版为3000多元。但Adobe公司为了推广PDF，提供30天全功能试用版，下载地址为http://www.adobe.com/cn/products/acrobatpro/tryout.html，不过需要注册才能下载。大家可以到http://www.adobe.com/cn/products/acrobatpro/去了解该软件的具体功能。
使用Acrobat批量转换PDF
启动Adobe Acrobat，选择“文件→创建PDF→批量创建多个文件”，在弹出窗口中选择左上角的“添加文件”，然后批量添加要转换的PDF文件，也可以添加整个文件夹，然后弹出参数选择窗口（见图1），一般按照默认设置即可，确定后，文档即开始批量转换了。
小提示
★使用Office 2007批量转换PDF,需要用到Office 2007的宏，稍微有些麻烦，感兴趣的读者可以参考http://softbbs.pconline.com.cn/2922129.html。
★Adobe公司的设计软件套装Adobe Creative Suite里面，也包含有Adobe Acrobat。Adobe Acrobat安装时间比较长，因为它将搜索所有系统里安装的程序，并添加自己的控件到支持的程序中，使程序将具有转换PDF文档的功能。另外，第三方PDF的转换、编辑工具也很多，不过通过多年试用，从稳定性和兼容性来讲，Adobe Acrobat还是独占鳌头。
★Acrobat转换的时候，需要你正确安装文档的支持程序，如转换Word文档，需要正确安装Office。这是因为转换PDF的过程，实际是一种虚拟打印过程，而这个虚拟打印，需要文档的支持程序才能实现。
小知识
Acrobat具有非常强的文档转换功能，从AutoCAD到各种Office文件，从各种图片到各种多媒体格式（包含手机电影）。如我们转换一个网页，可以惊喜地发现转换成的PDF包含了Flash动画！而且所有的长网页都进行了自动分页。
优化与合并PDF文档
PDF文档是个筐，什么都可以往里装。确实，PDF文档可以保留原来文档的所有细节，但如果我们只是用来检索、查看，就不需要文档里面有Flash动画、精细的图片以及“原汁原味”的字体。这个时候可以优化PDF文档，使它变小一点。
另外一方面，如果零碎的文档很多，特别是很多排版设计文档，一页就是一个文件，为了归档，需将多个PDF文档合并成一个PDF文档，这样阅读起来不但方便，还可以从整体上减小文档的体积，因为PDF不用为每个文档都重复嵌入字体了。
优化PDF文档
在Adobe Acrobat中打开要优化的PDF文档，选择“文档→减少文件大小”，弹出参数设置窗口（见图2），按照默认设置即可，确定后即可开始优化。如果想批量优化，可以在图2的设置窗口中，点击“应用到多个文档”，然后添加要批量优化的文档或文件夹即可。
小提示
“减少文件大小”优化操作是一个快速优化操作，主要是合并字体、优化图片。如果想根据自己需要来优化PDF文档，或者想更大比例地减小PDF文档体积，可以使用菜单“高级→PDF优化器”，在这里面可以设置丢掉Flash动画、调整图片分辨率、取消嵌入的字体等操作。
合并PDF文档
在Adobe Acrobat中选择“文件→合并→合并文件到单个PDF”菜单，然后添加要合并的PDF文档（见图3）。注意，通过窗口下面的“上移、下移”按钮，可以使要合并的文档按需要的顺序排列。在底部右边还可选择合并后文档的大小（用3个不同大小的页面示意3种大小），最后点击“合并文档”即可。
小提示
可以在文件夹中，点击要合并的文件，然后在鼠标右键菜单中选择“在Acrobat中合并支持的文件”， 这一个步骤中可以将批量转换、优化、合并都统一到一起完成。不过并不建议用这个方法，因为如果转换文件多，容易出故障。另外没有未优化、未合并的中间文件，为以后的重复使用带来不便。
添加PDF书签不用愁
当我们合并了一个上百页的PDF文档，如果按照顺序翻阅那就太麻烦了，大家都知道PDF文档中可设置书签，我们可以根据书签跳转到需要阅读的页面。不过书签好用，制作起来就比较麻烦了。在Acrobat中最快捷的制作书签的方法就是：用鼠标选择某个页面中的标题，然后按Ctrl+B，即添加上书签了。但如果标题很多，每页都需要添加，工作量也不可小视。
书签添加绝技1：
如果我们是将Word文档转换成PDF，如果Word文档建立了文档大纲目录，Acrobat转换时会自动将大纲目录生成PDF的书签。
书签添加绝技2：
可以借助一款PDF挂书签工具FreePic2Pdf（下载地址：http://www.newhua.com/soft/70313.htm），先将目录制作成一个TXT文本文件，然后通过它添加到PDF中成为书签。
FreePic2Pdf是款个人免费工具，主要功能是将图片转换成PDF文档，给PDF添加书签属于附属功能。在软件主界面右下角点击“更改PDF”按钮，然后按照界面提示操作即可（见图4）。如果不清楚挂书签的文本格式要求，可以先将一个带书签的PDF文件“取”出TXT文本的书签，然后参照此格式即可——非常简单。
小提示
利用此工具，通过“挂”和“取”，就可以用记事本、Excel等软件修改添加书签，比在Acrobat中进行书签修改方便得多。不过此工具最多只能挂3000行书签，取则无限制。
快速检索PDF
PDF阅读软件Adobe Reader提供了对PDF文档的检索功能，但如果PDF文档比较大，或者检索的PDF文件比较多，则要花费很多的时间，检索多文档时操作也比较麻烦。其实用Adobe Acrobat可以制作一个索引文件，Adobe Reader可以利用这个索引文件对大量文档进行快速检索。
制作PDF索引文件
在Adobe Acrobat中选择“高级→文档处理→编录全文索引”菜单，在打开的窗口中选择“新建索引”（见图5），然后输入新建索引的名称，然后在“包含这些目录”栏中选择“添加”，添加要建立索引的PDF文件夹,可以添加多个文件夹，然后点击“构建”，如果PDF文档比较多，则可能花费较长的时间，即生成扩展名为PDX的索引文件。现在用Adobe Reader打开该索引文件，弹出搜索窗口，试试搜索速度,是不是眨眼就好呢？
小提示
选择菜单“高级→文档处理→管理嵌入索引”，可以将一个文档的索引嵌入该文档，这样使用Adobe Reader搜索时候会快上很多。如果有新的PDF文档产生，而又不想重新费时生成所有文档的索引，可以只生成新文档的索引，然后用Adobe Reader搜索时，将所有的索引文件都选上即可。另外，搜索的时候，可以善用搜索的参数设置，实现只搜索书签目录、排除搜索等要求。
通过网页快速进入需要的PDF页面
PDF文档整理好了，但查看起来还是不太方便，如果能有一个网页格式的目录，想看某个PDF的某个页面，点击目录就直接跳转到该页，比要先打开PDF文档再通过书签跳转要方便得多。其实安装了Adobe Reader，就可以轻松实现，因为Adobe Reader在IE中安装了插件，支持IE打开指定页码的PDF文档。
制作网页格式的PDF文件分类目录
通过FreePic2Pdf将PDF的书签导出成为TXT文本，用Word打开，选择某个书签标题，点击右键，选择“超链接”，然后在地址栏填入“文件1.pdf#page=5”，表示链接到“文件1.pdf”,打开第5页。将其他需要链接的目录都如此操作。然后另存为HTML文件，再用IE打开HTML文件，点击某个标题，IE就直接打开了PDF格式的“文件1”第5页了。
小提示
可以在Word中对目录进行分类排版，也可以导入到Dreamweaver等专业网页制作工具中进行完善。如果目录比较多，可以先将书签文本导入到Excel，然后用HYPERLINK自动添加超链接函数来批量添加超链接，稍微熟悉Excel的都能快速完成。
网上电子档案库
由于PDF文档的特性，非常适合用它来归类保存各种形形色色的文档，而且更关键的是，我们可以将他们统一放到局域网或者因特网服务器上，供网内网外的用户方便地查询。我们相信，看了此文，你也能为你的公司打造一个成本低廉的网上档案馆。(文/德罡)
当然，我们可以给各个文件规范标题，然后放到相应的分类目录里面。可是我们要浏览P65文件的时候，难道还要安装古老的排版软件PageMaker？
或者将文档都转换成TXT格式文件，但格式和图片就荡然无存了。
或者转换成网页格式？相对好点，但有些格式文件无法转换为网页。而且长文档通过网页浏览还非常麻烦。
或者可以将他们打印出来，分类存档，但如果有几千上万页的文件，打印出来成本高不说，查看和检索也不轻松。
其实我们可以将我们所看到的文档，通通转换成PDF格式，然后再做一些简单的批量处理，就可以随心所欲地查看、搜索和分类检索各种文档资料了。
要解决的困惑
1 转换PDF总是很麻烦，如何才能批量转换各种文档到PDF?
2 PDF文档太大了，如何批量优化与合并PDF文档？
3 跳转PDF页面文档很费周折，如何批量为PDF文档添加跳转书签？
4 一大堆PDF文档，怎么才能通过关键词找到需要的内容？
5 有没有办法通过分类目录，直接访问PDF文档中的某个页面？
批量转换PDF文档，其实很简单
PDF文档大家可能在电子说明书中接触得较多，不少人可能还感觉陌生，以为是很专业的东西，也不知道用什么工具来处理PDF文档。其实现在越来越多的工具支持PDF了，包括WPS和Office 2007。
将Office文档转换成PDF
使用Office 2007将文档转换成PDF很简单，只要打开该文件，然后点击左上角的“Office按钮→另存为”，然后在“保存类型”里选择PDF,按“保存”即可得到PDF文件。Word 2007、Excel 2007、Powerpoint 2007方法完全相同。
其实最好的PDF批量转换工具，还是PDF的发明者Adobe公司出品的Adobe Acrobat。这是一款商业软件，最新版为9.0，但价格有些高昂，增强版为3000多元。但Adobe公司为了推广PDF，提供30天全功能试用版，下载地址为http://www.adobe.com/cn/products/acrobatpro/tryout.html，不过需要注册才能下载。大家可以到http://www.adobe.com/cn/products/acrobatpro/去了解该软件的具体功能。
使用Acrobat批量转换PDF
启动Adobe Acrobat，选择“文件→创建PDF→批量创建多个文件”，在弹出窗口中选择左上角的“添加文件”，然后批量添加要转换的PDF文件，也可以添加整个文件夹，然后弹出参数选择窗口（见图1），一般按照默认设置即可，确定后，文档即开始批量转换了。
小提示
★使用Office 2007批量转换PDF,需要用到Office 2007的宏，稍微有些麻烦，感兴趣的读者可以参考http://softbbs.pconline.com.cn/2922129.html。
★Adobe公司的设计软件套装Adobe Creative Suite里面，也包含有Adobe Acrobat。Adobe Acrobat安装时间比较长，因为它将搜索所有系统里安装的程序，并添加自己的控件到支持的程序中，使程序将具有转换PDF文档的功能。另外，第三方PDF的转换、编辑工具也很多，不过通过多年试用，从稳定性和兼容性来讲，Adobe Acrobat还是独占鳌头。
★Acrobat转换的时候，需要你正确安装文档的支持程序，如转换Word文档，需要正确安装Office。这是因为转换PDF的过程，实际是一种虚拟打印过程，而这个虚拟打印，需要文档的支持程序才能实现。
小知识
Acrobat具有非常强的文档转换功能，从AutoCAD到各种Office文件，从各种图片到各种多媒体格式（包含手机电影）。如我们转换一个网页，可以惊喜地发现转换成的PDF包含了Flash动画！而且所有的长网页都进行了自动分页。
优化与合并PDF文档
PDF文档是个筐，什么都可以往里装。确实，PDF文档可以保留原来文档的所有细节，但如果我们只是用来检索、查看，就不需要文档里面有Flash动画、精细的图片以及“原汁原味”的字体。这个时候可以优化PDF文档，使它变小一点。
另外一方面，如果零碎的文档很多，特别是很多排版设计文档，一页就是一个文件，为了归档，需将多个PDF文档合并成一个PDF文档，这样阅读起来不但方便，还可以从整体上减小文档的体积，因为PDF不用为每个文档都重复嵌入字体了。
优化PDF文档
在Adobe Acrobat中打开要优化的PDF文档，选择“文档→减少文件大小”，弹出参数设置窗口（见图2），按照默认设置即可，确定后即可开始优化。如果想批量优化，可以在图2的设置窗口中，点击“应用到多个文档”，然后添加要批量优化的文档或文件夹即可。
小提示
“减少文件大小”优化操作是一个快速优化操作，主要是合并字体、优化图片。如果想根据自己需要来优化PDF文档，或者想更大比例地减小PDF文档体积，可以使用菜单“高级→PDF优化器”，在这里面可以设置丢掉Flash动画、调整图片分辨率、取消嵌入的字体等操作。
合并PDF文档
在Adobe Acrobat中选择“文件→合并→合并文件到单个PDF”菜单，然后添加要合并的PDF文档（见图3）。注意，通过窗口下面的“上移、下移”按钮，可以使要合并的文档按需要的顺序排列。在底部右边还可选择合并后文档的大小（用3个不同大小的页面示意3种大小），最后点击“合并文档”即可。
小提示
可以在文件夹中，点击要合并的文件，然后在鼠标右键菜单中选择“在Acrobat中合并支持的文件”， 这一个步骤中可以将批量转换、优化、合并都统一到一起完成。不过并不建议用这个方法，因为如果转换文件多，容易出故障。另外没有未优化、未合并的中间文件，为以后的重复使用带来不便。
添加PDF书签不用愁
当我们合并了一个上百页的PDF文档，如果按照顺序翻阅那就太麻烦了，大家都知道PDF文档中可设置书签，我们可以根据书签跳转到需要阅读的页面。不过书签好用，制作起来就比较麻烦了。在Acrobat中最快捷的制作书签的方法就是：用鼠标选择某个页面中的标题，然后按Ctrl+B，即添加上书签了。但如果标题很多，每页都需要添加，工作量也不可小视。
书签添加绝技1：
如果我们是将Word文档转换成PDF，如果Word文档建立了文档大纲目录，Acrobat转换时会自动将大纲目录生成PDF的书签。
书签添加绝技2：
可以借助一款PDF挂书签工具FreePic2Pdf（下载地址：http://www.newhua.com/soft/70313.htm），先将目录制作成一个TXT文本文件，然后通过它添加到PDF中成为书签。
FreePic2Pdf是款个人免费工具，主要功能是将图片转换成PDF文档，给PDF添加书签属于附属功能。在软件主界面右下角点击“更改PDF”按钮，然后按照界面提示操作即可（见图4）。如果不清楚挂书签的文本格式要求，可以先将一个带书签的PDF文件“取”出TXT文本的书签，然后参照此格式即可——非常简单。
小提示
利用此工具，通过“挂”和“取”，就可以用记事本、Excel等软件修改添加书签，比在Acrobat中进行书签修改方便得多。不过此工具最多只能挂3000行书签，取则无限制。
快速检索PDF
PDF阅读软件Adobe Reader提供了对PDF文档的检索功能，但如果PDF文档比较大，或者检索的PDF文件比较多，则要花费很多的时间，检索多文档时操作也比较麻烦。其实用Adobe Acrobat可以制作一个索引文件，Adobe Reader可以利用这个索引文件对大量文档进行快速检索。
制作PDF索引文件
在Adobe Acrobat中选择“高级→文档处理→编录全文索引”菜单，在打开的窗口中选择“新建索引”（见图5），然后输入新建索引的名称，然后在“包含这些目录”栏中选择“添加”，添加要建立索引的PDF文件夹,可以添加多个文件夹，然后点击“构建”，如果PDF文档比较多，则可能花费较长的时间，即生成扩展名为PDX的索引文件。现在用Adobe Reader打开该索引文件，弹出搜索窗口，试试搜索速度,是不是眨眼就好呢？
小提示
选择菜单“高级→文档处理→管理嵌入索引”，可以将一个文档的索引嵌入该文档，这样使用Adobe Reader搜索时候会快上很多。如果有新的PDF文档产生，而又不想重新费时生成所有文档的索引，可以只生成新文档的索引，然后用Adobe Reader搜索时，将所有的索引文件都选上即可。另外，搜索的时候，可以善用搜索的参数设置，实现只搜索书签目录、排除搜索等要求。
通过网页快速进入需要的PDF页面
PDF文档整理好了，但查看起来还是不太方便，如果能有一个网页格式的目录，想看某个PDF的某个页面，点击目录就直接跳转到该页，比要先打开PDF文档再通过书签跳转要方便得多。其实安装了Adobe Reader，就可以轻松实现，因为Adobe Reader在IE中安装了插件，支持IE打开指定页码的PDF文档。
制作网页格式的PDF文件分类目录
通过FreePic2Pdf将PDF的书签导出成为TXT文本，用Word打开，选择某个书签标题，点击右键，选择“超链接”，然后在地址栏填入“文件1.pdf#page=5”，表示链接到“文件1.pdf”,打开第5页。将其他需要链接的目录都如此操作。然后另存为HTML文件，再用IE打开HTML文件，点击某个标题，IE就直接打开了PDF格式的“文件1”第5页了。
小提示
可以在Word中对目录进行分类排版，也可以导入到Dreamweaver等专业网页制作工具中进行完善。如果目录比较多，可以先将书签文本导入到Excel，然后用HYPERLINK自动添加超链接函数来批量添加超链接，稍微熟悉Excel的都能快速完成。
网上电子档案库
由于PDF文档的特性，非常适合用它来归类保存各种形形色色的文档，而且更关键的是，我们可以将他们统一放到局域网或者因特网服务器上，供网内网外的用户方便地查询。我们相信，看了此文，你也能为你的公司打造一个成本低廉的网上档案馆。(文/德罡)