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教务管理是学校教学管理工作的核心,是学校提高教学质量,实现功能定位和办学模式的重要保证。所以,我们在教学教务管理如何适应并促进新型办学模式的方面进行了努力的探索和积极的实践,电大教务管理必须坚持走“规范化、信息化、网络化”之路,以确保以质量为重点的规范化、现代化的教学教务管理模式。
一、完善学生学籍档案管理的必要性和作用
以服务为宗旨,以就业为导向,以改革创新为动力所形成的新的中等职业教育形式和特有的优势,向人们展示着强大的生命力和广阔的前景。电大中专办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员对象的差异性给整个教务管理工作提出了新的要求。目前,学籍档案工作是学校教务管理的基础性和关键性工作,完善学生学籍档案,保存好原始的第一手学籍档案资料,对于作好学生电子学籍的档案工作是至关重要的。
学籍档案是记录学生在校学习活动的第一手资料,它的基本属性是原始记录,这个属性确定了学籍档案具有真实性、可靠性、价值性和研究性的特点。学籍档案可以作为学校各项工作的考查凭证,它不但是对学生在校期间德、智、体诸方面的表现的全面反映,而且还是发放国家助学金的基本依据,同时也为研究教学与教务管理提供依据,从而探索新的管理模式,真正实现以人为本的管理。正确认识学生学籍档案工作的重要性,树立全心全意为学生服务的观念,一切从学生出发,以学生为中心,开拓创新,加快学籍档案电子化管理,提高试点工作的教务管理水平。学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个环节。
二、分门别类、建立不同形式的学籍档案
首先要从思想上重视学籍档案工作。要把学籍档案工作摆在学校工作的重要议事日程上来,抽调精兵强将,充实学籍档案管理岗位,让那些熟悉计算机基本知识、协作精神好、吃苦精神强、具有一定档案专业知识水平和实际工作能力的同志担此重任,以保证各项学籍档案业务活动的正常进行。学籍档案工作的根木目的是为管理提供学生在校期间的学分、成绩、学籍变动等资料和这些资料的应用。只有我们的管理者真正懂得档案工作的价值和意义,才能充分重视学生的学籍档案工作,树立以学生为本的管理思想,创造性地开展工作。因此,提高学籍档案管理工作者的业务素质和工作能力对做好试点教务管理工作是非常重要的。要采取各种形式的培训,让他们掌握档案管理专业知识,提高信息技术能力,养成严谨、科学、实事求是的工作作风。在工作中力争做到资料收集齐全,完善新档,规范旧档,保管科学,及时开发信息资源,提供热情优质服务,克服“重管不重用”的思想,从而提高学籍档案工作的地位。
档案的形式不同,类型多种多样。中等职业学门的学生学籍档案,分纯文字和电子文本两种方式。文字档案以书写的形式保存并反映学校、地区、专业、级别、学员姓名、性别、年龄、身份、政治面貌、个人简历、各科学习成绩等。电子文本以计算机为载体,将文字档案储存于计算机之中,利用信息技术进行管理和综合利用。电子学籍档案还应该按专业、年级、身份证号、助学金银行卡号、监护人联系方式(通信信息)等分类,也有学生个人档案。学生档案个体化与集体化的相互转变,使学生档案的主体型、多边型、多角型展现在管理者和学生的面前,为促进学习、研究教学、搞好管理提供了快速、便捷的服务。
中专学生档案管理中,常常要将一些学籍信息及时地通知给学生,如考试时间、考场安排、课程安排、考试成绩、助学金发放金额和时间等。这些信息传递一定要准确及时,以便推进学籍管理科学化进程。
三、完善学籍档案工作的管理建议
1增强档案意识。建立完善的学生学籍档案,是保证试点教务管理质量的重要内容之一,增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识,克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识,激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案,真正使大家认识到档案工作是中等职业学校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理,把档案建设纳入教学计划,纳入管理制度,要给档案管理人员培训的机会,并在人员、经费、设备、库房等方面给予支持,改善工作条件,充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围,岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序,必要时做出工作流程图,要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准,档案存放分类清晰,案卷摆放系统有序。要建立健全搜集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中,用制度去规范管理工作,使学籍管理工作逐步走向规范化。
3加强队伍建设,提高教务管理人员的素质。档案管理工作是一门管理科学,随着科技的发展,大大加强了档案管理工作的现代化,这就要求教务管理人员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准,还要懂得计算机管理档案的技术和中等职业教育知识。档案工作的职业决定了教务管理人员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度,还要具有严谨细致的工作作风,否则,会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化中等职业学校教务管理人员的职业道德。
4大力开发利用学籍档案信息资源,主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的,也是学籍档案管理部门的职责。有条件的中等职业学校可建立学籍档案数据库,如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、电子注册信息及档案转递情况等,以方便师生及相关部门通过计算机网络检索,获得自己需要的学籍档案材料,如学历、证书认证、助学金补助、出国留学等有效信息。
一、完善学生学籍档案管理的必要性和作用
以服务为宗旨,以就业为导向,以改革创新为动力所形成的新的中等职业教育形式和特有的优势,向人们展示着强大的生命力和广阔的前景。电大中专办学的开放性、社会性以及基层教学班的分散性和学员对象的差异性给整个教务管理工作提出了新的要求。目前,学籍档案工作是学校教务管理的基础性和关键性工作,完善学生学籍档案,保存好原始的第一手学籍档案资料,对于作好学生电子学籍的档案工作是至关重要的。
学籍档案是记录学生在校学习活动的第一手资料,它的基本属性是原始记录,这个属性确定了学籍档案具有真实性、可靠性、价值性和研究性的特点。学籍档案可以作为学校各项工作的考查凭证,它不但是对学生在校期间德、智、体诸方面的表现的全面反映,而且还是发放国家助学金的基本依据,同时也为研究教学与教务管理提供依据,从而探索新的管理模式,真正实现以人为本的管理。正确认识学生学籍档案工作的重要性,树立全心全意为学生服务的观念,一切从学生出发,以学生为中心,开拓创新,加快学籍档案电子化管理,提高试点工作的教务管理水平。学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个环节。
二、分门别类、建立不同形式的学籍档案
首先要从思想上重视学籍档案工作。要把学籍档案工作摆在学校工作的重要议事日程上来,抽调精兵强将,充实学籍档案管理岗位,让那些熟悉计算机基本知识、协作精神好、吃苦精神强、具有一定档案专业知识水平和实际工作能力的同志担此重任,以保证各项学籍档案业务活动的正常进行。学籍档案工作的根木目的是为管理提供学生在校期间的学分、成绩、学籍变动等资料和这些资料的应用。只有我们的管理者真正懂得档案工作的价值和意义,才能充分重视学生的学籍档案工作,树立以学生为本的管理思想,创造性地开展工作。因此,提高学籍档案管理工作者的业务素质和工作能力对做好试点教务管理工作是非常重要的。要采取各种形式的培训,让他们掌握档案管理专业知识,提高信息技术能力,养成严谨、科学、实事求是的工作作风。在工作中力争做到资料收集齐全,完善新档,规范旧档,保管科学,及时开发信息资源,提供热情优质服务,克服“重管不重用”的思想,从而提高学籍档案工作的地位。
档案的形式不同,类型多种多样。中等职业学门的学生学籍档案,分纯文字和电子文本两种方式。文字档案以书写的形式保存并反映学校、地区、专业、级别、学员姓名、性别、年龄、身份、政治面貌、个人简历、各科学习成绩等。电子文本以计算机为载体,将文字档案储存于计算机之中,利用信息技术进行管理和综合利用。电子学籍档案还应该按专业、年级、身份证号、助学金银行卡号、监护人联系方式(通信信息)等分类,也有学生个人档案。学生档案个体化与集体化的相互转变,使学生档案的主体型、多边型、多角型展现在管理者和学生的面前,为促进学习、研究教学、搞好管理提供了快速、便捷的服务。
中专学生档案管理中,常常要将一些学籍信息及时地通知给学生,如考试时间、考场安排、课程安排、考试成绩、助学金发放金额和时间等。这些信息传递一定要准确及时,以便推进学籍管理科学化进程。
三、完善学籍档案工作的管理建议
1增强档案意识。建立完善的学生学籍档案,是保证试点教务管理质量的重要内容之一,增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识,克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识,激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案,真正使大家认识到档案工作是中等职业学校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理,把档案建设纳入教学计划,纳入管理制度,要给档案管理人员培训的机会,并在人员、经费、设备、库房等方面给予支持,改善工作条件,充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围,岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序,必要时做出工作流程图,要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准,档案存放分类清晰,案卷摆放系统有序。要建立健全搜集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中,用制度去规范管理工作,使学籍管理工作逐步走向规范化。
3加强队伍建设,提高教务管理人员的素质。档案管理工作是一门管理科学,随着科技的发展,大大加强了档案管理工作的现代化,这就要求教务管理人员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准,还要懂得计算机管理档案的技术和中等职业教育知识。档案工作的职业决定了教务管理人员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度,还要具有严谨细致的工作作风,否则,会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化中等职业学校教务管理人员的职业道德。
4大力开发利用学籍档案信息资源,主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的,也是学籍档案管理部门的职责。有条件的中等职业学校可建立学籍档案数据库,如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、电子注册信息及档案转递情况等,以方便师生及相关部门通过计算机网络检索,获得自己需要的学籍档案材料,如学历、证书认证、助学金补助、出国留学等有效信息。