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[摘要]本文结合地勘单位实际,对地勘单位档案管理中存在的问题进行了分析,并就如何加强地勘单位档案管理提出了几点建议。
[关键词]档案管理;地勘单位;制度建设
[中图分类号]G271;G275 [文献标识码]A [文章编号]1009-9646(2010)09-0006-02
鉴于地勘行业自身特点,地勘单位的档案具有很强的独特性。随着地勘单位的迅速发展,其档案管理中存在的问题日益明显,本文首先分析了地勘单位档案管理中存在的问题,继而提出了相应的对策建议。
一、地勘单位档案管理中存在的问题分析
1 领导重视不够,档案意识淡薄,档案工作参与者较少。在部分地勘单位,档案工作是“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”,许多人认为档案工作只是档案员的事情,有些干部档案意识淡薄,做完一项工作,没有将形成的文件材料及时归档,乱丢乱放,人走档丢,造成在档案达标升级验收中普遍存在档案资料残缺、行文不规范,严重影响了地勘单位档案的质量。
2 档案管理人员业务素质不高,工作缺乏动力。地勘单位的档案管理工作对档案管理人员的要求较高,由于地勘单位归档管理人员理工科与工程技术背景知识的欠缺,往往使其在归档时不能很好的把握归档文件的完整性,特别是科研项目形成立项阶段的反映项目需求和来龙去脉的专业性很强的技术文件,导致归档文件缺少,最终导致所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进展过程,甚至造成技术路线的模糊与不连续。
3 管理不规范、制度不健全,缺乏责任追究。管理不规范主要表现在档号不规范、案卷标题不规范、部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重。制度不健全表现在有些单位至今还未建立专门的档案室,每个工作人员身边都有档案。缺乏责任追究表现在虽然建立了专门的档案室,但还没有达到办公、阅档、库房“三分离”的要求,统一管理流于形式。
4 档案分类不完善,影响档案资源数据库构架。在以往的检索利用中,经常发生这样的现象:确实知道馆藏里有某一份技术文件或资料,但就是不知道放在什么位置;或者要找一份内容非常具体的技术文件或资料,但不知道归于哪一类,更不知道属于哪一个型号或项目等等,这些都导致无法高效索取到所需资料。
5 档案利用效率低。部分基层所档案工作还处于“重藏轻用”的被动、单一封闭式状态,坐等利用者上门,仅限于原始资料的查询,主动介入服务意识较差。
6 档案资料收集难、归档不齐全。由于在日常机关管理档案工作存在各自为阵的现象,致使档案工作人员在收集和整理档案材料时,往往收不齐,收不到,致使一些有价值的必须归档的资料被遗漏,给机关档案工作造成损失。
二、加强地勘单位档案管理的对策
1 大力宣传档案法规,强化档案意识,加强档案资料的收集。首先,各级领导要将档案工作纳入日常工作规划,将档案工作列为目标管理考核项目之中。其次,要加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传,让广大干部真正懂得档案管理的目的、要求。再次,动员和组织全体工作人员参与档案工作,加强对日常各类文件资料的收集、保管,为日后积累史料。
2 提高档案工作人员专业技能和素质。首先要把住人才人口关,注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才充实档案管理干部队伍。档案人员必须在具有高度的责任心、政治警惕性和纪律性,在业务上要求做到熟、精、勤。其次要加强培训,提高档案管理人员的专业理论知识和工作能力。
3 调动档案管理人员工作积极性。努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者,形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。
4 充分发挥档案作用,为现实工作服务。一是归档资料要齐全。二是建立各项查借阅制度,编制检索工作。三是实现现代化管理,利用微机管理档案,全面、准确、快速的提供档案资料。四是收集档案利用的实际效益,促进档案利用率的提高。
5 健全管理制度,严格奖惩考核。要建立健全与档案法律法规相配套的一系列内部管理制度,加大依法管理档案的力度,要将档案工作纳入目标责任制考核,严格考核奖惩,调动从事档案工作的积极性。
6 加强档案编研,提高档案资源的集成管理能力和专题利用能力。目前,档案编研中“编”的成份多,“研”的成份过少。编研成果基本是汇编、选编之类的初级产品,多为原始档案的“翻版”和“集合”,精品少,档次低,一次性编研成果比较普便,深层次编研成果难得一见。因此,要重视三次文献的编研。
7 档案的现代化要与企业的信息化同步。在信息化建设中,势必不懂的问题、事项,这时档案部门要知难而上,积极参与单位信息化建设,使档案管理成为单位信息化的一个重要组成部分。同时,单位在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去,档案部门要参与到企业信息化当中去。档案的现代化管理既要适应档案自身的发展,也要适应单位信息化建设的流程,两者要兼顾。
三、结束语
地勘单位档案资源是信息资源的重要组成部分,是地勘单位最具特色的信息资源,也是信息资源开发利用的重要方面。档案信息资源建设是开发利用的前提,也是档案工作者的重要责任,作为生产、科研单位,特别档案管理部门,必须予以充分重视。
参考文献:
[1]李国庆,档案馆档案的价值取向,中国档案2001(I)
[2]童志,立身之本在于特色发展之基在于创新,中国档案2003
[3]沈丽华,发挥科技档案信息在科研课题研究中的作用[J],科技档案,2007(3)
[4]廖忠,论企业档案信息资源的开发利用[J],航空档案,2003
[关键词]档案管理;地勘单位;制度建设
[中图分类号]G271;G275 [文献标识码]A [文章编号]1009-9646(2010)09-0006-02
鉴于地勘行业自身特点,地勘单位的档案具有很强的独特性。随着地勘单位的迅速发展,其档案管理中存在的问题日益明显,本文首先分析了地勘单位档案管理中存在的问题,继而提出了相应的对策建议。
一、地勘单位档案管理中存在的问题分析
1 领导重视不够,档案意识淡薄,档案工作参与者较少。在部分地勘单位,档案工作是“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”,许多人认为档案工作只是档案员的事情,有些干部档案意识淡薄,做完一项工作,没有将形成的文件材料及时归档,乱丢乱放,人走档丢,造成在档案达标升级验收中普遍存在档案资料残缺、行文不规范,严重影响了地勘单位档案的质量。
2 档案管理人员业务素质不高,工作缺乏动力。地勘单位的档案管理工作对档案管理人员的要求较高,由于地勘单位归档管理人员理工科与工程技术背景知识的欠缺,往往使其在归档时不能很好的把握归档文件的完整性,特别是科研项目形成立项阶段的反映项目需求和来龙去脉的专业性很强的技术文件,导致归档文件缺少,最终导致所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进展过程,甚至造成技术路线的模糊与不连续。
3 管理不规范、制度不健全,缺乏责任追究。管理不规范主要表现在档号不规范、案卷标题不规范、部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重。制度不健全表现在有些单位至今还未建立专门的档案室,每个工作人员身边都有档案。缺乏责任追究表现在虽然建立了专门的档案室,但还没有达到办公、阅档、库房“三分离”的要求,统一管理流于形式。
4 档案分类不完善,影响档案资源数据库构架。在以往的检索利用中,经常发生这样的现象:确实知道馆藏里有某一份技术文件或资料,但就是不知道放在什么位置;或者要找一份内容非常具体的技术文件或资料,但不知道归于哪一类,更不知道属于哪一个型号或项目等等,这些都导致无法高效索取到所需资料。
5 档案利用效率低。部分基层所档案工作还处于“重藏轻用”的被动、单一封闭式状态,坐等利用者上门,仅限于原始资料的查询,主动介入服务意识较差。
6 档案资料收集难、归档不齐全。由于在日常机关管理档案工作存在各自为阵的现象,致使档案工作人员在收集和整理档案材料时,往往收不齐,收不到,致使一些有价值的必须归档的资料被遗漏,给机关档案工作造成损失。
二、加强地勘单位档案管理的对策
1 大力宣传档案法规,强化档案意识,加强档案资料的收集。首先,各级领导要将档案工作纳入日常工作规划,将档案工作列为目标管理考核项目之中。其次,要加强对档案工作的重要性、现实意义的宣传,让广大干部真正懂得档案管理的目的、要求。再次,动员和组织全体工作人员参与档案工作,加强对日常各类文件资料的收集、保管,为日后积累史料。
2 提高档案工作人员专业技能和素质。首先要把住人才人口关,注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才充实档案管理干部队伍。档案人员必须在具有高度的责任心、政治警惕性和纪律性,在业务上要求做到熟、精、勤。其次要加强培训,提高档案管理人员的专业理论知识和工作能力。
3 调动档案管理人员工作积极性。努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者,形成档案工作由事后收集材料变为事前介入、事中参与的新的档案工作理念。
4 充分发挥档案作用,为现实工作服务。一是归档资料要齐全。二是建立各项查借阅制度,编制检索工作。三是实现现代化管理,利用微机管理档案,全面、准确、快速的提供档案资料。四是收集档案利用的实际效益,促进档案利用率的提高。
5 健全管理制度,严格奖惩考核。要建立健全与档案法律法规相配套的一系列内部管理制度,加大依法管理档案的力度,要将档案工作纳入目标责任制考核,严格考核奖惩,调动从事档案工作的积极性。
6 加强档案编研,提高档案资源的集成管理能力和专题利用能力。目前,档案编研中“编”的成份多,“研”的成份过少。编研成果基本是汇编、选编之类的初级产品,多为原始档案的“翻版”和“集合”,精品少,档次低,一次性编研成果比较普便,深层次编研成果难得一见。因此,要重视三次文献的编研。
7 档案的现代化要与企业的信息化同步。在信息化建设中,势必不懂的问题、事项,这时档案部门要知难而上,积极参与单位信息化建设,使档案管理成为单位信息化的一个重要组成部分。同时,单位在制定信息建设规划当中将档案工作纳入进去,档案部门要参与到企业信息化当中去。档案的现代化管理既要适应档案自身的发展,也要适应单位信息化建设的流程,两者要兼顾。
三、结束语
地勘单位档案资源是信息资源的重要组成部分,是地勘单位最具特色的信息资源,也是信息资源开发利用的重要方面。档案信息资源建设是开发利用的前提,也是档案工作者的重要责任,作为生产、科研单位,特别档案管理部门,必须予以充分重视。
参考文献:
[1]李国庆,档案馆档案的价值取向,中国档案2001(I)
[2]童志,立身之本在于特色发展之基在于创新,中国档案2003
[3]沈丽华,发挥科技档案信息在科研课题研究中的作用[J],科技档案,2007(3)
[4]廖忠,论企业档案信息资源的开发利用[J],航空档案,2003