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摘要：繁重的工作内容、职责权责不明、主体性被压制成为当今二级学院教学秘书工作中的突出问题，本文结合三年的工作实践，从三方面讨论教学秘书工作要义，促进工作有序有效地开展：第一，确定“身份”明确工作责任目标；第二，发挥“纽带”作用，组织与协调各项工作；第三，主动“创新”，吸纳集体智慧。
关键词：教务；教务管理；教学秘书
中图分类号：G46文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-05-0-02
随着高等教育改革与发展,二级学院日益增多，二级学院教学秘书作为教务管理中一支默默无闻的团队慢慢步入教育研究的范围。研究发现其生存状态令人担忧，如何解决工作中的问题，把握工作方式之要义，成为教学秘书亟待解决的问题。
一、二级学院教学秘书生存现状的研究
（一）繁重的工作内容
繁重的工作内容已成为教学秘书抱怨的首要问题，从协助教学院长方面，须做好专业教学计划制定与梳理，精品课程、文化基金项目的建设等工作；从学院的日常教学运行与管理方面，须完成诸如教学文件的催缴与存档，排课调课选课，补考重修安排等的各类巨细工作，以本人某一学期工作为例，必须完成四百多门课程的排课、课程教学大纲日历、教学档案的催缴，与三十多位专职教师，两百多人次兼职教师沟通上课事宜，期间的电话、短信与邮件次数达万数，帮一百多名学生安排重修补考事宜，一百多门替代课程梳理，完成毕业班三百多名学生的毕业资格学位资格的审核等。此外，教学秘书还须完成学院其他领导，以及行政办公室布置下来的各项工作任务。
（二）职责权责不明
教学秘书在学校中地位偏低，被认为是“干活”的人，是有责任有义务去做事情的人，却没有权利去统筹规划所要做事情的权利。教学秘书在日常工作中经常遇到与专业负责人、教师、辅导员发生职责纠纷。因为学校的多数通知都是从教务处下发下来的，由教学秘书在学院层面通知执行，一些教师和辅导员认为这是在帮助教学秘书做事情，存在能帮忙做多少就是多少的工作作风，教学秘书面对他们不能按时按量完成工作任务，没有相应的管理权力，而学校教务处对通知反馈情况是要求通过教学秘书上报，当其他人没有完成教学任务，教学秘书往往束手无策，教务处的要求又必须达成，无处推诿，这就照成教学秘书还需完成工作职责以外的工作，使得一些工作难以到位。
（三）主体性被压制
高校教务管理制度在一定程度上可以保证和提高教务管理水平，因此规章制度是必要的。但有些高校教务处过分注重按章办事，将教学秘书作为教务管理中的工具，使之在整个教务管理系统中处于受控状态，并制定了很多的规章制度对教学秘书的各方面行为进行约束和规范。比如，要求教学秘书工作时间必须呆在办公室，填写每周工作内容，在规定的时间内完成规定的工作任务，在规定的模板中填写相关信息，使得教学秘书在教务管理上缺少话语权，无法发挥其主体作用，无法调动教学秘书的工作积极性和创新性，结果导致缺乏沟通交流创新，使工作陷入刻板和僵化的局面。
二、二级学院教学秘书工作方式之要义
（一）确定“身份”明确工作责任目标
做任何一项工作，首先要问自己：我是谁？我来做什么的？
教学秘书首先要明白自己的工作内容与范围，要有所为有所不为，不能盲目代劳。认清自己不是处理各类教学杂务的办事员，而是管理者，明确所承担的责任，不是一味地工作，也不是一味地推卸工作任务，而是要科学的系统的管理，比如，收缴教学大纲日历是每学期常规性工作，许多高校存在着教师通过邮件，或者聊天工作直接传输给教学秘书，让其打印存档的情况。从某种程度上来说，这已经算是制造了一个个教学事故。教学大纲日历没有专业负责人的学术方面的审核，没有学院教学院长的认定确认，就进入教学程序并加以存档。不仅仅是教师的失职，更是教学秘书的失职。
其次，要树立强烈的事业心和高度的责任感，才能有所发展。很多人认为教务工作是简单的、常规的、阶段性的，可预见性的工作，只要细心耐心点，保证少犯错误，就能保证一直端着这个“饭碗”，是一份难得的稳定的工作。然而，只有把教学秘书工作看作是一项事业、一种对自己的挑战，并以主人翁的姿态来对待工作，才在岗位上激发热情，施展才华，挖掘这方面的潜能。因为，做任何一件工作只有发挥自己的主观能动性，才能事半功倍，对任何一项工作如果有前期的精心计划策划，有利于减少后期盲目性，增强条理性，变被动为主动。比如，每学期的成绩单发放，从领取成绩单的信封、填写学生的地址、打印成绩单、装成绩单入信封，封口寄出，每个环节都需要精心的安排，信封需要提前一个半月前与院办工作人员联系订购，与辅导员沟通学生地址填写打印事宜，以及与邮局人沟通邮资和递送服务，变事后服务为事前服务，最后，才能安全送达学生家长手中。
（二）发挥“纽带”作用，组织与协调各项工作
教学秘书一方面要负责协调二级学院和教务处之间、教学活动中教师与教师之间、教师与学生之间的各种关系,另一方面要负责处理教学信息、保存教学文件、教师教学档案、以及日常教学运行的管理。教学秘书不仅广泛地参与教务管理,全面地服务于教学工作,而且也是教学主管领导重要的参谋和助手,可以说在教学活动的全过程中,教学秘书起着桥梁和枢纽的重要作用。发挥“纽带”作用，首先，需要教学秘书对教学活动要有调查研究能力，通过课堂内外的调查，能够对众多工作内容分门别类，研究其共性与特性，以便解决问题。教学秘书可以从“教学管理”和“学籍管理”二条主线展开研究，继而研究“教学管理”中的诸如教学计划、教学任务、排课管理、选课管理、考务管理、成绩管理等方面，找出其规律与特点，用于更好的管理。
其次，工作中经常需要与教务、人事、财务等多部门打交道，这就要求教学秘书能够领会各项工作通知重点,以及相关的规定和制度，熟悉并掌握各项工作的内容、程序、方法和步骤,在与教师、学生相处的过程中，要多站在对方的立场上考虑问题，在工作中不但要多与教学院长汇报交流观点，更要加强与教师、辅导员及其他众多部门同事的交流，在理解中寻求支持，从而不断地提高工作效率。在这过程中，控制好情绪，不断提高涵养、提高服务意识是值得推荐的有效方法。比如，毕业论文与设计安排工作，教务秘书首先需要传达给二级学院教学院长教务处对此项工作的共性要求，然后，学院根据自身特点制定学院或分专业的毕业设计指导书，专业负责人再按照安排指导书的精神，安排教师指导学生写作、设计、答辩，以及展示存档等。
再次，教学秘书需不断提高计算机操作水平和网络技术，以及掌握现代交流方式。当今信息技术快速发展，推动了学校教务管理方式改变。教学秘书要学会应用现代化信息技术来处理数据和信息，不断改进提高工作质量和效率。网络排课系统、学籍管理系统、日常办公软件等，使信息更加系统化、科学化和规范化。比如当教学秘书面对大量的信息资料，可以利用word和excel里蕴含的分类合并，筛选排序等强大功能为自己所用，剔除冗余信息，吸取有用信息，进行有效整合，构建个性化工作的新途径，为领导决策和师生提供及时、准确、完整、有效的信息服务。
（三）主动“创新”吸纳集体智慧
教学秘书的工作具有“杂”、“散”、“急”的特点：“杂”体现在工作内容众多，这不是单纯的数量上的众多，更是种类上的繁多；“散”体现在工作对象的多样性，上有学校各职能部门，下要面对系部各教研室、所有教师辅导员及所有学生；“急”体现在工作时效性强，尤其在“杂”、“散”特点的影响下更是突出。这就需要教学秘书拿出自己的十八般武艺，才能把所有繁重的工作安排妥当，在有限的时间空间内完成任务，这就需要创新工作方式，改变传统简单重复的机械劳动与无序劳动，要有全新的思考和谋划，用创新的理念指导工作实践。教学秘书工作主要通过与教学院长汇报沟通，按照任务性质不同，分属不同干线，安排具体工作。需要调动专业负责人、辅导员、全体教师和学生参与教务管理中，贡献集体智慧。发动专业负责人参与教务管理，可以解决因为专业知识局限、执行力度的差的工作难处；调动辅导员积极性有利于教务通知的下达，激发学生自主参与教务管理。比如，传统的毕业审核是教学秘书一切包办，查询学生的计划，通知学生缺课情况，命令其重修选课。这种方式造成了学生过分依赖学校，缺乏自立自主意识，主动学习意识薄弱。如果教学秘书如有个工作失误，将直接影响到学生的毕业学位申请。新教育理念强调学生的主体性，因而，学生也应该参与到教务管理，了解毕业学位申请的要求，查实自己的修读情况，对自己四年学生生活负责。最后，充分发挥教师在教务管理中的主观能动性，给教师提出统领性的教学纲要，摒弃一切注重形式而不注重效果的管理制度，使教师实现教学个性的最大化。比如可以鼓励一些教师创立自己的精品课程，进而发展为专业、学院精品课程，不断提高教师教学与科研水平，从而有助于科学的教务管理系统的建立。
三、结语
二级学院教学秘书工作是平凡的，但又是重要的。要想成为一个优秀的教学秘书，需要明确自己的工作职责，协调好各方面工作，不断发现问题，创造条件解决问题，不断的创新，做一位有心人，善于思考与总结，不断提高自我，掌握工作之要义，与时俱进。
参考文献：
[1]王秋兰.高校二级学院教学秘书的工作艺术之一——尊重析[J].辽宁行政学院学报,2007,(3):152.
[2]陈成.高校教学秘书问题分析[J].经济研究导刊,2010,(19):235.
关键词：教务；教务管理；教学秘书
中图分类号：G46文献标识码：A 文章编号：1009-0118（2011）-05-0-02
随着高等教育改革与发展,二级学院日益增多，二级学院教学秘书作为教务管理中一支默默无闻的团队慢慢步入教育研究的范围。研究发现其生存状态令人担忧，如何解决工作中的问题，把握工作方式之要义，成为教学秘书亟待解决的问题。
一、二级学院教学秘书生存现状的研究
（一）繁重的工作内容
繁重的工作内容已成为教学秘书抱怨的首要问题，从协助教学院长方面，须做好专业教学计划制定与梳理，精品课程、文化基金项目的建设等工作；从学院的日常教学运行与管理方面，须完成诸如教学文件的催缴与存档，排课调课选课，补考重修安排等的各类巨细工作，以本人某一学期工作为例，必须完成四百多门课程的排课、课程教学大纲日历、教学档案的催缴，与三十多位专职教师，两百多人次兼职教师沟通上课事宜，期间的电话、短信与邮件次数达万数，帮一百多名学生安排重修补考事宜，一百多门替代课程梳理，完成毕业班三百多名学生的毕业资格学位资格的审核等。此外，教学秘书还须完成学院其他领导，以及行政办公室布置下来的各项工作任务。
（二）职责权责不明
教学秘书在学校中地位偏低，被认为是“干活”的人，是有责任有义务去做事情的人，却没有权利去统筹规划所要做事情的权利。教学秘书在日常工作中经常遇到与专业负责人、教师、辅导员发生职责纠纷。因为学校的多数通知都是从教务处下发下来的，由教学秘书在学院层面通知执行，一些教师和辅导员认为这是在帮助教学秘书做事情，存在能帮忙做多少就是多少的工作作风，教学秘书面对他们不能按时按量完成工作任务，没有相应的管理权力，而学校教务处对通知反馈情况是要求通过教学秘书上报，当其他人没有完成教学任务，教学秘书往往束手无策，教务处的要求又必须达成，无处推诿，这就照成教学秘书还需完成工作职责以外的工作，使得一些工作难以到位。
（三）主体性被压制
高校教务管理制度在一定程度上可以保证和提高教务管理水平，因此规章制度是必要的。但有些高校教务处过分注重按章办事，将教学秘书作为教务管理中的工具，使之在整个教务管理系统中处于受控状态，并制定了很多的规章制度对教学秘书的各方面行为进行约束和规范。比如，要求教学秘书工作时间必须呆在办公室，填写每周工作内容，在规定的时间内完成规定的工作任务，在规定的模板中填写相关信息，使得教学秘书在教务管理上缺少话语权，无法发挥其主体作用，无法调动教学秘书的工作积极性和创新性，结果导致缺乏沟通交流创新，使工作陷入刻板和僵化的局面。
二、二级学院教学秘书工作方式之要义
（一）确定“身份”明确工作责任目标
做任何一项工作，首先要问自己：我是谁？我来做什么的？
教学秘书首先要明白自己的工作内容与范围，要有所为有所不为，不能盲目代劳。认清自己不是处理各类教学杂务的办事员，而是管理者，明确所承担的责任，不是一味地工作，也不是一味地推卸工作任务，而是要科学的系统的管理，比如，收缴教学大纲日历是每学期常规性工作，许多高校存在着教师通过邮件，或者聊天工作直接传输给教学秘书，让其打印存档的情况。从某种程度上来说，这已经算是制造了一个个教学事故。教学大纲日历没有专业负责人的学术方面的审核，没有学院教学院长的认定确认，就进入教学程序并加以存档。不仅仅是教师的失职，更是教学秘书的失职。
其次，要树立强烈的事业心和高度的责任感，才能有所发展。很多人认为教务工作是简单的、常规的、阶段性的，可预见性的工作，只要细心耐心点，保证少犯错误，就能保证一直端着这个“饭碗”，是一份难得的稳定的工作。然而，只有把教学秘书工作看作是一项事业、一种对自己的挑战，并以主人翁的姿态来对待工作，才在岗位上激发热情，施展才华，挖掘这方面的潜能。因为，做任何一件工作只有发挥自己的主观能动性，才能事半功倍，对任何一项工作如果有前期的精心计划策划，有利于减少后期盲目性，增强条理性，变被动为主动。比如，每学期的成绩单发放，从领取成绩单的信封、填写学生的地址、打印成绩单、装成绩单入信封，封口寄出，每个环节都需要精心的安排，信封需要提前一个半月前与院办工作人员联系订购，与辅导员沟通学生地址填写打印事宜，以及与邮局人沟通邮资和递送服务，变事后服务为事前服务，最后，才能安全送达学生家长手中。
（二）发挥“纽带”作用，组织与协调各项工作
教学秘书一方面要负责协调二级学院和教务处之间、教学活动中教师与教师之间、教师与学生之间的各种关系,另一方面要负责处理教学信息、保存教学文件、教师教学档案、以及日常教学运行的管理。教学秘书不仅广泛地参与教务管理,全面地服务于教学工作,而且也是教学主管领导重要的参谋和助手,可以说在教学活动的全过程中,教学秘书起着桥梁和枢纽的重要作用。发挥“纽带”作用，首先，需要教学秘书对教学活动要有调查研究能力，通过课堂内外的调查，能够对众多工作内容分门别类，研究其共性与特性，以便解决问题。教学秘书可以从“教学管理”和“学籍管理”二条主线展开研究，继而研究“教学管理”中的诸如教学计划、教学任务、排课管理、选课管理、考务管理、成绩管理等方面，找出其规律与特点，用于更好的管理。
其次，工作中经常需要与教务、人事、财务等多部门打交道，这就要求教学秘书能够领会各项工作通知重点,以及相关的规定和制度，熟悉并掌握各项工作的内容、程序、方法和步骤,在与教师、学生相处的过程中，要多站在对方的立场上考虑问题，在工作中不但要多与教学院长汇报交流观点，更要加强与教师、辅导员及其他众多部门同事的交流，在理解中寻求支持，从而不断地提高工作效率。在这过程中，控制好情绪，不断提高涵养、提高服务意识是值得推荐的有效方法。比如，毕业论文与设计安排工作，教务秘书首先需要传达给二级学院教学院长教务处对此项工作的共性要求，然后，学院根据自身特点制定学院或分专业的毕业设计指导书，专业负责人再按照安排指导书的精神，安排教师指导学生写作、设计、答辩，以及展示存档等。
再次，教学秘书需不断提高计算机操作水平和网络技术，以及掌握现代交流方式。当今信息技术快速发展，推动了学校教务管理方式改变。教学秘书要学会应用现代化信息技术来处理数据和信息，不断改进提高工作质量和效率。网络排课系统、学籍管理系统、日常办公软件等，使信息更加系统化、科学化和规范化。比如当教学秘书面对大量的信息资料，可以利用word和excel里蕴含的分类合并，筛选排序等强大功能为自己所用，剔除冗余信息，吸取有用信息，进行有效整合，构建个性化工作的新途径，为领导决策和师生提供及时、准确、完整、有效的信息服务。
（三）主动“创新”吸纳集体智慧
教学秘书的工作具有“杂”、“散”、“急”的特点：“杂”体现在工作内容众多，这不是单纯的数量上的众多，更是种类上的繁多；“散”体现在工作对象的多样性，上有学校各职能部门，下要面对系部各教研室、所有教师辅导员及所有学生；“急”体现在工作时效性强，尤其在“杂”、“散”特点的影响下更是突出。这就需要教学秘书拿出自己的十八般武艺，才能把所有繁重的工作安排妥当，在有限的时间空间内完成任务，这就需要创新工作方式，改变传统简单重复的机械劳动与无序劳动，要有全新的思考和谋划，用创新的理念指导工作实践。教学秘书工作主要通过与教学院长汇报沟通，按照任务性质不同，分属不同干线，安排具体工作。需要调动专业负责人、辅导员、全体教师和学生参与教务管理中，贡献集体智慧。发动专业负责人参与教务管理，可以解决因为专业知识局限、执行力度的差的工作难处；调动辅导员积极性有利于教务通知的下达，激发学生自主参与教务管理。比如，传统的毕业审核是教学秘书一切包办，查询学生的计划，通知学生缺课情况，命令其重修选课。这种方式造成了学生过分依赖学校，缺乏自立自主意识，主动学习意识薄弱。如果教学秘书如有个工作失误，将直接影响到学生的毕业学位申请。新教育理念强调学生的主体性，因而，学生也应该参与到教务管理，了解毕业学位申请的要求，查实自己的修读情况，对自己四年学生生活负责。最后，充分发挥教师在教务管理中的主观能动性，给教师提出统领性的教学纲要，摒弃一切注重形式而不注重效果的管理制度，使教师实现教学个性的最大化。比如可以鼓励一些教师创立自己的精品课程，进而发展为专业、学院精品课程，不断提高教师教学与科研水平，从而有助于科学的教务管理系统的建立。
三、结语
二级学院教学秘书工作是平凡的，但又是重要的。要想成为一个优秀的教学秘书，需要明确自己的工作职责，协调好各方面工作，不断发现问题，创造条件解决问题，不断的创新，做一位有心人，善于思考与总结，不断提高自我，掌握工作之要义，与时俱进。
参考文献：
[1]王秋兰.高校二级学院教学秘书的工作艺术之一——尊重析[J].辽宁行政学院学报,2007,(3):152.
[2]陈成.高校教学秘书问题分析[J].经济研究导刊,2010,(19):235.