论文部分内容阅读
摘 要：会议是企业管理中经常采用的有效沟通方式，如应用得当，将会极大地提高企业管理效率，目前国家倡导反“四风”、“八项规定”，要求少开会、慎开会，开精简会议、开高效会议，但很多企业管理者仍淹没于文山会海中，如何采取有效的手段提高会议管理水平，会议管理者的能力与意识，推动通过会议高效解决问题，是值得思考的问题。
关键词：会议管理 成本 虚拟
会议是指遵守一定国家的法律和遵守一定的会议规则的前提下，围绕一定议题，三人及以上在一起共同商讨问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思想，或得出结论，或达成协议，或做出决议（决定）等有目、有组织、有领导的集会。良好的会议管理水平，有利于提升企业运作效率，降低企业运作成本。
一、企业会议管理存在的问题
通过对目前所在企业及相关企业会议管理存在的问题进行了分析和统计，将会议划分为会前、会中、会后三个阶段，企业会议管理可能存在如下问题：
1.会前沟通不足，会议组织者与参与者对议题及会议组织相关事宜未能做充分沟通，存在临时会议、不必要会议等情况，可能存在议题不明确、参会人员过多或不齐的情况。
2.会中控制不足，会议组织者会议管理技巧不足，存在管控能力不强，会中讨论发散、偏题，而过程中与会人员精力不集中，开展与议题无关的事情，会议效率低下。
3.会后跟踪力度不够，会议结束时未形成决议（决定）或所形成的决议（决定）会后无人跟踪，导致会议效果不佳。从以上分析来看，会议管理能力或技巧不足是导致会议效率低下的主要原因之一，但从技能提升方面来看此项最容易克服及改善的方面。虽然目前各种相关培训繁多，但仍存在会议效果不佳的情况，尤其是在国家倡导反“四风”、“八项规定”，要求精简会议，少开会、开精简高效的会议的大环境下，很多企业文山会海的情况仍屡见不鲜，由此可以看出技巧只是提升会议管理水平的一方面，但最重要的是提高企业各级管理者会议管理意识，才能将有效的手段落到实处。
二、高效会议管理建议
1.以精细化要求倒逼会议管理。企业要至上而下落实会议管理要求，企业管理层要达成共识，形成精简会议，少开会、开精简高效的会议的氛围，可考虑从企业层面成立会议管理小组，由总经理或副总经理担任组长，各部门分管会议管理的经理室成员担任副组长，各部门明确本部门会议管理改进推进者，全力推进会议管理各项工作，通过健全组织、分级管理，确保各级会议管理责任得到切实落实。同时，由于会议管理的機动性和主观性，按照常规管理手段容易导致“眉毛胡子一把抓”。可考虑会议进行分类管理，综合管理部门以精细化要求倒逼会议管理为导向，将会议分类，按照统计数据及经验，明确规定各类会议的原则性时长和参会人数建议上限，进而推动减少会议数量，提升会议效率。
2.以成本立命理念倒逼部门降低会议数量和耗时。会议成本构成复杂，有时间成本（参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间）或者为开会的时间成本*与会人员平均每小时的薪水）、直接会议成本（会议设施租用费+会议场地费+与会者的旅费食宿费+文件准备费）、效率损失成本（开会时，主管人员必须离开岗位，可能造成企业整体管理效率下降）1，对于单个会议虽然能量化计算，但对于会议管理者来说，繁杂的会议其成本很难全面给予计算、量化和明确，而在这种情况下各级会议组织者及会议参与者对会议成本难以形成直观的概念，在意识上无法得到根本的提升。而且由于会议具有机动性和主观性，导致会议管理要求落地较为困难，尤其是很多涉及技术性的会议很难对时长、参会范围等合理性进行判断，造成会议数量及耗时控制困难。如何采用有效的手段提升会议组织者与与会者的成本管控意识？可考虑引入“虚拟会议成本”概念。虚拟成本即参考实际成本，测算一个便于计算的数值，然后通过统计各与会单位的一个周期（可以月为单位）的会议数量、总耗时，测算一个成本（比如按照管理成本折算为1000元/小时.人），计算各部门每月会议总成本、人均成本，并通过内部渠道，包括企业月度例会、内部邮件、OA系统等渠道进行定期通报。通过会议虚拟成本测算的“刺激”，使得企业人员对会议成本有“量”的概念，可以有效提升了各部门会议成本意识，然后由各级管理者进一步给予强调，促进各部门在工作中主动减少无效会议，缩短会议时间。
3.以用户需求倒逼管理手段，主动提供全方位服务。
3.1优化会议组织的计划性和标准化。会议管理部门可以每年初制定并发布全年重大会议及活动年历，每月发布当月重大会议及活动安排，每周发布本周企业重要活动及安排，不断提升会议计划性。同时，将会议组织分为会前、会中、会后三个阶段，明确了每个阶段应完成的相关工作、注意事项及责任人，形成会议组织操作指引，并发至各部门参照执行，可有效提升各类会议组织水平。
3.2通过多种形式宣贯，营造精简高效开会的氛围。可通过案例推送、张贴高效会议宣传画（电梯、卫生间、走廊、办公室），积极对企业会议管理相关流程与要求进行宣传，潜移默化促使广大员工逐步树立精简高效开会的意识。
3.3以结果倒逼过程控制，使用会议巡查制度。为确保企业会议管理要求得到充分贯彻落实，有条件的企业可考虑使用会议巡查制度，针对会议通知发送时间、会前材料准备及分发情况、会议室准备情况、会议纪律、纪要编写、任务督办等内容展开不定期抽查，并及时将发现的问题反馈至会议主办部门进行整改，促进了各部门对会议组织的重视。
三、结语
总而言之，做好会议管理工作是企业管理的一项重要基础性工作，要进一步提高会议管理的重要性，通过加大宣传引导力度、真抓实干、扎实推进，将“至上而下”提要求与“自下而上”促管控相结合，针对企业会议管理存在的问题，采取有效手段，促进企业会议管理工作达到新水平，为企业发展做出新贡献。
参考文献 ：
[1]张晓彤—高效会议管理技巧—北京大学出版社（ISBN7-900656-40-5/F.19）.
关键词：会议管理 成本 虚拟
会议是指遵守一定国家的法律和遵守一定的会议规则的前提下，围绕一定议题，三人及以上在一起共同商讨问题（议题），以便达到或互通情况，或交流思想，或得出结论，或达成协议，或做出决议（决定）等有目、有组织、有领导的集会。良好的会议管理水平，有利于提升企业运作效率，降低企业运作成本。
一、企业会议管理存在的问题
通过对目前所在企业及相关企业会议管理存在的问题进行了分析和统计，将会议划分为会前、会中、会后三个阶段，企业会议管理可能存在如下问题：
1.会前沟通不足，会议组织者与参与者对议题及会议组织相关事宜未能做充分沟通，存在临时会议、不必要会议等情况，可能存在议题不明确、参会人员过多或不齐的情况。
2.会中控制不足，会议组织者会议管理技巧不足，存在管控能力不强，会中讨论发散、偏题，而过程中与会人员精力不集中，开展与议题无关的事情，会议效率低下。
3.会后跟踪力度不够，会议结束时未形成决议（决定）或所形成的决议（决定）会后无人跟踪，导致会议效果不佳。从以上分析来看，会议管理能力或技巧不足是导致会议效率低下的主要原因之一，但从技能提升方面来看此项最容易克服及改善的方面。虽然目前各种相关培训繁多，但仍存在会议效果不佳的情况，尤其是在国家倡导反“四风”、“八项规定”，要求精简会议，少开会、开精简高效的会议的大环境下，很多企业文山会海的情况仍屡见不鲜，由此可以看出技巧只是提升会议管理水平的一方面，但最重要的是提高企业各级管理者会议管理意识，才能将有效的手段落到实处。
二、高效会议管理建议
1.以精细化要求倒逼会议管理。企业要至上而下落实会议管理要求，企业管理层要达成共识，形成精简会议，少开会、开精简高效的会议的氛围，可考虑从企业层面成立会议管理小组，由总经理或副总经理担任组长，各部门分管会议管理的经理室成员担任副组长，各部门明确本部门会议管理改进推进者，全力推进会议管理各项工作，通过健全组织、分级管理，确保各级会议管理责任得到切实落实。同时，由于会议管理的機动性和主观性，按照常规管理手段容易导致“眉毛胡子一把抓”。可考虑会议进行分类管理，综合管理部门以精细化要求倒逼会议管理为导向，将会议分类，按照统计数据及经验，明确规定各类会议的原则性时长和参会人数建议上限，进而推动减少会议数量，提升会议效率。
2.以成本立命理念倒逼部门降低会议数量和耗时。会议成本构成复杂，有时间成本（参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间）或者为开会的时间成本*与会人员平均每小时的薪水）、直接会议成本（会议设施租用费+会议场地费+与会者的旅费食宿费+文件准备费）、效率损失成本（开会时，主管人员必须离开岗位，可能造成企业整体管理效率下降）1，对于单个会议虽然能量化计算，但对于会议管理者来说，繁杂的会议其成本很难全面给予计算、量化和明确，而在这种情况下各级会议组织者及会议参与者对会议成本难以形成直观的概念，在意识上无法得到根本的提升。而且由于会议具有机动性和主观性，导致会议管理要求落地较为困难，尤其是很多涉及技术性的会议很难对时长、参会范围等合理性进行判断，造成会议数量及耗时控制困难。如何采用有效的手段提升会议组织者与与会者的成本管控意识？可考虑引入“虚拟会议成本”概念。虚拟成本即参考实际成本，测算一个便于计算的数值，然后通过统计各与会单位的一个周期（可以月为单位）的会议数量、总耗时，测算一个成本（比如按照管理成本折算为1000元/小时.人），计算各部门每月会议总成本、人均成本，并通过内部渠道，包括企业月度例会、内部邮件、OA系统等渠道进行定期通报。通过会议虚拟成本测算的“刺激”，使得企业人员对会议成本有“量”的概念，可以有效提升了各部门会议成本意识，然后由各级管理者进一步给予强调，促进各部门在工作中主动减少无效会议，缩短会议时间。
3.以用户需求倒逼管理手段，主动提供全方位服务。
3.1优化会议组织的计划性和标准化。会议管理部门可以每年初制定并发布全年重大会议及活动年历，每月发布当月重大会议及活动安排，每周发布本周企业重要活动及安排，不断提升会议计划性。同时，将会议组织分为会前、会中、会后三个阶段，明确了每个阶段应完成的相关工作、注意事项及责任人，形成会议组织操作指引，并发至各部门参照执行，可有效提升各类会议组织水平。
3.2通过多种形式宣贯，营造精简高效开会的氛围。可通过案例推送、张贴高效会议宣传画（电梯、卫生间、走廊、办公室），积极对企业会议管理相关流程与要求进行宣传，潜移默化促使广大员工逐步树立精简高效开会的意识。
3.3以结果倒逼过程控制，使用会议巡查制度。为确保企业会议管理要求得到充分贯彻落实，有条件的企业可考虑使用会议巡查制度，针对会议通知发送时间、会前材料准备及分发情况、会议室准备情况、会议纪律、纪要编写、任务督办等内容展开不定期抽查，并及时将发现的问题反馈至会议主办部门进行整改，促进了各部门对会议组织的重视。
三、结语
总而言之，做好会议管理工作是企业管理的一项重要基础性工作，要进一步提高会议管理的重要性，通过加大宣传引导力度、真抓实干、扎实推进，将“至上而下”提要求与“自下而上”促管控相结合，针对企业会议管理存在的问题，采取有效手段，促进企业会议管理工作达到新水平，为企业发展做出新贡献。
参考文献 ：
[1]张晓彤—高效会议管理技巧—北京大学出版社（ISBN7-900656-40-5/F.19）.