论文部分内容阅读
摘要 档案信息数字化是档案现代化管理的一次实质性突破；是国家信息化中的重要组成部分；是一项服务社会的高科技工程。制订严格的操作标准和统一的工作规范是实现档案信息数字化的前提和基础。经过多年的探索和实践，档案信息数字化建设已经成为档案管理现代化、信息化的发展方向。
关键词 档案数字化 意义 实施要点
中图分类号G637 文献标识码：A
数字化档案信息是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而提供利用，实现档案信息的资源共享，数字化档案信息的出现给现有的档案工作带来新的挑战和机遇。
一、档案数字化的主要内容
档案数字化是指利用计算机技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。档案数字化的主要内容包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。和载体档案的数字化，和建立档案影像数据库或多媒体数据库以及档案专题信息的采集与建库。
二、档案数字化的战略意义和主要作用
档案信息数字化是档案现代化管理的一次实质性突破。档案信息数字化是档案工作依靠现代科学技术，通过逐步提高开发利用档案信息资源的能力，最大限度地发挥档案自身的使用价值，推动社会经济进步和人们生活方式的改变，逐步从封闭的、以档案实体管理为主的档案管理方式向开放的、以信息管理数字化模式转变。这种转变将极大推动档案事业的现代化的管理，实现档案信息资源共享，实现档案事业与社会更紧密的结合。
1、档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设的主要任务是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化和电子文件归档与电子档案管理。
2、档案数字化能使档案原始件得到合理保护，一方面能够发挥原始件的作用，真正实现档案原件逼真再现。另一方面，能够实现数字化副本建立起来以后，异地保存，输出缩微胶片供永久保存。即使发生不可抗力等因素，也不会使这些档案资料遭到毁灭性的破坏而不可恢复。
3、档案数字化使档案利用方式得到巨大改善。数字化档案脱离了传统档案卷宗，成为原始档案最真实的无数的“影子”，从而使一份文件同时为所有需求者所利用，发挥了最大的价值。通过计算机网络，数字影像文件使不同使用者可以很轻松的在外地查阅。数字档案使人擺脱了时间的限制，随时可以调取使用自己需要的所有档案资料，真正实现以人为本。
4、档案数字化使各个档案馆网站的内容更加丰富多彩，生动活泼。从而一改传统档案网站的普遍存在网上信息资源贫乏、内容古板、缺乏创新的局面。内容更加翔实，资料挖掘的深度更强，从而产生更强指引性和参考价值。
5、档案的信息数字化是一项服务社会的高科技工程。数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，运用计算机网络技术向社会和公众提供快速有效的服务，使得社会资源通过信息的数字化实现了共享，因而凸现出档案信息数字化是一项跨部门、跨行业的具有高科技知识含量的大文化工程。
6、档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，但是其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
三、档案数字化的实施要点
1、提高认识，统筹规划。我们要按照有关规定千方百计将传统的档案资料信息变成方便被有效快捷引用的实用信息。要根据馆藏的具体情况，制订档案数字化的相应的长远科学规划，要思想前瞻，放眼长远，加强档案管理软硬件设施的配套和合理使用，使其发挥有效地支撑力和扩展力。
2、努力落实质量控制，认真做好档案数字化。一方面档案数字化要科学分类。对于有条件的，尽量实现数字化。并设计优先位阶，对于那些珍贵重点、独享特色和检索率非常高的档案，要优先数字化处理。同时要加强计算机程序设计和研究，根据实践经验，优化设备设置，提高数字化处理水平和输出质量。我们还要做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制，力求采集数据丰富准确。
3、加强实践能力培养，善于总结发现和处理档案数字化工作中的问题。在档案数字化的原件选择上、在数字化档案上传技术上、在数字化档案的加密和安全访问问题上、在档案数字化存在的多方面的法律层面上等等诸多问题，都要现实为基础，加强探索和研究，制定完善的理论体系、制度体系和技术体系。真正实现档案数字化量和质的巨大飞跃。
当前，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，现代高新信息技术已经融入到了社会生活的方方面面,而档案专业领域也愈来愈深刻地感受到了信息技术革命的强烈冲击,档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。在现实条件下，我们应勇于面对信息技术的挑战，积极进行对策研究，自我加压，变挑战为机遇,努力为发展档案管理做出贡献，也为党和政府的决策管理、为社会主义市场经济建设最大限度地发挥应有的作用。
（作者单位:郑州市管城回族区档案局）
参考文献：
[1]匡定发.档案信息化建设理论结构模型素描.档案学通讯.2002年第6期.
[2]王萍.电子档案管理基础.清华大学出版社,2006.
[3]?项文新等.数字时代的档案计算机管理.档案学通讯.2000年第4期.
[4]薛四新.档案信息化应用系统建设.机械工业出版社,2006.
关键词 档案数字化 意义 实施要点
中图分类号G637 文献标识码：A
数字化档案信息是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把分散于不同载体、不同地理位置的档案信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而提供利用，实现档案信息的资源共享，数字化档案信息的出现给现有的档案工作带来新的挑战和机遇。
一、档案数字化的主要内容
档案数字化是指利用计算机技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。档案数字化的主要内容包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。和载体档案的数字化，和建立档案影像数据库或多媒体数据库以及档案专题信息的采集与建库。
二、档案数字化的战略意义和主要作用
档案信息数字化是档案现代化管理的一次实质性突破。档案信息数字化是档案工作依靠现代科学技术，通过逐步提高开发利用档案信息资源的能力，最大限度地发挥档案自身的使用价值，推动社会经济进步和人们生活方式的改变，逐步从封闭的、以档案实体管理为主的档案管理方式向开放的、以信息管理数字化模式转变。这种转变将极大推动档案事业的现代化的管理，实现档案信息资源共享，实现档案事业与社会更紧密的结合。
1、档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设的主要任务是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化和电子文件归档与电子档案管理。
2、档案数字化能使档案原始件得到合理保护，一方面能够发挥原始件的作用，真正实现档案原件逼真再现。另一方面，能够实现数字化副本建立起来以后，异地保存，输出缩微胶片供永久保存。即使发生不可抗力等因素，也不会使这些档案资料遭到毁灭性的破坏而不可恢复。
3、档案数字化使档案利用方式得到巨大改善。数字化档案脱离了传统档案卷宗，成为原始档案最真实的无数的“影子”，从而使一份文件同时为所有需求者所利用，发挥了最大的价值。通过计算机网络，数字影像文件使不同使用者可以很轻松的在外地查阅。数字档案使人擺脱了时间的限制，随时可以调取使用自己需要的所有档案资料，真正实现以人为本。
4、档案数字化使各个档案馆网站的内容更加丰富多彩，生动活泼。从而一改传统档案网站的普遍存在网上信息资源贫乏、内容古板、缺乏创新的局面。内容更加翔实，资料挖掘的深度更强，从而产生更强指引性和参考价值。
5、档案的信息数字化是一项服务社会的高科技工程。数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念，运用计算机网络技术向社会和公众提供快速有效的服务，使得社会资源通过信息的数字化实现了共享，因而凸现出档案信息数字化是一项跨部门、跨行业的具有高科技知识含量的大文化工程。
6、档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，但是其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
三、档案数字化的实施要点
1、提高认识，统筹规划。我们要按照有关规定千方百计将传统的档案资料信息变成方便被有效快捷引用的实用信息。要根据馆藏的具体情况，制订档案数字化的相应的长远科学规划，要思想前瞻，放眼长远，加强档案管理软硬件设施的配套和合理使用，使其发挥有效地支撑力和扩展力。
2、努力落实质量控制，认真做好档案数字化。一方面档案数字化要科学分类。对于有条件的，尽量实现数字化。并设计优先位阶，对于那些珍贵重点、独享特色和检索率非常高的档案，要优先数字化处理。同时要加强计算机程序设计和研究，根据实践经验，优化设备设置，提高数字化处理水平和输出质量。我们还要做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制，力求采集数据丰富准确。
3、加强实践能力培养，善于总结发现和处理档案数字化工作中的问题。在档案数字化的原件选择上、在数字化档案上传技术上、在数字化档案的加密和安全访问问题上、在档案数字化存在的多方面的法律层面上等等诸多问题，都要现实为基础，加强探索和研究，制定完善的理论体系、制度体系和技术体系。真正实现档案数字化量和质的巨大飞跃。
当前，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源，现代高新信息技术已经融入到了社会生活的方方面面,而档案专业领域也愈来愈深刻地感受到了信息技术革命的强烈冲击,档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。在现实条件下，我们应勇于面对信息技术的挑战，积极进行对策研究，自我加压，变挑战为机遇,努力为发展档案管理做出贡献，也为党和政府的决策管理、为社会主义市场经济建设最大限度地发挥应有的作用。
（作者单位:郑州市管城回族区档案局）
参考文献：
[1]匡定发.档案信息化建设理论结构模型素描.档案学通讯.2002年第6期.
[2]王萍.电子档案管理基础.清华大学出版社,2006.
[3]?项文新等.数字时代的档案计算机管理.档案学通讯.2000年第4期.
[4]薛四新.档案信息化应用系统建设.机械工业出版社,2006.