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摘要：作为企业管理的核心工具和有效方法，会议作用举足轻重，一方面可以增强工作掌控性，另一方面，可以增强工作协调性，但不可否认的是，如今许多会议成为了一种形式，低效、无用、拖拉、陪绑的会议，既浪费了时间精力，又制造了“文山会海”，如何才能把会开好、开成功？笔者认为在企业中探索及应用精益会议模式是有效途径。
关键词：会议;精益管理;精益会议
会议是市场经济条件下现代企业从事管理的核心工具和有效方法，是一个公司必不可少的沟通方式，但是会议有没有真正达到目的呢？”面对当前企业会议管理现状，如何才能开出高质量高效率的会议？笔者认为，应构建精益会议模式，多措并举，才能确保会议的优质高效，进而为实现企业长远发展打下坚实基础。
一、精益会议模式在企业管理中构建及应用的必要性
企业管理中现行会议模式存在很多弊端。会议室口头询问或者直接使用，经常发生冲突，准备不充分，会议议题纸质提报、传阅，造成纸张大量浪费，议题材料查阅不便且保存难度大，未严格执行会议计划，高清视频会议系统未得以充分利用，经常出现议题繁多，会议拖拉、效率低下情況。在企业中推行精益会议模式恰恰可以弥补不足，根据会议类别、参会人数多少预约不同类型的会议室，由会议管理部门统一沟通协调，更加规范严谨;实现会议议题网上流转，无纸化办公节约相关费用，同步实现了议题资料等的网络痕迹化管理，方便日后查询;通过会议管理模块，严格执行会议分类和审批制度，超计划会议严肃签报审批流程，充分发挥好三级高清视频会议系统功能;严控会议数量和规模，推行会议费用预算定额标准控制，会议时间预警机制，避免效率低下的情况，能及时、准确做出决策;会议记录材料齐全完备，痕迹资料健全。
二、精益会议模式构建的主要内容
（一）依托内部门户网站，增设会议管理相关模块
依托OA系统及内部网站，增加会议室预约模块，根据参会人数多少、具体参会时间预约会议室，实现网上申请、网上报名;增设会议议题提报模块，议题需求部门直接在网上进行提报，方便快捷;增设会议管理模块，各科室根据实际情况提报年度会议计划，实现会议计划及会议费的会前审核管控。
（二）建立会议时间定时预警机制
每次会议事先设定好会议时间，到达规定时间定时报警响起，由会议主持人根据会议情况决定是否继续开会，如迟迟形成不了决议，可下次再议，避免出现议题繁多，只议不决，会议拖拉严重，效率低下的情况，以便及时、准确做出决策。
（三）无纸化会议模块应用
在OA系统中增设无纸化会议模块，会议议题网上提报，各类议题会前汇总整理，通过无纸化APP同步发送至平板电脑端，参会人员携带平板进入会场，实现会议议题网上查阅、网上审议，节约会议成本，减少纸张浪费。
（四）会前、会中、会后各项工作要细致周到
会前通知工作要做好。重大议题应提前一天告知，让参与决策部门广泛征求意见，充分做好准备，开会各抒己见，迅速作出决策，提高会议效率。
会议决策程序很重要。要确保会议决策科学、民主，该议的时候议，该决的时候决，该签字的时候签字，尽可能会上形成决议，不事后补办。
会议记录要规范完整。从汇报情况、交流讨论到会议决议、表决等都进行详细记录，以备后查，可采用录音笔同步录音，做到规范、准确、可查，确保纸质记录、电子记录以及录音声像资料样样齐全完备。
会议纪要要准确及时。会议召开后，应在两日内下发会议纪要，做到完成时间、要求、方法和执行部门四落实。增强会议时效性，及时贯彻会议精神，发挥会议的作用，提高会议的效益，增强执行力。
会议督导检查要跟上。及时督导检查相关部门对会议决议的贯彻落实情况，必要时下发督办立项，对会议的贯彻，各个节点、环点都要进行督导，确保会议有效性的贯彻落实。
（五）以制度体系为支撑，完善精益会议模式，构建长效机制
严格控制会议的数量和规模，减少参会人员，压缩会议时间，严格执行会议费用规定，实行费用预算定额标准控制，不随意提高会议标准，费用据实核销，规范会议通知模板，计划内外会议明确标明，严肃会议审批制度，严格执行会议计划管理制度，严格会议分类，对《会议管理程序》及《会议费管理办法》等不断充实完善，保证精益会议模式的顺利运行。
三、精益会议模式在实际应用过程中的作用
（一）会议审核体系更加严谨，突出一个“严”字。一是严控会议数量。可开可不开的会议坚决不开，可合并召开的会议坚决合并召开，可采用视频会议形式的坚决采用视频会议形式。二是严格会议规模。从工作需要出发，按“最小化原则”确定参会人员数量，拟定会议议程事项。三是严肃会议审报制度。各环节都有流程、有规范，有承办科室、有负责人员，确保了需上会议题“含金量”高。四是严把会议费用关口。严格执行会议分类管理，不随意提高会议标准;同时实行费用预算定额标准控制，费用据实核销。
（二）会议筹备工作更加周密，坚持一个“细”字。一是议题收集详细。对责任科室上报会议议题认真审阅把关，对不具备上会条件的议题均退回责任科室重新提报。二是议程拟定精细。对收集的议题按轻重缓急进行排序，对每项议题按关联关系确定参会科室和人员，迅速决策，提高效率。三是会场布置仔细。对人员座次、参阅材料、纸张、笔等，事无俱细，逐一审核，确保万无一失。
（三）会议时间安排更加精确，紧扣一个“准”字。一方面，整个会议的总体时间安排上有计划和限定，不盲目无序、随性而为;另一方面，每个议题的研究讨论时间有明确限制和约束。如超过规定时间还不能得出预期结论或取得预期效果，就暂时搁置待议，搁置的议题等到条件成熟或时间允许的时候再行研究，切实提高会议的针对性和实效性。
（四）会议决策记录更加详尽，把握一个“全”字。一是记录的先后顺序周全。按照会议议事规则，列席部门及其他领导先发言，主要负责人集中意见后作出决策，确保了会议决策科学民主。二是记录的反映内容全面。记录内容做到“快、准、清”，全面准确地反映会议决策全过程。三是记录的档案资料齐全。做到纸质、电子记录以及录音声像资料样样齐全完备，确保会议决策记录的真实性、有效性和长期性。
（五）会议纪律规矩更加严肃，体现一个“规”字。一是规定参会人员。严格按照通知要求确定参会人员，不无故缺席和擅自顶替。二是规定会场秩序。会议开始前一律关掉手机或调成静音状态，与会人员严守保密纪律，不从事其他与会议无关的事情。三是规定发言要求。对所研究讨论的议题，所有与会人员均提出自己的看法和建议，坚决杜绝消极应付的现象和问题。
（六）会后督导检查更加及时，注重一个“早”字。坚持双管齐下。一方面，及时下发会议纪要，突出重点，统筹兼顾，便于责任单位和科室及时贯彻会议精神，提高执行力。另一方面，尽早开展专项督查。根据工作安排，及时督导检查相关责任科室对会议决议的贯彻落实情况。必要时下发督办立项，明确督办内容、分管领导、责任单位及完成时限，确保议定事项真正落实落地。
（七）会议跟踪评价更加到位，落实一个“考”字。一是明确考核对象。各项会议议定事项均明确责任科室和责任人，做到责任到岗、任务到人，确保事事有人管、件件有人抓。二是用好考评机制。健全完善会议事后考核评估程序，对重点会议任务清单从规划制定、任务执行、效果呈现等全过程进行动态监测，奖优罚劣，进一步激发和调动大家的工作积极性和主动性，确保会议真正取得实效。
关键词：会议;精益管理;精益会议
会议是市场经济条件下现代企业从事管理的核心工具和有效方法，是一个公司必不可少的沟通方式，但是会议有没有真正达到目的呢？”面对当前企业会议管理现状，如何才能开出高质量高效率的会议？笔者认为，应构建精益会议模式，多措并举，才能确保会议的优质高效，进而为实现企业长远发展打下坚实基础。
一、精益会议模式在企业管理中构建及应用的必要性
企业管理中现行会议模式存在很多弊端。会议室口头询问或者直接使用，经常发生冲突，准备不充分，会议议题纸质提报、传阅，造成纸张大量浪费，议题材料查阅不便且保存难度大，未严格执行会议计划，高清视频会议系统未得以充分利用，经常出现议题繁多，会议拖拉、效率低下情況。在企业中推行精益会议模式恰恰可以弥补不足，根据会议类别、参会人数多少预约不同类型的会议室，由会议管理部门统一沟通协调，更加规范严谨;实现会议议题网上流转，无纸化办公节约相关费用，同步实现了议题资料等的网络痕迹化管理，方便日后查询;通过会议管理模块，严格执行会议分类和审批制度，超计划会议严肃签报审批流程，充分发挥好三级高清视频会议系统功能;严控会议数量和规模，推行会议费用预算定额标准控制，会议时间预警机制，避免效率低下的情况，能及时、准确做出决策;会议记录材料齐全完备，痕迹资料健全。
二、精益会议模式构建的主要内容
（一）依托内部门户网站，增设会议管理相关模块
依托OA系统及内部网站，增加会议室预约模块，根据参会人数多少、具体参会时间预约会议室，实现网上申请、网上报名;增设会议议题提报模块，议题需求部门直接在网上进行提报，方便快捷;增设会议管理模块，各科室根据实际情况提报年度会议计划，实现会议计划及会议费的会前审核管控。
（二）建立会议时间定时预警机制
每次会议事先设定好会议时间，到达规定时间定时报警响起，由会议主持人根据会议情况决定是否继续开会，如迟迟形成不了决议，可下次再议，避免出现议题繁多，只议不决，会议拖拉严重，效率低下的情况，以便及时、准确做出决策。
（三）无纸化会议模块应用
在OA系统中增设无纸化会议模块，会议议题网上提报，各类议题会前汇总整理，通过无纸化APP同步发送至平板电脑端，参会人员携带平板进入会场，实现会议议题网上查阅、网上审议，节约会议成本，减少纸张浪费。
（四）会前、会中、会后各项工作要细致周到
会前通知工作要做好。重大议题应提前一天告知，让参与决策部门广泛征求意见，充分做好准备，开会各抒己见，迅速作出决策，提高会议效率。
会议决策程序很重要。要确保会议决策科学、民主，该议的时候议，该决的时候决，该签字的时候签字，尽可能会上形成决议，不事后补办。
会议记录要规范完整。从汇报情况、交流讨论到会议决议、表决等都进行详细记录，以备后查，可采用录音笔同步录音，做到规范、准确、可查，确保纸质记录、电子记录以及录音声像资料样样齐全完备。
会议纪要要准确及时。会议召开后，应在两日内下发会议纪要，做到完成时间、要求、方法和执行部门四落实。增强会议时效性，及时贯彻会议精神，发挥会议的作用，提高会议的效益，增强执行力。
会议督导检查要跟上。及时督导检查相关部门对会议决议的贯彻落实情况，必要时下发督办立项，对会议的贯彻，各个节点、环点都要进行督导，确保会议有效性的贯彻落实。
（五）以制度体系为支撑，完善精益会议模式，构建长效机制
严格控制会议的数量和规模，减少参会人员，压缩会议时间，严格执行会议费用规定，实行费用预算定额标准控制，不随意提高会议标准，费用据实核销，规范会议通知模板，计划内外会议明确标明，严肃会议审批制度，严格执行会议计划管理制度，严格会议分类，对《会议管理程序》及《会议费管理办法》等不断充实完善，保证精益会议模式的顺利运行。
三、精益会议模式在实际应用过程中的作用
（一）会议审核体系更加严谨，突出一个“严”字。一是严控会议数量。可开可不开的会议坚决不开，可合并召开的会议坚决合并召开，可采用视频会议形式的坚决采用视频会议形式。二是严格会议规模。从工作需要出发，按“最小化原则”确定参会人员数量，拟定会议议程事项。三是严肃会议审报制度。各环节都有流程、有规范，有承办科室、有负责人员，确保了需上会议题“含金量”高。四是严把会议费用关口。严格执行会议分类管理，不随意提高会议标准;同时实行费用预算定额标准控制，费用据实核销。
（二）会议筹备工作更加周密，坚持一个“细”字。一是议题收集详细。对责任科室上报会议议题认真审阅把关，对不具备上会条件的议题均退回责任科室重新提报。二是议程拟定精细。对收集的议题按轻重缓急进行排序，对每项议题按关联关系确定参会科室和人员，迅速决策，提高效率。三是会场布置仔细。对人员座次、参阅材料、纸张、笔等，事无俱细，逐一审核，确保万无一失。
（三）会议时间安排更加精确，紧扣一个“准”字。一方面，整个会议的总体时间安排上有计划和限定，不盲目无序、随性而为;另一方面，每个议题的研究讨论时间有明确限制和约束。如超过规定时间还不能得出预期结论或取得预期效果，就暂时搁置待议，搁置的议题等到条件成熟或时间允许的时候再行研究，切实提高会议的针对性和实效性。
（四）会议决策记录更加详尽，把握一个“全”字。一是记录的先后顺序周全。按照会议议事规则，列席部门及其他领导先发言，主要负责人集中意见后作出决策，确保了会议决策科学民主。二是记录的反映内容全面。记录内容做到“快、准、清”，全面准确地反映会议决策全过程。三是记录的档案资料齐全。做到纸质、电子记录以及录音声像资料样样齐全完备，确保会议决策记录的真实性、有效性和长期性。
（五）会议纪律规矩更加严肃，体现一个“规”字。一是规定参会人员。严格按照通知要求确定参会人员，不无故缺席和擅自顶替。二是规定会场秩序。会议开始前一律关掉手机或调成静音状态，与会人员严守保密纪律，不从事其他与会议无关的事情。三是规定发言要求。对所研究讨论的议题，所有与会人员均提出自己的看法和建议，坚决杜绝消极应付的现象和问题。
（六）会后督导检查更加及时，注重一个“早”字。坚持双管齐下。一方面，及时下发会议纪要，突出重点，统筹兼顾，便于责任单位和科室及时贯彻会议精神，提高执行力。另一方面，尽早开展专项督查。根据工作安排，及时督导检查相关责任科室对会议决议的贯彻落实情况。必要时下发督办立项，明确督办内容、分管领导、责任单位及完成时限，确保议定事项真正落实落地。
（七）会议跟踪评价更加到位，落实一个“考”字。一是明确考核对象。各项会议议定事项均明确责任科室和责任人，做到责任到岗、任务到人，确保事事有人管、件件有人抓。二是用好考评机制。健全完善会议事后考核评估程序，对重点会议任务清单从规划制定、任务执行、效果呈现等全过程进行动态监测，奖优罚劣，进一步激发和调动大家的工作积极性和主动性，确保会议真正取得实效。