工艺美术品是我国最早出现并且流传应用最广泛的一种艺术形式,许多珍贵的历史文化形象,几乎全凭当时遗存的工艺美术文物才得以保存。于是,我们可以从古代的瓷瓶彩绘中可以看到了《西厢记》中的人物、服饰、体态;从兵马俑中看到了秦朝士兵的甲胄、装备和威武。工艺美术和许多传统艺术一样,是中国文化传统的重要构成部分,因此,健全和重视工艺美术的档案管理工作,不仅是工艺美术行业自己的事情,也是关系到继承中华民族文化传统的一件大事。
　　
　　我国工艺美术档案管理现状
　　
　　以前封建社会的工艺美术原始的作坊式制作与传艺方式,根本就没有档案保管概念。因此许多宝贵的技艺、方法和图纸都因没有妥善的保管制度而永久失传。
　　解放后,我国工艺美术行业在档案管理方面虽然比其他行业有一定的差距,但对资料的保管还是十分重视的,从而为今天从资料管理逐渐上升到档案管理奠定了一定的基础。
　　现在,随着工艺美术的发展和企业管理能力的提高,工艺美术档案开始越来越受到重视,工艺美术档案也开始得到了广泛的开发和利用。例如,2004年上海市档案馆为配合“非物质遗产”申报和民间文化保护工程,将不少关于上海传统工艺美术发展情况的档案向社会开放,他们通过翔实的档案资料,梳理出了上海工艺美术行业的来龙去脉——自清代以来上海就有横机编结、手工编结、玉石雕刻、象牙雕刻、木器雕刻、雕漆屏风、骨扇檀香扇、镜银镶嵌、机绣、绒绣、抽绣、花边手套、花边织带、戏剧服装、戏剧用品、绢花、纸花、纸采、民间剪纸、丝绒玩具、地毯、搪瓷彩绘、高跟拖鞋、模型、面像、金丝草帽、裱面等30个工艺美术行业。其中,闻名全国的上海刺绣,原来是手工绣,需一针一线就能绘出各种栩栩如生的花卉、人物、风景。约在四十多年前,美商胜家公司为了倾销缝纫机,便设缝纫学校教授机绣,从此,机绣即逐渐代替手锈。解放前上海从事刺绣副业生产的妇女很多,主要为各商号加工刺绣台布、枕套、门帘等。其中枕套一项在1937年销量有90万对。以后即逐趋低落,至1948年销量仅及1937年的20%……
　　通过档案,还让人们了解到了:上海的木雕有东阳木雕、红木雕刻、佛像雕刻、雕制宫灯、白木玩具等五大类,大部分都是在近百年内发展起来,全盛时期是1923—1928年,从业人员有一千多人,而到解放前夕从业人员只有近百人。其中如东阳木雕是在1923年起流入上海,开始生产被天主教堂所控制,后有教徒李鸿福与人合办“双鸿太木雕古玩店”,营业甚佳。于是商人竞相开设,迅速发展到三十多家,从业人员有四百多人,专制各种外销家具、樟木箱、挂屏、台灯等。
　　类似于上海档案馆,近十年来,一些地方省市地区的档案部门也都在整理当地的工艺美术档案,推动工艺美术档案管理发展等方面发挥了积极作用。
　　
　　档案管理在工艺美术行业中的特殊意义
　　
　　工艺美术档案,是记述和反映工艺美术品制作工艺过程,记载制作者相关情况,按照一定的系统建立起来的通过照片、图纸、文字、影像、实物等载体记录并保存起来的技术与文化信息。
　　由于工艺美术档案在记录的准确性、传达的迅速性及保存的永久性等方面都比过去那种技术保存传达方式先进的多,再加上信息技术的成熟及普及,档案意识的提高,以及市场竞争的加剧,因此工艺美术档案成为现代社会工艺美术制作工艺保存与传达的一种重要形式。
　　尤其是在市场开发中,工艺美术档案能够满足工艺美术产品需求的“回归性”。
　　传统工艺美术品生产发展的规律有一个与众不同的特点,就是产品品种的市场变化总是在遵循着一种“回归性”的规律。传统工艺美术品尽管也在不断地推陈出新,开发新品,但总是难逃“从问世到需求.再到不需求,又回到再需求”这样的循环往复怪圈。有的品种,往往经过几代以后又回归到以前的老形式上,例如唐三彩、雕漆瓶、酒具、景泰蓝等产品,从出现至今已经过了好几代,但最初的式样在目前仍然流行,这些产品的市场生命周期没有明显的从生长到衰退的曲线。
　　由于工艺美术产品的这种“回归性”,工艺美术档案便显得十分重要。如果设有完整的工艺美术档案,那么当市场上重新需要某种以前生产过的产品时就要重新研制,从而造成经营上的被动和设计、试制、生产上的浪费。如果有完备的工艺美术档案,那么在产品再生产时设计者可以利用它了解以前产品的优点与缺陷,可以在新设计中直接复用已有的设计成果从而节约试制时间和节省原材料及试制费用;生产者也可以利用它借鉴以前的加工工艺,减少试制浪费,提高效益;经营者可以利用它取得样本,获取数据,在经销时心中有数;管理者可以利用它从大量的记录中找出带有规律性的变化,作为科学的决策依据;研究者可以利用它掌握大量的第一手材料,作为研究的根据。
　　工艺美术品既是艺术欣赏品,又是商品,所以工艺美术品的设计,不仅要考虑它的艺术效果,还必须考虑它的成本与加工工艺。
　　技术档案可以将各种产品的材料及加工工艺要求记录下来,为今后的设计提供参考。尤其是一些关键的技术与要求和特殊技巧与标准,只有通过长期积累,才能在技术档案中反映出来。而设计者也只有参照加工记录,才能使设计合理,否则,就很可能导致失败。例如,花丝镶玉透空薫炉的设计,这类产品在前项工序上,焊接与口径是两个关键部位,必须注明工艺要求,强调质量,否则,在完成后项工序时就会出问题。但是,由于没有技术档案作参考,在一次新产品试制中,因前项工序的关键部位开焊,内外口径不一致而导致失败。俗语说:“前车之覆,后车之鉴。”技术档案所提供的经验,是工艺美术设计成功的必要条件。
　　同时,工艺美术档案也是交流,继承文化遗产的重要环节。
　　一件工艺美术品,不仅体现了加工者独具匠心,而且也反映了一个国家人民的文明智慧水平。我国的工艺美术,有悠久的历史,许多工艺美术技术都是一代一代继承下来的。过去,由于我国工艺美术生产规模小,生产者相互封闭,工艺简陋,因此工艺美术技术的传播与交流,都是靠“师传徒”、“徒再传徒”这样一代一代的传下来。这种简单的、原始作坊式的传艺由于思想保守,眼光狭隘等等弊端的限制,致使许多宝贵的技艺、方法和图纸都因此而失传。当社会进入现代化时,过去那种技术保存与传达方式必然满足不了生产的需要,尤其是大规模、跨厂家生产,靠一人一人的口头传达技术就显得更加落后,因此必然对技术档案工作提出新的时代要求。由于技术档案具有可复制性,因之可以大显身手。它可以将许多过去仅一两人知道的技术、图纸迅速地传播开,并且可以保存久远,传给后人。因此,技术档案的传播作用从横向讲是扩大交流的媒介,从纵向讲也是继承发展的桥梁。
　　
　　如何管理好工艺美术的档案
　　
　　要做好工艺美术档案管理工作,首先要明确工艺美术档案的内容基本要求。工艺美术档案由于其记录的对象和使用对象与其他科技档案不同,所以它比较强调对产品视觉形象的反映,它要求较真实地记录产品造型,色彩以及结构等。因此,工艺美术档案要重视照片和图纸、模具以及影像资料的记录、保存和应用。
　　其次要对产品制作工艺记录的清楚、准确。完整的技术档案要求使用者能清楚地了解产品的造型,色彩,质地,能够了解加工过程和有关数据,使制作者能通过档案所提供的信息顺利地对产品进行复制。工艺美术各行业可以根据这一基本要求和本行业特点制定具体的内容要求。
　　另外还要做好分类编目,使档案管理条理化和系统化。分类工作要注意符合档案产生形成单位的性质.要掌握本单位的技术生产活动的情况,了解整个技术档案与生产技术活动之间的联系,选择合适的分类方法。工艺美术产品品种较多,只要造型、花纹稍有变化,就会形成一个新品种,这是工艺美术产品的一个特点,根据这一特点工艺美术档案可以采用按产品型号分类的办法:首先将产品按品种分开,然后在品种内按型号分类,如景泰蓝制品,瓶和罐就可分为两个品种,用拉丁字母和数字作代号,如A895—11″,即代表A——花瓶,89——1989年生产,5——第5种瓶型,11″——规格为11英寸。这样分类编目后,便于存储查找,一目了然。分类时还要做到采用标准一致,层次简明。
　　需要着重强调的是,过去我们比较注重从工艺美术的“物”的角度管理档案,而忽视从“人”的角度去建立健全的档案系统。因此,当一些工艺美术大师相继辞世,才后悔当初没有把他们的资料系统周全地保存起来,而使人们无法系统地了解他们的文化智慧和风格系列,甚至连真假鉴定也遇到了困难。因此我们应当把诸如景泰蓝大师张同禄、内画大师刘守本等具有鲜明风格特色的工艺美术作者的作品、创作背景、环境、手法技巧、材料、工具甚至是一些与艺术有关的偶发因素也记录在案,为今后研究他们的艺术留下一套健全的档案。
　　同时,现代信息记录保存手段都比以前有了长足的进展,不仅数码技术广泛普及,新的影像技术、电脑三维模型等也都开始大显身手,他们为工艺美术档案增添了新的记录和保存手段。
　　当然,要做好档案管理工作,首先应建立健全工艺美术档案管理制度,设立档案管理组织和专业管理人员,定立档案管理规章制度及借阅手续等,使档案集中统一管理。除此之外,还要注意做好定期检查,及时修补残失的档案,做好保密等工作。只有这样,才能把工艺美术档案管理好。