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【摘要】本文主要介绍了聚银公司实施的档案信息化项目所实现的各项功能，以及怎样通过信息化手段提升企业的档案管理水平，从而达到为企业各项工作提供服务的目的。
【关键词】档案信息化；数字档案管理系统
一、项目背景
近年来随着精细化管理的全面推行，公司各项业务得到了细化与完善，档案门类也日益增多。公司档案室自2006年成立以来，已接收保存了大量的图纸、合同、文书、会计档案，截止目前室藏档案已达到3万余卷，5万余件。运用传统手工管理模式，档案信息利用率低，查准率、查全率不高，极大的浪费了公司的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于公司的发展具有重要的现实意义。
二、项目建设总体目标
档案信息化建设工作主要是充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发并提供利用，从而达到为公司各项工作提供服务的目的。
总体目标：一是实现档案信息的数据化处理和保存；二是实现档案管理现代化，提高办公自动化程度；三是实现档案信息专业化、标准化管理；四是实现档案信息人才专业化。
三、软件选型
软件的选型要考虑诸多因素，包括行业匹配度、产品成熟度、产品特点、系统功能、系统性能（包括开放性、可扩展性、配置能力等）、方案水平、典型用户、实施团队、公司实力、本地化服务能力等方面。
为了保证项目软件的使用率和可操作性，公司专门成立档案信息化项目组，由公司IT人员与档案人员共同组成，负责项目前期的考察、调研。首先邀请国内知名的档案软件公司做技术交流，使项目组成员全面掌握每家公司档案软件的功能以及优缺点。其次为了更加直观的了解软件的应用效果，我们选择了几家在信息化建设方面做的比较超前的档案馆以及与公司生产性质相仿的企业进行了参观，了解档案信息化建设实施的主要内容，建设规划、软件的使用情况等，结合公司实际需求，最终确定选用北京量子伟业的PDE综合数字档案管理系统。
四、项目建设思路及内容
（一）档案信息化建设的理论依据
系统的搭建以公司的档案建档要求为指导原则，以信息化平台建设为手段，实现档案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以协同运营取代独立开展，优化了业务流程，保证档案信息的齐全、完整、准确，解决了公司档案资料孤立、储存分散、移交责任不明等问题。
（二）系统搭建的框架、结构
图1 聚银公司档案系统架构
系统采用B/S架构和C/S架构结合的方式，分三层架构，底层为Oracle数据库，中间层为应用层，上层为展示层。建立多全宗的二级管理平台，统一规范业务和流程管理，保证数据采集的完整性和管理的规范性，涵盖了档案收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等八大业务环节，自定义分类存储，集中控制，多途径查询。如图1所示。
（三）信息资源库建设
1.目录数据库
对馆藏的历史档案目录（案卷级、卷内级）进行集中统一收集、录入，一般的档案管理系统都能兼容excel格式的电子表格，可将电子目录一次性导入档案系统。并要求资料形成单位在以后资料移交时必须移交电子目录。
2.全文数据库建设
全文数据库建设一方面是对馆藏纸质档案的数字化处理，即利用平板扫描仪、高速扫描仪等设备对存量档案数字化。文件格式一般为TIFF、PFD、JPEG等，若要实现全文检索功能，还要进行OCR识别进行文字抽取。扫描时可采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为单色文字、字迹清晰、不带图片的纸质档案，宜采用前者进行扫描；页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，可采用后者扫描。因化工企业馆藏图纸多，在扫描的过程中切记不能只追求清晰度，将分辨率设置太高，导致图像太大而影响传输效率。在没有特殊要求的情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi；另一方面是利用办公软件直接形成的电子文件的接收即增量档案数字化，例如OA系统形成的公文、合同，可直接与档案系统做接口实时导入。对列入归档范围的，档案部门应督促各单位及时做好电子文件积累、鉴定、编目，实现电子文件实时归档。同时要坚持纸质档案和电子档案同时保管的“双套制”，以此作为档案接收的硬性条件。
2011年项目实施时，聚银公司档案室组织人员对室藏档案进行了有序分类，对重要的、查阅率高的档案进行了数字化扫描、加工，共建成36000余条档案条目数据库、12万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。
（四）档案信息安全保障体系建设
1.制度建设
公司信息部门建立信息安全制度，加强对档案管理系统的维护管理，实施可靠安全的数据备份，做好电子档案信息的保管，全文、目录、多媒体（照片、影片、录像）数据库采用光盘等方式同步备份。档案局域网与互联外网实行物理隔离，严格管理权限，加强身份认证和密钥管理，非公开的档案信息一律不得上外网。采取数据备份和异地存放管理措施，确保档案信息数据安全。档案部门加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实完整。建立严格的档案交接制度和安全保障措施，严防档案数字化加工过程中失、泄密事件的发生。
2.智锁文档加密软件的应用
针对档案信息的特殊性，公司同时配套使用智锁文档加密系统。该系统可以根据文档特性分级加密，合法客户端可以根据系统授权自由查阅档案加密文档。该软件还提供对移动硬盘，U盘的多种控制选项，如只读、自动加密等。智锁文档的合法流通范围是聚银公司内部局域网，一旦资料脱离内部网络环境，将无法打开，有效保证了档案信息的安全性。
（五）档案管理系统硬件设施建设 1.ORACLE数据库服务器1台（内存不低于8G，硬盘不低于240G）、应用服务器、文件服务器、WEB服务器合用1台硬盘不低于1T（硬盘大小根据历史数据情况具体定），内存不低于4G。
2.建立档案原文数据库需要的A0、A3、A4平板扫描仪，快速扫描仪等设备。
五、“数字档案管理系统”的特点及主要功能
该系统具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程等其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还能提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供快速的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。
（一）OA系统、合同系统、公文系统的对接功能
与办公OA集成，达成业务系统间的贯通。经档案管理系统提交的借阅申请、移交申请等按照设定好的审批流程，通过OA办公系统进行流转，并且申请者可以随时对流程跟踪。由合同系统、公文系统形成的电子公文、合同实时推送至档案管理系统归档，真正实现文档一体化，使得信息数据在系统间完成正向循环。
（二）档案管理功能
该系统具有强大的档案整理功能，适合于各种归档方式，大大减轻企业档案管理员的工作负担。
1.针对化工企业技改、技措项目多的特点，该系统对档案进行三级管理，分别是项目级、案卷级、文件级，这样便于日常文件、资料的积累与查找。对于每年实施的项目，兼职档案员先在项目库新建项目，然后在新建的项目库内添加日常积累的文件，称为“未整理文件”，最后根据工作需要对“未整理文件”进行组卷、归档。
2.所有进入系统的数据将默认按照先后次序排列位置，档案员可以根据档案实体情况，通过“上/下移”、“对调”、“插入”、“按著录项刷新流水”自由调整电子条目的顺序，或在普通状态下直接使用表格列头排序。通过各种“档案分组方式”，可以将数据按照升序或降序模式分门别类进行展示，配合“模糊检索”或“高级检索”快速过滤和定位目标档案数据。
3.在“传统立卷”、“工程项目”等多级归档方式的档案库中，档案员可以使用丰富的“组卷”向导，如：“组新卷”、“组已有卷”、“合卷”、“拆卷”、“移卷”、“拆件”快速、准确地生成合适的案卷和项目条目。同时对二级条目进行“位置调整”、“生成序号”、“页数页次转换”等微调操作。
4.使用“批量自动关联”与“批量自动组卷”，将分离的案卷与卷内条目通过配置著录项快速绑定；或者配合“公式计算”快速生成案卷条目，对于需要解绑的数据可以使用“解除关联”。
5.使用“按选择”或“按归档分组”的方式，快速生成档号，系统将反馈准确的操作报告，方便快速定位问题所在。辅助“查找重复档号”、“查找中断档号”，可以即时、妥善地处理问题数据。
（三）数据利用功能
对公司局域网内的各用户（包括领导、专业技术人员）提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、档案库存（借阅）状态显示。在进行档案文件全文检索时，系统要对检索用户的权限审核，拥有查看权限的用户可以查看文件文本的部分预览，没有权限的只能查看文件名称。
（1）对查看权限的控制
将档案按照重要程度分别设为A、B、C三个级别，并在每条著录项中，将受控别设置为必录项。档案级别不同，借阅、在线查看的审批流程各不相同。当借阅者在档案库查找到所需档案条目后，点击在线查看，系统自动进入身份认证程序，确定是否有查看权限，若有，可以直接查看，反之则进行提示走借阅流程。
（2）全文检索功能
通过全文索引模块将档案管理系统中索引电子文件进行文本抽取，同时对文本进行索引，建立用于全文检索的索引文件库，确保全文检索的精确性。在建立索引文件的基础上，进行全文检索，对于系统内的电子文件进行亚秒级高速检索，提高档案文件利用率。在显示的结果上进行高亮显示，突出检索内容的一目了然。
（3）数据管理功能
为了有效实现利用目的，对各类电子档案实行系统化管理，实现分类、排序、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用权限分配、访问控制等技术，确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个电子信息系统的安全。
六、推广应用
通过本次“数字档案管理系统”的建设，实现了公司档案业务流程的全面自动化，提升了不同门类的档案的科学化、规范化管理水平，提高了档案工作的效率和质量。系统运行期间，多次组织工程技术人员、兼职档案员对该系统档案在线查看、实体与电子档案的网上借阅、网上审批、移交等业务进行培训、指导，并编制《聚银公司数字档案管理系统使用手册》分发到给各单位；为了方便下载使用，还将使用手册电子版上传到公司网站首页。
数字档案管理系统上线运行两年来，利用档案系统办理查档审批、查阅业务的已有600余人次，涉及档案文件约1000余件，得到了广大员工的一致好评。聚银公司数字档案系统的成功应用，是档案管理模式的一项重要改革，标志着公司在基础管理方面迈上了一个新台阶。
参考文献
[1]肖秋惠.档案管理概论[M].武汉大学出版社，2009.
[2]罗军.中国档案管理体制改革研究[M].世界图书出版公司，2011.
【关键词】档案信息化；数字档案管理系统
一、项目背景
近年来随着精细化管理的全面推行，公司各项业务得到了细化与完善，档案门类也日益增多。公司档案室自2006年成立以来，已接收保存了大量的图纸、合同、文书、会计档案，截止目前室藏档案已达到3万余卷，5万余件。运用传统手工管理模式，档案信息利用率低，查准率、查全率不高，极大的浪费了公司的宝贵资源，难以适应现代化企业的发展要求。因此通过信息化手段开发好、利用好这些档案资源，使其更有效地服务于公司的发展具有重要的现实意义。
二、项目建设总体目标
档案信息化建设工作主要是充分利用现代计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发并提供利用，从而达到为公司各项工作提供服务的目的。
总体目标：一是实现档案信息的数据化处理和保存；二是实现档案管理现代化，提高办公自动化程度；三是实现档案信息专业化、标准化管理；四是实现档案信息人才专业化。
三、软件选型
软件的选型要考虑诸多因素，包括行业匹配度、产品成熟度、产品特点、系统功能、系统性能（包括开放性、可扩展性、配置能力等）、方案水平、典型用户、实施团队、公司实力、本地化服务能力等方面。
为了保证项目软件的使用率和可操作性，公司专门成立档案信息化项目组，由公司IT人员与档案人员共同组成，负责项目前期的考察、调研。首先邀请国内知名的档案软件公司做技术交流，使项目组成员全面掌握每家公司档案软件的功能以及优缺点。其次为了更加直观的了解软件的应用效果，我们选择了几家在信息化建设方面做的比较超前的档案馆以及与公司生产性质相仿的企业进行了参观，了解档案信息化建设实施的主要内容，建设规划、软件的使用情况等，结合公司实际需求，最终确定选用北京量子伟业的PDE综合数字档案管理系统。
四、项目建设思路及内容
（一）档案信息化建设的理论依据
系统的搭建以公司的档案建档要求为指导原则，以信息化平台建设为手段，实现档案的集中化管理。以前端控制取代末端收集、全程管理取代分段管理，以协同运营取代独立开展，优化了业务流程，保证档案信息的齐全、完整、准确，解决了公司档案资料孤立、储存分散、移交责任不明等问题。
（二）系统搭建的框架、结构
图1 聚银公司档案系统架构
系统采用B/S架构和C/S架构结合的方式，分三层架构，底层为Oracle数据库，中间层为应用层，上层为展示层。建立多全宗的二级管理平台，统一规范业务和流程管理，保证数据采集的完整性和管理的规范性，涵盖了档案收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等八大业务环节，自定义分类存储，集中控制，多途径查询。如图1所示。
（三）信息资源库建设
1.目录数据库
对馆藏的历史档案目录（案卷级、卷内级）进行集中统一收集、录入，一般的档案管理系统都能兼容excel格式的电子表格，可将电子目录一次性导入档案系统。并要求资料形成单位在以后资料移交时必须移交电子目录。
2.全文数据库建设
全文数据库建设一方面是对馆藏纸质档案的数字化处理，即利用平板扫描仪、高速扫描仪等设备对存量档案数字化。文件格式一般为TIFF、PFD、JPEG等，若要实现全文检索功能，还要进行OCR识别进行文字抽取。扫描时可采用黑白图像和彩色图像两种方式，页面为单色文字、字迹清晰、不带图片的纸质档案，宜采用前者进行扫描；页面为多色文字、清晰度高、带有图片的纸质档案，可采用后者扫描。因化工企业馆藏图纸多，在扫描的过程中切记不能只追求清晰度，将分辨率设置太高，导致图像太大而影响传输效率。在没有特殊要求的情况下，单色页面的扫描分辨率一般为100-200dpi，彩色页面的一般为100dpi；另一方面是利用办公软件直接形成的电子文件的接收即增量档案数字化，例如OA系统形成的公文、合同，可直接与档案系统做接口实时导入。对列入归档范围的，档案部门应督促各单位及时做好电子文件积累、鉴定、编目，实现电子文件实时归档。同时要坚持纸质档案和电子档案同时保管的“双套制”，以此作为档案接收的硬性条件。
2011年项目实施时，聚银公司档案室组织人员对室藏档案进行了有序分类，对重要的、查阅率高的档案进行了数字化扫描、加工，共建成36000余条档案条目数据库、12万页原文数据库，并实现条目与原文100%挂接。
（四）档案信息安全保障体系建设
1.制度建设
公司信息部门建立信息安全制度，加强对档案管理系统的维护管理，实施可靠安全的数据备份，做好电子档案信息的保管，全文、目录、多媒体（照片、影片、录像）数据库采用光盘等方式同步备份。档案局域网与互联外网实行物理隔离，严格管理权限，加强身份认证和密钥管理，非公开的档案信息一律不得上外网。采取数据备份和异地存放管理措施，确保档案信息数据安全。档案部门加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实完整。建立严格的档案交接制度和安全保障措施，严防档案数字化加工过程中失、泄密事件的发生。
2.智锁文档加密软件的应用
针对档案信息的特殊性，公司同时配套使用智锁文档加密系统。该系统可以根据文档特性分级加密，合法客户端可以根据系统授权自由查阅档案加密文档。该软件还提供对移动硬盘，U盘的多种控制选项，如只读、自动加密等。智锁文档的合法流通范围是聚银公司内部局域网，一旦资料脱离内部网络环境，将无法打开，有效保证了档案信息的安全性。
（五）档案管理系统硬件设施建设 1.ORACLE数据库服务器1台（内存不低于8G，硬盘不低于240G）、应用服务器、文件服务器、WEB服务器合用1台硬盘不低于1T（硬盘大小根据历史数据情况具体定），内存不低于4G。
2.建立档案原文数据库需要的A0、A3、A4平板扫描仪，快速扫描仪等设备。
五、“数字档案管理系统”的特点及主要功能
该系统具备符合国家档案管理相关规定的档案综合管理功能，不仅能完成档案管理各环节，还具备管理多门类档案及文件资料、科技资料、规程等其它资料的管理功能。从文件注录到形成档案编研材料、专题汇编对各门类档案进行全方位管理，不仅能管理文本文件，还能提供管理声像、图片等形式多媒体文件的管理功能。利用计算机记录档案的物理存放位置，并能提供快速的查询、统计功能，从而减少人为错误，提高档案管理的效率。
（一）OA系统、合同系统、公文系统的对接功能
与办公OA集成，达成业务系统间的贯通。经档案管理系统提交的借阅申请、移交申请等按照设定好的审批流程，通过OA办公系统进行流转，并且申请者可以随时对流程跟踪。由合同系统、公文系统形成的电子公文、合同实时推送至档案管理系统归档，真正实现文档一体化，使得信息数据在系统间完成正向循环。
（二）档案管理功能
该系统具有强大的档案整理功能，适合于各种归档方式，大大减轻企业档案管理员的工作负担。
1.针对化工企业技改、技措项目多的特点，该系统对档案进行三级管理，分别是项目级、案卷级、文件级，这样便于日常文件、资料的积累与查找。对于每年实施的项目，兼职档案员先在项目库新建项目，然后在新建的项目库内添加日常积累的文件，称为“未整理文件”，最后根据工作需要对“未整理文件”进行组卷、归档。
2.所有进入系统的数据将默认按照先后次序排列位置，档案员可以根据档案实体情况，通过“上/下移”、“对调”、“插入”、“按著录项刷新流水”自由调整电子条目的顺序，或在普通状态下直接使用表格列头排序。通过各种“档案分组方式”，可以将数据按照升序或降序模式分门别类进行展示，配合“模糊检索”或“高级检索”快速过滤和定位目标档案数据。
3.在“传统立卷”、“工程项目”等多级归档方式的档案库中，档案员可以使用丰富的“组卷”向导，如：“组新卷”、“组已有卷”、“合卷”、“拆卷”、“移卷”、“拆件”快速、准确地生成合适的案卷和项目条目。同时对二级条目进行“位置调整”、“生成序号”、“页数页次转换”等微调操作。
4.使用“批量自动关联”与“批量自动组卷”，将分离的案卷与卷内条目通过配置著录项快速绑定；或者配合“公式计算”快速生成案卷条目，对于需要解绑的数据可以使用“解除关联”。
5.使用“按选择”或“按归档分组”的方式，快速生成档号，系统将反馈准确的操作报告，方便快速定位问题所在。辅助“查找重复档号”、“查找中断档号”，可以即时、妥善地处理问题数据。
（三）数据利用功能
对公司局域网内的各用户（包括领导、专业技术人员）提供分层次、智能化、方便快捷的档案、文件综合信息访问查询、档案库存（借阅）状态显示。在进行档案文件全文检索时，系统要对检索用户的权限审核，拥有查看权限的用户可以查看文件文本的部分预览，没有权限的只能查看文件名称。
（1）对查看权限的控制
将档案按照重要程度分别设为A、B、C三个级别，并在每条著录项中，将受控别设置为必录项。档案级别不同，借阅、在线查看的审批流程各不相同。当借阅者在档案库查找到所需档案条目后，点击在线查看，系统自动进入身份认证程序，确定是否有查看权限，若有，可以直接查看，反之则进行提示走借阅流程。
（2）全文检索功能
通过全文索引模块将档案管理系统中索引电子文件进行文本抽取，同时对文本进行索引，建立用于全文检索的索引文件库，确保全文检索的精确性。在建立索引文件的基础上，进行全文检索，对于系统内的电子文件进行亚秒级高速检索，提高档案文件利用率。在显示的结果上进行高亮显示，突出检索内容的一目了然。
（3）数据管理功能
为了有效实现利用目的，对各类电子档案实行系统化管理，实现分类、排序、目录生成、数据统计、自动标引、信息组织、打印输出等，并运用权限分配、访问控制等技术，确保电子档案信息的安全及合理利用，有效地维护整个电子信息系统的安全。
六、推广应用
通过本次“数字档案管理系统”的建设，实现了公司档案业务流程的全面自动化，提升了不同门类的档案的科学化、规范化管理水平，提高了档案工作的效率和质量。系统运行期间，多次组织工程技术人员、兼职档案员对该系统档案在线查看、实体与电子档案的网上借阅、网上审批、移交等业务进行培训、指导，并编制《聚银公司数字档案管理系统使用手册》分发到给各单位；为了方便下载使用，还将使用手册电子版上传到公司网站首页。
数字档案管理系统上线运行两年来，利用档案系统办理查档审批、查阅业务的已有600余人次，涉及档案文件约1000余件，得到了广大员工的一致好评。聚银公司数字档案系统的成功应用，是档案管理模式的一项重要改革，标志着公司在基础管理方面迈上了一个新台阶。
参考文献
[1]肖秋惠.档案管理概论[M].武汉大学出版社，2009.
[2]罗军.中国档案管理体制改革研究[M].世界图书出版公司，2011.