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摘要：医院财务部门要结合本单位实际，按照财政部《会计档案管理办法》制定适合本单位的会计档案管理制度实施细则，对企业会计档案的收集、整理、鉴定、编目、销毁和有效利用等形成一整套的规章制度，要重点完善电算化资料归档制度，确保会计档案安全完整。
关键词：会计档案；收集；整理；销毁和有效利用
医院会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表及其他会计核算资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。负责人员应按国家规定将会计资料及时进行整理和归档。档案内容包括会计凭证、会计账簿(包括辅助账簿)、会计报表及会计档案保管期限所明确的其他会计资料。
一、会计年度终了后，除跨年使用的帐簿外，对会计资料进行整理立卷，并分门别类按各卷顺序编号。
1 会计账簿的整理装订
(1)首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符，帐页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帳页、会计帐簿装订封底的顺序装订。
(2)在本的封面上填写好帐目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章，封口处要加盖有关印章。
(3)会计帐簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。
(4)会计帐簿按保管期限分别编制卷号。
2 会计凭证的整理装订
(1)分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
(2)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
(3)整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺；
(4)记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、制单等)的印章是否齐全。
(5)对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，并在相关记账凭证上注明“附件另订”。
(6)装订成册的会计凭证，应加具封面、侧脊和封底，并在封面上写明单位名称、经济业务起止日期、年度、月份、起止凭证号、当月册数、本册册号、装订人员签章。凭证侧脊应注明年月、起止凭证号、当月册数、本册册号等以便查阅。
(7)在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
3 其他类会计档案的整理装订
会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，防止折角、缺页、错页、掉页现象。银行存款余额调节表等其他会计档案，应当于年度终了，按照时间顺序等方式装订成册，并加盖财务章。相关部门临时要求上报会计资料，形成档案，也应装订整齐，防止缺失。
二、当年会计档案，在会计年度终了后。可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。
1 会计档案的移交手续
财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：
(1)开列清册，填写交接清单；
(2)在帐簿使用日期栏填写移交日期；
(3)交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
2 会计档案的保管
各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年6种。
(1)会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；
(2)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀鼠咬；
(3)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
(4)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
(5)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
3 会计档案的借阅
(1)外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
(2)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。
(3)借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
三、保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止，其他可以按照以下程序销毁：
1 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2 由档案销毁小组研究讨论销毁意见，并由小组负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3 销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。
4 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告档案销毁小组。
会计档案的鉴定销毁是会计档案管理不可缺少的一环，实际工作中这一环节往往不受重视，大有无人来销、无人敢销毁的局面。究其原因，一方面是数量大，开展工作需耗费大量的人力物力；另一方面是鉴定销毁缺乏可操作性规定。应理性对待会计档案的鉴定销毁，做好会计档案的鉴定销毁工作，最大限度地合理利用存储空间，节约有限的人力、物力资源。
总之，医院财务部门要依据会计档案管理形成的规律和特点，进一步加强和改进会计档案工作。在医院实施部门预算管理后，应充分利用现代化科技设备和手段，建立会计档案网络信息，方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询，实现资源共享。要开发会计档案信息资源，服务医院发展，增强会计档案信息的时效性。医院要制定切实可行的会计档案管理制度，运用各种不同类型的手段和方式利用好企业会计档案信息资源，充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势，提高医院会计档案利用效率，为医院领导决策服务，逐步使医院会计档案管理工作步入正轨，更好地为医院经济运行提供服务。
参考文献：
[1]金丽萍：《如何加强会计档案管理工作》.兰台内外，2010-10-31.
[2]惠学峰：《提升会计档案管理水平的几点想法》.黑龙江档案，2010-08-15.
[3]傅勤：《浅谈学校会计档案管理工作》.云南经济日报，2011-02-21.
[4]王风珍：《期满会计档案的管理》，档案管理，2011-01-15.
[5]赵娟：《浅谈企业会计档案管理》，内蒙古科技与经济.2011-01-15.
关键词：会计档案；收集；整理；销毁和有效利用
医院会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表及其他会计核算资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。负责人员应按国家规定将会计资料及时进行整理和归档。档案内容包括会计凭证、会计账簿(包括辅助账簿)、会计报表及会计档案保管期限所明确的其他会计资料。
一、会计年度终了后，除跨年使用的帐簿外，对会计资料进行整理立卷，并分门别类按各卷顺序编号。
1 会计账簿的整理装订
(1)首先按帐簿启用表的使用页数核对各个帐户是否相符，帐页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计帐簿封面、帐簿启用表、帐户目录、该帐簿按页数顺序排列的帳页、会计帐簿装订封底的顺序装订。
(2)在本的封面上填写好帐目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人(经办人)签章，封口处要加盖有关印章。
(3)会计帐簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。
(4)会计帐簿按保管期限分别编制卷号。
2 会计凭证的整理装订
(1)分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；
(2)摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针)，对大的张页或附件要折叠成同记帐凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；
(3)整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺；
(4)记帐凭证上有关人员(如财务主管、复核、记帐、制单等)的印章是否齐全。
(5)对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，并在相关记账凭证上注明“附件另订”。
(6)装订成册的会计凭证，应加具封面、侧脊和封底，并在封面上写明单位名称、经济业务起止日期、年度、月份、起止凭证号、当月册数、本册册号、装订人员签章。凭证侧脊应注明年月、起止凭证号、当月册数、本册册号等以便查阅。
(7)在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
3 其他类会计档案的整理装订
会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，防止折角、缺页、错页、掉页现象。银行存款余额调节表等其他会计档案，应当于年度终了，按照时间顺序等方式装订成册，并加盖财务章。相关部门临时要求上报会计资料，形成档案，也应装订整齐，防止缺失。
二、当年会计档案，在会计年度终了后。可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满之后原则上应由财务会计部门编制清册移交本单位的档案部门保管。
1 会计档案的移交手续
财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：
(1)开列清册，填写交接清单；
(2)在帐簿使用日期栏填写移交日期；
(3)交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
2 会计档案的保管
各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。凡是对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年6种。
(1)会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；
(2)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀鼠咬；
(3)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
(4)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
(5)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
3 会计档案的借阅
(1)外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。
(2)借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件)。
(3)借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。
三、保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止，其他可以按照以下程序销毁：
1 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2 由档案销毁小组研究讨论销毁意见，并由小组负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
3 销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。
4 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告档案销毁小组。
会计档案的鉴定销毁是会计档案管理不可缺少的一环，实际工作中这一环节往往不受重视，大有无人来销、无人敢销毁的局面。究其原因，一方面是数量大，开展工作需耗费大量的人力物力；另一方面是鉴定销毁缺乏可操作性规定。应理性对待会计档案的鉴定销毁，做好会计档案的鉴定销毁工作，最大限度地合理利用存储空间，节约有限的人力、物力资源。
总之，医院财务部门要依据会计档案管理形成的规律和特点，进一步加强和改进会计档案工作。在医院实施部门预算管理后，应充分利用现代化科技设备和手段，建立会计档案网络信息，方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询，实现资源共享。要开发会计档案信息资源，服务医院发展，增强会计档案信息的时效性。医院要制定切实可行的会计档案管理制度，运用各种不同类型的手段和方式利用好企业会计档案信息资源，充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势，提高医院会计档案利用效率，为医院领导决策服务，逐步使医院会计档案管理工作步入正轨，更好地为医院经济运行提供服务。
参考文献：
[1]金丽萍：《如何加强会计档案管理工作》.兰台内外，2010-10-31.
[2]惠学峰：《提升会计档案管理水平的几点想法》.黑龙江档案，2010-08-15.
[3]傅勤：《浅谈学校会计档案管理工作》.云南经济日报，2011-02-21.
[4]王风珍：《期满会计档案的管理》，档案管理，2011-01-15.
[5]赵娟：《浅谈企业会计档案管理》，内蒙古科技与经济.2011-01-15.