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摘 要：文章在客观分析我国高校档案管理的现状及其存在的问题之后，基于功能构建视野，提出了对高校档案进行现代化管理及其更好地服务于高校教学的三条建议。
关键词：高校档案 现代化管理 教学服务 功能构建
中图分类号：G648 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）02（b）-0198-01
高校的档案管理是高校综合管理的一个重要组成部分，它起到了真实记录高校的各类管理、教学活动，客观反映高校运行状况的作用。随着高校自身的不断发展和高校校园信息化建设的不断完善，高校的档案管理也不断受到新的挑战并面对更高的要求，现代化的高校档案管理必须要与高等教育的未来发展趋势相适应，起到服务教学的功用。
1 高校档案管理现状
近些年来，我国高等教育发展很快，各大高校也大多处在各类规章制度、管理模式的改革深化期，档案管理也不例外。尤其是档案管理作为一项有着长久执行历史的管理工作，其管理现状明显与高速发展的新形势不相适应。在很多高校中，档案管理仍然只是停留在保存和分类记录上，利用率极低，忽略了档案的信息资源属性，忽视了档案具有的广泛而深远的服务性能；并且在档案管理方法上也相当落后，由于现有的档案管理工作人员多数缺乏必要的专业管理知识技能，还有的是身兼数职，工作不到位，造成档案管理不够规范、管理模式仍拘泥于旧有的简单经验管理模式。
事实上，高校的档案是高等学校教学科研活动、基础设施建设、人力资源管理、财务支出状况和其他各类行为或活动的可靠依据、资料及生动素材。档案在相当大的程度上体现着学校综合管理的水平、教职工队伍的素质、教学科研和产业成果等等，只有将档案运用到广阔而深远的教学科研管理实践中，才能发挥档案的信息属性，才能起到上文所述的档案应有的作用。因而我国高校的档案管理应当顺应时代发展变化，适应新形势下教学、科研、文化和经济发展战略的需求，通过实现现代化的档案管理来更好地为教学服务。
2 高校档案现代化管理与服务教学功能构建的措施
2.1 树立现代化的档案管理意识
现代化的档案管理，指的就是不再以静态的、简单的收藏保存的态度对待档案，而是要充分地发掘档案的信息资源性，体现档案的自身价值。由于长期以来，高校都是相对封闭的象牙塔，与经济社会或多或少存在一定的隔阂，这在保持了高校校园相对平静安宁的氛围的同时，也使高校的管理工作包括档案工作在内处在一个相对封闭的环境中，缺少必要的竞争机制。随着我国市场经济体制的建立及高等教育改革的不断深入，要树立现代化的高校档案服务意识，我们的高校档案管理人员从领导干部到基层工作人员都必须意识到当前市场经济下所遵循的法则是优胜劣汰，是靠服务和软实力说话。高校教学档案管理必须主动关注高校教学体制改革（例如学分认定），关注社会热点问题（例如文凭认定）等，从寻找和发现日常档案管理工作中不足着手，从不同的切入点和结合部入手，将原本高高在上的“管理”工作转变为满足学校师生、员工不同需求的服务性工作，服务过程中要创出特色，要变被动等待服务为积极主动上门服务，可以利用计算机互联网络提供远程服务使服务范围由窄变宽，服务层次由浅变深，主动地为教育教学和学校科研服务。
2.2 使用现代化的档案管理手段
树立现代化的档案管理意识是基础和根本，而使用现代化的档案管理手段则是具体的途径和方法。利用先进的科学技术和设备，可以大幅度地提高高校档案管理的效率，减少工作量，降低人力成本。比如，目前使用计算机已经相当普遍，甚至是不可或缺的了，使用计算機录入保存档案就能省去以前繁重的抄写、分类、组卷调卷等人工操作。使用光盘、U盘等移动存储工具能够极大地扩充信息存储空间和存储量，还能在一定程度上实现无纸化办公，不仅可以节约开支保护环境，还能避免以往档案纸张霉变、虫蛀与风化的问题出现，防止信息的丢失。另外条形码自动识别技术的应用，也能加速档案的分类归整，尽量减少差错和失误率。
当然，使用计算机技术或其他高新技术进行档案管理，目前也存在一定的问题，即尚未实现计算机档案管理的标准化。各高校目前只有从自身的实际情况入手，各自为政地最大限度地满足校内各级相关部门的要求，做好档案的管理工作。
2.3 加强档案管理的服务化
现代化的档案管理要求高校档案管理人员必须兼备“保管员”与服务者的双重角色，在不违背保密的原则下从封闭走向开放，主动地融入、参与到学校的产学研活动中去，发挥应有的服务教学功能。这就要求档案管理人员首先需要及时准确地掌握学校的需求信息，推出符合学生或是老师需求的档案文献服务项目。如推出历届本科生优秀论文汇编、历年科研成果汇编等。其次高校的档案管理人员在可因时制宜，抓住校园中的人气较高的重要活动如新生入校、教师培训、教学成果展览、教学工作总结等机会，充分利用资源优势，在提供档案过程中，向校友及其他人员进行广泛的宣传，使他们了解和理解档案工作，力求使档案服务工作开展的生动活泼，更好地服务于教学、服务于师生。相信只要在对档案的保管与服务学校教学时，做到管而不死、活而不乱、理想性与切实性契合，组织领导决定与个人积极性统一，转变意识，突出服务精神，高校的档案就能很好地体现出应用的信息资源价值，就能为全校的师生提供及时有益的帮助，起到应有的服务教学功能。
参考文献
[1] 李晓娟.略论高校档案管理信息化建设[J].知识经济，2010（14）：169.
[2] 汪沁.高校财务档案管理存在的问题及解决对策研究[J].华商，2008（15）.
[3] 吕光.浅议高校档案管理工作存在的问题及改进措施[J].产业与科技论坛，2006（12）：99-100.
关键词：高校档案 现代化管理 教学服务 功能构建
中图分类号：G648 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）02（b）-0198-01
高校的档案管理是高校综合管理的一个重要组成部分，它起到了真实记录高校的各类管理、教学活动，客观反映高校运行状况的作用。随着高校自身的不断发展和高校校园信息化建设的不断完善，高校的档案管理也不断受到新的挑战并面对更高的要求，现代化的高校档案管理必须要与高等教育的未来发展趋势相适应，起到服务教学的功用。
1 高校档案管理现状
近些年来，我国高等教育发展很快，各大高校也大多处在各类规章制度、管理模式的改革深化期，档案管理也不例外。尤其是档案管理作为一项有着长久执行历史的管理工作，其管理现状明显与高速发展的新形势不相适应。在很多高校中，档案管理仍然只是停留在保存和分类记录上，利用率极低，忽略了档案的信息资源属性，忽视了档案具有的广泛而深远的服务性能；并且在档案管理方法上也相当落后，由于现有的档案管理工作人员多数缺乏必要的专业管理知识技能，还有的是身兼数职，工作不到位，造成档案管理不够规范、管理模式仍拘泥于旧有的简单经验管理模式。
事实上，高校的档案是高等学校教学科研活动、基础设施建设、人力资源管理、财务支出状况和其他各类行为或活动的可靠依据、资料及生动素材。档案在相当大的程度上体现着学校综合管理的水平、教职工队伍的素质、教学科研和产业成果等等，只有将档案运用到广阔而深远的教学科研管理实践中，才能发挥档案的信息属性，才能起到上文所述的档案应有的作用。因而我国高校的档案管理应当顺应时代发展变化，适应新形势下教学、科研、文化和经济发展战略的需求，通过实现现代化的档案管理来更好地为教学服务。
2 高校档案现代化管理与服务教学功能构建的措施
2.1 树立现代化的档案管理意识
现代化的档案管理，指的就是不再以静态的、简单的收藏保存的态度对待档案，而是要充分地发掘档案的信息资源性，体现档案的自身价值。由于长期以来，高校都是相对封闭的象牙塔，与经济社会或多或少存在一定的隔阂，这在保持了高校校园相对平静安宁的氛围的同时，也使高校的管理工作包括档案工作在内处在一个相对封闭的环境中，缺少必要的竞争机制。随着我国市场经济体制的建立及高等教育改革的不断深入，要树立现代化的高校档案服务意识，我们的高校档案管理人员从领导干部到基层工作人员都必须意识到当前市场经济下所遵循的法则是优胜劣汰，是靠服务和软实力说话。高校教学档案管理必须主动关注高校教学体制改革（例如学分认定），关注社会热点问题（例如文凭认定）等，从寻找和发现日常档案管理工作中不足着手，从不同的切入点和结合部入手，将原本高高在上的“管理”工作转变为满足学校师生、员工不同需求的服务性工作，服务过程中要创出特色，要变被动等待服务为积极主动上门服务，可以利用计算机互联网络提供远程服务使服务范围由窄变宽，服务层次由浅变深，主动地为教育教学和学校科研服务。
2.2 使用现代化的档案管理手段
树立现代化的档案管理意识是基础和根本，而使用现代化的档案管理手段则是具体的途径和方法。利用先进的科学技术和设备，可以大幅度地提高高校档案管理的效率，减少工作量，降低人力成本。比如，目前使用计算机已经相当普遍，甚至是不可或缺的了，使用计算機录入保存档案就能省去以前繁重的抄写、分类、组卷调卷等人工操作。使用光盘、U盘等移动存储工具能够极大地扩充信息存储空间和存储量，还能在一定程度上实现无纸化办公，不仅可以节约开支保护环境，还能避免以往档案纸张霉变、虫蛀与风化的问题出现，防止信息的丢失。另外条形码自动识别技术的应用，也能加速档案的分类归整，尽量减少差错和失误率。
当然，使用计算机技术或其他高新技术进行档案管理，目前也存在一定的问题，即尚未实现计算机档案管理的标准化。各高校目前只有从自身的实际情况入手，各自为政地最大限度地满足校内各级相关部门的要求，做好档案的管理工作。
2.3 加强档案管理的服务化
现代化的档案管理要求高校档案管理人员必须兼备“保管员”与服务者的双重角色，在不违背保密的原则下从封闭走向开放，主动地融入、参与到学校的产学研活动中去，发挥应有的服务教学功能。这就要求档案管理人员首先需要及时准确地掌握学校的需求信息，推出符合学生或是老师需求的档案文献服务项目。如推出历届本科生优秀论文汇编、历年科研成果汇编等。其次高校的档案管理人员在可因时制宜，抓住校园中的人气较高的重要活动如新生入校、教师培训、教学成果展览、教学工作总结等机会，充分利用资源优势，在提供档案过程中，向校友及其他人员进行广泛的宣传，使他们了解和理解档案工作，力求使档案服务工作开展的生动活泼，更好地服务于教学、服务于师生。相信只要在对档案的保管与服务学校教学时，做到管而不死、活而不乱、理想性与切实性契合，组织领导决定与个人积极性统一，转变意识，突出服务精神，高校的档案就能很好地体现出应用的信息资源价值，就能为全校的师生提供及时有益的帮助，起到应有的服务教学功能。
参考文献
[1] 李晓娟.略论高校档案管理信息化建设[J].知识经济，2010（14）：169.
[2] 汪沁.高校财务档案管理存在的问题及解决对策研究[J].华商，2008（15）.
[3] 吕光.浅议高校档案管理工作存在的问题及改进措施[J].产业与科技论坛，2006（12）：99-100.