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【摘 要】 文档控制是工程项目管理的重要组成部分，是项目管理深化改革中重点改革对象。由于项目中业主方和施工方的信息管理水平还不够先进，对信息管理的内涵和意义不能较好的理解，我国目前项目工程的文档控制还远远低于其他发达国家
【关键词】 工程项目；文档控制；信息化；管理
工程设计是为工程项目编制设计用以指导施工建设的文件，是工程项目建设的重要环节。为了满足市场的要求，提高项目管理水平，出现了文档控制这一工作。文档控制的主要工作是从项目开始到结束，对项目中出现的文档进行收集、整理、发放、归档等进行控制管理。[1]
一、项目文档的特点
1.多阶段特点
每一个项目工程都要经过项目建议书、可行性研究、总体设计、基础设计、详细设计、采购、施工、试运投产的阶段。[2]工程项目的各个阶段都会产生大量的种类繁多的文档包括：设计计算书、图纸、设计依据文档、原始基础文档、说明书、供货商文档和料单等。
2.多方案特点
每一个拟建的工程项目和老项目的生产方案都是依据当时的政策建立的，随着市场需求和科学技术的发展应不断进行完善和调整。这就造成了多方案并存的现象，就要对各个方案进行对比、优化和决策，此外又要进行评估、修正、完善补充产生新的文档。
3.多专业特点
工程项目是多专业、多学科的综合工作，大多数工程项目最少是由20个专业相互配合，反复协商完成工作的。其中工程项目的文档是各个专业的人员分别编制和归档然后统一出版的。一些大型的项目是由多个设计单位或国内、外设计公司合作完成的，这就需要文档在单位之间甚至国内外之间进行交换，交换的过程变得复杂。因此文档控制具有较强的多专业性。
4.成套性特点
工程项目的设计通常都是有特定的题目对象或是一个独立的项目，文档中包括项目开始到结束的所有信息、图纸以及资料，这些文档需要能够长期保存且要保证完整，因此项目工程的文档具有成套性。
二、文档控制信息化管理的方法
1.工程项目文档分类
由于工程项目的文档种类繁多，应对文档的信息进行分类管理，建立编码种类和编码体系信息化的文档管理。工程项目中的设计图纸应根据设计院的不同设置不同的编号，编号应包括相关专业、单体或者位置、项目代码、版本号和顺序号等信息。了解项目的编码体系并正确的运用，能够快速并准确的找出所需要的图纸，提高了工作效率。项目文档控制中心为了保证工程项目图纸和资料都是正确且最新的，需要对每一张图纸进行检查和确认。项目文档控制的工作人员应将图纸拷贝在U盘里面进行备份，并且对U盘中的图纸和资料及时的更新、妥善保存。除拷贝到U盘外，工作人员还应保存一套图纸当前版本的拷贝，对于非最新版本的图纸应进行标记，与最新版本的图纸分开保存。为了保证文档信息的完整性，每个版本的图纸都要保存，不同的图纸要做好标识，分类存放。图纸和资料在拷贝一份之后还应保留一份电子版，所有图纸的电子版的名称都要用实际图纸编码，其版本应及时更新，不同版本的图纸放在不同的文件夹中保存。
2.明确各类文档资料
每一份文档在项目工程中的使用过程中，不论经过多少项目管理人员的处理，也不论在对文档的处理过程中是否有较大差异，在文档资料的管理过程中，不同种类的文档的管理都应该有具体的岗位人员负责。要使项目工程文档管理信息化，对于各个种类的文档的采集人员和归档人员要明确，忽略局部项目工程文档的流程上的差异，使项目文档的资料的中间管理环节逐渐规范化，确保准确、及时的收集整体文档资料。对项目工程文档资料实行行业或者企业标准，能够提高管理的效率。通过优化项目管理的流程，能够促进文档管理环节记录文档与实际管理活动的融合。项目各管理阶层人员最注重的就是不同项目之间同类文档的记录格式要统一，文档的标准化与结构化的不同，会影响实施项目文档信息化的管理。在实施文档信息化管理中一般对标准化和结构化程度较高的优先考虑。
3.项目文档记录规范化
在项目工程文档控制实现信息化的过程中，对文档的内容、过程的规范化记录必须时刻关注，对一些问题的考虑不到位就会导致整个项目文档资料的规范化管理受到影响。例如，在原始文档数据输入信息系统的过程中，输入时间的不同将导致不同的结果。细小的操作不同，对书面文档与系统数据一致性产生的影响却很大，此外还会影响原始文档的归档规范化和信息化。
三、结束语
对项目文档进行信息化管理能夠使信息的收集、储存、加工和处理更加有效，提高了项目的管理效率，降低了项目工程管理成本。实现项目工程文档信息化管理是一个长远的过程，必须做到有计划、有步骤的实行，在实际推行过程中可能会遇到一些问题，但只要社会各界参与人员能够团结合作，针对出现的问题积极进行探讨，相信很快就可以实现项目工程的文档信息化管理了。
参考文献：
[1]金侠杰.大型集群式化工工程项目的全过程集成管理研究[J].上海大学.2012，06（8）：13.
[2]梁博.中国大中型施工总承包企业施工项目管理信息化研究与实践应用[J].中国建筑科学研究院.2012，10（5）：16.
【关键词】 工程项目；文档控制；信息化；管理
工程设计是为工程项目编制设计用以指导施工建设的文件，是工程项目建设的重要环节。为了满足市场的要求，提高项目管理水平，出现了文档控制这一工作。文档控制的主要工作是从项目开始到结束，对项目中出现的文档进行收集、整理、发放、归档等进行控制管理。[1]
一、项目文档的特点
1.多阶段特点
每一个项目工程都要经过项目建议书、可行性研究、总体设计、基础设计、详细设计、采购、施工、试运投产的阶段。[2]工程项目的各个阶段都会产生大量的种类繁多的文档包括：设计计算书、图纸、设计依据文档、原始基础文档、说明书、供货商文档和料单等。
2.多方案特点
每一个拟建的工程项目和老项目的生产方案都是依据当时的政策建立的，随着市场需求和科学技术的发展应不断进行完善和调整。这就造成了多方案并存的现象，就要对各个方案进行对比、优化和决策，此外又要进行评估、修正、完善补充产生新的文档。
3.多专业特点
工程项目是多专业、多学科的综合工作，大多数工程项目最少是由20个专业相互配合，反复协商完成工作的。其中工程项目的文档是各个专业的人员分别编制和归档然后统一出版的。一些大型的项目是由多个设计单位或国内、外设计公司合作完成的，这就需要文档在单位之间甚至国内外之间进行交换，交换的过程变得复杂。因此文档控制具有较强的多专业性。
4.成套性特点
工程项目的设计通常都是有特定的题目对象或是一个独立的项目，文档中包括项目开始到结束的所有信息、图纸以及资料，这些文档需要能够长期保存且要保证完整，因此项目工程的文档具有成套性。
二、文档控制信息化管理的方法
1.工程项目文档分类
由于工程项目的文档种类繁多，应对文档的信息进行分类管理，建立编码种类和编码体系信息化的文档管理。工程项目中的设计图纸应根据设计院的不同设置不同的编号，编号应包括相关专业、单体或者位置、项目代码、版本号和顺序号等信息。了解项目的编码体系并正确的运用，能够快速并准确的找出所需要的图纸，提高了工作效率。项目文档控制中心为了保证工程项目图纸和资料都是正确且最新的，需要对每一张图纸进行检查和确认。项目文档控制的工作人员应将图纸拷贝在U盘里面进行备份，并且对U盘中的图纸和资料及时的更新、妥善保存。除拷贝到U盘外，工作人员还应保存一套图纸当前版本的拷贝，对于非最新版本的图纸应进行标记，与最新版本的图纸分开保存。为了保证文档信息的完整性，每个版本的图纸都要保存，不同的图纸要做好标识，分类存放。图纸和资料在拷贝一份之后还应保留一份电子版，所有图纸的电子版的名称都要用实际图纸编码，其版本应及时更新，不同版本的图纸放在不同的文件夹中保存。
2.明确各类文档资料
每一份文档在项目工程中的使用过程中，不论经过多少项目管理人员的处理，也不论在对文档的处理过程中是否有较大差异，在文档资料的管理过程中，不同种类的文档的管理都应该有具体的岗位人员负责。要使项目工程文档管理信息化，对于各个种类的文档的采集人员和归档人员要明确，忽略局部项目工程文档的流程上的差异，使项目文档的资料的中间管理环节逐渐规范化，确保准确、及时的收集整体文档资料。对项目工程文档资料实行行业或者企业标准，能够提高管理的效率。通过优化项目管理的流程，能够促进文档管理环节记录文档与实际管理活动的融合。项目各管理阶层人员最注重的就是不同项目之间同类文档的记录格式要统一，文档的标准化与结构化的不同，会影响实施项目文档信息化的管理。在实施文档信息化管理中一般对标准化和结构化程度较高的优先考虑。
3.项目文档记录规范化
在项目工程文档控制实现信息化的过程中，对文档的内容、过程的规范化记录必须时刻关注，对一些问题的考虑不到位就会导致整个项目文档资料的规范化管理受到影响。例如，在原始文档数据输入信息系统的过程中，输入时间的不同将导致不同的结果。细小的操作不同，对书面文档与系统数据一致性产生的影响却很大，此外还会影响原始文档的归档规范化和信息化。
三、结束语
对项目文档进行信息化管理能夠使信息的收集、储存、加工和处理更加有效，提高了项目的管理效率，降低了项目工程管理成本。实现项目工程文档信息化管理是一个长远的过程，必须做到有计划、有步骤的实行，在实际推行过程中可能会遇到一些问题，但只要社会各界参与人员能够团结合作，针对出现的问题积极进行探讨，相信很快就可以实现项目工程的文档信息化管理了。
参考文献：
[1]金侠杰.大型集群式化工工程项目的全过程集成管理研究[J].上海大学.2012，06（8）：13.
[2]梁博.中国大中型施工总承包企业施工项目管理信息化研究与实践应用[J].中国建筑科学研究院.2012，10（5）：16.