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摘 要：随着信息技术的快速发展，计算机技术在档案管理中应用的越来越广泛，这样就有效推动了档案的数字化和信息化建设的进程。通过开展档案管理的数字化，对于充分开发和利用档案资源，满足自动化办公的需要有着重要的作用。但是，由于对于档案的管理采用的一直是传统的方法，这样就会造成档案管理完整性不足，效率低下的问题，所以，开展档案管理数字化探索具有非常重要的意义，是推动档案管理工作不断发展的重要动力。
关键词：档案管理 数字化 探索
一、引言
相对于一些发达国家来说，我国的档案管理现代化建设存在着一定的滞后性，数字化档案管理必将成为今后档案管理的主要形式，所以数字化管理是档案管理发展的必然趋势。随着计算机网络技术和数据库技术以及多媒体技术的快速发展，一种新型的数字化档案管理形态出现了。在数字化管理模式下，可以在不同地理位置应用不同载体进行资源的数字化共享。通过网络化的方式进行相互连接，从而可以更加及时有效地应用档案，实现很好的资源共享。
二、开展档案管理数字化建设存在的问题
1.资源浪费比较明显。电子文件和只是文件实行双套保存的制度，这样就造成了资源的浪费。在许多单位中，虽然应用了自动化的办公网络系统，但是在网上传递和承办文件后，又辅发纸质文件进行归档保存。这样就导致了同样内容和同种类型的文件并发和保存的问题，在一定程度上造成了人力、物力和财力的浪费，影响了电子文件的广泛应用，同时对于档案事业的发展也起到了一定的阻碍作用。
2.电子文件归档困难。当前，在一些单位中，办公自动化系统和档案管理系统难以有效兼容，各自为政，这样就会给电子文件的归档造成一定的困难。根据相关的统计，当前许多大型的企业都采用了电子计算机和网络技术构建办公自动化系统。因为这一系统基本上都是由本单位或者上级部门设计的软件。而同一个单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为推动档案管理现代化、标准化和规范化发展而推广使用的现代化档案管理软件。这样就会造成设计单位不同的两套系统难以兼容在一起，难以开展有效的电子文件归档，最后给数据的收集和整理造成一定的影响。
3.管理和长期保存有困难。电子文件的不安全因素，在一定程度上对其管理和长期保存工作造成了一定的影响。电子文件具有方便操作和传递快捷以及存储空间比较小的特点，但是也会带来一定的不安全因素。比如，电子文件对于软硬件设备的依赖性比较强，并且难以实现直读、数据丢失和病毒侵害的影响比较明显，这些问题就会导致电子文档的安全保管和长期保存出现一定的问题，给档案管理带来一定的阻碍。
4.数字化档案的利用率比较低。尽管许多单位都已经推行了办公自动化系统，但是很多单位对于电子文件管理的意识相对来说比较薄弱，更多的时候还是采用传统的观念和管理模式进行档案管理。在借阅文档和检索的时候都是由人工来完成，计算机的应用主要局限于文字输入、编辑和打印。人们只能够看到伸手可及的有限的档案资料，但是对于网络形式传递的资料宝库没有给予足够的重视。这样就会造成人力和物力消耗比较大，电子文档没有得到合理的开发利用，一定程度上造成了浪费的问题。
三、开展档案数字化管理的方法
1.建设系统工程，实现信息共享。档案管理的电子化建设是一项系统工程，其中包括了许多环节。因为许多单位和企业每天都会产生大量的文字档案，需要进行有效的录入、保存，所以该系统应该采用双服务器和高速扫描以及光盘双备份的方法。同时，为了能够提高使用的有效性，还应该注重设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询以及文档的网络上传工作。通过这样的方式，从而实现资源共享，提高档案数字化管理有效性的目的。
2.建立横向通道，衔接办公系统。针对电子文件和纸质文件双套制的保存问题，应该注重在纸质文件和电子文件之间建立一个通道，也就是把电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存工作的发展和数字档案特点，制定完善的符合实际工作需要的管理规章制度。在这个环节中，建立电子文档的安全管理制度具有非常重要的意义。因为档案作为一种非常特殊的文字资料，有的可以公开，但是有的内容则需要进行保密。尤其是在档案数字化管理之后，安全工作显得尤为重要。其中包括了硬件安全管理和软件安全管理。硬件方面应该注重把握好信息储存的质量关，提高电子文件载体的保存寿命，从而使电子文件能够更加长久地进行保存。对于电子文档使用的设备和载体等，应该派专人进行管理，避免因为各种因素的影响，导致电子文件出现损坏或者丢失的情况。
3.制定计算机安全运行保护制度。制定计算机安全运行保护制度，也就是电子文档管理的软件方面。对于含有电子文档的计算机，尤其是含有保密资料的电脑，应该对于使用者进行科学合理的限制，确保档案信息网络的安全。应该把档案资料分为公开利用查询和内部利用查询两种，对于公开利用查询的，可以把权限设定的宽泛一些，确保企业或者公司的使用者能够正常、便捷有效地使用档案资料。但是，对于内部利用查询的资料，应该设立保密制度和措施，确保资料不会外泄。这样对于保证企业正常的运转，维护企业的利益，推动档案数字化管理的发展具有非常重要的意义。
4.建设专职队伍，提高管理水平。对于档案管理工作来说，其数字化发展的方向对于企业的发展有着长远的影响。所以，这就需要其高度重视档案管理工作，建立专职的队伍，不断提高管理的有效性和水平。首先，应该注重加强相关专业人才的培养，更好地满足数字化档案发展的需要。信息时代，档案的数字化发展就需要档案的管理者具备比较高的专业素质和较高的计算机操作以及应用的水平。所以，在企业内部，应该组织专门的培训，不断提升管理人员的综合素质，满足数字化档案发展的需要。
5.重视对于原档案的质量检查工作。在档案数字化建设的过程中，应该重视对于原档案进行全面有效的质量好检查，合理有效控制数字化档案的质量。首先，应该做好数字化前的档案整理检查。应该对于档案原件进行完整的准确的排序，修整存在折损问题的原件。同时，应该把控数字化后的数据质量，做好图像质量的检查工作。在进行文件扫描后，应该确保图像清晰，不会出现字迹模糊的问题。对于出现问题的资料，应该进行重新扫描和录入，保证其可利用性。最后需要做好数据的链接检查工作。做好机读目录和扫描图像文件之间的链接，形成很好的对应。
四、结语
综上所述，随着计算机网络技术的快速发展，信息高速公路得到了有效的拓宽。只有实现档案管理的数字化，才能够有效突破传统档案管理模式的束缚和局限，使档案管理更加开放，实现档案资源的共享。这就需要我们对于当前档案管理存在的问题和不足有清楚的认识，能够采取有针对性的措施开展档案管理数字化方向的建设，切实提升档案资源管理的有效性，推动档案数字化建设的有效性，使档案资源的作用得到更加有效的发挥。
参考文献：
[1]王宏. 关于档案管理数字化建设的思考[J]. 办公室业务，2016，（23）：67-68.
[2]吕春艳. 档案管理数字化的优势及问题分析[J]. 管理观察，2014，（11）：144-145.
[3]鲁蓓. 档案管理数字化的实践探索[J]. 才智，2012，（34）：331.
[4]劉小瑾. 浅谈档案管理创新及档案管理数字化问题[J]. 才智，2012，（22）：328.
[5]齐兰英，张艳霞. 档案管理数字化与信息交流[J]. 黑龙江科技信息，2010，（06）：176.
[6]郭荣花. 浅析档案管理数字化建设的意义[J]. 科教文汇（下旬刊），2009，（01）：216+225.
关键词：档案管理 数字化 探索
一、引言
相对于一些发达国家来说，我国的档案管理现代化建设存在着一定的滞后性，数字化档案管理必将成为今后档案管理的主要形式，所以数字化管理是档案管理发展的必然趋势。随着计算机网络技术和数据库技术以及多媒体技术的快速发展，一种新型的数字化档案管理形态出现了。在数字化管理模式下，可以在不同地理位置应用不同载体进行资源的数字化共享。通过网络化的方式进行相互连接，从而可以更加及时有效地应用档案，实现很好的资源共享。
二、开展档案管理数字化建设存在的问题
1.资源浪费比较明显。电子文件和只是文件实行双套保存的制度，这样就造成了资源的浪费。在许多单位中，虽然应用了自动化的办公网络系统，但是在网上传递和承办文件后，又辅发纸质文件进行归档保存。这样就导致了同样内容和同种类型的文件并发和保存的问题，在一定程度上造成了人力、物力和财力的浪费，影响了电子文件的广泛应用，同时对于档案事业的发展也起到了一定的阻碍作用。
2.电子文件归档困难。当前，在一些单位中，办公自动化系统和档案管理系统难以有效兼容，各自为政，这样就会给电子文件的归档造成一定的困难。根据相关的统计，当前许多大型的企业都采用了电子计算机和网络技术构建办公自动化系统。因为这一系统基本上都是由本单位或者上级部门设计的软件。而同一个单位的档案室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为推动档案管理现代化、标准化和规范化发展而推广使用的现代化档案管理软件。这样就会造成设计单位不同的两套系统难以兼容在一起，难以开展有效的电子文件归档，最后给数据的收集和整理造成一定的影响。
3.管理和长期保存有困难。电子文件的不安全因素，在一定程度上对其管理和长期保存工作造成了一定的影响。电子文件具有方便操作和传递快捷以及存储空间比较小的特点，但是也会带来一定的不安全因素。比如，电子文件对于软硬件设备的依赖性比较强，并且难以实现直读、数据丢失和病毒侵害的影响比较明显，这些问题就会导致电子文档的安全保管和长期保存出现一定的问题，给档案管理带来一定的阻碍。
4.数字化档案的利用率比较低。尽管许多单位都已经推行了办公自动化系统，但是很多单位对于电子文件管理的意识相对来说比较薄弱，更多的时候还是采用传统的观念和管理模式进行档案管理。在借阅文档和检索的时候都是由人工来完成，计算机的应用主要局限于文字输入、编辑和打印。人们只能够看到伸手可及的有限的档案资料，但是对于网络形式传递的资料宝库没有给予足够的重视。这样就会造成人力和物力消耗比较大，电子文档没有得到合理的开发利用，一定程度上造成了浪费的问题。
三、开展档案数字化管理的方法
1.建设系统工程，实现信息共享。档案管理的电子化建设是一项系统工程，其中包括了许多环节。因为许多单位和企业每天都会产生大量的文字档案，需要进行有效的录入、保存，所以该系统应该采用双服务器和高速扫描以及光盘双备份的方法。同时，为了能够提高使用的有效性，还应该注重设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询以及文档的网络上传工作。通过这样的方式，从而实现资源共享，提高档案数字化管理有效性的目的。
2.建立横向通道，衔接办公系统。针对电子文件和纸质文件双套制的保存问题，应该注重在纸质文件和电子文件之间建立一个通道，也就是把电子文件和纸质文件以文本方式和映像方式共存工作的发展和数字档案特点，制定完善的符合实际工作需要的管理规章制度。在这个环节中，建立电子文档的安全管理制度具有非常重要的意义。因为档案作为一种非常特殊的文字资料，有的可以公开，但是有的内容则需要进行保密。尤其是在档案数字化管理之后，安全工作显得尤为重要。其中包括了硬件安全管理和软件安全管理。硬件方面应该注重把握好信息储存的质量关，提高电子文件载体的保存寿命，从而使电子文件能够更加长久地进行保存。对于电子文档使用的设备和载体等，应该派专人进行管理，避免因为各种因素的影响，导致电子文件出现损坏或者丢失的情况。
3.制定计算机安全运行保护制度。制定计算机安全运行保护制度，也就是电子文档管理的软件方面。对于含有电子文档的计算机，尤其是含有保密资料的电脑，应该对于使用者进行科学合理的限制，确保档案信息网络的安全。应该把档案资料分为公开利用查询和内部利用查询两种，对于公开利用查询的，可以把权限设定的宽泛一些，确保企业或者公司的使用者能够正常、便捷有效地使用档案资料。但是，对于内部利用查询的资料，应该设立保密制度和措施，确保资料不会外泄。这样对于保证企业正常的运转，维护企业的利益，推动档案数字化管理的发展具有非常重要的意义。
4.建设专职队伍，提高管理水平。对于档案管理工作来说，其数字化发展的方向对于企业的发展有着长远的影响。所以，这就需要其高度重视档案管理工作，建立专职的队伍，不断提高管理的有效性和水平。首先，应该注重加强相关专业人才的培养，更好地满足数字化档案发展的需要。信息时代，档案的数字化发展就需要档案的管理者具备比较高的专业素质和较高的计算机操作以及应用的水平。所以，在企业内部，应该组织专门的培训，不断提升管理人员的综合素质，满足数字化档案发展的需要。
5.重视对于原档案的质量检查工作。在档案数字化建设的过程中，应该重视对于原档案进行全面有效的质量好检查，合理有效控制数字化档案的质量。首先，应该做好数字化前的档案整理检查。应该对于档案原件进行完整的准确的排序，修整存在折损问题的原件。同时，应该把控数字化后的数据质量，做好图像质量的检查工作。在进行文件扫描后，应该确保图像清晰，不会出现字迹模糊的问题。对于出现问题的资料，应该进行重新扫描和录入，保证其可利用性。最后需要做好数据的链接检查工作。做好机读目录和扫描图像文件之间的链接，形成很好的对应。
四、结语
综上所述，随着计算机网络技术的快速发展，信息高速公路得到了有效的拓宽。只有实现档案管理的数字化，才能够有效突破传统档案管理模式的束缚和局限，使档案管理更加开放，实现档案资源的共享。这就需要我们对于当前档案管理存在的问题和不足有清楚的认识，能够采取有针对性的措施开展档案管理数字化方向的建设，切实提升档案资源管理的有效性，推动档案数字化建设的有效性，使档案资源的作用得到更加有效的发挥。
参考文献：
[1]王宏. 关于档案管理数字化建设的思考[J]. 办公室业务，2016，（23）：67-68.
[2]吕春艳. 档案管理数字化的优势及问题分析[J]. 管理观察，2014，（11）：144-145.
[3]鲁蓓. 档案管理数字化的实践探索[J]. 才智，2012，（34）：331.
[4]劉小瑾. 浅谈档案管理创新及档案管理数字化问题[J]. 才智，2012，（22）：328.
[5]齐兰英，张艳霞. 档案管理数字化与信息交流[J]. 黑龙江科技信息，2010，（06）：176.
[6]郭荣花. 浅析档案管理数字化建设的意义[J]. 科教文汇（下旬刊），2009，（01）：216+225.