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[摘要]高校档案管理是学校管理的重要组成部分。它是为学校的教学管理科学研究人事管理后勤管理财务管理等各项管理服务的，最终目的是为培养社会主义合格的建设者和可靠接班人服务的。知识经济信息化发展对高校的档案管理工作提出了新的要求和挑战。笔者运用档案学的理论，分析了时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，从而提出几点改革的措施来完善高校的档案管理工作。
[关键词]档案管理 信息化 挑战 应对措施
随着教育体制改革的不断深入，在档案工作收集、管理、利用等许多方面产生了新的问题，知识经济信息化的进一步发展，对高校的档案管理工作也提出了新的挑战，如何适应这些新变化，如何搞好高校的档案管理工作，是一个值得认真思考与探讨的问题。在这里，笔者想从档案学的理论，认真分析那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，希冀用新的思路、新的途径，新的办法来解决档案管理工作中遇到的新矛盾和新问题。
一、档案的管理
1 档案管理的性质
第一，档案管理的服务性。档案管理对于高校其他工作来说，属于一项服务性工作。它通过提供原始材料来为其他工作服务。档案管理工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素与动力。第二，档案管理的从属性。档案工作通过管理和提供档案这种特定方式，为高校各项工作提供档案信息服务。因此，档案工作同其他工作的关系是齿轮、螺丝钉与机器的关系，是从属和服务于高校其他工作的，但它又是高校工作不可缺少的组成部分。第三，档案管理的管理性。从档案管理工作自身来讲，它属于一种科学的管理性工作；但它又有自己的独特管理对象和范围。档案管理工作的对象，是高校各项工作所产生的档案材料：它工作的任务，是在国家档案原则和制度的指导下，科学地管理本单位的档案，维护本单位的历史真实面貌。
2 档案管理的特点
第一，平凡之中见深刻。档案管理工作的意义是极其深刻的，从一个单位来说，记录和反映了一个单位发展历史：从国家全部档案来看，不仅体现了一个国家的历史面貌，而且在时空的意义上保持和体现了人类社会的统一与完整，第二，枯燥之中显神奇。档案管理工作具有重要作用、深刻的意义和巨大的价值，但具体的管理工作却是单调、枯燥的。就是这种平淡枯燥的管理工作，往往能为现在和未来提供重大的历史借鉴。第三，普遍之中有特殊。档案管理的普遍性表现在所有档案管理工作的具体内容及工作活动、环节之间具有极强的连续性，几乎形成了一个固定的模式。另外，档案管理工作的各个环节自身又有其特殊性，这种特殊性构成了每个环节特定的内容和要求。
二、信息化社会给高校档案管理工作带来的挑战
1 经费的缺口已成为很重要的制约因素
档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化，已成为当前档案事业发展的方向。档案工作要赶上时代的步伐，就必须不断更新设备和技术，这需要大量的经费；新设备、新技术需要更高标准维护、保养，还需要大量经费；设备不断更新、技术不断升级更需要大量经费来保障。所以，高校的有限经费难以维持档案信息化建设的需要。
2 安全技术成为不利高校档案管理工作发展的瓶颈
档案的保密性和安全性受到严峻考验。信息网络不断深入各个领域，网络环境下，影响档案保密和档案安全有诸多因素：档案部门档案安全意思和保密意思不强，往往在自己的档案网页上随意发布信息；对信息来源的可靠性和真实性缺少严格的审查；管理达不到新要求，造成信息的损坏、丢失；电脑病毒、“瘟疫”横行，黑客的恶意攻击等等。所有这些，使得档案信息的安全和保密受到威胁，我们必须要高度重视，并加以研究解决。
3 档案管理人员素质影响了档案管理质量
档案管理人员素质较低，影响了档案管理质量，合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，具备一定的工作能力和文字表达能力。面对校园网建设和信息高速公路和飞速发展，高校档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才，但目前高校档案管理人员的素质能达到上述要求的为数不多，另外，专业人才还在不断地流失，导致档案人员素质进一步下降。
三、应对高校档案管理工作挑战的具体措施
1 提高认识，加强领导，理顺管理体制
首先，学校档案是高校教学、科研、管理等各项活动的真实记录，没有这个记录，高校就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。其次，从档案的功能和作用来看，档案具有咨政、育人、存史和凭证等功能和作用，是其它任何工作都不能替代的。要继续深入持久地组织好《中华人民共和国档案法》、《(中华人民共和国档案法)实施办法》等相关法律法规的学习与宣传活动。学习与广泛宣传能使教职工了解《档案法》的基本内容，形成人人关心、自觉地维护档案工作的新风尚。健全领导体制，从组织上保证档案工作的顺利开展。要认真研究解决档案管理工作中所涉及的机构、编制、经费、设备、档案用房等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，消除工作死角，使档案工作与学校其它各项管理工作同步发展。
2 大力加强档案人才队伍建设
以能力建设为中心，以培养复合型人才为目标，从我国高等教育改革和学校建设发展的实际出发，解放思想，与时俱进，努力转变在人才问题上的各种陈旧观念，树立人才资源是第一资源、人人都可以成才和以人为本的观念，尊重人才、尊重知识，努力营造鼓励档案人才于事业，帮助档案人才干好事业的工作环境。同时注重加强政治思想教育和职业道德教育，努力学习档案业务知识，做到“爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”；选配德才兼备的新生力量充实档案专业队伍，解决长期以来档案工作人员年龄老化、知识滞后、人手不足、管理落后的问题：增加智力投资，定期开展培训。
3 抓好收集，加强管理与利用档案
学校的档案部门要针对档案材料来源广、范围大的特点，改变过去“坐等待收、守摊待用”的传统作风。主动上门服务，跟踪收集，把反映高校主要职能活动和历史面貌的教学、科研、党政管理、外事、基建、财务、声像、实物等各方面的重要的材料都收集起来，归档保管；通过分类整理，把大量分散的档案资料进行加工、分析、归纳、集中，从中找出规律的资料和数据，变死档案为活的信息，为当前开展教学科研和各项管理工作服务，为编史修志服务。档案的收集工作需要从平时做起，还需要各个方面给予积极配合和支持。首先是档案人员与学校各部门秘书要建立经常的联系，加强对平时立卷工作的检查与指导工作；其次是注意收集帐外文件材料，如外出带回的会议文件、调查报告、领导讲话等。做到随时收集与定期收集相结合，集中与分散相结合，专职人员与兼职人员收集相结合。这样做不仅能拓宽档案收集的内容，扩大来源，丰富室藏，促进收集工作的开展，也能为档案的利用提供更大方便。
[关键词]档案管理 信息化 挑战 应对措施
随着教育体制改革的不断深入，在档案工作收集、管理、利用等许多方面产生了新的问题，知识经济信息化的进一步发展，对高校的档案管理工作也提出了新的挑战，如何适应这些新变化，如何搞好高校的档案管理工作，是一个值得认真思考与探讨的问题。在这里，笔者想从档案学的理论，认真分析那些与时代发展不相适宜的工作理念和工作模式，希冀用新的思路、新的途径，新的办法来解决档案管理工作中遇到的新矛盾和新问题。
一、档案的管理
1 档案管理的性质
第一，档案管理的服务性。档案管理对于高校其他工作来说，属于一项服务性工作。它通过提供原始材料来为其他工作服务。档案管理工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素与动力。第二，档案管理的从属性。档案工作通过管理和提供档案这种特定方式，为高校各项工作提供档案信息服务。因此，档案工作同其他工作的关系是齿轮、螺丝钉与机器的关系，是从属和服务于高校其他工作的，但它又是高校工作不可缺少的组成部分。第三，档案管理的管理性。从档案管理工作自身来讲，它属于一种科学的管理性工作；但它又有自己的独特管理对象和范围。档案管理工作的对象，是高校各项工作所产生的档案材料：它工作的任务，是在国家档案原则和制度的指导下，科学地管理本单位的档案，维护本单位的历史真实面貌。
2 档案管理的特点
第一，平凡之中见深刻。档案管理工作的意义是极其深刻的，从一个单位来说，记录和反映了一个单位发展历史：从国家全部档案来看，不仅体现了一个国家的历史面貌，而且在时空的意义上保持和体现了人类社会的统一与完整，第二，枯燥之中显神奇。档案管理工作具有重要作用、深刻的意义和巨大的价值，但具体的管理工作却是单调、枯燥的。就是这种平淡枯燥的管理工作，往往能为现在和未来提供重大的历史借鉴。第三，普遍之中有特殊。档案管理的普遍性表现在所有档案管理工作的具体内容及工作活动、环节之间具有极强的连续性，几乎形成了一个固定的模式。另外，档案管理工作的各个环节自身又有其特殊性，这种特殊性构成了每个环节特定的内容和要求。
二、信息化社会给高校档案管理工作带来的挑战
1 经费的缺口已成为很重要的制约因素
档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化，已成为当前档案事业发展的方向。档案工作要赶上时代的步伐，就必须不断更新设备和技术，这需要大量的经费；新设备、新技术需要更高标准维护、保养，还需要大量经费；设备不断更新、技术不断升级更需要大量经费来保障。所以，高校的有限经费难以维持档案信息化建设的需要。
2 安全技术成为不利高校档案管理工作发展的瓶颈
档案的保密性和安全性受到严峻考验。信息网络不断深入各个领域，网络环境下，影响档案保密和档案安全有诸多因素：档案部门档案安全意思和保密意思不强，往往在自己的档案网页上随意发布信息；对信息来源的可靠性和真实性缺少严格的审查；管理达不到新要求，造成信息的损坏、丢失；电脑病毒、“瘟疫”横行，黑客的恶意攻击等等。所有这些，使得档案信息的安全和保密受到威胁，我们必须要高度重视，并加以研究解决。
3 档案管理人员素质影响了档案管理质量
档案管理人员素质较低，影响了档案管理质量，合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，懂得党和国家关于档案管理方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，具备一定的工作能力和文字表达能力。面对校园网建设和信息高速公路和飞速发展，高校档案队伍中还需要一批现代化信息管理技术方面的人才，但目前高校档案管理人员的素质能达到上述要求的为数不多，另外，专业人才还在不断地流失，导致档案人员素质进一步下降。
三、应对高校档案管理工作挑战的具体措施
1 提高认识，加强领导，理顺管理体制
首先，学校档案是高校教学、科研、管理等各项活动的真实记录，没有这个记录，高校就会忘掉自己的历史，就会失去历史这面镜子和继续前进的根基。其次，从档案的功能和作用来看，档案具有咨政、育人、存史和凭证等功能和作用，是其它任何工作都不能替代的。要继续深入持久地组织好《中华人民共和国档案法》、《(中华人民共和国档案法)实施办法》等相关法律法规的学习与宣传活动。学习与广泛宣传能使教职工了解《档案法》的基本内容，形成人人关心、自觉地维护档案工作的新风尚。健全领导体制，从组织上保证档案工作的顺利开展。要认真研究解决档案管理工作中所涉及的机构、编制、经费、设备、档案用房等硬件问题，改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，消除工作死角，使档案工作与学校其它各项管理工作同步发展。
2 大力加强档案人才队伍建设
以能力建设为中心，以培养复合型人才为目标，从我国高等教育改革和学校建设发展的实际出发，解放思想，与时俱进，努力转变在人才问题上的各种陈旧观念，树立人才资源是第一资源、人人都可以成才和以人为本的观念，尊重人才、尊重知识，努力营造鼓励档案人才于事业，帮助档案人才干好事业的工作环境。同时注重加强政治思想教育和职业道德教育，努力学习档案业务知识，做到“爱档如珍、维护历史、兢兢业业、服务现实”；选配德才兼备的新生力量充实档案专业队伍，解决长期以来档案工作人员年龄老化、知识滞后、人手不足、管理落后的问题：增加智力投资，定期开展培训。
3 抓好收集，加强管理与利用档案
学校的档案部门要针对档案材料来源广、范围大的特点，改变过去“坐等待收、守摊待用”的传统作风。主动上门服务，跟踪收集，把反映高校主要职能活动和历史面貌的教学、科研、党政管理、外事、基建、财务、声像、实物等各方面的重要的材料都收集起来，归档保管；通过分类整理，把大量分散的档案资料进行加工、分析、归纳、集中，从中找出规律的资料和数据，变死档案为活的信息，为当前开展教学科研和各项管理工作服务，为编史修志服务。档案的收集工作需要从平时做起，还需要各个方面给予积极配合和支持。首先是档案人员与学校各部门秘书要建立经常的联系，加强对平时立卷工作的检查与指导工作；其次是注意收集帐外文件材料，如外出带回的会议文件、调查报告、领导讲话等。做到随时收集与定期收集相结合，集中与分散相结合，专职人员与兼职人员收集相结合。这样做不仅能拓宽档案收集的内容，扩大来源，丰富室藏，促进收集工作的开展，也能为档案的利用提供更大方便。