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摘 要：高校二级学院办公室作为学院管理中枢，承担着全院服务、信息传递、协调督办、参谋、对外联系等基本职能，在新形势下应该树立创新意识、履行岗位职责、加强综合协调、树立团队精神、营造和谐氛围、竭力做好各项服务工作，从而不断提高管理水平和工作效率，为学院教学、科研、学生管理工作的顺利开展提供强有力的后勤保障。
關键词：高校 二级学院办公室 工作效率
目前，随着我国高等教育规模的不断扩大、体制改革的不断深入，多数高校已经实行校院两级管理模式，将管理重心下移。因此，高校二级学院办公室是一个单位的重要枢纽，校院领导的所有指令、意图都要通过院办公室安排、传递、督促和落实。为此，做好二级学院办公室管理工作至关重要，笔者就自己办公室工作的实践谈谈办公室工作的特点以及对办公室工作效率的思考。
1、高校二级学院办公室的工作特点
1.1、综合服务平台
高校院办公室是承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、党务、行政、对外联络等管理工作的窗口，是对内对外服务的特殊窗口。服务是学院办公室工作的出发点，也是办公室工作的重点。其日常工作要为各部门服务、为领导服务、为教学服务以及为广大师生服务，对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情要妥善解决，要办得好、办得快。办公室工作具有任务多、时间性强、突发事件多，服务性强的特点。因此，日常工作重点是抓好决策服务，为学院教学水平、科研水平的提高做好后勤工作。
1.2、收播信息的窗口
二级学院办公室是信息情报中心，要应用各种调查研究分析的手段，收集多种类型信息。首先是收集社会政治、经济、文化、教育等各方面的情况动态，分析各种信息对学院直接影响或潜在影响。其次，收集学院外在形象相关信息，这包括社会对本院毕业生的评价信息、科技兴农信息、学生三下乡活动信息的反馈、学生实践实习的表现等等信息。再者要收集教师上课质量的反馈信息、学生对教师上课质量的评价信息。除此之外，院办公室要通过各种传播媒介，将学院的各种信息及时、准确、有效的传播出去，加强学院的整体形象宣传。
1.3、上传下达，协调督办
上传下达是办公室的职能所在，高校二级学院办公室是一个接受任务下达任务的综合执行部门，工作上承担着接收、办理、沟通、协调、联系等各项事务。对校行政机构、学院领导布置的各项任务，办公室都要及时落实到相关部门及经办人，并将完成结果及时向领导汇报；对院内部的各类报告及信件，院办公室必须及时提交有关领导审理及批复，要督办未完成事件。协调的实质是统一认识、调整关系、解决矛盾，院办公室应做好各种关系和矛盾的协调工作，同时要配合院领导协调好学院内部各部门、各系的工作，消除学院各项工作环节中存在的不和谐现象，以便顺利开展各项工作。比如，有些工作任务需要各部门共同完成、还有决策机构与执行之间的关系等等。
1.4、发挥参谋助手作用
办公室是领导决策的参谋、具体事务上的助手，参谋辅政是发挥办公室服务作用的主要途径，也是衡量办公室工作水平的重要标准。办公室人员要适应新形势，明确新任务，把握新要求，要解放思想增强参谋意识，同时，也要围绕学院整个中心工作，本着对人、对事负责的态度，实事求是的精神，仔细调查每一项工作，全心全意为做好决策服务，有些事情应在决策前先调查研究，结合实际情况，提出一些建议供领导参考，而且要敢于进言，善于为领导出谋划策，要出于公心，要全心全意为学院发展谋决策。
1.5、对外联系的窗口
近年来，各高校学院为了提高办学效能，坚持开放办学、加强国内外交流与合作。在这新形势下，学院办公室担负着对外交流服务的窗口，每位工作人员的一言一行、一举一动，都直接关系到学校学院的形象。因此，必须加强各项素质修养，尽心尽力地组织好每场会议、协调好每次活动、安排好各种接待任务，逐步树立办公室对外服务的良好形象。
2、做好二级学院办公室工作的思考
办公室的工作特点如同“作战部和参谋部”，是单位各部门的中枢，办公室的工作人员作为领导的参谋助手，必须具备较高的理论水平、政策水平、业务水平和综合素质，因而，办公室工作人员必须做到：
2.1、加强学习，不断提高自身素质
首先，要提高办公室人员的政治素质。院办公室人员的工作重点之一是为学院的党政部门服务，如起草文件、处理问题等等，这就要求工作人员具备良好的政治素质。要及时认真学习领会党的路线方针政策、法律法规，根据不断发展的新形势提高自身的理论水平和政策水平。
其次，要提高办公室人员的文化素质。要结合本单位不断变化的新工作和新要求，办公室人员要努力学习理论知识、学习各项文件、领会院领导的各项工作精神，需要练就较强的文字功底，扎实的专业知识，形成善于学习、勤于思考、重于总结的良好工作作风。
第三，要提高办公室人员的业务素质。办公室工作涉及方方面面，其中许多涉及所在学院的各种专业知识。因此 扎实的业务素质是完成办公室繁杂任务的基本保证。日前随着科学技术的发展和办公管理水平的不断提高，院办公室工作人员除了掌握本职业务知识外，还必须掌握多种现代化管理方法和手段，也要具备有处理突发事件的应变能力和综合分析问题的能力。
2.2、树立创新意识，做好服务工作
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，创新就是要不断解放思想，实事求是，与时俱进。服务是办公室工作的基本职能，也是办公室工作的主题。做好办公室工作也必须要有创新的思维、创新的胆识和创新的举措。要在工作中不断总结经验，不断改革管理方法，做好服务工作。首先，要树立创新争优的服务意识，办公室的工作不能只满足于日常的上班制或上传下达的被动应付状态，要转被动为积极主动，要有计划、有章法地开展工作。尽管办公室工作繁杂，但中心工作是服务，要开展各项服务工作，为学校服务、为学院师生服务、为兄弟学院服务、为联系单位和基层服务。因此，办公室要适应校院工作的新形势、新任务，围绕服务抓创新，要科学安排工作，从全局的角度处理问题，使办公室工作不断创出新特色、取得新突破。其次，要履行岗位职责，树立求真务实的意识。办公室工作繁杂琐碎、涉及面广，工作人员积极履行岗位职责，发扬任劳任怨、埋头苦干、勤奋工作和甘于奉献的精神，以确保各项任务的顺利完成。 2.3、加强综合协调、树立团队精神、营造和谐氛围
院办公室是在院长直接领导下，为全院教学、科研、后勤及各职能部門服务的综合部门，工作的重点始终处于承上启下、上传下达、联合四邻、沟通内外信息网络的中心位置。因此，如何处理好学院内部各系之间、各部门之间的矛盾？ 如何处理好学院与上级领导部门、兄弟院系和其他高校、社会团体间的关系？如何为院领导提供一个良好的工作环境、充实的信息材料等。要做好这方方面面工作，须涉及多方面、多部门的工作协作。因此，协调工作是院办公室工作中的一项非常重要内容，在工作中要做好耐心细致的协调工作，同志间要以诚相待、精诚团结、互相尊重、互相关心、互相支持、互相包容，对一些急需完成的重要任务，要明确职责，统一安排，合理分工，各司其职，合力协作。总之，要树立团队精神，要营造和睦、和美、和谐的良好工作氛围，使大家能够心情舒畅的工作，心往一处想，劲往一处使，一心一意谋发展，集中精力抓管理，使办公室的服务水平更上一层楼。
2.4、加强办公室的信息化管理
当今世界已进入信息时代，办公室信息化管理已成为当代社会的一种大趋势，二级学院办公室办公自动化也是一种必然的趋势。办公室应充分利用校园网络，进一步运用现代科学技术，创新工作手段，节约办公成本，提高办事效率。首先要建立自动化办公系统，实现会务安排、请示报告、人事管理、教务管理、国有资产管理、后勤采购等的网上办公，建立统一的数据标准，实现各种数据资料的共享。其次，是运用现代网络技术，运用互联网的相关功能，提高办事的效率，如建立相关的QQ办公群，院全体教职员工工作群、院党务工作群、教务工作群、系教师工作群等，以便下达学校、学院相关文件、信息宣传、布置科研教学任务、教学讨论等，同时也加强教师之间的交流与联系，这不仅凝聚人心，更重要是促进各项工作的顺利开展。第三是通过网络建立二级学院领导意见箱，让广大师生员工参与学院的管理，使二级学院管理真正做到公开化 民主化。总之，采用信息化管理，可以快速传输信息、加速日常事务的处理，逐步实现计算机网络和电子数据的无纸化办公，提高院办公室的工作效率和工作质量，实现办公室管理方式上的新突破。
总之，面对当前新形势，办公室工作人员要做到工作上勤奋、学习上刻苦、作风上严谨，要不断挖掘自身存在的问题，不断改进科学管理手段，努力提高办公室服务水平与服务质量，为实现学院的发展目标作出应有的贡献。
参考文献：
[1]姜淑菲.对创建高职院校创新型学院办公室的几点思考[J].四川职业技术学院学报，2012，22（3）：129-131.
[2]张红.如何做好高校院系办公室工作的思考[J].科教导刊，2012，7：191-193.
關键词：高校 二级学院办公室 工作效率
目前，随着我国高等教育规模的不断扩大、体制改革的不断深入，多数高校已经实行校院两级管理模式，将管理重心下移。因此，高校二级学院办公室是一个单位的重要枢纽，校院领导的所有指令、意图都要通过院办公室安排、传递、督促和落实。为此，做好二级学院办公室管理工作至关重要，笔者就自己办公室工作的实践谈谈办公室工作的特点以及对办公室工作效率的思考。
1、高校二级学院办公室的工作特点
1.1、综合服务平台
高校院办公室是承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、党务、行政、对外联络等管理工作的窗口，是对内对外服务的特殊窗口。服务是学院办公室工作的出发点，也是办公室工作的重点。其日常工作要为各部门服务、为领导服务、为教学服务以及为广大师生服务，对教师、学生提出的一些有关切身利益的事情要妥善解决，要办得好、办得快。办公室工作具有任务多、时间性强、突发事件多，服务性强的特点。因此，日常工作重点是抓好决策服务，为学院教学水平、科研水平的提高做好后勤工作。
1.2、收播信息的窗口
二级学院办公室是信息情报中心，要应用各种调查研究分析的手段，收集多种类型信息。首先是收集社会政治、经济、文化、教育等各方面的情况动态，分析各种信息对学院直接影响或潜在影响。其次，收集学院外在形象相关信息，这包括社会对本院毕业生的评价信息、科技兴农信息、学生三下乡活动信息的反馈、学生实践实习的表现等等信息。再者要收集教师上课质量的反馈信息、学生对教师上课质量的评价信息。除此之外，院办公室要通过各种传播媒介，将学院的各种信息及时、准确、有效的传播出去，加强学院的整体形象宣传。
1.3、上传下达，协调督办
上传下达是办公室的职能所在，高校二级学院办公室是一个接受任务下达任务的综合执行部门，工作上承担着接收、办理、沟通、协调、联系等各项事务。对校行政机构、学院领导布置的各项任务，办公室都要及时落实到相关部门及经办人，并将完成结果及时向领导汇报；对院内部的各类报告及信件，院办公室必须及时提交有关领导审理及批复，要督办未完成事件。协调的实质是统一认识、调整关系、解决矛盾，院办公室应做好各种关系和矛盾的协调工作，同时要配合院领导协调好学院内部各部门、各系的工作，消除学院各项工作环节中存在的不和谐现象，以便顺利开展各项工作。比如，有些工作任务需要各部门共同完成、还有决策机构与执行之间的关系等等。
1.4、发挥参谋助手作用
办公室是领导决策的参谋、具体事务上的助手，参谋辅政是发挥办公室服务作用的主要途径，也是衡量办公室工作水平的重要标准。办公室人员要适应新形势，明确新任务，把握新要求，要解放思想增强参谋意识，同时，也要围绕学院整个中心工作，本着对人、对事负责的态度，实事求是的精神，仔细调查每一项工作，全心全意为做好决策服务，有些事情应在决策前先调查研究，结合实际情况，提出一些建议供领导参考，而且要敢于进言，善于为领导出谋划策，要出于公心，要全心全意为学院发展谋决策。
1.5、对外联系的窗口
近年来，各高校学院为了提高办学效能，坚持开放办学、加强国内外交流与合作。在这新形势下，学院办公室担负着对外交流服务的窗口，每位工作人员的一言一行、一举一动，都直接关系到学校学院的形象。因此，必须加强各项素质修养，尽心尽力地组织好每场会议、协调好每次活动、安排好各种接待任务，逐步树立办公室对外服务的良好形象。
2、做好二级学院办公室工作的思考
办公室的工作特点如同“作战部和参谋部”，是单位各部门的中枢，办公室的工作人员作为领导的参谋助手，必须具备较高的理论水平、政策水平、业务水平和综合素质，因而，办公室工作人员必须做到：
2.1、加强学习，不断提高自身素质
首先，要提高办公室人员的政治素质。院办公室人员的工作重点之一是为学院的党政部门服务，如起草文件、处理问题等等，这就要求工作人员具备良好的政治素质。要及时认真学习领会党的路线方针政策、法律法规，根据不断发展的新形势提高自身的理论水平和政策水平。
其次，要提高办公室人员的文化素质。要结合本单位不断变化的新工作和新要求，办公室人员要努力学习理论知识、学习各项文件、领会院领导的各项工作精神，需要练就较强的文字功底，扎实的专业知识，形成善于学习、勤于思考、重于总结的良好工作作风。
第三，要提高办公室人员的业务素质。办公室工作涉及方方面面，其中许多涉及所在学院的各种专业知识。因此 扎实的业务素质是完成办公室繁杂任务的基本保证。日前随着科学技术的发展和办公管理水平的不断提高，院办公室工作人员除了掌握本职业务知识外，还必须掌握多种现代化管理方法和手段，也要具备有处理突发事件的应变能力和综合分析问题的能力。
2.2、树立创新意识，做好服务工作
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，创新就是要不断解放思想，实事求是，与时俱进。服务是办公室工作的基本职能，也是办公室工作的主题。做好办公室工作也必须要有创新的思维、创新的胆识和创新的举措。要在工作中不断总结经验，不断改革管理方法，做好服务工作。首先，要树立创新争优的服务意识，办公室的工作不能只满足于日常的上班制或上传下达的被动应付状态，要转被动为积极主动，要有计划、有章法地开展工作。尽管办公室工作繁杂，但中心工作是服务，要开展各项服务工作，为学校服务、为学院师生服务、为兄弟学院服务、为联系单位和基层服务。因此，办公室要适应校院工作的新形势、新任务，围绕服务抓创新，要科学安排工作，从全局的角度处理问题，使办公室工作不断创出新特色、取得新突破。其次，要履行岗位职责，树立求真务实的意识。办公室工作繁杂琐碎、涉及面广，工作人员积极履行岗位职责，发扬任劳任怨、埋头苦干、勤奋工作和甘于奉献的精神，以确保各项任务的顺利完成。 2.3、加强综合协调、树立团队精神、营造和谐氛围
院办公室是在院长直接领导下，为全院教学、科研、后勤及各职能部門服务的综合部门，工作的重点始终处于承上启下、上传下达、联合四邻、沟通内外信息网络的中心位置。因此，如何处理好学院内部各系之间、各部门之间的矛盾？ 如何处理好学院与上级领导部门、兄弟院系和其他高校、社会团体间的关系？如何为院领导提供一个良好的工作环境、充实的信息材料等。要做好这方方面面工作，须涉及多方面、多部门的工作协作。因此，协调工作是院办公室工作中的一项非常重要内容，在工作中要做好耐心细致的协调工作，同志间要以诚相待、精诚团结、互相尊重、互相关心、互相支持、互相包容，对一些急需完成的重要任务，要明确职责，统一安排，合理分工，各司其职，合力协作。总之，要树立团队精神，要营造和睦、和美、和谐的良好工作氛围，使大家能够心情舒畅的工作，心往一处想，劲往一处使，一心一意谋发展，集中精力抓管理，使办公室的服务水平更上一层楼。
2.4、加强办公室的信息化管理
当今世界已进入信息时代，办公室信息化管理已成为当代社会的一种大趋势，二级学院办公室办公自动化也是一种必然的趋势。办公室应充分利用校园网络，进一步运用现代科学技术，创新工作手段，节约办公成本，提高办事效率。首先要建立自动化办公系统，实现会务安排、请示报告、人事管理、教务管理、国有资产管理、后勤采购等的网上办公，建立统一的数据标准，实现各种数据资料的共享。其次，是运用现代网络技术，运用互联网的相关功能，提高办事的效率，如建立相关的QQ办公群，院全体教职员工工作群、院党务工作群、教务工作群、系教师工作群等，以便下达学校、学院相关文件、信息宣传、布置科研教学任务、教学讨论等，同时也加强教师之间的交流与联系，这不仅凝聚人心，更重要是促进各项工作的顺利开展。第三是通过网络建立二级学院领导意见箱，让广大师生员工参与学院的管理，使二级学院管理真正做到公开化 民主化。总之，采用信息化管理，可以快速传输信息、加速日常事务的处理，逐步实现计算机网络和电子数据的无纸化办公，提高院办公室的工作效率和工作质量，实现办公室管理方式上的新突破。
总之，面对当前新形势，办公室工作人员要做到工作上勤奋、学习上刻苦、作风上严谨，要不断挖掘自身存在的问题，不断改进科学管理手段，努力提高办公室服务水平与服务质量，为实现学院的发展目标作出应有的贡献。
参考文献：
[1]姜淑菲.对创建高职院校创新型学院办公室的几点思考[J].四川职业技术学院学报，2012，22（3）：129-131.
[2]张红.如何做好高校院系办公室工作的思考[J].科教导刊，2012，7：191-193.