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摘 要：该文对高校档案管理工作现状做了简要分析，指出尚存在的问题，并针对这些问题，提出一些切实可行的解决对策。
关键词：高校 档案管理 服务
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）05（b）-0184-02
高校档案是高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录。高校档案管理工作是高校事业发展的重要组成部分。胡锦涛同志曾在接见全国档案工作暨表彰会议代表时指出：“档案事业是党和国家发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”随着《中华人民共和国档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规的制定与施行以及科技的发展，高校档案管理工作得到了快速发展，越来越趋向于规范化、电子化、信息化。然而，在高校档案管理工作快速发展的过程中，由于种种原因，还存在着一些问题。下面针对这些问题及解决对策做简要分析。
1 在思想上，对档案管理工作重视不足
高校档案可以为领导决策、教学科研、咨询查证等提供服务。然而，一些高校的领导人员和工作人员的档案意识却相对薄弱，对档案在高校中的功能和作用认识不足，从而对档案管理工作重视不足，无法给予档案工作相对应的领导管理和组织实施。一些高校尽管建立了规范的档案馆，硬件设施很好，但是由于缺乏重视，没有行之有效、与之适应的组织管理，反而形成了严重的资源浪费。一些高校，在“重存、重保、轻用”等固化思想下，人为削弱了档案管理的功能作用。还有一些人员，认识不到档案管理的重要性，往往是在需要的时候才意识到档案管理的重要。因此从思想上对档案管理工作予以足够的重视，是十分必要的。
档案工作首先要得到高校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》的学习与宣传活动，树立“依法治档、依法管档、依法用档”的档案意识。只有得到高校领导的足够重视，上行下效，才有可能激发高校各部门及教职工的主观能动性，强化其“既是档案的制造者，又是档案保护者”的责任意识，才有可能形成人人懂档案、知档案、爱档案、存档案、用档案的良好氛围。
解放思想，更新观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立档案服务意识，努力为高校科学决策服务，为广大师生员工服务，为社会各界服务，这是当前每个档案工作者努力的方向。
2 在制度上，有待进一步规范化，标准化
虽然国家已经出台相应的政策和各项法律、法规，对高校档案管理进行制度化、规范化和标准化。但是，目前仍有一些高校因为各种原因，档案管理工作没有进入法制管理和科学管理的轨道，存在一些问题。有的高校，在档案管理制度上存在漏洞，没有完备健全的档案工作管理机制和规章制度，档案馆缺少安全设施，档案管理人员素质参差不齐，专业性差，对文件材料的收集、分类、编目、装订、装盒等复杂、繁琐的工作流程不能完全胜任，进而出现文件分类不正确、编目不规范、装订不整齐等问题，无法满足信息化和现代化的工作要求。而且，管理人员的队伍还很不稳定，专兼职混杂，管理水平和业务水平均有待提高。
因此，针对以上一系列问题，高校档案管理工作需要大力推进规范化、标准化。高校应根据自身条件建立更为有针对性的、切合实际的档案管理机制和规章制度，建立一支观念新、结构优、技能高的档案管理队伍，切实可行地加强档案基础建设和信息化建设，提高档案管理的服务水平。档案管理部门应加强对各门类应归档文件材料的管理能力，确保归档文件准确、完整、整理规范，档案利用便捷。依法按期移交符合进馆标准的档案，具备条件的要做到电子目录、全文数据与纸质档案全部进馆。在此基础上，校方逐步引导建立高校档案管理中心，完善高校档案工作管理体制。
3 在具体工作中，如何充分发挥高校档案的各项服务功能，合理利用资源，是一个亟需解决的问题
首先，在基础材料方面，由于人为因素导致档案材料收集不及时、不完整，造成材料缺失，且无法弥补。有在整理过程中，原始材料不规范，整理标准不统一，经重复整理的档案破坏严重等问题，均在源头上大大降低了档案的资源利用价值。因此，有针对性地组织加强专业档案的收集和信息汇总编研工作就显得十分必要。如在工作中制定实施细则并严格按照规章制度办事，管理人员积极主动有计划地及时收集本校重大活动照片、声像、实物、电子档案等材料，与材料形成部门之间形成动态联系，定期和不定期地及时全面地收集和补充原始材料。并在充分了解馆藏和服务对象需求的基础上，通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式进行汇总编研。总之，根据高校自身实际情况，采取行之有效的各项措施，在源头上减少档案资源浪费，是充分发挥高校档案服务功能的前提要务。
其次，在档案管理队伍方面，档案管理人员的素质直接决定着档案管理工作的成效。因此，高校应针对现有档案管理人员的类型和工作特点，对其进行业务培训，并且不断提高培训质量，提升现有档案管理人员的文化和专业程度，切实加强档案管理人员的专业理论和解决实际问题的能力，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的多层次复合型专业人才队伍，为档案管理的规范化、电子化、信息化提供保障。
最后，在档案管理的手段方面，要以规范的档案管理制度为基础，使用各种先进手段，达到服务高校、服务大众、服务社会的最终目的。
目前，随着高校档案管理工作各项事业的发展，其电子信息化要求也越来越迫切。如何在实际工作中运用现代化技术提高档案信息的网络化、电子化；建立档案管理的集成化、信息化；实现档案办公的自动化、现代化，是当前形势下对高校档案管理提出的新要求。
有效運用计算机技术、网络技术、音像技术、缩微技术、光盘技术等不仅可以提高高校档案管理效率，降低管理成本，增强管理功能，而且还可以将传统的以纸质档案为特征的管理模式转化为现代的以网络化、电子化为特征的新型管理模式。同时，档案管理机构还可以运用多种新型技术，在档案的收集整理过程中充分整合原始资料，使其集成化；在档案的使用过程中，与高校档案资源服务对象之间建立信息沟通，主动服务于各方，转变“藏而不用，用而无效”的局面，增强其服务功能，最终在整个档案管理工作过程中实现自动化、现代化，大大降低档案管理的劳动强度；在实际工作中，可以建立档案数据库，收集初始电子文件，如机关职能部门产生的文件、章程、规定，教学单位在教学活动中形成的教学计划、课程设计、生产实习记录、毕业设计，科研工作中产生的项目申请、研究报告和成果，财务部门的账册、单据、报表等，之后对这些原始的电子文件进行加工归档入库，形成系统性、可利用性高的档案资源，然后就可以进行档案开发利用、检索传递、咨询等服务。在具体使用过程中，可以使用条形码自动识别技术建立标准化档案识别目录，利用音像、缩微、光盘等技术建立易于存储传递的电子档案库，并配以相应的保护措施，如指纹技术、电子印章、签名等，保证相关档案的机密性。
总之，虽然高校档案管理工作尚存在着一些问题，但是随着重视程度的提高和服务功能的改进，其管理水平也得到了显著提高。相信伴随着科技进步与时代的要求，我们会不断地发现问题，解决问题，与时俱进，更好的发挥高校档案的服务功能。
参考文献
[1] 高华艳.对学校档案管理工作的几点思考[J].网络财富，2010（9）.
[2] 王利国.高校档案工作存在的问题及对策[J].兰台内外，2010（4）.
[3] 郭生华.高校档案的信息化建设与服务管理功能的关系初探[J].青海师范大学学报，2010（9）.
关键词：高校 档案管理 服务
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2013）05（b）-0184-02
高校档案是高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录。高校档案管理工作是高校事业发展的重要组成部分。胡锦涛同志曾在接见全国档案工作暨表彰会议代表时指出：“档案事业是党和国家发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”随着《中华人民共和国档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规的制定与施行以及科技的发展，高校档案管理工作得到了快速发展，越来越趋向于规范化、电子化、信息化。然而，在高校档案管理工作快速发展的过程中，由于种种原因，还存在着一些问题。下面针对这些问题及解决对策做简要分析。
1 在思想上，对档案管理工作重视不足
高校档案可以为领导决策、教学科研、咨询查证等提供服务。然而，一些高校的领导人员和工作人员的档案意识却相对薄弱，对档案在高校中的功能和作用认识不足，从而对档案管理工作重视不足，无法给予档案工作相对应的领导管理和组织实施。一些高校尽管建立了规范的档案馆，硬件设施很好，但是由于缺乏重视，没有行之有效、与之适应的组织管理，反而形成了严重的资源浪费。一些高校，在“重存、重保、轻用”等固化思想下，人为削弱了档案管理的功能作用。还有一些人员，认识不到档案管理的重要性，往往是在需要的时候才意识到档案管理的重要。因此从思想上对档案管理工作予以足够的重视，是十分必要的。
档案工作首先要得到高校领导的高度重视，把档案工作列入学校工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》的学习与宣传活动，树立“依法治档、依法管档、依法用档”的档案意识。只有得到高校领导的足够重视，上行下效，才有可能激发高校各部门及教职工的主观能动性，强化其“既是档案的制造者，又是档案保护者”的责任意识，才有可能形成人人懂档案、知档案、爱档案、存档案、用档案的良好氛围。
解放思想，更新观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立档案服务意识，努力为高校科学决策服务，为广大师生员工服务，为社会各界服务，这是当前每个档案工作者努力的方向。
2 在制度上，有待进一步规范化，标准化
虽然国家已经出台相应的政策和各项法律、法规，对高校档案管理进行制度化、规范化和标准化。但是，目前仍有一些高校因为各种原因，档案管理工作没有进入法制管理和科学管理的轨道，存在一些问题。有的高校，在档案管理制度上存在漏洞，没有完备健全的档案工作管理机制和规章制度，档案馆缺少安全设施，档案管理人员素质参差不齐，专业性差，对文件材料的收集、分类、编目、装订、装盒等复杂、繁琐的工作流程不能完全胜任，进而出现文件分类不正确、编目不规范、装订不整齐等问题，无法满足信息化和现代化的工作要求。而且，管理人员的队伍还很不稳定，专兼职混杂，管理水平和业务水平均有待提高。
因此，针对以上一系列问题，高校档案管理工作需要大力推进规范化、标准化。高校应根据自身条件建立更为有针对性的、切合实际的档案管理机制和规章制度，建立一支观念新、结构优、技能高的档案管理队伍，切实可行地加强档案基础建设和信息化建设，提高档案管理的服务水平。档案管理部门应加强对各门类应归档文件材料的管理能力，确保归档文件准确、完整、整理规范，档案利用便捷。依法按期移交符合进馆标准的档案，具备条件的要做到电子目录、全文数据与纸质档案全部进馆。在此基础上，校方逐步引导建立高校档案管理中心，完善高校档案工作管理体制。
3 在具体工作中，如何充分发挥高校档案的各项服务功能，合理利用资源，是一个亟需解决的问题
首先，在基础材料方面，由于人为因素导致档案材料收集不及时、不完整，造成材料缺失，且无法弥补。有在整理过程中，原始材料不规范，整理标准不统一，经重复整理的档案破坏严重等问题，均在源头上大大降低了档案的资源利用价值。因此，有针对性地组织加强专业档案的收集和信息汇总编研工作就显得十分必要。如在工作中制定实施细则并严格按照规章制度办事，管理人员积极主动有计划地及时收集本校重大活动照片、声像、实物、电子档案等材料，与材料形成部门之间形成动态联系，定期和不定期地及时全面地收集和补充原始材料。并在充分了解馆藏和服务对象需求的基础上，通过纵向横向分析比较、专题跟踪服务等方式进行汇总编研。总之，根据高校自身实际情况，采取行之有效的各项措施，在源头上减少档案资源浪费，是充分发挥高校档案服务功能的前提要务。
其次，在档案管理队伍方面，档案管理人员的素质直接决定着档案管理工作的成效。因此，高校应针对现有档案管理人员的类型和工作特点，对其进行业务培训，并且不断提高培训质量，提升现有档案管理人员的文化和专业程度，切实加强档案管理人员的专业理论和解决实际问题的能力，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的多层次复合型专业人才队伍，为档案管理的规范化、电子化、信息化提供保障。
最后，在档案管理的手段方面，要以规范的档案管理制度为基础，使用各种先进手段，达到服务高校、服务大众、服务社会的最终目的。
目前，随着高校档案管理工作各项事业的发展，其电子信息化要求也越来越迫切。如何在实际工作中运用现代化技术提高档案信息的网络化、电子化；建立档案管理的集成化、信息化；实现档案办公的自动化、现代化，是当前形势下对高校档案管理提出的新要求。
有效運用计算机技术、网络技术、音像技术、缩微技术、光盘技术等不仅可以提高高校档案管理效率，降低管理成本，增强管理功能，而且还可以将传统的以纸质档案为特征的管理模式转化为现代的以网络化、电子化为特征的新型管理模式。同时，档案管理机构还可以运用多种新型技术，在档案的收集整理过程中充分整合原始资料，使其集成化；在档案的使用过程中，与高校档案资源服务对象之间建立信息沟通，主动服务于各方，转变“藏而不用，用而无效”的局面，增强其服务功能，最终在整个档案管理工作过程中实现自动化、现代化，大大降低档案管理的劳动强度；在实际工作中，可以建立档案数据库，收集初始电子文件，如机关职能部门产生的文件、章程、规定，教学单位在教学活动中形成的教学计划、课程设计、生产实习记录、毕业设计，科研工作中产生的项目申请、研究报告和成果，财务部门的账册、单据、报表等，之后对这些原始的电子文件进行加工归档入库，形成系统性、可利用性高的档案资源，然后就可以进行档案开发利用、检索传递、咨询等服务。在具体使用过程中，可以使用条形码自动识别技术建立标准化档案识别目录，利用音像、缩微、光盘等技术建立易于存储传递的电子档案库，并配以相应的保护措施，如指纹技术、电子印章、签名等，保证相关档案的机密性。
总之，虽然高校档案管理工作尚存在着一些问题，但是随着重视程度的提高和服务功能的改进，其管理水平也得到了显著提高。相信伴随着科技进步与时代的要求，我们会不断地发现问题，解决问题，与时俱进，更好的发挥高校档案的服务功能。
参考文献
[1] 高华艳.对学校档案管理工作的几点思考[J].网络财富，2010（9）.
[2] 王利国.高校档案工作存在的问题及对策[J].兰台内外，2010（4）.
[3] 郭生华.高校档案的信息化建设与服务管理功能的关系初探[J].青海师范大学学报，2010（9）.