货币资金控制制度设计案例分析及启示

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  摘 要:在市场经济条件下,要想在市场经济竞争越来越激烈的今天,保证企业有充足的血液周转循环,就要加强货币资金管理。货币资金在企业的生产经营中起着十分重要的作用,同时由于货币资金具有最强的流动性、隐蔽性,很容易出现非人为或人为的差错或舞弊,所以各企业都非常重视货币资金的内部控制,中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心也不例外。
  关键词:货币资金管理 控制制度 案例
  1、案例背景资料
  中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心(以下简称“培训中心”)系经福建省烟草专卖局批准设立。业务范围主要为:①编制教育培训长远规划和年度计划;②组织烟草农、工、贸理论研究;③对烟草专业各类专业人员进行培训和再教育;④举办各类培训班、研讨班、讲习班,对职工进行在职短期培训和离职定期培训;⑤是全省烟草商业系统的职工教育培训基地,负责职工教育培训的后勤保障工作。本中心设主任1名,副主任1名,下设五个职能科室:财务部、行政部、经营管理部、安全保障部、会议培训部。
  2、案例描述
  培训中心自正式营业以来,由于业务范围相对单一,内部各方面的管理与规章制度都比较粗放。但是随着中心业务不断拓展,内部管理方面,特别是在资金、采购、成本管理等方面的内部控制制度逐渐暴露出一些问题:①资金管理计划性不强。培训中心没有制定资金收支计划,这样就造成了没有统一的资金管理,有时还会造成入不敷出的恶性循环;②对资金周转中的现金流量不重视。培训中心的领导主要以利润指标考核企业,导致培训中心重视利润的完成,不重视现金流入,造成应收账款上升,账面反映企业效益比较好,但财务状况不佳,培训中心的发展受到一定程度的限制;③资金使用审批制度不能适应培训中心日常生产经营管理的需要,造成采购计划与生产计划不能顺利衔接;④货币资金管理制度不严,现金出现差错的现象时有发生。接待员和收银员没分开,造成有时款项有误,分不清责任,财务又无法及时核对前台业务,有时就只好不了了之,或者其责任大家一起分担,这样处罚大家都不一定满意;⑤培训中心资金使用效率不高。培训中心现金库存量没有经过科学分析,有时会出现大量的货币资金余额,有时又得向银行借款,支付借款利息,相当于把存贷款利息差额的利润白白地让给了银行,造成了很大的浪费。在这种情况下,本人提议并经领导同意后,委托一家中介机构根据培训中心业务实际情况制定了《中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心货币资金控制制度》。该制度共五节,其基本框架与主要内容为:第一节总则,主要对控制目标、定义与范围、关键控制点、职责分工、授权批准、监督检查等方面作了规范;第二节岗位职责,主要对货币资金控制相关的人员包括中心主任、财务部经理、会计人员、收银人员和出纳等的主要职责作了详细规定;第三节现金控制,主要对现金收入、现金支付、现金核对等几个方面作了详细的规定;第四节,银行存款控制,主要对银行存款收支、银行存款的核对、银行票据的管理、银行账户管理等几个方面作了规范;第五节备用金的管理,主要对备用金的范围、备用金借用与核销、备用金催收等方面作了规范。
  3、案例分析的理论依据
  本案例分析涉及到的理论依据主要有:
  3.1、内部控制的目标、原则与要素。内部控制的目标是合理保证单位经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进单位实现发展战略。内部控制原则是企业建立与实施内部控制应当遵循的基本指针,包括全面性原则、重要性原则、制衡性原则、适应性原则和成本效益原则。我国《企业内部控制基本规范》将内部控制的要素归纳为内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督5大方面。
  3.2、企业层面和业务层面控制。企业层面控制包括组织架构控制、发展战略控制、人力资源控制、社会责任控制和企业文化控制。业务层面控制包括资金活动控制、采购业务控制、资产管理控制、销售业务控制、研究与开发控制、工程项目控制、担保业务控制、业务外包控制、财务报告控制、全面预算控制、合同管理控制、内部信息传递控制和信息系统控制。
  3.3、内部控制评价。内部控制评价,是指企业董事会或类似权力机构对内部控制的有效性进行全面评价、形成评价结论、出具评价报告的过程。
  3.4、内部控制审计。内部控制审计,是指会计师事务所接受委托,对特定基准日内部控制设计与运行的有效性进行审计。
  4、会计案例具体分析
  4.1、内部控制目标明确
  该货币资金内部控制目标有四个:①货币资金的安全性。通过良好的内部控制,来确保培训中心货币资金的安全,预防被盗窃、诈骗和挪用;②货币资金的完整性。该制度要求培训中心收到的货币资金在内部控制的制约下全部及时入帐,预防“小金库”等侵占培训中心收入违法行为的出现;③货币资金的合法性。该制度对货币资金的取得、使用是否符合国家财经法规,手续是否齐备都作了明确的规定;④货币资金的效益性。该制度要求合理调度货币资金,使货币资金发挥最大的效益。这些目标都有效地体现了《企业内部控制基本规范》内部控制的目标。
  4.2、内部控制的原则清晰
  该货币资金控制制度贯穿决策、执行和监督全过程,覆盖培训中心的各种业务和事项,实现了全过程、全员性控制,体现了内部控制的全面性原则的要求;该制度结合培训中心的业务特点,关注了培训中心重要业务事项和高风险领域,并采取更为严格的控制措施,确保不存在重大缺陷,从而有效地体现了重要性原则;内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督,同时兼顾运营效率。制衡性原则要求培训中心完成某项工作必须经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节;同时,还要求履行内部控制监督职责的机构或人员具有良好的独立性,该制度在岗位职责、现金控制、银行存款控制、备用金管理等几个方面都建立了有效的内部牵制制度,这些制度都很好地体现了内部制衡性原则。   4.3、充分考虑了内部控制五要素
  《中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心货币资金控制制度》充分考虑了内部控制五要素之间相互关联的内在联系,整个货币资金内控制度都对五个要素作了充分考虑:
  4.3.1、在内部控制环境方面
  内部环境规定单位的纪律与架构,影响经营管理目标的制定,塑造单位文化并影响员工的控制意识,是实施内部控制的基础。本案例中从机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、企业文化等方面都对内部控制环境作了较好的考虑与安排。本案例中的货币资金控制制度在权责分配、内部审计、人力资源政策等方面充分结合培训中心的机构特点都作了规范与约束:从中心主任到普通员工的权责分配清晰明了,内部审计与复核流程规范到位,在与货币资金控制的关键点上的人员安排与考核都有涉及,从各个方面充分考虑了内部控制环境对货币资金控制制度的影响。
  4.3.2、在风险评估方面
  风险评估是企业及时识别、科学分析经营活动中与实现控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略,是实施内部控制的重要环节。风险评估主要包括目标设定、风险识别、风险分析和风险应对。企业应当在分析相关风险的可能性和影响程度基础上,结合风险承受度,权衡风险与收益,确定风险应对策略。本案例中的货币资金控制制度在合理分析、准确掌握中心主任及其他高级管理人员、关键岗位员工的风险偏好的程度上,采取了与培训中心相适当的控制措施,避免因个人风险偏好给培训中心经营带来重大损失的可能性。该制度对培训中心可能出现的风险因素都作了详细的分析,并规定了诸如风险规避、风险承受、风险降低、风险分担等常用的风险应对策略,而且在整个货币资金控制制度中,风险应对策略是结合运用的。
  4.3.3、在控制活动方面
  控制活动是指企业根据风险应对策略,采用相应的控制措施,将风险控制在可承受度之内,是实施内部控制的具体方式。常见的控制措施有:不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制、运营分析控制和绩效考评控制等。本案例中的货币资金控制制度有效地运用了不相容职务分离控制、授权审批控制、会计系统控制、财产保护控制、预算控制等常用的内部控制方式,而且控制方式与培训中心业务特点紧密结合。
  4.4.4、在信息与沟通方面
  信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通,是实施内部控制的重要条件。企业应当建立信息与沟通制度,明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序,确保信息及时沟通,促进内部控制有效运行。本案例中的货币资金控制制度将货币资金收支手续,原始凭证传递、审核程序与要求表述得清清楚楚。从文字表述中可以勾画出一幅培训中心的货币资金收支及控制流程图,特别是制度对货币资金收支的原始凭证,以及相应表格的传递、保管做出清楚的规定。这样的制度便于阅读、理解,容易被员工所接受,从而有效地保证了信息的传递与内部相关人员的沟通,取得了良好的执行效果。
  4.4.5、在内部监督方面
  内部监督是单位对内部控制建立与实施情况监督检查,评价内部控制的有效性,对于发现的内部控制缺陷,及时加以改进,是实施内部控制的重要保证。内部监督包括日常监督和专项监督。本案例中的货币资金控制制度对监督检查的内容作了详细描述,这些监督检查的内容包括:①货币资金业务相关岗位及人员的设置情况;②货币资金授权批准制度的执行情况;③银行账户的开立及使用情况;④印章保管情况;⑤票据保管情况。本案例中的内部监督主要起到了两个方面的作用:第一,发现内控缺陷,改善内部控制体系,促进培训中心内部控制的健全性、合理性;第二,提高了培训中心内部控制施行的有效性。
  5、分析结论与启示
  5.1、中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心推行《中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心货币资金控制制度》按照《企业内部控制基本规范》和相关规定在培训中心内部对货币资金的所有重大方面保持了有效的内部控制。根据实际执行效果来看,自从培训中心执行了该货币资金控制制度后,前述的一些问题都得到了很好的解决。
  5.2、预防企业内部会计人员失职、犯错、犯罪,应从强化企业内部控制制度和加强企业会计队伍建设两方面着手,两手都要抓,两手都要硬:强化企业内部控制制度建设,规范会计工作秩序,加强会计基础工作,这是一些硬性的工作,如不相容职务分离制度、并定期进行岗位轮换制度、授权批准控制制度、建立企业会计系统控制制度、建立风险控制制度、建立信息技术控制制度等制度,这些制度谁都不能违反,这些都是硬标准,硬指标;另外加强企业会计队伍建设,提高会计人员的业务素质和道德水平,这个属于软工作,要不断提高会计人员的实际业务技能和理论水平;培养会计人员和相关管理人员的高尚的职业道德情操,将职业道德教育落到实处。本案例中就从制度建设和会计人员队伍建设两方面都作了明确的规范与要求。
  5.3、注重内部环境在内部控制制度执行过程中的作用。内部环境中领导的参与是很重要的一个方面,本案例中可以看出,该制度能得到有效推行首先是培训中心领导的支持,否则该项制度很难得到推行;另一方面该制度的设计也很好地结合了培训中心的业务特点与机构设置情况,《中国烟草总公司福建省公司厦门职工教育培训中心货币资金控制制度》在设计过程中本人与设计单位都进行了多次的沟通与交流,整个制度充分结合了培训中心的业务特点、流程、机构、人员设置情况。
  根据上述案例,我们可以得到以下三点启示:
  启示一:培训中心内部控制制度的建立健全是企业自身发展的需要,同是也是宏观环境的必然影响结果。
  启示二:在加强培训中心内部控制过程中要注重发挥内审的功能。企业应当按照内部控制评价办法规定的程序,有序开展内部控制评价工作,不断地完善与规范内部控制制度。
  启示三:在培训中心加强内部控制过程中要充分发挥中介的作用。中介机构或相关专业人员对企业内部控制制度的设计与评价都相对比较专业,通过他们的帮助培训中心可以节省人力、物力,而且设计出来的制度更专业,执行效果更明显。另外也要聘请中介机构或相关专业人员对本单位的内部会计制度实施有效评价,对其中有重大缺陷的提出改进建议。
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