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摘要:随着现代企业制度的不断推广运用,人力资源在企业的地位越来越重要,作为其中的一个关键组成部分,人事档案的管理工作关系重大。本文从档案管理目前存在的几个主要问题着手,就人事档案管理如何适应人力资源管理要求、更好地服务于企业的发展,提出相应的改革建议和措施。
关键词:企业 人事档案 管理 改革 创新
随着人力资源在企业管理中的重要性日益凸显,人事档案管理也必须与时俱进,才能顺应企业的发展战略。
1 企业人事档案管理存在的几个主要问题
其一是管理方式方法比较落后。很大一部分的企业人事档案管理工作仍然采用的是手工操作,重在收集,简单地进行分类管理,方法繁琐,操作起来极为不便,而且效率低,反应慢,由于轻视提供增值服务,大多数企业没有使用现代化和信息化手段,使档案信息陈旧,内容单一,日常表现空乏,形式雷同。有些企业配备了计算机作为数据库,只用来存储和简单检索,信息存储量太少,所以实用性比较差。从这一点上看,人事档案管理已经严重滞后于人力资源管理的改革。因为人才的录用和晋升,其人事档案是重要参考,这对档案管理工作的主动性和系统性提出了高要求。
其二是档案材料内容不齐全,信息不真实。企业员工人事档案应当完整,信息必须准确,这是档案管理的关键指标,但在实际工作中存在许多明显不足,比如没有完整收集企业员工档案中必备的材料,包括学历证明、技能证书等,导致重要材料缺失,再如鉴别不准确的问题,把一些本来不该归档、手续不完备,甚至存在问题的材料归档,影响了真实性。再有就是没能及时整理,及时按规定归档,导致无序管理,甚者,一些企业没有配套相应的基础设施不配套,材料随意摆放,档案管理的环境比较恶劣,加上不少企业对档案管理这一块工作不够重视,制度不严,执行不力,管理混乱,档案的转入、转出、查阅等不按正常手续随意进行,严重违反相关规定。
其三是人员素质建设不足。随着人力资源管理的不断深入,人事档案管理手段也相应调整变化,对从业人员提出了知识化、年轻化、专业化等要求,但现实与需求之间存在明显差距,例如人员配备比例不足,甚至无人管理,或是兼职管理,档案管理员的素质较低,原则性不够,不熟悉业务,不踏实,缺少奉献精神, 整体质量不高。
其四是透明度不高。国家管理的人事档案只面向组织,个人都无法查阅自己的信息,企业在这方面虽有所改进,但开放性还远远不够,这与政务公开、信息公开、公正透明的现代法治精神相违背。
2 改革与创新人事档案管理的几个主要措施
首先,企业决策者必须重视,重新认识人事档案管理工作。企业领导层引起高度重视,各部门才会主动支持这项工作,逐渐认识到员工人事档案的积极作用,用以详实记载员工的特长兴趣和工作阅历,特别是在本企业的工作表现情况,对其职业生涯成长有极其重要的参考作用,以形成正确判断,其重要性与员工访谈相当,所以,企业要建立比较完善的人力资源管理体系,必须从人事档案的整顿和管理做起。
其次,要走制度化和标准化道路,引入现代化的管理理念。档案管理不能等同于一般的文件管理,这项工作专业性很强,属于人事机密范畴,服务于人才评估和运用,因此,企业要树立科学严谨的态度,建立一整套行之有效的规章制度和管理条例,严格执行,厘定人事档案的管理范围和部门职责,通过理顺档案保管、查阅、借用、收集、鉴定归档等流程,严密监管。随着科学技术的深入应用,人事档案管理要采用现代化技术,大面积使用计算机设备存储信息,建立检索系统,方便查阅的同时,提高工作效率和资料可靠程度,更有效而广泛地利用相关社会资源。
其三,要走信息化和资源共享的路线。计算机和互联网技术迅速发展,信息化已经成为人事档案管理的普遍发展方向。由于这项工作实质上就是信息管理,利用计算机技术,开发相应的信息软件,把档案内容从书面文字转为数字信息,使用友好的界面进行管理,可以迅速地在不同部门或单位之间传输数据,实现人力资源共享,大大提高人事档案的利用率。例如根据企业员工的人事档案信息,建立起一整套包括学历、学位、技术职称、职务、晋升、培训、职业技能、管理能力、社会关系、薪酬福利等在内的全部信息。而且,该管理系统还能实时跟踪员工动态,及时更新其近期工作表现和成果,比纯手工的人事檔案管理更准确、更及时,记载内容更为完整,帮助企业管理层在尽可能短的时间内准确了解员工情况。这种自动化管理系统的上线,标志着人事档案管理向现代化管理方式迈出了第一步。
其四是从业人员必须专职化、专业化和知识化。由于这项工作必须向现代化和科学化转变,所以要求从业人员在具备敬业精神和职业素养外,还要能够灵活使用和维护计算机软硬件,在文化和历史知识上必须具有一定的造诣。在工作中,尤其是人力资源管理人员的任用上,不能只听领导一面之词,应该严格考核,通过竞争选拔,择优录取,唯才是用,选拔出真正的人才。同时,要定期对从业人员进行相关培训,及时更新其知识结构,提高综合素质,并在职位晋升和福利待遇上增加关注度,解除他们的后顾之忧,专心工作。
参考文献:
[1]薛铨.高校人事档案信息化建设的必要性[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2010(09).
[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程,2011(24).
[3]宋桂兰.应用CNHR人事信息管理系统 实现人事档案管理信息化[J].档案天地,2011(01).
作者简介:张静(1985-),女,河北保定人,本科,助理工程师,研究方向:人力资源。
关键词:企业 人事档案 管理 改革 创新
随着人力资源在企业管理中的重要性日益凸显,人事档案管理也必须与时俱进,才能顺应企业的发展战略。
1 企业人事档案管理存在的几个主要问题
其一是管理方式方法比较落后。很大一部分的企业人事档案管理工作仍然采用的是手工操作,重在收集,简单地进行分类管理,方法繁琐,操作起来极为不便,而且效率低,反应慢,由于轻视提供增值服务,大多数企业没有使用现代化和信息化手段,使档案信息陈旧,内容单一,日常表现空乏,形式雷同。有些企业配备了计算机作为数据库,只用来存储和简单检索,信息存储量太少,所以实用性比较差。从这一点上看,人事档案管理已经严重滞后于人力资源管理的改革。因为人才的录用和晋升,其人事档案是重要参考,这对档案管理工作的主动性和系统性提出了高要求。
其二是档案材料内容不齐全,信息不真实。企业员工人事档案应当完整,信息必须准确,这是档案管理的关键指标,但在实际工作中存在许多明显不足,比如没有完整收集企业员工档案中必备的材料,包括学历证明、技能证书等,导致重要材料缺失,再如鉴别不准确的问题,把一些本来不该归档、手续不完备,甚至存在问题的材料归档,影响了真实性。再有就是没能及时整理,及时按规定归档,导致无序管理,甚者,一些企业没有配套相应的基础设施不配套,材料随意摆放,档案管理的环境比较恶劣,加上不少企业对档案管理这一块工作不够重视,制度不严,执行不力,管理混乱,档案的转入、转出、查阅等不按正常手续随意进行,严重违反相关规定。
其三是人员素质建设不足。随着人力资源管理的不断深入,人事档案管理手段也相应调整变化,对从业人员提出了知识化、年轻化、专业化等要求,但现实与需求之间存在明显差距,例如人员配备比例不足,甚至无人管理,或是兼职管理,档案管理员的素质较低,原则性不够,不熟悉业务,不踏实,缺少奉献精神, 整体质量不高。
其四是透明度不高。国家管理的人事档案只面向组织,个人都无法查阅自己的信息,企业在这方面虽有所改进,但开放性还远远不够,这与政务公开、信息公开、公正透明的现代法治精神相违背。
2 改革与创新人事档案管理的几个主要措施
首先,企业决策者必须重视,重新认识人事档案管理工作。企业领导层引起高度重视,各部门才会主动支持这项工作,逐渐认识到员工人事档案的积极作用,用以详实记载员工的特长兴趣和工作阅历,特别是在本企业的工作表现情况,对其职业生涯成长有极其重要的参考作用,以形成正确判断,其重要性与员工访谈相当,所以,企业要建立比较完善的人力资源管理体系,必须从人事档案的整顿和管理做起。
其次,要走制度化和标准化道路,引入现代化的管理理念。档案管理不能等同于一般的文件管理,这项工作专业性很强,属于人事机密范畴,服务于人才评估和运用,因此,企业要树立科学严谨的态度,建立一整套行之有效的规章制度和管理条例,严格执行,厘定人事档案的管理范围和部门职责,通过理顺档案保管、查阅、借用、收集、鉴定归档等流程,严密监管。随着科学技术的深入应用,人事档案管理要采用现代化技术,大面积使用计算机设备存储信息,建立检索系统,方便查阅的同时,提高工作效率和资料可靠程度,更有效而广泛地利用相关社会资源。
其三,要走信息化和资源共享的路线。计算机和互联网技术迅速发展,信息化已经成为人事档案管理的普遍发展方向。由于这项工作实质上就是信息管理,利用计算机技术,开发相应的信息软件,把档案内容从书面文字转为数字信息,使用友好的界面进行管理,可以迅速地在不同部门或单位之间传输数据,实现人力资源共享,大大提高人事档案的利用率。例如根据企业员工的人事档案信息,建立起一整套包括学历、学位、技术职称、职务、晋升、培训、职业技能、管理能力、社会关系、薪酬福利等在内的全部信息。而且,该管理系统还能实时跟踪员工动态,及时更新其近期工作表现和成果,比纯手工的人事檔案管理更准确、更及时,记载内容更为完整,帮助企业管理层在尽可能短的时间内准确了解员工情况。这种自动化管理系统的上线,标志着人事档案管理向现代化管理方式迈出了第一步。
其四是从业人员必须专职化、专业化和知识化。由于这项工作必须向现代化和科学化转变,所以要求从业人员在具备敬业精神和职业素养外,还要能够灵活使用和维护计算机软硬件,在文化和历史知识上必须具有一定的造诣。在工作中,尤其是人力资源管理人员的任用上,不能只听领导一面之词,应该严格考核,通过竞争选拔,择优录取,唯才是用,选拔出真正的人才。同时,要定期对从业人员进行相关培训,及时更新其知识结构,提高综合素质,并在职位晋升和福利待遇上增加关注度,解除他们的后顾之忧,专心工作。
参考文献:
[1]薛铨.高校人事档案信息化建设的必要性[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2010(09).
[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程,2011(24).
[3]宋桂兰.应用CNHR人事信息管理系统 实现人事档案管理信息化[J].档案天地,2011(01).
作者简介:张静(1985-),女,河北保定人,本科,助理工程师,研究方向:人力资源。