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摘要：高校教研室档案是学校档案的重要组成部分，相对于其它档案而言，它具有以教学档案为主、明显的周期性、以非文书文档为主体、以教师个人为主要档案来源等特点，因此，教研室应依据《归档文件整理规则》，结合自身特点进行整理。同时，笔者还探讨了在教学档案整理过程中价值鉴定、分类、排列、存放等工作需要注意的问题。
关键词：高等学校；教研室；档案；整理
中图分类号：G647 文献标识码：A
高校教研室档案是学校档案体系中的重要组成部分，由于教研室是高校最基层的教学和研究组织这一独特地位，使其档案成为最直接反映教学水平和科研水平的实体。近年来，随着高校教育改革的不断深入，以及国家和各级政府部门对高校教学质量评估工作展开，各高校对教研室档案的建设也越来越重视。
在教研室的档案建设中，档案的整理工作是一项非常重要的工作，它是在档案中展现教研室教学和科研水平的前提条件，同时也为档案的利用奠定良好的基础。但档案的整理工作本身是一项繁杂且细致的工作，且教研室具有与其他档案管理部门所不同的特点，因此，教研室必须高度重视这项工作，并且结合档案特点做好这项工作。
1、高校教研室档案的特点
在高校中，教研室档案对于院(系)和学校档案而言，它具有自己的特性：
1.1 从档案的内容上看，以教学档案为主体
教学档案是教研室档案的主体，这是教研室在学校中所处的地位及其作用决定的。教学工作是学校工作的中心，而教研室则是承担教学工作的最基层的单位，所以对教研室而言，教学工作是重中之中。可以这样认为，教研室的一切学术研究、师资管理等工作都是围绕教学工作来展开的。同时，教研室直接联系学生、面对学生组织教学活动，这一活动直接产生大量的原始记录，如教学计划、教学大纲、备课记录、考试试卷、成绩记录单等等，成为教研室数量最多的档案。
1.2 从档案形成和利用的时间来看，具有明显的周期性
高校教研室档案形成于教研室在教学、科研和管理中的原始记录。相比院系、学校而言，教研室工作更具周期性。一般而言，教学计划、教学大纲的制定和修订大概为3-5年，教学进度编排、课程教学、考试等工作每一学期或年度开展一次；科研方面，论文、论著3-5年内是具有较高的学术价值，同时也反映出教研室近期的科研水平状况；师资管理方面，教师晋升、聘任一般年限为3-5年。因此，周期性是高校教研室档案的重要特点。
1.3 从档案的类型来看，以非文书档案为主要形式
虽然教研室是高校最基层的管理实体，但它不以行政事务管理为主要工作，因此甚少产生文书档案。非文书档案则成为了教研室档案的主要形式，它包括集体备课记录、听课记录、学生试卷、声像资料、学术期刊、会议资料等。非文书档案不像文书档案规格整齐，而是形式多样，规格不一。如备课记录、听课记录，可能是大小、厚薄不一样的笔记本：如声像资料，可能是各式包装的DVD、录像带、磁盘等。
1.4 从档案的来源来看，以教师个人为主要档案来源
作为高校管理中最基础的一级，教研室直接面对的都是专任教师。教研室没有专门的行政人员，即使担负某些行政事务工作的教研室主任、秘书，他们的主要工作也是教学和科研。因此，教研室档案的来自于教师，每一位教师都有肩负教研室档案的收集和整理的义务。对教研室而言，人人都是档案员。
2、高校教研室档案整理的主要依据和基本要求
高校教研室档案整理的主要依据是《归档文件整理规则》。《归档文件整理规则》是我国档案行业标准，自2001年1月1日实施以来，成为档案整理的最重要的参考文件。该文件规定了归档文件的整理包括装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个环节，大大简化了以前的档案整理环节。经过多年的实践检验，我们认为该规则基本适用于高校教研室的档案管理，在教研室档案整理中这六个环节是必不可少，只是整理中的要求更为简化。同时，鉴于教研室档案及其管理的特殊性，因此在装订前中还需要加上档案价值鉴定这个环节。
高校教研室档案在整理的过程中，还必须注意两个基本要求：一是高校教研室档案整理以简便为最高原则。既然人人都是档案员，而且没有专职的人员从事档案整理工作，因此，教研室档案的整理应做到便于每一位教师在能将档案放入合适的档案盒中，也同时便于使用人能在较短的时间内找到所需的档案。这就要求档案的整理过程必须是简单、快捷、方便，能做到有条不紊，体现效率。二是整理工作要平时整理与定期整理相结合。平时整理要求教师随办隨归，即只要有需要归档的文件，文件形成后按文件整理工作的要求归档。当然，不同的文档整理简易程度可能不一样，如考试试卷，就要装订、分类、编目等；而有些文件如个人证书、证件等，只需要在原有档案的基础上编目、装盒即可。定期整理就是要求教研室主任、秘书，或档案负责人，在一学期结束或固定间隔某一段时间即对档案进行全面整理，着重对未归档的档案收集整理归档，对已归档的档案进行审查并重新整理归档。这样能保证档案完整性。
3、高校教研室档案整理需要注意的几个问题
3.1要科学、全面地对教研室档案进行价值鉴定
档案的价值鉴定是一项科学性极强的工作，需要档案整理者能科学地、全面地考虑档案的价值。教研室档案整理人相对于档案的内容来说，具有学科专业的背景，但其档案意识又是非专业性，往往对于档案的保存价值把持不定。因此，教研室应以教研室主任作为档案的主要负责人，定期对教师归档的文件进行鉴定。凡是能反映教研室的整体水平，并且有利于师资队伍建设，有利于教学改革和发展，有利于提升科研水平的原始记录，都纳入档案保管的范围。
3.2 要建立适用于教研室档案的分类体系
由于教研室以教学档案为主体，因此这个分类体系要求师资队伍建设、学术研究等档案划分较粗，但对教学档案则要细分，便于大量教学档案的归案。同时，教研室的档案类型较少，专业性较强，目前在高校中使用的《高等学校档案实体分类法》并不适用于教研室档案分类，因此，教研室需要根据自己的档案特点建立适用的分类体系。
3.3 要注意对归档文件实行“卷”与“件”相结合的整理方法
现行的《归档文件整理规则》实行了按“件”整理取代传统的按“卷”整理方法。高校教研室以非文书档案为主体的特点，决定在整理过程中，在使用“件”的同时也要使用“卷”。“件”与“卷”整理各具优点，在教研室档案整理中，具体体现在，师资档案、科研档案按“件”整理较为方便，而教学档案则根据情况可使用“卷”整理，如学生试卷、论文等，按“件”整理数量太大，以班或专业按“卷”整理，建立目录则简便得多。因此，在教研室档案整理中，应“卷”与“件”整理相结合，有效提高档案整理和利用的效率。
3.4 部分非文书档案可实行分开存放，在档案盒中建立“目录”或“索引”
教研室档案大量的非文书文档是不适宜装入档案盒内的，如档案规格不一的声像资料，数量庞大的学生试卷等等。笔者认为，这些档案可与主体档案分开存放，建立目录或索引号，密集排架。同时，在档案盒内再存放详细的“目录”或“索引”，让需要查的人能快速便捷找到需要的档案，这样能做到档案的简便存放和有效利用。
3.5 整理工作与剔除销毁工作并重
在档案工作中，档案的剔除销毁是与档案整理并重的一项重要的工作。因受教研室办公条件限制，教研室应在本室的档案建档后，就将整理工作与剔除工作一并开展。教研室档案的周期性特别明显，因此，对于已经超过使用年限且没有保存价值的档案，比如，已过一定期限的毕业学生试卷等，应该在增加新的档案同时，按周期定期清理。这样可使教研室档案能保持一定的规模，便于教研室节省空间，同时也便于档案的查找和利用。
关键词：高等学校；教研室；档案；整理
中图分类号：G647 文献标识码：A
高校教研室档案是学校档案体系中的重要组成部分，由于教研室是高校最基层的教学和研究组织这一独特地位，使其档案成为最直接反映教学水平和科研水平的实体。近年来，随着高校教育改革的不断深入，以及国家和各级政府部门对高校教学质量评估工作展开，各高校对教研室档案的建设也越来越重视。
在教研室的档案建设中，档案的整理工作是一项非常重要的工作，它是在档案中展现教研室教学和科研水平的前提条件，同时也为档案的利用奠定良好的基础。但档案的整理工作本身是一项繁杂且细致的工作，且教研室具有与其他档案管理部门所不同的特点，因此，教研室必须高度重视这项工作，并且结合档案特点做好这项工作。
1、高校教研室档案的特点
在高校中，教研室档案对于院(系)和学校档案而言，它具有自己的特性：
1.1 从档案的内容上看，以教学档案为主体
教学档案是教研室档案的主体，这是教研室在学校中所处的地位及其作用决定的。教学工作是学校工作的中心，而教研室则是承担教学工作的最基层的单位，所以对教研室而言，教学工作是重中之中。可以这样认为，教研室的一切学术研究、师资管理等工作都是围绕教学工作来展开的。同时，教研室直接联系学生、面对学生组织教学活动，这一活动直接产生大量的原始记录，如教学计划、教学大纲、备课记录、考试试卷、成绩记录单等等，成为教研室数量最多的档案。
1.2 从档案形成和利用的时间来看，具有明显的周期性
高校教研室档案形成于教研室在教学、科研和管理中的原始记录。相比院系、学校而言，教研室工作更具周期性。一般而言，教学计划、教学大纲的制定和修订大概为3-5年，教学进度编排、课程教学、考试等工作每一学期或年度开展一次；科研方面，论文、论著3-5年内是具有较高的学术价值，同时也反映出教研室近期的科研水平状况；师资管理方面，教师晋升、聘任一般年限为3-5年。因此，周期性是高校教研室档案的重要特点。
1.3 从档案的类型来看，以非文书档案为主要形式
虽然教研室是高校最基层的管理实体，但它不以行政事务管理为主要工作，因此甚少产生文书档案。非文书档案则成为了教研室档案的主要形式，它包括集体备课记录、听课记录、学生试卷、声像资料、学术期刊、会议资料等。非文书档案不像文书档案规格整齐，而是形式多样，规格不一。如备课记录、听课记录，可能是大小、厚薄不一样的笔记本：如声像资料，可能是各式包装的DVD、录像带、磁盘等。
1.4 从档案的来源来看，以教师个人为主要档案来源
作为高校管理中最基础的一级，教研室直接面对的都是专任教师。教研室没有专门的行政人员，即使担负某些行政事务工作的教研室主任、秘书，他们的主要工作也是教学和科研。因此，教研室档案的来自于教师，每一位教师都有肩负教研室档案的收集和整理的义务。对教研室而言，人人都是档案员。
2、高校教研室档案整理的主要依据和基本要求
高校教研室档案整理的主要依据是《归档文件整理规则》。《归档文件整理规则》是我国档案行业标准，自2001年1月1日实施以来，成为档案整理的最重要的参考文件。该文件规定了归档文件的整理包括装订、分类、排列、编号、编目、装盒等六个环节，大大简化了以前的档案整理环节。经过多年的实践检验，我们认为该规则基本适用于高校教研室的档案管理，在教研室档案整理中这六个环节是必不可少，只是整理中的要求更为简化。同时，鉴于教研室档案及其管理的特殊性，因此在装订前中还需要加上档案价值鉴定这个环节。
高校教研室档案在整理的过程中，还必须注意两个基本要求：一是高校教研室档案整理以简便为最高原则。既然人人都是档案员，而且没有专职的人员从事档案整理工作，因此，教研室档案的整理应做到便于每一位教师在能将档案放入合适的档案盒中，也同时便于使用人能在较短的时间内找到所需的档案。这就要求档案的整理过程必须是简单、快捷、方便，能做到有条不紊，体现效率。二是整理工作要平时整理与定期整理相结合。平时整理要求教师随办隨归，即只要有需要归档的文件，文件形成后按文件整理工作的要求归档。当然，不同的文档整理简易程度可能不一样，如考试试卷，就要装订、分类、编目等；而有些文件如个人证书、证件等，只需要在原有档案的基础上编目、装盒即可。定期整理就是要求教研室主任、秘书，或档案负责人，在一学期结束或固定间隔某一段时间即对档案进行全面整理，着重对未归档的档案收集整理归档，对已归档的档案进行审查并重新整理归档。这样能保证档案完整性。
3、高校教研室档案整理需要注意的几个问题
3.1要科学、全面地对教研室档案进行价值鉴定
档案的价值鉴定是一项科学性极强的工作，需要档案整理者能科学地、全面地考虑档案的价值。教研室档案整理人相对于档案的内容来说，具有学科专业的背景，但其档案意识又是非专业性，往往对于档案的保存价值把持不定。因此，教研室应以教研室主任作为档案的主要负责人，定期对教师归档的文件进行鉴定。凡是能反映教研室的整体水平，并且有利于师资队伍建设，有利于教学改革和发展，有利于提升科研水平的原始记录，都纳入档案保管的范围。
3.2 要建立适用于教研室档案的分类体系
由于教研室以教学档案为主体，因此这个分类体系要求师资队伍建设、学术研究等档案划分较粗，但对教学档案则要细分，便于大量教学档案的归案。同时，教研室的档案类型较少，专业性较强，目前在高校中使用的《高等学校档案实体分类法》并不适用于教研室档案分类，因此，教研室需要根据自己的档案特点建立适用的分类体系。
3.3 要注意对归档文件实行“卷”与“件”相结合的整理方法
现行的《归档文件整理规则》实行了按“件”整理取代传统的按“卷”整理方法。高校教研室以非文书档案为主体的特点，决定在整理过程中，在使用“件”的同时也要使用“卷”。“件”与“卷”整理各具优点，在教研室档案整理中，具体体现在，师资档案、科研档案按“件”整理较为方便，而教学档案则根据情况可使用“卷”整理，如学生试卷、论文等，按“件”整理数量太大，以班或专业按“卷”整理，建立目录则简便得多。因此，在教研室档案整理中，应“卷”与“件”整理相结合，有效提高档案整理和利用的效率。
3.4 部分非文书档案可实行分开存放，在档案盒中建立“目录”或“索引”
教研室档案大量的非文书文档是不适宜装入档案盒内的，如档案规格不一的声像资料，数量庞大的学生试卷等等。笔者认为，这些档案可与主体档案分开存放，建立目录或索引号，密集排架。同时，在档案盒内再存放详细的“目录”或“索引”，让需要查的人能快速便捷找到需要的档案，这样能做到档案的简便存放和有效利用。
3.5 整理工作与剔除销毁工作并重
在档案工作中，档案的剔除销毁是与档案整理并重的一项重要的工作。因受教研室办公条件限制，教研室应在本室的档案建档后，就将整理工作与剔除工作一并开展。教研室档案的周期性特别明显，因此，对于已经超过使用年限且没有保存价值的档案，比如，已过一定期限的毕业学生试卷等，应该在增加新的档案同时，按周期定期清理。这样可使教研室档案能保持一定的规模，便于教研室节省空间，同时也便于档案的查找和利用。