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摘 要：高校档案是一种特殊的信息资源，构建高校档案信息中心是时代发展的需要，也是高等教育发展的需要，是新时期高校档案服务社会，充分发挥其社会效益的最佳途径。高校档案馆（室）要充分发挥档案信息资源的社会效益，就必须进行档案工作管理体制、服务方式的改革，充分利用已有的人力、物力资源，拓宽服务渠道。
关键词：高校档案；信息资源；信息中心；创新；模式
高校档案既是一种丰富的文化知识载体，又是一种特殊的信息资源。它将必然成为大众化、社会化的知识源泉，成为服务社会，推动社会进步的重要力量。怎样创新高校档案工作的管理体制、服务方式，充分发挥高校档案信息资源的作用呢？我们认为，构建高校档案信息中心是新时期高校档案服务社会，充分发挥其社会效益的最佳途径。
一、构建高校档案信息中心，是时代与高等教育发展的需要
1. 时代发展的需要。21世纪知识经济时代，信息同科技、教育、文化一样将成为全球第一生产力。各级领导和管理人员“将比以往任何时候都需要更加迅速而有选择性的信息，以应付复杂事物和情况变化，提供这种信息，就是管理信息系统所做的一切事情。”[1]的确，时代需要高质量、系统化的信息，档案信息机构的核心能力将是档案信息资源的开发能力。高等院校作为知识、人才、科技、信息的高密度区，所产生的档案是科学、技术和文化教育成果的表现，是信息族中最重要，最有价值的信息资源，它将成为领导决策的依据和科技发展的先导，成为社会经济腾飞和发展的重要基础。特别是在世界经济全球化过程中，各国科技、经济的发展，都需要利用档案，都离不开掌握和利用高校档案信息，从中借鉴前人的智慧和历史经验，古为今用，开拓创新。各高等院校为了满足社会各方面利用档案信息的需求，就必须建立独立的信息管理机构，统一接收、处理、组织信息，把分散的信息活动和信息流集中统一管理。
2. 高等教育发展的需要。“入世”以来，教育逐渐呈现全球化趋势。中国高等教育要实现与国际接轨，参与国际竞争，愈来愈多的活动、人和事以及物，都需要教育信息系统的支持。高校档案信息贯穿高校教育管理过程的始终，它不仅具有参考作用、凭证作用、宣传教育作用，而且信息量大、价值高，是高校信息系统中的重要组成部分。必然地，高校发展对档案信息的需求和依赖将越来越大。高校档案馆（室）作为高校信息的管理部门，就必须适用高校自身发展的需求，调整内部信息管理体制、服务方式，以适应高校教育管理和领导决策的需要。在学校管理活动中，各级领导和管理人员、教学科研人员，只有根据教育原则和目标，依据决策程序去组织和处理教育信息，使信息畅通，方能人尽其才，地尽其利，物（信息载体）尽其用，从而取得决策的系统化、科学化，实现高等教育效率的优化。因此，建立高校档案信息中心，就成为高等教育发展的内在要求。
二、构建高校档案信息中心的理论依据及实践意义
第一，构建高校档案信息中心，适合高校教育管理的自身特点，有利于克服高校档案信息不足与过剩的矛盾。高校档案信息是高校教育管理的重要因素，是高校科学决策和实施教学的基础。从系统论观点看，它是高校教育管理系统的重要子系统，是不可缺少的支持系统和辅助系统。来自各方面的信息，只有通过教育信息系统统一接收、加工处理、传递、消化吸收，进而转换为计划指令、决策部署，然后传输出去，教育管理的效率才能提高，教育决策才会科学，这是教育管理的基本特性。然而，高校档案在长期的利用过程中常常出现信息不足与信息过剩的矛盾。一方面档案信息浩如烟海，数量庞大；另一方面档案信息零散杂乱，利用者找不到所需档案信息，这种状况严重制约了档案信息作用的发挥。构建高校档案信息中心，就能适应高校教育管理的自身特点，有效地克服高校档案信息不足与过剩的矛盾，充分发挥档案信息的现实作用。
第二，构建高校档案信息中心，符合高校教育信息和知识的生产、积累和再生产基本规律，有利于高校教育、管理持续、稳定发展。高校档案信息是高校自身建设和发展过程中产生的信息，如留存下来的各种教学、科研、管理等文件，尽管它们记载和反映的形式不同，但这些信息都是前人在高校教育、管理过程中形成的知识积累，是高校各级领导、管理人员和教学科研人员精心劳动的成果。今天的高校管理活动只有依赖和利用存储于档案部门中前人的经验、成果，才能保持高校教育信息、新旧知识前后之间的有机联系，高校领导者才能更合理更科学地进行决策，高校的改革发展才有基础和源动力。否则，高校的改革发展将是无源之水，无本之木。高校档案信息中心的构建就正好符合高校信息和知识的生产、积累与再生产基本规律，成为高校维系信息、知识前后联系的纽带，有利于高校教育、管理的持续、稳定发展。
第三，构建高校档案信息中心，能够沟通和保持各种教育信息的有机联系，促进信息向一体化发展，有利于提高档案服务的水平，充分发挥其社会效益。随着科学技术的发展和现代教育管理的深化，人们对各种信息的利用，就自然要求信息管理系统能够提供整体的、系统的、综合化的信息为之服务，而构建高校档案信息中心，实现以计算机为核心的一体化信息处理，就能使高校各种信息融为一体，满足决策者利用的需求。特别是现代化的高校信息管理网络形成之后，各种信息数据库不仅在高校内部可以相互检索利用，而且可以面向社会服务，成为服务社会的重要“窗口”。
第四，构建高校档案信息中心，有利于推进高校信息管理自动化和教育管理现代化的进程。在当今时代，以电子计算机为代表的信息技术广泛运用，促使各种教育信息为高校教学科研和管理服务提供了现实的可能性与坚实的物质基础。高校档案信息中心的构建，利用电子计算机管理档案信息，利用缩微技术建立缩微档案库供计算机检索、使用，不仅工作效率高，检索渠道多，而且通过通讯线路和终端设备能实现大范围的信息资源共享，建成一个多功能、自动化、高效益的档案信息管理系统。人们通过教育信息库及其信息网络管理系统，可以及时准确地利用学校内部和全国直至全世界范围内的教育信息，从而有力地推动高校信息管理自动化和教育管理现代化的进程。
第五，构建高校档案信息中心，有利于减少无效的重复劳动，保护档案，提高档案的利用率。高校档案馆（室）是高校档案保管和提供利用的场所。长期以来，由于采用的是内向型、半手工管理方式，档案管理人员的工作重点只能放在调案卷与编目上，而无暇顾及信息的采集、开发与管理，任何部门即便是查阅本部门以往形成的档案材料，也必须直接到档案馆（室）查找，不仅案卷实体调动频繁，磨损严重，而且检索速度慢，查准率、查全率低。高校档案信息中心的构建，就能建立起多渠道、多角度、多层次的检索入口，既减少了无效的重复劳动对档案实体的频繁调动与磨损，最大限度地延长档案寿命，又可以提高档案的利用率。
三、构建高校档案信息中心的基本模式
高校档案信息资源既是高校改革的重要依据，又是高校搞好教学、科研、管理工作的前提条件，还是高校服务社会的重要“窗口”。然而，高校档案信息资源只有经过有序的整理与存储才能转化为现实的生产力，才能提高工作效率。根据档案信息利用的整体性、综合性、动态性和立体性要求，结合目前高校档案馆（室）档案利用现状，我们认为：高校档案馆（室）要充分发挥档案信息资源的社会效益，就必须进行档案工作的管理体制、服务方式改革，充分利用已有的人力、物力资源，拓宽服务渠道。具体地说，就是要将档案馆（室）建成“利用一套人马，竖两块牌子（即档案馆/室和档案信息中心），实现两种职能”的高效管理模式。通过在高校档案馆（室）内建立横向和纵向两大信息采集系统，对内和对外两大信息输出系统，以计算机软件和网络的使用为基础，配备专门信息管理人员，就能构建一个高效能的档案信息中心，实现对高校各种教学、管理、科研、基建、设备等文件材料档案信息的全方位管理。
横向信息采集系统是指：通过实现文档一体化，在办公部门中，以文书、档案为主体，结合数据统计，与各系部、处室兼职档案员组成一个横向网络体系，负责现时各种信息的综合采集与动态资料的全面收集。它要求档案管理人员经常主动地深入教学和机关行政部门，主动走访有关领导和管理人员，全面、准确、及时地采集各种信息。纵向信息采集系统是指：档案管理人员对各部门、各单位以及学校发展的不同历史阶段已有的档案信息进行纵向分类整理、存储，使之系统化的信息采集系统。它要求档案管理人员按类别、分年代，开展档案资料的编研工作，把“死档案”激活，采集出具有整体性、立体性的档案历史信息。
对内信息输出系统是指：通过信息管理人员编制必要的档案检索工具，把正确的有用的适时的信息准确及时地传递给校内各级领导、教学和管理人员的系统。它是高校信息管理系统的重要环节，力求信息准确，做到上情下达，下情上达。对外信息输出系统是指：高校档案信息管理人员在档案信息中提取高质量的具有整体性的优化的教育信息，包括原始档案信息和经过加工的二次、三次信息等，创造多种利用形式，运用现代化管理技术和设备，向社会提供所需信息的系统。建立对内、对外两大信息输出系统是信息中心的根本任务，也是高校教育信息系统运转的基本目的。
总之，高校档案信息中心的构建，能变革现有的分散的多头领导的信息管理体系，实现高校档案信息的统一管理，提高信息的处理能力，更好地为教育、教学服务，为社会服务。
参考文献：
[1] [美]罗斯.管理信息系统入门[M].中国社会科学出版社,1985:1.
关键词：高校档案；信息资源；信息中心；创新；模式
高校档案既是一种丰富的文化知识载体，又是一种特殊的信息资源。它将必然成为大众化、社会化的知识源泉，成为服务社会，推动社会进步的重要力量。怎样创新高校档案工作的管理体制、服务方式，充分发挥高校档案信息资源的作用呢？我们认为，构建高校档案信息中心是新时期高校档案服务社会，充分发挥其社会效益的最佳途径。
一、构建高校档案信息中心，是时代与高等教育发展的需要
1. 时代发展的需要。21世纪知识经济时代，信息同科技、教育、文化一样将成为全球第一生产力。各级领导和管理人员“将比以往任何时候都需要更加迅速而有选择性的信息，以应付复杂事物和情况变化，提供这种信息，就是管理信息系统所做的一切事情。”[1]的确，时代需要高质量、系统化的信息，档案信息机构的核心能力将是档案信息资源的开发能力。高等院校作为知识、人才、科技、信息的高密度区，所产生的档案是科学、技术和文化教育成果的表现，是信息族中最重要，最有价值的信息资源，它将成为领导决策的依据和科技发展的先导，成为社会经济腾飞和发展的重要基础。特别是在世界经济全球化过程中，各国科技、经济的发展，都需要利用档案，都离不开掌握和利用高校档案信息，从中借鉴前人的智慧和历史经验，古为今用，开拓创新。各高等院校为了满足社会各方面利用档案信息的需求，就必须建立独立的信息管理机构，统一接收、处理、组织信息，把分散的信息活动和信息流集中统一管理。
2. 高等教育发展的需要。“入世”以来，教育逐渐呈现全球化趋势。中国高等教育要实现与国际接轨，参与国际竞争，愈来愈多的活动、人和事以及物，都需要教育信息系统的支持。高校档案信息贯穿高校教育管理过程的始终，它不仅具有参考作用、凭证作用、宣传教育作用，而且信息量大、价值高，是高校信息系统中的重要组成部分。必然地，高校发展对档案信息的需求和依赖将越来越大。高校档案馆（室）作为高校信息的管理部门，就必须适用高校自身发展的需求，调整内部信息管理体制、服务方式，以适应高校教育管理和领导决策的需要。在学校管理活动中，各级领导和管理人员、教学科研人员，只有根据教育原则和目标，依据决策程序去组织和处理教育信息，使信息畅通，方能人尽其才，地尽其利，物（信息载体）尽其用，从而取得决策的系统化、科学化，实现高等教育效率的优化。因此，建立高校档案信息中心，就成为高等教育发展的内在要求。
二、构建高校档案信息中心的理论依据及实践意义
第一，构建高校档案信息中心，适合高校教育管理的自身特点，有利于克服高校档案信息不足与过剩的矛盾。高校档案信息是高校教育管理的重要因素，是高校科学决策和实施教学的基础。从系统论观点看，它是高校教育管理系统的重要子系统，是不可缺少的支持系统和辅助系统。来自各方面的信息，只有通过教育信息系统统一接收、加工处理、传递、消化吸收，进而转换为计划指令、决策部署，然后传输出去，教育管理的效率才能提高，教育决策才会科学，这是教育管理的基本特性。然而，高校档案在长期的利用过程中常常出现信息不足与信息过剩的矛盾。一方面档案信息浩如烟海，数量庞大；另一方面档案信息零散杂乱，利用者找不到所需档案信息，这种状况严重制约了档案信息作用的发挥。构建高校档案信息中心，就能适应高校教育管理的自身特点，有效地克服高校档案信息不足与过剩的矛盾，充分发挥档案信息的现实作用。
第二，构建高校档案信息中心，符合高校教育信息和知识的生产、积累和再生产基本规律，有利于高校教育、管理持续、稳定发展。高校档案信息是高校自身建设和发展过程中产生的信息，如留存下来的各种教学、科研、管理等文件，尽管它们记载和反映的形式不同，但这些信息都是前人在高校教育、管理过程中形成的知识积累，是高校各级领导、管理人员和教学科研人员精心劳动的成果。今天的高校管理活动只有依赖和利用存储于档案部门中前人的经验、成果，才能保持高校教育信息、新旧知识前后之间的有机联系，高校领导者才能更合理更科学地进行决策，高校的改革发展才有基础和源动力。否则，高校的改革发展将是无源之水，无本之木。高校档案信息中心的构建就正好符合高校信息和知识的生产、积累与再生产基本规律，成为高校维系信息、知识前后联系的纽带，有利于高校教育、管理的持续、稳定发展。
第三，构建高校档案信息中心，能够沟通和保持各种教育信息的有机联系，促进信息向一体化发展，有利于提高档案服务的水平，充分发挥其社会效益。随着科学技术的发展和现代教育管理的深化，人们对各种信息的利用，就自然要求信息管理系统能够提供整体的、系统的、综合化的信息为之服务，而构建高校档案信息中心，实现以计算机为核心的一体化信息处理，就能使高校各种信息融为一体，满足决策者利用的需求。特别是现代化的高校信息管理网络形成之后，各种信息数据库不仅在高校内部可以相互检索利用，而且可以面向社会服务，成为服务社会的重要“窗口”。
第四，构建高校档案信息中心，有利于推进高校信息管理自动化和教育管理现代化的进程。在当今时代，以电子计算机为代表的信息技术广泛运用，促使各种教育信息为高校教学科研和管理服务提供了现实的可能性与坚实的物质基础。高校档案信息中心的构建，利用电子计算机管理档案信息，利用缩微技术建立缩微档案库供计算机检索、使用，不仅工作效率高，检索渠道多，而且通过通讯线路和终端设备能实现大范围的信息资源共享，建成一个多功能、自动化、高效益的档案信息管理系统。人们通过教育信息库及其信息网络管理系统，可以及时准确地利用学校内部和全国直至全世界范围内的教育信息，从而有力地推动高校信息管理自动化和教育管理现代化的进程。
第五，构建高校档案信息中心，有利于减少无效的重复劳动，保护档案，提高档案的利用率。高校档案馆（室）是高校档案保管和提供利用的场所。长期以来，由于采用的是内向型、半手工管理方式，档案管理人员的工作重点只能放在调案卷与编目上，而无暇顾及信息的采集、开发与管理，任何部门即便是查阅本部门以往形成的档案材料，也必须直接到档案馆（室）查找，不仅案卷实体调动频繁，磨损严重，而且检索速度慢，查准率、查全率低。高校档案信息中心的构建，就能建立起多渠道、多角度、多层次的检索入口，既减少了无效的重复劳动对档案实体的频繁调动与磨损，最大限度地延长档案寿命，又可以提高档案的利用率。
三、构建高校档案信息中心的基本模式
高校档案信息资源既是高校改革的重要依据，又是高校搞好教学、科研、管理工作的前提条件，还是高校服务社会的重要“窗口”。然而，高校档案信息资源只有经过有序的整理与存储才能转化为现实的生产力，才能提高工作效率。根据档案信息利用的整体性、综合性、动态性和立体性要求，结合目前高校档案馆（室）档案利用现状，我们认为：高校档案馆（室）要充分发挥档案信息资源的社会效益，就必须进行档案工作的管理体制、服务方式改革，充分利用已有的人力、物力资源，拓宽服务渠道。具体地说，就是要将档案馆（室）建成“利用一套人马，竖两块牌子（即档案馆/室和档案信息中心），实现两种职能”的高效管理模式。通过在高校档案馆（室）内建立横向和纵向两大信息采集系统，对内和对外两大信息输出系统，以计算机软件和网络的使用为基础，配备专门信息管理人员，就能构建一个高效能的档案信息中心，实现对高校各种教学、管理、科研、基建、设备等文件材料档案信息的全方位管理。
横向信息采集系统是指：通过实现文档一体化，在办公部门中，以文书、档案为主体，结合数据统计，与各系部、处室兼职档案员组成一个横向网络体系，负责现时各种信息的综合采集与动态资料的全面收集。它要求档案管理人员经常主动地深入教学和机关行政部门，主动走访有关领导和管理人员，全面、准确、及时地采集各种信息。纵向信息采集系统是指：档案管理人员对各部门、各单位以及学校发展的不同历史阶段已有的档案信息进行纵向分类整理、存储，使之系统化的信息采集系统。它要求档案管理人员按类别、分年代，开展档案资料的编研工作，把“死档案”激活，采集出具有整体性、立体性的档案历史信息。
对内信息输出系统是指：通过信息管理人员编制必要的档案检索工具，把正确的有用的适时的信息准确及时地传递给校内各级领导、教学和管理人员的系统。它是高校信息管理系统的重要环节，力求信息准确，做到上情下达，下情上达。对外信息输出系统是指：高校档案信息管理人员在档案信息中提取高质量的具有整体性的优化的教育信息，包括原始档案信息和经过加工的二次、三次信息等，创造多种利用形式，运用现代化管理技术和设备，向社会提供所需信息的系统。建立对内、对外两大信息输出系统是信息中心的根本任务，也是高校教育信息系统运转的基本目的。
总之，高校档案信息中心的构建，能变革现有的分散的多头领导的信息管理体系，实现高校档案信息的统一管理，提高信息的处理能力，更好地为教育、教学服务，为社会服务。
参考文献：
[1] [美]罗斯.管理信息系统入门[M].中国社会科学出版社,1985:1.