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[摘要]随着档案工作越来越受到重视，不断完善档案归档制度显得极其重要。档案归档制度的内容包括归档范围、归档时间和归档要求，档案工作人员必须不折不扣地按照档案归档制度的要求做好档案工作。
[关键词]档案 归档范围 归档时间 归档要求
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）12-0083-01一般来说，无论哪种类型的单位，在正常工作活动中都会不断地产生一些文件材料，待工作结束后，这些文件材料必须由文书部门或业务部门整理立卷，然后定期移交给档案部门集中保存，这就是归档。在我国，这种由文书部门或业务部门立卷并向档案室归档的做法，是党和国家规定的一种制度，这就是归档制度。
一、归档制度的必要性
建立和健全归档制度是非常重要的。从档案形成来看，档案产生于文件，文件需要立卷归档才能转化成档案，文书部门或业务部门从事归档工作，是属于机关文书工作的最后一个环节，同时也是档案室工作的第一个环节。从档案室的工作来看，归档工作是文书工作与档案工作的结合部，归档既是文书工作的内容，也是档案工作的内容，它是档案室收集工作的重要内容，是档案室最基础的工作。档案室所从事的档案保管、统计、鉴定、利用、编研等工作，都与归档工作的质量有关，没有齐全、完整的档案，要做好机关档案工作是不可能的事情。由此可以得出这样一个结论：没有归档制度，或归档制度不健全，就没有完整的档案，也就没有健全的档案工作。
二、归档制度的内容
归档制度内容包括归档范围、归档时间和归档要求。
（一）归档范围
归档范围就是指在一个单位产生的所有文件材料中需要归档的部分。国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定：凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。包括工作活动中形成的公文、图表、录音、录像等各种形式和各种载体的文件。这些文件，只要具有一定的保存价值，哪怕只需要保存3年、5年、10年的，也应当列入归档范围。
一个机关的文件材料，哪些是属于归档范围呢？具体地说，有以下几个方面：
一是上级机关的文件。主要是指上级机关发来的需要贯彻执行的各种文件。如上级机关领导针对本机关的讲话、指示；上级机关转发本机关的文件；代上级机关起草并被采用的文件最后草稿和印本等。
二是本机关形成的文件。这是归档范围的重点，它包括本机关各类会议文件材料；本机关颁发的各种正式文件签发稿、印刷稿；机关内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；反映本机关历史沿革、组织原则、人员编制等基本历史面貌的文件材料。
三是同级机关和非隶属机关的文件。主要指非本机关业务，但是需要执行的法规性文件；有关业务机关检查本机关工作所形成的文件，以及与这些机关相互联系、协商工作形成的重要来往文书。
四是下级机关的文件。指下级机关报送的工作计划、总结、统计材料等；直属单位报送的重要的科技文件材料；下级机关报送的法规性备案文件材料，等等。
（二）归档时间
办理完毕的文件，不是随时办理完毕，就随时归档，也不是时隔数年，文件积压成堆之后再归档。什么时候归档比较好呢？一般来说，以一年为界限，一年归档一次，年年归档，文件年年清理完毕，档案年年不断形成，这样比较符合文件形成的规律。归档制度规定了文件归档时间是在文件形成后的第二年，这是因为，一年中有一些文件，特别是年终文件，诸如工作总结、评选先进材料等，一般要到第二年年初才能形成并办理完毕，因此，文件立卷归档不能当年进行，要到次年才能展开。归档工作有一定的要求，年年不断，工作量很大，每次归档要进行一段时间，是档案室一项繁重的任务。因此，档案室若能明确规定立卷归档时间在次年上半年进行并完成，效果就更好。这样，档案室就能从这项年终繁重的工作中摆脱出来，能有更多的时间从事档案的保管、编目、利用、编研等其他业务活动。
（三）归档的质量要求
归档案卷质量总的要求是？遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的内在有机联系，区分不同利用价值，有利于保管和使用。
首先，归档文件材料要完整、齐全。完整就是要使归档的档案有一定数量，每份文件页数完整，档案不遗漏、不残缺；齐全就是要做到归档的部门齐全，档案门类齐全。
其次，归档文件材料要系统并有条理。对于准备归档的文件材料，要分类进行组卷，尽量保持它们的内在联系，按照它们不同的保存价值，确立保管年限，进行合理立卷，使归档文件分类科学、系统，能较好地反映出本单位工作活动面貌。在立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿、请示与批复、文件与电报等统一立卷，不得分散。跨年度的文件，立卷时要选择有针对性地一年立卷归档。在进行每卷文件排序时，必须科学合理安排文件的排列顺序，一般按时间先后排列，但对于同一事物的同一文件，应按统一规定进行。
再次，要求归档文件编写页号，填写卷内文件目录，装订成卷。页号是指文件有文字的每一页上编制的顺序号，页号写在文件每页正面的右上角和背面的左上角。装订案卷时，要去掉文件的金属物，如订书钉等，对破损文件要裱糊。装订采用三孔一线的方法，装订在文件的左侧。案卷装订后，要按归档排列先后次序，编制案卷移交目录并一式数份，由移交部门和档案室签字后，作为案卷已向档案室归档的凭证。
[关键词]档案 归档范围 归档时间 归档要求
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）12-0083-01一般来说，无论哪种类型的单位，在正常工作活动中都会不断地产生一些文件材料，待工作结束后，这些文件材料必须由文书部门或业务部门整理立卷，然后定期移交给档案部门集中保存，这就是归档。在我国，这种由文书部门或业务部门立卷并向档案室归档的做法，是党和国家规定的一种制度，这就是归档制度。
一、归档制度的必要性
建立和健全归档制度是非常重要的。从档案形成来看，档案产生于文件，文件需要立卷归档才能转化成档案，文书部门或业务部门从事归档工作，是属于机关文书工作的最后一个环节，同时也是档案室工作的第一个环节。从档案室的工作来看，归档工作是文书工作与档案工作的结合部，归档既是文书工作的内容，也是档案工作的内容，它是档案室收集工作的重要内容，是档案室最基础的工作。档案室所从事的档案保管、统计、鉴定、利用、编研等工作，都与归档工作的质量有关，没有齐全、完整的档案，要做好机关档案工作是不可能的事情。由此可以得出这样一个结论：没有归档制度，或归档制度不健全，就没有完整的档案，也就没有健全的档案工作。
二、归档制度的内容
归档制度内容包括归档范围、归档时间和归档要求。
（一）归档范围
归档范围就是指在一个单位产生的所有文件材料中需要归档的部分。国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定：凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。包括工作活动中形成的公文、图表、录音、录像等各种形式和各种载体的文件。这些文件，只要具有一定的保存价值，哪怕只需要保存3年、5年、10年的，也应当列入归档范围。
一个机关的文件材料，哪些是属于归档范围呢？具体地说，有以下几个方面：
一是上级机关的文件。主要是指上级机关发来的需要贯彻执行的各种文件。如上级机关领导针对本机关的讲话、指示；上级机关转发本机关的文件；代上级机关起草并被采用的文件最后草稿和印本等。
二是本机关形成的文件。这是归档范围的重点，它包括本机关各类会议文件材料；本机关颁发的各种正式文件签发稿、印刷稿；机关内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；反映本机关历史沿革、组织原则、人员编制等基本历史面貌的文件材料。
三是同级机关和非隶属机关的文件。主要指非本机关业务，但是需要执行的法规性文件；有关业务机关检查本机关工作所形成的文件，以及与这些机关相互联系、协商工作形成的重要来往文书。
四是下级机关的文件。指下级机关报送的工作计划、总结、统计材料等；直属单位报送的重要的科技文件材料；下级机关报送的法规性备案文件材料，等等。
（二）归档时间
办理完毕的文件，不是随时办理完毕，就随时归档，也不是时隔数年，文件积压成堆之后再归档。什么时候归档比较好呢？一般来说，以一年为界限，一年归档一次，年年归档，文件年年清理完毕，档案年年不断形成，这样比较符合文件形成的规律。归档制度规定了文件归档时间是在文件形成后的第二年，这是因为，一年中有一些文件，特别是年终文件，诸如工作总结、评选先进材料等，一般要到第二年年初才能形成并办理完毕，因此，文件立卷归档不能当年进行，要到次年才能展开。归档工作有一定的要求，年年不断，工作量很大，每次归档要进行一段时间，是档案室一项繁重的任务。因此，档案室若能明确规定立卷归档时间在次年上半年进行并完成，效果就更好。这样，档案室就能从这项年终繁重的工作中摆脱出来，能有更多的时间从事档案的保管、编目、利用、编研等其他业务活动。
（三）归档的质量要求
归档案卷质量总的要求是？遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的内在有机联系，区分不同利用价值，有利于保管和使用。
首先，归档文件材料要完整、齐全。完整就是要使归档的档案有一定数量，每份文件页数完整，档案不遗漏、不残缺；齐全就是要做到归档的部门齐全，档案门类齐全。
其次，归档文件材料要系统并有条理。对于准备归档的文件材料，要分类进行组卷，尽量保持它们的内在联系，按照它们不同的保存价值，确立保管年限，进行合理立卷，使归档文件分类科学、系统，能较好地反映出本单位工作活动面貌。在立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿、请示与批复、文件与电报等统一立卷，不得分散。跨年度的文件，立卷时要选择有针对性地一年立卷归档。在进行每卷文件排序时，必须科学合理安排文件的排列顺序，一般按时间先后排列，但对于同一事物的同一文件，应按统一规定进行。
再次，要求归档文件编写页号，填写卷内文件目录，装订成卷。页号是指文件有文字的每一页上编制的顺序号，页号写在文件每页正面的右上角和背面的左上角。装订案卷时，要去掉文件的金属物，如订书钉等，对破损文件要裱糊。装订采用三孔一线的方法，装订在文件的左侧。案卷装订后，要按归档排列先后次序，编制案卷移交目录并一式数份，由移交部门和档案室签字后，作为案卷已向档案室归档的凭证。