高校学生档案管理中的问题及对策探析

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  【摘要】高校学生档案对高校学生今后的发展起到了重要的作用。所以本文就高校学生档案管理中存在的问题进行了分析,从管理机制、队伍建设、内容创新等方面寻求对策,旨在能更好地做好学生档案管理工作,为学生的今后发展提供便利。
  【关键词】高校;学生档案;科学化
  学生档案管理是高校重要的基础性工作。2008年9月1日施行的《高等学校档案管理办法》指出:“高等学校应当建立、健全档案工作的檢查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平”。学生档案对学生今后的升学、工作、生活等方面都有着重要的作用,特别是对于希望进入公务员系统的学生,学生的档案的重要性更加明显。所以学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划,更好的做好学生档案管理工作。
  一、高校学生档案管理中存在的问题
  (一)档案管理比较松散。学生档案汇集了学生在校期间学业成绩水平、思德状况、社会实践能力以及身体心理发展状态等多方面的信息,是对学生综合素质的把握,如果缺少了这些信息,就会在临时对学生进行评估时出现问题,无论对学校、学生还是用人单位都是一种损失。但是在目前的很多高校中,学生档案管理处于一种松散的状态。基于学校规模性质的不同,学校管理学生档案的部门也有不同,有的是档案馆,有的是人事处,有的是学生处,有的是把档案分散到各院系管理,由于缺乏人力物力财力,难以对其进行有效的协调,大家常常是各自为战,或者是临时抱佛脚,难以使工作深入开展。
  (二)档案管理人员素质不高。档案管理的良好成效离不开优秀的档案管理人员。目前高校中普遍缺乏专业化、高素质的档案管理人才。在许多院校中,学生档案存储于院系中,并没有专职的档案管理人员,大都由团委书记、专职辅导员或党委秘书兼任。这些人大都缺乏专业的档案管理知识,在档案管理中容易出现各种各样的问题,再加上他们的时间精力有限,流动性较强,档案管理的成效将大打折扣。还有专职的档案人员意识不到档案管理的重要性,工作中容易出现疏忽,导致学生档案出现错误,对学生毕业求职造成了严重的影响。
  (三)档案内容较为陈旧。在社会飞速发展的今天,创新能力成为了与时俱进的人才评价机制中的重要标准。一个单位认识学生综合素质的第一个重要的途径就是档案,但因为高校目前档案内容比较陈旧,使用人单位很难从中认识到学生的创新能力。在学生档案中,学生的履历与成绩主要以表格为主,缺乏新意,在对学生的评价中,主观性的套话较多,无法充分展现一个学生的特点、特长和优势,非但不能给学生的求职提供便利,反而会给学生的求职带来一些不便。
  二、解决高校学生档案管理问题的对策
  (一)完善档案管理机制。完善档案管理机制,就是要实现档案管理的科学化、程序化和规范化。针对高校学生档案管理松散的情况,可以从两方面进行改善。第一,加强制度建设,规范管理行为。要以国家的政策法规为指导,根据当前的社会形势以及学校的自身情况,出台相应的管理细则,完善档案管理部门行为,提高档案管理的成效。第二,完善档案管理手段,提高工作效率。管理的松散与工作效率有着直接的关系,所以在信息化、数字化的大背景下,档案部门利用它们来帮助自己,并且实现学生档案的动态化。
  (二)加强档案管理队伍建设。高校要充分认识到档案管理人员对学生档案的重要性,把培养一直优秀的档案管理队伍列入到学校今后的发展之中,为学生今后的学习和工作提供档案便利。一方面学校可以对外招聘一些素质较高,专业能力较强的档案人才,他们的加入不仅能提高学生档案管理成效,也能带动或帮助其他员工。另一方面要对档案管理人员进行培训,鼓励档案管理人员进行继续教育。定期或不定期聘请专业人才来授课讲学,为参加继续教育的员工提供工作和生活的便利,切实提供学生档案管理能力。
  (三)丰富档案的形式及内容。一方面是上级部门要给予高校一定的自主权,鼓励高校在学生档案的形式及内容方面进行创新。另一方面是高校学生档案管理部门要解放思想,开拓脑筋,多去了解目前的就业形式,了解企业的招聘要求,根据用人单位的需求和学生的自身情况,制定出一套真实的、新颖的、可靠的档案形式及内容。如学生诚信档案和心理档案的建设,使用人单位更加全面地了解学生情况,方便学生的就业。
  三、总结
  高校学生档案管理不仅关系到高校档案建设,更关系到学生今后的发展,所以学生档案管理部门一定要加强档案管理意识,提高档案管理能力,真正做到档案管理的科学化、程序化和规范化。
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