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[摘 要]在信息化技术快速发展的时代背景下，电子文件是一种新型的档案信息载体，对传统档案管理理念发生了强烈的冲击，使传统档案管理方式也发生了变化。本文就企业电子档案的归档管理工作进行研究。
[关键词]企业；电子档案；归档管理
中图分类号：R867 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）26-0172-01
在企业的生产经营和发展规划过程中，企业档案对企业活动的开展及企业发展与变革有着重要的意义，在企业档案中主要记录了一些对企业发展及变革具有保留意义的录像、图片及文字等，这也象征着企业职工所创造出的劳动成果。随着现代电子科技的发展，电子文件的数量也在不断增加，而企业发展的重要依据则是对电子档案的有效利用，这也是企业在发展过程中一个不可忽视的问题。在电子档案管理中档案的归档整理则是其主要环节，不仅需要充分发挥出电子档案特点，还要确保电子档案的完整性，为企业发展提供充分的材料依据。
一.企业电子档案管理的优点
（一）提高办公效率
信息化时代下电子计算机在各个行业及各个领域中得到了广泛应用，由于电子计算机具有较强的信息处理能力，便于实现办公自动化。早期企业在发展过程中，由于受到办公设备及技术水平的限制，相关文件及档案都是纸质文件，在使用中容易受到磨损，保存时间较短，且在档案管理中和文件制作中，工作人员的工作量较大，其中还存在错别字、字迹不工整或不规范的现象，费时费力，对文件的使用效率也产生了一定的影响[1]。除此之外，一些手工制作文件难以进行修改，使文件内容实用性和时效性降低，难以发挥文件自身的使用价值。而电子档案是通过计算机软件进行处理和编制，从文件资料的收集到存储、分类、统计和查阅这一系列环节都保持井然有序，且可以有效节约资源，便于传输和携带。而对于电子档案的管理可以在计算机管理信息系统中，由档案管理人员、业務人员等共享信息管理系统，并进行随时存储和随时归档。
（二）增加存储能量
传统纸质文件不仅在编制、传输及保留过程中耗时耗力，且还需要有一定的空间进行保管和存放，而电子档案是依托于计算机上进行编制和存储，且计算机有较大的容纳空间，可以大大节约了库房的空间和档案装具，从而降低企业对档案的保管成本。
（三）检索方便快捷，档案利用率得以提高
在传统纸质文件借阅时，借阅者通常需要到档案馆和档案室中办理借阅手续，借阅后如需将档案进行复制，还需要办理相关审批手续，工作流程繁琐且复杂。而电子档案主要是在信息数据库中储存的，由办公业务部门及档案部门对信息数据进行共享，用户只需通过办公电脑在档案管理部门网络系统中对相关档案信息进行直接查找，并可以复制和存储，使档案的利用效率得到明显的提高。
二.企业电子档案的归档管理措施
随着电子计算机在人们生活及工作中的普及应用，以及现代科技水平的不断提高，人们对办公自动化也产生了新的认识，对传统档案管理方式也产生了变化。在信息化时代背景环境下，现代企业对办公设备进行了不断更新与完善，电子档案的数量也在逐渐增多，而企业中对电子档案的管理是重中之重，以下就企业中电子档案的归档管理措施进行分析：
（一）明确电子档案归档管理标准
当前国家相关部门已经对企业及单位电子档案的存储形式及归档方式进行了明确，并制定出新的电子档案管理标准。由于企业在生产经营和工作中形成多样化的电子档案，电子档案的形式较多，如数据库、图片、图形或文本等多种形式，而面对如此繁多的档案归档管理工作，需要有相关制度来进行约束，确保档案管理工作的效率和质量[2]。因此企业需要根据相关制度，并结合企业自身发展和经营的实际情况，制定出适应于企业自身的电子档案归档管理标准，包括归档、整理、统计和利用、保存等诸多流程。在工作过程中需要严格按照企业电子档案的管理标准，选择适合的存储方式及归档方式，还要加强对电子归档材料存储设备的定期检查与维护。
（二）制定合理的电子档案存储方式
在电子档案的归档管理中应将对企业发展具有参考价值的文件，列入到电子档案的归档范畴中，根据电子档案的实际内容进行归档，并确定归档的时间，确保电子档案的时效性，在归档管理中需要从材料归档和管理归档两个方面进行思考。其中管理归档应在工作过程中进行随时归类，归类后的电子档案为使用者提供参考价值，在材料归档时进行电子归类，可以对材料种类进行实时掌握，并通过材料资源来实现资源共享。在每年年度后，都应将之前归类过的材料再次梳理，促进电子档案的集中管理，确保档案材料的安全和有效保存。
（三）加强对电子档案管理人员的专业培训
在电子档案的归档管理中，为了促进档案管理工作的发展，还要加强对电子档案管理人员的专业培训，提高档案管理人员的业务能力和自身素质，并对现代科技技术进行全面掌握，确保管理人员应具有熟练的计算机操作能力，可以独自完成对电子档案的维护及存储，确保电子档案的完整性和安全性，实现对电子档案的规范化管理。为了确保电子档案归档管理的效率和工作质量，企业还要积极培养出相关管理人才，并建立高素质的人才管理队伍，确保电子档案管理的质量。要求档案管理者对电子文件形成、保管的全过程全面了解，保证文件的保存和使用安全性，提高文件使用率，还要对计算机及其他电子设备熟练应用，对电子档案进行维护、管理及使用，参与到电子文件管理及检索系统规划设计中，共同维护电子档案安全性和完整性。
（四）提高电子档案的可识别性
电子档案是通过存储介质在计算机中实现信息存储，在电子档案使用中，人们主要是采用电子计算机硬件设备和软件设备，使电子档案形成可以直接阅读的文件材料。也就是说，在电子档案保存中，需要将电子档案识别和提供电子档案阅读的相关软件设备进行保存，人们在使用电子档案时便可以将电子档案还原进行直接使用。
结语
隨着电子计算机的广泛应用，电子文件也得到了广泛的应用，办公自动化系统也得到不断发展。在现代化企业中电子档案归档管理工作十分重要，促进了档案的信息化建设，为电子档案的管理工作开创了新的局面。加强电子档案归档管理，是适应于信息化建设的需求，和纸质文件保持同步归档，提高了企业对档案管理水平，可以有效促进现代企业的健康发展。
参考文献
[1] 刘华萍.以ERP电子文件在线归档为契机创新推进企业档案信息化建设[J].档案学研究，2012，03：70-73.
[2] 王丽.关于电子档案归档管理的几点思考——以开滦集团档案馆为例[J].档案天地，2016，03：50-52.
[关键词]企业；电子档案；归档管理
中图分类号：R867 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）26-0172-01
在企业的生产经营和发展规划过程中，企业档案对企业活动的开展及企业发展与变革有着重要的意义，在企业档案中主要记录了一些对企业发展及变革具有保留意义的录像、图片及文字等，这也象征着企业职工所创造出的劳动成果。随着现代电子科技的发展，电子文件的数量也在不断增加，而企业发展的重要依据则是对电子档案的有效利用，这也是企业在发展过程中一个不可忽视的问题。在电子档案管理中档案的归档整理则是其主要环节，不仅需要充分发挥出电子档案特点，还要确保电子档案的完整性，为企业发展提供充分的材料依据。
一.企业电子档案管理的优点
（一）提高办公效率
信息化时代下电子计算机在各个行业及各个领域中得到了广泛应用，由于电子计算机具有较强的信息处理能力，便于实现办公自动化。早期企业在发展过程中，由于受到办公设备及技术水平的限制，相关文件及档案都是纸质文件，在使用中容易受到磨损，保存时间较短，且在档案管理中和文件制作中，工作人员的工作量较大，其中还存在错别字、字迹不工整或不规范的现象，费时费力，对文件的使用效率也产生了一定的影响[1]。除此之外，一些手工制作文件难以进行修改，使文件内容实用性和时效性降低，难以发挥文件自身的使用价值。而电子档案是通过计算机软件进行处理和编制，从文件资料的收集到存储、分类、统计和查阅这一系列环节都保持井然有序，且可以有效节约资源，便于传输和携带。而对于电子档案的管理可以在计算机管理信息系统中，由档案管理人员、业務人员等共享信息管理系统，并进行随时存储和随时归档。
（二）增加存储能量
传统纸质文件不仅在编制、传输及保留过程中耗时耗力，且还需要有一定的空间进行保管和存放，而电子档案是依托于计算机上进行编制和存储，且计算机有较大的容纳空间，可以大大节约了库房的空间和档案装具，从而降低企业对档案的保管成本。
（三）检索方便快捷，档案利用率得以提高
在传统纸质文件借阅时，借阅者通常需要到档案馆和档案室中办理借阅手续，借阅后如需将档案进行复制，还需要办理相关审批手续，工作流程繁琐且复杂。而电子档案主要是在信息数据库中储存的，由办公业务部门及档案部门对信息数据进行共享，用户只需通过办公电脑在档案管理部门网络系统中对相关档案信息进行直接查找，并可以复制和存储，使档案的利用效率得到明显的提高。
二.企业电子档案的归档管理措施
随着电子计算机在人们生活及工作中的普及应用，以及现代科技水平的不断提高，人们对办公自动化也产生了新的认识，对传统档案管理方式也产生了变化。在信息化时代背景环境下，现代企业对办公设备进行了不断更新与完善，电子档案的数量也在逐渐增多，而企业中对电子档案的管理是重中之重，以下就企业中电子档案的归档管理措施进行分析：
（一）明确电子档案归档管理标准
当前国家相关部门已经对企业及单位电子档案的存储形式及归档方式进行了明确，并制定出新的电子档案管理标准。由于企业在生产经营和工作中形成多样化的电子档案，电子档案的形式较多，如数据库、图片、图形或文本等多种形式，而面对如此繁多的档案归档管理工作，需要有相关制度来进行约束，确保档案管理工作的效率和质量[2]。因此企业需要根据相关制度，并结合企业自身发展和经营的实际情况，制定出适应于企业自身的电子档案归档管理标准，包括归档、整理、统计和利用、保存等诸多流程。在工作过程中需要严格按照企业电子档案的管理标准，选择适合的存储方式及归档方式，还要加强对电子归档材料存储设备的定期检查与维护。
（二）制定合理的电子档案存储方式
在电子档案的归档管理中应将对企业发展具有参考价值的文件，列入到电子档案的归档范畴中，根据电子档案的实际内容进行归档，并确定归档的时间，确保电子档案的时效性，在归档管理中需要从材料归档和管理归档两个方面进行思考。其中管理归档应在工作过程中进行随时归类，归类后的电子档案为使用者提供参考价值，在材料归档时进行电子归类，可以对材料种类进行实时掌握，并通过材料资源来实现资源共享。在每年年度后，都应将之前归类过的材料再次梳理，促进电子档案的集中管理，确保档案材料的安全和有效保存。
（三）加强对电子档案管理人员的专业培训
在电子档案的归档管理中，为了促进档案管理工作的发展，还要加强对电子档案管理人员的专业培训，提高档案管理人员的业务能力和自身素质，并对现代科技技术进行全面掌握，确保管理人员应具有熟练的计算机操作能力，可以独自完成对电子档案的维护及存储，确保电子档案的完整性和安全性，实现对电子档案的规范化管理。为了确保电子档案归档管理的效率和工作质量，企业还要积极培养出相关管理人才，并建立高素质的人才管理队伍，确保电子档案管理的质量。要求档案管理者对电子文件形成、保管的全过程全面了解，保证文件的保存和使用安全性，提高文件使用率，还要对计算机及其他电子设备熟练应用，对电子档案进行维护、管理及使用，参与到电子文件管理及检索系统规划设计中，共同维护电子档案安全性和完整性。
（四）提高电子档案的可识别性
电子档案是通过存储介质在计算机中实现信息存储，在电子档案使用中，人们主要是采用电子计算机硬件设备和软件设备，使电子档案形成可以直接阅读的文件材料。也就是说，在电子档案保存中，需要将电子档案识别和提供电子档案阅读的相关软件设备进行保存，人们在使用电子档案时便可以将电子档案还原进行直接使用。
结语
隨着电子计算机的广泛应用，电子文件也得到了广泛的应用，办公自动化系统也得到不断发展。在现代化企业中电子档案归档管理工作十分重要，促进了档案的信息化建设，为电子档案的管理工作开创了新的局面。加强电子档案归档管理，是适应于信息化建设的需求，和纸质文件保持同步归档，提高了企业对档案管理水平，可以有效促进现代企业的健康发展。
参考文献
[1] 刘华萍.以ERP电子文件在线归档为契机创新推进企业档案信息化建设[J].档案学研究，2012，03：70-73.
[2] 王丽.关于电子档案归档管理的几点思考——以开滦集团档案馆为例[J].档案天地，2016，03：50-52.