论文部分内容阅读
摘要：电子文件运动模型明确而深刻地指出了电子文件在运动过程中，随着阶段的变化而产生形式、价值以及管理方式等一系列的变化，为电子文件的管理提供了指导作用。在对文件运动相关理论的研究基础上，笔者对深圳市规划局电子文件管理的实际与需求进行了调研，并提出规划业务电子文件运动模型，以期对电子文件运动模型的应用研究作出有益的探索与尝试。
关键词：电子文件；运动模型；规划业务
Abstract：Electronic records motion model definitely and deeply points out that records in the movement process, along with the changing of stages, their performances, values, and manage styles are also changing, which provides directive effect for electronic records management. This article puts forward the electronic records motion model of planning business on the base of the study on the theories about records motion and the research on the fact and needs of Shenzhen urban planning administration about electronic records management. And expect to get some explorations and attempts on the usage of the electronic records motion model.
Key words: Planning electronic records；Motion model；Urban planning business
1引言
经过多年的建设积累，目前，深圳市规划局的信息化建设已具有较高的水平：部门内部通过专属网络互相连通，业务办公信息化全面覆盖，信息系统功能完善、性能先进，同时，积累了丰富的数字信息资源。但问题也随之而来：当前，规划局的档案管理还集中在传统纸质文件方面，对于已经产生和正在产生的电子文件却很少涉及，规划局积累的大量电子文件得不到有效的管理和利用。
通过对深圳市规划局的档案管理现状以及电子文件管理需求的调研，笔者认为，应在相关文件运动理论的基础上，结合规划局的实际情况，建立“规划业务电子文件运动模型”，以便对规划局的电子文件管理提供有益的借鉴。
2理论基础
理论来源于实践，却能更好地指导实践。规划业务电子文件运动模型的建立离不开相关理论的支持。
2.1来源原则与全宗理论。来源原则是指在档案的整理工作中，按照档案的形成者划分档案全宗的原则。该原则的核心思想是确立全宗并保持全宗的完整性，因此，也称“全宗原则”或“全宗理论”。随着信息技术的飞速发展，电子文件逐渐成为档案的一种重要形式，全宗理论关注的焦点也转移到文件形成者职能和业务活动的全过程。[1]
2.2文件生命周期理论。文件生命周期理论是文件阶段性运动规律的体现。[2]文件从现行、半现行到非现行，是一个相对独立而完整的运动过程，通常称作“文件生命周期”。对于文件的活动状态而言，文件运动依次经历了文件制作形成、现行、半现行和永久保存或销毁；而对于文件运动依附的对象而言，文件运动依次经历了制作形成单位、现行使用单位、文件中心和档案馆。
2.3文件连续体理论。澳大利亚国家档案标准对文件连续体的定义是：“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式。” [3]揭示了文件形成、保存与长久利用应一体化管理的理念。对电子文件而言，该理论强调了电子文件管理的连贯性，更加注重电子文件的来源机构、权利和职责。
2.4文件运动理论模型。何嘉荪采用大文件概念，用“轴、维、域”三类元素，建立了一个文件运动理论模型。整个模型，以主客体相互作用的价值理论为基础，由三个轴、三个维度和三个区域综合构成。[4]深刻体现了随着文件在运动过程中的形态和价值变化，管理者和管理方式也应发生相应变化，对规划局电子文件运动模型的建立有着非常重要的参考价值。
3实践基础
通过对深圳市规划局业务流程的调研，摸清了电子文件的运动阶段，对于建立规划局电子文件运动模型有着非常重要的意义。
3.1规划局业务流程。规划局的业务流程主要分为四个部分：接受申请、业务办理、办理完毕和归档入库。在这四个业务阶段中，从事的业务活动不同，使用的管理系统不同，负责的人员也不同。这些差异直接影响到电子文件在运动过程显示出明显的阶段性。
3.2规划业务电子文件的阶段性。从产生到移交，深圳市规划局在办理业务过程中产生的电子文件具有明显的阶段性：
3.2.1电子文件形成阶段。这个阶段，是规划业务电子文件形成的过程。在此阶段中，规划局每办理一件业务，都要根据其业务要求，调用“OA”中的文件模板，填入相关信息，生成一份电子文件，此份文件，通过在线传输系统交局内领导审批并加盖数字签名后，方才生效，从而成为一份正式有效的文件。
3.2.2电子文件归档阶段。这个阶段，是规划业务电子文件归档的过程。规划局档案室实行纸质文件和电子文件同步归档，接收范围不仅包括本单位在业务过程中生成的电子文件，还有其他单位提交的电子文件，如建设单位提交的申请资料、施工图、项目照片等。接收之后，便是对电子文件进行归档，包括密级、保管期限等鉴定。
3.2.3电子文件保管利用阶段。这个阶段，是档案室保管电子文件并向规划局内部和外部提供电子文件利用的过程。档案室对规划局的电子文件按项目分类汇总后，对电子文件数据进行封装，并加盖数字签名或签章，然后，对电子文件进行存储和备份。在电子文件利用方面，对内采取在线传送的方式，对外提供查询、拷贝或打印的方式。
3.2.4电子文件移交阶段。这个阶段，是规划局档案室向上级档案主管部门即深圳市城建档案馆移交电子文件的过程。在该阶段，移交的是产生时间长久，作为业务文件利用不多的电子文件，一般是随着纸质档案定期地向上级档案主管部门移交。
4规划业务电子文件运动模型
在相关的文件运动理论基础和实践基础之上，通过对规划业务电子文件运动过程的分析，建立起了规划业务电子文件运动模型，该模型对于深圳市规划局的实际工作具有指导作用。
4.1规划业务电子文件运动分析。参照何嘉荪对文件运动规律的研究，[5]规划业务电子文件的运动过程可分为四个阶段：孕育形成阶段、现行文件阶段、半现行文件阶段、非现行文件阶段。
4.1.1形成阶段。形成阶段是指电子文件形成的过程。在该阶段中，工作人员利用规划局“OA”系统开展业务活动，于是，电子文件源源不断地从“OA”系统中产生出来。在业务活动的驱动下，电子文件形成者利用“OA”系统记录下了其工作的结果，也就是规划业务电子文件运动的开始。
4.1.2现行阶段。规划业务电子文件在生效后，便开始作为城市规划活动的工具，直接为形成电子文件的活动与活动主体服务，表现出的是电子文件的现行价值。现行阶段，规划业务电子文件受到较为严格的管理，以确保规划业务电子文件的真实性和完整性。
4.1.3半现行阶段。电子文件进入半现行期，表示其对应的业务活动已结束。规划业务电子文件能否进入半现行期，要看其是否具有参考价值或凭证价值。对失去保存价值的规划业务电子文件，经鉴定后，应该销毁；而仍有利用价值的规划业务电子文件，则进入半现行阶段。
4.1.4非现行阶段。当半现行阶段的规划业务电子文件逐渐失去利用价值时会被销毁，而具有社会利用价值的那部分电子文件将进入非现行阶段。在该阶段，规划业务电子文件一般具有历史价值或科学文化价值，并用来向整个社会提供档案信息服务。
4.2规划业务电子文件运动模型。规划业务电子文件运动模型的核心是规划业务电子文件，所有活动都围绕着规划业务活动中所产生的电子文件展开，并由此产生了规划业务、责任者和文件三根特征轴；电子文件的运动过程中，其价值随着时间推移分为明显不同的三个阶段；轴和轴之间由于其内在的联系又构成了不同的区域。最后，形成的模型如下图所示：
4.2.1轴。规划业务电子文件运动模型包含三根特征轴，包括电子文件产生的背景——规划业务、电子文件产生的主体——责任者以及电子文件自身。这三根轴是规划业务电子文件在其运动过程中的三个核心因素，而规划业务轴深刻影响着责任者轴和文件轴。
城市规划业务轴表现的是形成电子文件的规划业务活动，业务活动的不同阶段对电子文件的需求也不尽相同。如，接受业务申请和办理业务的过程，是电子文件的产生和使用阶段；办理完毕乃至归档入库之后，则是电子文件的过渡阶段和社会价值阶段。责任者轴描述的是在规划业务流程的不同时期，电子文件有着不同的形成者或管理者。在接受业务申请时，电子文件的形成者和管理者为窗口收文员；在办理业务阶段，电子文件的管理者为办文员；业务办理完毕，电子文件则流转到档案室，由档案室人员进行管理。
规划业务文件轴表示规划业务电子文件在不同的业务阶段，有着不同的存在形态。在业务办理之初是文件模板或者是待办理的文件，没有效力；在办理过程中则变成了正式的办文，具有法律效力；办理完毕归档之后又成了项目档案，以备查考。
4.2.2阶段。根据文件生命周期理论，文件从形成到最后销毁或者永久保存，其所具有的价值随时间的延续发生变化，依次形成三个阶段：现行阶段、半现行阶段和非现行阶段。规划业务电子文件也随着时间的推移，其价值逐渐发生着变化。
价值形成阶段（也称“现行阶段”）：规划局的收文员和办文员根据其业务需要，生成相应的电子文件，交与领导审核，最后，作为办结文件完成行政审批职能，此时的电子文件具有行政审批价值，具有相应的法律效力。价值过渡阶段（也称“半现行阶段”）：当电子文件内容规定的任务完成，也即办理完毕时，经过整理归档，进入规划局档案室进行管理，向规划局的内部和社会提供利用。此时，电子文件的现行价值消失，进入了半现行阶段，具有参考凭证价值。社会价值阶段（也称非现行阶段）：机关档案室有向上级档案馆定期移交档案的规定，因此，规划局档案室将归档的电子文件保管30年之后，便移交到上级档案馆。此时电子文件的社会价值开始占据主导地位，电子文件运动进入非现行阶段。
4.2.3域。规划业务电子文件运动模型的三个核心因素在电子文件的管理过程中有着密切的联系，在模型中，具体体现为三个域：管理域、服务域和证据域。
管理域是规划业务文件轴和责任者轴之间的区域，体现的是电子文件的管理。在规划局的业务活动中，管理者先根据业务需要产生电子文件，然后，形成办文，办结之后归档整理，同一项目的多份办文会被组织起来作为一个项目档案，最后，进入库房保管。体现了电子文件的形成、捕获、组织和保管四个过程。
证据域是责任者轴和城市规划业务轴之间的区域，体现的是电子文件构成的人类活动证据和记忆。规划业务电子文件形成之初是各种文档模板，预示着即将开展的业务活动；形成之后，在业务活动中发挥作用，是业务活动的证据；业务活动结束后电子文件被归档保存，此时则是规划局的集体记忆；待移交至上级档案馆，则属于社会的财富。
服务域是城市规划业务轴和规划业务文件轴之间的区域，体现的是规划业务电子文件的服务领域，包括孕育服务、行政服务、参考服务和社会文化服务。电子文件形成之初，便以文件模板的形式为即将开展的业务活动提供准备，形成后，又在规划局的业务活动中发挥行政效能，归档后的电子文件更可为后来的规划业务活动提供参考，乃至为整个社会提供使用。
4.3模型的实践指导作用。通过建立规划业务电子文件运动模型，我们可以清楚地看到，电子文件在不同的运动阶段，其表现出的价值、相关的责任者以及管理的方式都有很大的变化。因此，深圳市规划局在管理电子文件的过程中，应注意分清不同的业务阶段，认识到电子文件在各阶段的不同价值，明确管理人员的责任，采用不同的管理方式，来实现规划业务电子文件的最优管理和最大效益。
表2：规划业务电子文件的管理
5结语
电子文件运动模型为深圳市规划局的电子文件管理提供了一定的借鉴，但是，具体实践效果还有待实践检验。此外，电子文件运动模型的研究尚未成熟，有待更多学者对其进行更加深入的研究。
参考文献：
[1]唐振华.档案全宗理论的发展探微[J].档案天地，2006（1）.
[2]刘艳，何军.文件生命周期理论与文件连续体理论之关系[J].兰台世界，2008（6）.
[3] AS4390.Standards Australia（1996）[S]．（AS4390：第4.22条）.
[4]何嘉荪，金更达，叶鹰.文件运动理论模型初探——文件运动理论研究之二[J].档案学通讯，2004（1）.
[5]何嘉荪.深化对文件运动规律的研究[J].档案学研究，1995（2）.
（作者单位：武汉大学信息管理学院 来稿日期：2011-03-01）
关键词：电子文件；运动模型；规划业务
Abstract：Electronic records motion model definitely and deeply points out that records in the movement process, along with the changing of stages, their performances, values, and manage styles are also changing, which provides directive effect for electronic records management. This article puts forward the electronic records motion model of planning business on the base of the study on the theories about records motion and the research on the fact and needs of Shenzhen urban planning administration about electronic records management. And expect to get some explorations and attempts on the usage of the electronic records motion model.
Key words: Planning electronic records；Motion model；Urban planning business
1引言
经过多年的建设积累，目前，深圳市规划局的信息化建设已具有较高的水平：部门内部通过专属网络互相连通，业务办公信息化全面覆盖，信息系统功能完善、性能先进，同时，积累了丰富的数字信息资源。但问题也随之而来：当前，规划局的档案管理还集中在传统纸质文件方面，对于已经产生和正在产生的电子文件却很少涉及，规划局积累的大量电子文件得不到有效的管理和利用。
通过对深圳市规划局的档案管理现状以及电子文件管理需求的调研，笔者认为，应在相关文件运动理论的基础上，结合规划局的实际情况，建立“规划业务电子文件运动模型”，以便对规划局的电子文件管理提供有益的借鉴。
2理论基础
理论来源于实践，却能更好地指导实践。规划业务电子文件运动模型的建立离不开相关理论的支持。
2.1来源原则与全宗理论。来源原则是指在档案的整理工作中，按照档案的形成者划分档案全宗的原则。该原则的核心思想是确立全宗并保持全宗的完整性，因此，也称“全宗原则”或“全宗理论”。随着信息技术的飞速发展，电子文件逐渐成为档案的一种重要形式，全宗理论关注的焦点也转移到文件形成者职能和业务活动的全过程。[1]
2.2文件生命周期理论。文件生命周期理论是文件阶段性运动规律的体现。[2]文件从现行、半现行到非现行，是一个相对独立而完整的运动过程，通常称作“文件生命周期”。对于文件的活动状态而言，文件运动依次经历了文件制作形成、现行、半现行和永久保存或销毁；而对于文件运动依附的对象而言，文件运动依次经历了制作形成单位、现行使用单位、文件中心和档案馆。
2.3文件连续体理论。澳大利亚国家档案标准对文件连续体的定义是：“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式。” [3]揭示了文件形成、保存与长久利用应一体化管理的理念。对电子文件而言，该理论强调了电子文件管理的连贯性，更加注重电子文件的来源机构、权利和职责。
2.4文件运动理论模型。何嘉荪采用大文件概念，用“轴、维、域”三类元素，建立了一个文件运动理论模型。整个模型，以主客体相互作用的价值理论为基础，由三个轴、三个维度和三个区域综合构成。[4]深刻体现了随着文件在运动过程中的形态和价值变化，管理者和管理方式也应发生相应变化，对规划局电子文件运动模型的建立有着非常重要的参考价值。
3实践基础
通过对深圳市规划局业务流程的调研，摸清了电子文件的运动阶段，对于建立规划局电子文件运动模型有着非常重要的意义。
3.1规划局业务流程。规划局的业务流程主要分为四个部分：接受申请、业务办理、办理完毕和归档入库。在这四个业务阶段中，从事的业务活动不同，使用的管理系统不同，负责的人员也不同。这些差异直接影响到电子文件在运动过程显示出明显的阶段性。
3.2规划业务电子文件的阶段性。从产生到移交，深圳市规划局在办理业务过程中产生的电子文件具有明显的阶段性：
3.2.1电子文件形成阶段。这个阶段，是规划业务电子文件形成的过程。在此阶段中，规划局每办理一件业务，都要根据其业务要求，调用“OA”中的文件模板，填入相关信息，生成一份电子文件，此份文件，通过在线传输系统交局内领导审批并加盖数字签名后，方才生效，从而成为一份正式有效的文件。
3.2.2电子文件归档阶段。这个阶段，是规划业务电子文件归档的过程。规划局档案室实行纸质文件和电子文件同步归档，接收范围不仅包括本单位在业务过程中生成的电子文件，还有其他单位提交的电子文件，如建设单位提交的申请资料、施工图、项目照片等。接收之后，便是对电子文件进行归档，包括密级、保管期限等鉴定。
3.2.3电子文件保管利用阶段。这个阶段，是档案室保管电子文件并向规划局内部和外部提供电子文件利用的过程。档案室对规划局的电子文件按项目分类汇总后，对电子文件数据进行封装，并加盖数字签名或签章，然后，对电子文件进行存储和备份。在电子文件利用方面，对内采取在线传送的方式，对外提供查询、拷贝或打印的方式。
3.2.4电子文件移交阶段。这个阶段，是规划局档案室向上级档案主管部门即深圳市城建档案馆移交电子文件的过程。在该阶段，移交的是产生时间长久，作为业务文件利用不多的电子文件，一般是随着纸质档案定期地向上级档案主管部门移交。
4规划业务电子文件运动模型
在相关的文件运动理论基础和实践基础之上，通过对规划业务电子文件运动过程的分析，建立起了规划业务电子文件运动模型，该模型对于深圳市规划局的实际工作具有指导作用。
4.1规划业务电子文件运动分析。参照何嘉荪对文件运动规律的研究，[5]规划业务电子文件的运动过程可分为四个阶段：孕育形成阶段、现行文件阶段、半现行文件阶段、非现行文件阶段。
4.1.1形成阶段。形成阶段是指电子文件形成的过程。在该阶段中，工作人员利用规划局“OA”系统开展业务活动，于是，电子文件源源不断地从“OA”系统中产生出来。在业务活动的驱动下，电子文件形成者利用“OA”系统记录下了其工作的结果，也就是规划业务电子文件运动的开始。
4.1.2现行阶段。规划业务电子文件在生效后，便开始作为城市规划活动的工具，直接为形成电子文件的活动与活动主体服务，表现出的是电子文件的现行价值。现行阶段，规划业务电子文件受到较为严格的管理，以确保规划业务电子文件的真实性和完整性。
4.1.3半现行阶段。电子文件进入半现行期，表示其对应的业务活动已结束。规划业务电子文件能否进入半现行期，要看其是否具有参考价值或凭证价值。对失去保存价值的规划业务电子文件，经鉴定后，应该销毁；而仍有利用价值的规划业务电子文件，则进入半现行阶段。
4.1.4非现行阶段。当半现行阶段的规划业务电子文件逐渐失去利用价值时会被销毁，而具有社会利用价值的那部分电子文件将进入非现行阶段。在该阶段，规划业务电子文件一般具有历史价值或科学文化价值，并用来向整个社会提供档案信息服务。
4.2规划业务电子文件运动模型。规划业务电子文件运动模型的核心是规划业务电子文件，所有活动都围绕着规划业务活动中所产生的电子文件展开，并由此产生了规划业务、责任者和文件三根特征轴；电子文件的运动过程中，其价值随着时间推移分为明显不同的三个阶段；轴和轴之间由于其内在的联系又构成了不同的区域。最后，形成的模型如下图所示：
4.2.1轴。规划业务电子文件运动模型包含三根特征轴，包括电子文件产生的背景——规划业务、电子文件产生的主体——责任者以及电子文件自身。这三根轴是规划业务电子文件在其运动过程中的三个核心因素，而规划业务轴深刻影响着责任者轴和文件轴。
城市规划业务轴表现的是形成电子文件的规划业务活动，业务活动的不同阶段对电子文件的需求也不尽相同。如，接受业务申请和办理业务的过程，是电子文件的产生和使用阶段；办理完毕乃至归档入库之后，则是电子文件的过渡阶段和社会价值阶段。责任者轴描述的是在规划业务流程的不同时期，电子文件有着不同的形成者或管理者。在接受业务申请时，电子文件的形成者和管理者为窗口收文员；在办理业务阶段，电子文件的管理者为办文员；业务办理完毕，电子文件则流转到档案室，由档案室人员进行管理。
规划业务文件轴表示规划业务电子文件在不同的业务阶段，有着不同的存在形态。在业务办理之初是文件模板或者是待办理的文件，没有效力；在办理过程中则变成了正式的办文，具有法律效力；办理完毕归档之后又成了项目档案，以备查考。
4.2.2阶段。根据文件生命周期理论，文件从形成到最后销毁或者永久保存，其所具有的价值随时间的延续发生变化，依次形成三个阶段：现行阶段、半现行阶段和非现行阶段。规划业务电子文件也随着时间的推移，其价值逐渐发生着变化。
价值形成阶段（也称“现行阶段”）：规划局的收文员和办文员根据其业务需要，生成相应的电子文件，交与领导审核，最后，作为办结文件完成行政审批职能，此时的电子文件具有行政审批价值，具有相应的法律效力。价值过渡阶段（也称“半现行阶段”）：当电子文件内容规定的任务完成，也即办理完毕时，经过整理归档，进入规划局档案室进行管理，向规划局的内部和社会提供利用。此时，电子文件的现行价值消失，进入了半现行阶段，具有参考凭证价值。社会价值阶段（也称非现行阶段）：机关档案室有向上级档案馆定期移交档案的规定，因此，规划局档案室将归档的电子文件保管30年之后，便移交到上级档案馆。此时电子文件的社会价值开始占据主导地位，电子文件运动进入非现行阶段。
4.2.3域。规划业务电子文件运动模型的三个核心因素在电子文件的管理过程中有着密切的联系，在模型中，具体体现为三个域：管理域、服务域和证据域。
管理域是规划业务文件轴和责任者轴之间的区域，体现的是电子文件的管理。在规划局的业务活动中，管理者先根据业务需要产生电子文件，然后，形成办文，办结之后归档整理，同一项目的多份办文会被组织起来作为一个项目档案，最后，进入库房保管。体现了电子文件的形成、捕获、组织和保管四个过程。
证据域是责任者轴和城市规划业务轴之间的区域，体现的是电子文件构成的人类活动证据和记忆。规划业务电子文件形成之初是各种文档模板，预示着即将开展的业务活动；形成之后，在业务活动中发挥作用，是业务活动的证据；业务活动结束后电子文件被归档保存，此时则是规划局的集体记忆；待移交至上级档案馆，则属于社会的财富。
服务域是城市规划业务轴和规划业务文件轴之间的区域，体现的是规划业务电子文件的服务领域，包括孕育服务、行政服务、参考服务和社会文化服务。电子文件形成之初，便以文件模板的形式为即将开展的业务活动提供准备，形成后，又在规划局的业务活动中发挥行政效能，归档后的电子文件更可为后来的规划业务活动提供参考，乃至为整个社会提供使用。
4.3模型的实践指导作用。通过建立规划业务电子文件运动模型，我们可以清楚地看到，电子文件在不同的运动阶段，其表现出的价值、相关的责任者以及管理的方式都有很大的变化。因此，深圳市规划局在管理电子文件的过程中，应注意分清不同的业务阶段，认识到电子文件在各阶段的不同价值，明确管理人员的责任，采用不同的管理方式，来实现规划业务电子文件的最优管理和最大效益。
表2：规划业务电子文件的管理
5结语
电子文件运动模型为深圳市规划局的电子文件管理提供了一定的借鉴，但是，具体实践效果还有待实践检验。此外，电子文件运动模型的研究尚未成熟，有待更多学者对其进行更加深入的研究。
参考文献：
[1]唐振华.档案全宗理论的发展探微[J].档案天地，2006（1）.
[2]刘艳，何军.文件生命周期理论与文件连续体理论之关系[J].兰台世界，2008（6）.
[3] AS4390.Standards Australia（1996）[S]．（AS4390：第4.22条）.
[4]何嘉荪，金更达，叶鹰.文件运动理论模型初探——文件运动理论研究之二[J].档案学通讯，2004（1）.
[5]何嘉荪.深化对文件运动规律的研究[J].档案学研究，1995（2）.
（作者单位：武汉大学信息管理学院 来稿日期：2011-03-01）