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【摘要】回溯书目数据库建设，是图书馆现代化建设的一项核心工作。为确保回溯书目数据的高质量，实现手工著录片向机读数据的顺利转换，有必要对目前手工编目工作中存在的问题进行再认识，并寻求相应的解决办法。
【关键词】手工编目;回溯数据;问题
The handicraft catalogue should be advantageous to read back to trace a bibliography data toward the machine of conversion
Song Lin-ying
【Abstract】A core returned to trace bibliography database construction, been a library modernization construction work.For insuring back to trace a bibliography data of Gao quality, realization the handicraft Zhao record a slice of read a data toward the machine of smooth conversion, have a necessity rightness currently handicraft catalogue in the work existence of the problem carry on again understanding, and look for correspond of solution.
【Key words】handicraft catalogue;Return to trace a data;Problem
我馆于1998年引进计算机，1999年3月开始普通图书的回溯书目数据库建库工作，现已进入数据的修改与完善阶段。笔者从事编目工作，试图结合本馆回溯书目数据库的建库工作实践和近期学习体会，以普通图书为例，谈一谈手工著录片向机读书目数据转换过程中存在的问题，并试图寻求妥善的解决办法，以期就教于有关专家学者与同道中人。
1.手工著录卡片可做为回溯书目数据录入的直接依据
我馆普通图书是以《普通图书著录规则》GB3792. 2-85）为依据，采用基本级次进行著录的。回溯书目数据库的建库实践证明：该著录片可以作为回溯书目数据录入的直接依据，这是由回溯书目数据库的建库的目的决定的。
对于中小型图书馆而言，建回溯书目数据库，其根本目的是：充分利用现代化的服务手段，为读者提供多途径的检索，以满足不同层次读者多方面的文献信息需求。因此，我们认为：没有必要将普通图书的书目数据做得特别详细，对于一条书目记录而言，最重要的是检索路径多，检索点齐全。正是基于这样的主导思想，我馆在搞回溯书目数据时，将基本级次著录片作为回溯书目数据录入时的直接依据，其录入实践充分证明，这种做法具有积极意义：①录入了最基本的检索点，解决了最基本的检索问题;②减少了工作总量，提高了录入速度，我馆仅用了3个月左右的时间，就完成了18000余条书目数据的录入及初步修改工作，也证明了这种操作方法的快捷性;③方便录入人员上机前的业务操作培训，就中小型图书馆现有的业务及岗位分工而言，熟悉编目的人员并不多，即便以馆藏图书为依据逐册逐项逐单元进行录入，其效果也不一定理想。因此，将手工著录卡片做为回溯书目数据录入时的直接依据不仅是为了提高工作效率，也是为了提高录入质量。我们的具体做法是：将著录卡片上的每一个著录项目及其单元，按照机读标准格式转换成相应的字段、子字段，修改规范时再增加检索点。只要卡片上著录项目及其单元是准确无误的，就可以保证回溯书目数据的准确性。
2.手工著录卡片向机读数据转换过程中存在的问题
在《中国文献编目规则》（广东人民出版社，1996)尚未使用之前，各馆普遍采用的是（GB3792. 2-85）《普通图书著录规则》，所著录的卡片与机读数据相比较，普遍存在以下几个方面的问题：
2.1检索途径较少:首先，书名的检索数量少。除正书名外，原合订书名（无总书名图书的书名）最多著两个，其余的在附注项说明；其次是责任者数量少，相同责任方式的责任者最多著录两个，三个及其以上时，只著录第一个，其后加“等”字。这样，就人为地限制了机检功能的正常发挥。
2.2外国责任者的著录形式存在问题:关于责任者的著录，不仅仅表现在责任者数量的不足，还表现在外国责任者的著录形式，在转换成机读书目数据时，无法给出正确的指示符，在(GB3792.2-85)《普通图书著录规则》中，西语言国家责任者，在著录时，只著录汉译姓，中译文名字省略不著。例“约瑟夫·维萨里昂诺维奇·斯大林”我们著录时只著录“斯大林”，“斯大林”是汉译姓，并未反映出责任者的书写顺序，在转换成机读书目数据时，无法标出正序或倒序的指示符，检索也不准确。
2.3部分图书无价格:GB3792. 2-85规则规定，图书的价格，以人民币值计量，不著录非人民币制[1]。由于这种规定的制约，有一部分以非人民币标价的图书在卡片上没有客观著录出的价格。在转换为机读书目数据时，该子字段就会形成空缺，需要补上。
总之，以GB3792. 2-85《普通图书著录规则》著录的卡片，作为回溯书目数据录入的直接依据虽具有其可行性；但这其中也存在一些问题，也需要我们认真对待，加以解决。
3.实现手工编目向机读数据的顺利转换
实现手工编目向机读书目数据的顺利转换，是今后一个时期图书馆现代化建设的一项核心工作，因此，传统的著录工作，除了要考虑其基本职能之外，还应充分考虑各个著录项目及其单元如何选取才能有利于向机读数据的顺利转换的问题。以及如何适应机读标准格式的问题。笔者认为以下做法值得考虑。
3.1采用《中国文献编目规则》进行编目:使用《中国文献编目规则》，按照其中的《普通图书著录规则》进行著录，可以解决如下问题：
3.1.1增加了部分检索点。首先，关于无总书名图书的书名由两个增加到三个；责任者的数量有所增加：汇编著作的责任者增加到3个；相同责任方式的责任者由两个增加到3个，不同责任方式的责任者著录4个[1]，这样，就在一定程度上适应了机读数据容量大、多途径检索的特点。
3.1.2对于外国责任者的处理，由原来的只著录汉译姓，变为依原题如实著录[1]，这样的处理方式，客观反映了西语言国家责任者名称的倒序形式，转换成机读数据时，可直接按机读数据的要求给出相应的指示符，向机读书目数据转换时比较顺利，也提高了责任者检索的准确率。
3.1.3图书价格的著录，使用标准的币制符号。将原人民币价格符号“￥”变为汉语拼音字母RMB；将原人民币10元以上的整数省略著录“．00”变为如实著录；将原规定不著录非人民币币制，变为各种币制采用官方标准币制符号如实著录，如港币：HK，台币：NTW,日元：JPY,美元：USD，英镑：UKP，德国马克：DM[2]。机读数据的图书价格字段、子字段不再空缺。
鉴于以上原因，我们认为：对于《中国文献编目规则》不是推荐使用的问题，而是使用越早越好。
3.2增加可检索内容附注的著录:使用《中国文献编目规则》，以其中的《普通图书著录规则》为依据进行著录，在采用基本级次著录的前提下，仍然存在着检索途径有限，检索点不全的问题。要实现多途径检索，必须增加可检索内容附注。所谓增加可检索内容附注，就是在采用基本级次著录时，尽可能在附注项增加可检索的书名和责任者。凡具有检索意义而在书名与责任说明项又无法充分反映的并且具有检索意义的书名与责任者，均应在附注项说明。强调这一点，具有其现实意义，因为对读者而言，在选择检索途径时，不一定按照规定信息源的顺序去选择，比如说：封面书名、书脊书名、书口书名、别名等，都是重要的检索途径，尤其是这些书名与书名页书名出现重要差异时，这部分内容更不能忽略。
例《中小学生动手动脑小实验》是该书书名页的正书名，而该书的书脊、封面书名均为《制作趣味游戏》。对读者而言：书脊、封面书名也是该书重要的检索途径，再比如：《人物志》，该书封面书名为《识人用人 人物志》，也有两个检索途径，如果上述谈的到书脊、封面书名在手工著录卡片没有著录，那么该卡片在转换成回溯书目数据时，这些可检索内容就会丢失，就会限制其检索功能的充分发挥。对于责任者的著录也是如此，凡在责任说明项无法著录的责任者，必要时应在附注项予以充分应用。因此，笔者认为：即使采用基本级次著录，也不应忽略部分内容的著录，虽然操作时增加了一定的工作量，也相应增加了卡片的容量。但从长远看，更有利于回溯机读数据检索功能的充分发挥，从回溯书目数据的角度去考虑，是值得一做的。
3.3选择分散著录方式:在手工编目时。人们将一部分图书按多次著录的方式进行了集中处理，但在转换成机读书目数据时，这种著录卡片还存在以下问题：
首先，计算机编目不大适合编辑大容量的书目数据，以ILASI为例，最多只能容纳20个子目，如果超过20个子目，则提示信息显示“编程已满”，二代虽可做大容量的数据，但操作起来相当繁琐，因此，在选择著录方式时，我们认为：应尽量选择分散著录，以《四库全书》和《古今图书集成》为例，以前我馆对这两部分是采取多层次著录的方式处理的，在使用ILASI搞回溯书目数据时，就遇到了问题，《四库全书》共1500册，《古今图书集成》82册，这两种书都已远远超出了其数据编辑区的容量。
其次，如果采用多层次著录，要实现充分的检索，就必须为每一个子目做相应的检索字段，《四库全书》需做1500个子目，同时还要做1500个检索字段，而《古今图书集成》则要做82个检索字段，不但录入困难，做起来也相当麻烦，对于类似的问题，我们的解决方法是：在给整套分类号的前提下，按照共同书名，分卷（册）次，分卷（册）名进行分散录入，再使用复制技术，将其中的某一个分册做成标准数据，并按照该套图书的总册数如数进行复制，然后再分别对照其中的每一个分册做出相应的修改，就得到了该套图书的所有记录，既简单快捷又有利于逐册检索。鉴于此成功经验，笔者主观上认为：为适应回溯书目数据的录入需要，对于体系庞大的丛书、多卷书，最好不要使用多层次的著录，如果采用了多层次的著录方式进行著录，在列子目时，应列得特别详细，这样，在手工著录片向机读回溯书目数据转换时，才能收到事半功倍的效果。
综上所述，在计算机技术迅速发展的今天，手工编目也应充分考虑到将来回溯书目数据的需要，以期实现手工编目向机读书目数据的顺利转换。
参考文献
[1]中文普通图书标准著录的新变化.于新国主编
[2]中国文献编目规则. 黄俊贵主编，广东人民出版社，1996
收稿日期：2008－05－20
【关键词】手工编目;回溯数据;问题
The handicraft catalogue should be advantageous to read back to trace a bibliography data toward the machine of conversion
Song Lin-ying
【Abstract】A core returned to trace bibliography database construction, been a library modernization construction work.For insuring back to trace a bibliography data of Gao quality, realization the handicraft Zhao record a slice of read a data toward the machine of smooth conversion, have a necessity rightness currently handicraft catalogue in the work existence of the problem carry on again understanding, and look for correspond of solution.
【Key words】handicraft catalogue;Return to trace a data;Problem
我馆于1998年引进计算机，1999年3月开始普通图书的回溯书目数据库建库工作，现已进入数据的修改与完善阶段。笔者从事编目工作，试图结合本馆回溯书目数据库的建库工作实践和近期学习体会，以普通图书为例，谈一谈手工著录片向机读书目数据转换过程中存在的问题，并试图寻求妥善的解决办法，以期就教于有关专家学者与同道中人。
1.手工著录卡片可做为回溯书目数据录入的直接依据
我馆普通图书是以《普通图书著录规则》GB3792. 2-85）为依据，采用基本级次进行著录的。回溯书目数据库的建库实践证明：该著录片可以作为回溯书目数据录入的直接依据，这是由回溯书目数据库的建库的目的决定的。
对于中小型图书馆而言，建回溯书目数据库，其根本目的是：充分利用现代化的服务手段，为读者提供多途径的检索，以满足不同层次读者多方面的文献信息需求。因此，我们认为：没有必要将普通图书的书目数据做得特别详细，对于一条书目记录而言，最重要的是检索路径多，检索点齐全。正是基于这样的主导思想，我馆在搞回溯书目数据时，将基本级次著录片作为回溯书目数据录入时的直接依据，其录入实践充分证明，这种做法具有积极意义：①录入了最基本的检索点，解决了最基本的检索问题;②减少了工作总量，提高了录入速度，我馆仅用了3个月左右的时间，就完成了18000余条书目数据的录入及初步修改工作，也证明了这种操作方法的快捷性;③方便录入人员上机前的业务操作培训，就中小型图书馆现有的业务及岗位分工而言，熟悉编目的人员并不多，即便以馆藏图书为依据逐册逐项逐单元进行录入，其效果也不一定理想。因此，将手工著录卡片做为回溯书目数据录入时的直接依据不仅是为了提高工作效率，也是为了提高录入质量。我们的具体做法是：将著录卡片上的每一个著录项目及其单元，按照机读标准格式转换成相应的字段、子字段，修改规范时再增加检索点。只要卡片上著录项目及其单元是准确无误的，就可以保证回溯书目数据的准确性。
2.手工著录卡片向机读数据转换过程中存在的问题
在《中国文献编目规则》（广东人民出版社，1996)尚未使用之前，各馆普遍采用的是（GB3792. 2-85）《普通图书著录规则》，所著录的卡片与机读数据相比较，普遍存在以下几个方面的问题：
2.1检索途径较少:首先，书名的检索数量少。除正书名外，原合订书名（无总书名图书的书名）最多著两个，其余的在附注项说明；其次是责任者数量少，相同责任方式的责任者最多著录两个，三个及其以上时，只著录第一个，其后加“等”字。这样，就人为地限制了机检功能的正常发挥。
2.2外国责任者的著录形式存在问题:关于责任者的著录，不仅仅表现在责任者数量的不足，还表现在外国责任者的著录形式，在转换成机读书目数据时，无法给出正确的指示符，在(GB3792.2-85)《普通图书著录规则》中，西语言国家责任者，在著录时，只著录汉译姓，中译文名字省略不著。例“约瑟夫·维萨里昂诺维奇·斯大林”我们著录时只著录“斯大林”，“斯大林”是汉译姓，并未反映出责任者的书写顺序，在转换成机读书目数据时，无法标出正序或倒序的指示符，检索也不准确。
2.3部分图书无价格:GB3792. 2-85规则规定，图书的价格，以人民币值计量，不著录非人民币制[1]。由于这种规定的制约，有一部分以非人民币标价的图书在卡片上没有客观著录出的价格。在转换为机读书目数据时，该子字段就会形成空缺，需要补上。
总之，以GB3792. 2-85《普通图书著录规则》著录的卡片，作为回溯书目数据录入的直接依据虽具有其可行性；但这其中也存在一些问题，也需要我们认真对待，加以解决。
3.实现手工编目向机读数据的顺利转换
实现手工编目向机读书目数据的顺利转换，是今后一个时期图书馆现代化建设的一项核心工作，因此，传统的著录工作，除了要考虑其基本职能之外，还应充分考虑各个著录项目及其单元如何选取才能有利于向机读数据的顺利转换的问题。以及如何适应机读标准格式的问题。笔者认为以下做法值得考虑。
3.1采用《中国文献编目规则》进行编目:使用《中国文献编目规则》，按照其中的《普通图书著录规则》进行著录，可以解决如下问题：
3.1.1增加了部分检索点。首先，关于无总书名图书的书名由两个增加到三个；责任者的数量有所增加：汇编著作的责任者增加到3个；相同责任方式的责任者由两个增加到3个，不同责任方式的责任者著录4个[1]，这样，就在一定程度上适应了机读数据容量大、多途径检索的特点。
3.1.2对于外国责任者的处理，由原来的只著录汉译姓，变为依原题如实著录[1]，这样的处理方式，客观反映了西语言国家责任者名称的倒序形式，转换成机读数据时，可直接按机读数据的要求给出相应的指示符，向机读书目数据转换时比较顺利，也提高了责任者检索的准确率。
3.1.3图书价格的著录，使用标准的币制符号。将原人民币价格符号“￥”变为汉语拼音字母RMB；将原人民币10元以上的整数省略著录“．00”变为如实著录；将原规定不著录非人民币币制，变为各种币制采用官方标准币制符号如实著录，如港币：HK，台币：NTW,日元：JPY,美元：USD，英镑：UKP，德国马克：DM[2]。机读数据的图书价格字段、子字段不再空缺。
鉴于以上原因，我们认为：对于《中国文献编目规则》不是推荐使用的问题，而是使用越早越好。
3.2增加可检索内容附注的著录:使用《中国文献编目规则》，以其中的《普通图书著录规则》为依据进行著录，在采用基本级次著录的前提下，仍然存在着检索途径有限，检索点不全的问题。要实现多途径检索，必须增加可检索内容附注。所谓增加可检索内容附注，就是在采用基本级次著录时，尽可能在附注项增加可检索的书名和责任者。凡具有检索意义而在书名与责任说明项又无法充分反映的并且具有检索意义的书名与责任者，均应在附注项说明。强调这一点，具有其现实意义，因为对读者而言，在选择检索途径时，不一定按照规定信息源的顺序去选择，比如说：封面书名、书脊书名、书口书名、别名等，都是重要的检索途径，尤其是这些书名与书名页书名出现重要差异时，这部分内容更不能忽略。
例《中小学生动手动脑小实验》是该书书名页的正书名，而该书的书脊、封面书名均为《制作趣味游戏》。对读者而言：书脊、封面书名也是该书重要的检索途径，再比如：《人物志》，该书封面书名为《识人用人 人物志》，也有两个检索途径，如果上述谈的到书脊、封面书名在手工著录卡片没有著录，那么该卡片在转换成回溯书目数据时，这些可检索内容就会丢失，就会限制其检索功能的充分发挥。对于责任者的著录也是如此，凡在责任说明项无法著录的责任者，必要时应在附注项予以充分应用。因此，笔者认为：即使采用基本级次著录，也不应忽略部分内容的著录，虽然操作时增加了一定的工作量，也相应增加了卡片的容量。但从长远看，更有利于回溯机读数据检索功能的充分发挥，从回溯书目数据的角度去考虑，是值得一做的。
3.3选择分散著录方式:在手工编目时。人们将一部分图书按多次著录的方式进行了集中处理，但在转换成机读书目数据时，这种著录卡片还存在以下问题：
首先，计算机编目不大适合编辑大容量的书目数据，以ILASI为例，最多只能容纳20个子目，如果超过20个子目，则提示信息显示“编程已满”，二代虽可做大容量的数据，但操作起来相当繁琐，因此，在选择著录方式时，我们认为：应尽量选择分散著录，以《四库全书》和《古今图书集成》为例，以前我馆对这两部分是采取多层次著录的方式处理的，在使用ILASI搞回溯书目数据时，就遇到了问题，《四库全书》共1500册，《古今图书集成》82册，这两种书都已远远超出了其数据编辑区的容量。
其次，如果采用多层次著录，要实现充分的检索，就必须为每一个子目做相应的检索字段，《四库全书》需做1500个子目，同时还要做1500个检索字段，而《古今图书集成》则要做82个检索字段，不但录入困难，做起来也相当麻烦，对于类似的问题，我们的解决方法是：在给整套分类号的前提下，按照共同书名，分卷（册）次，分卷（册）名进行分散录入，再使用复制技术，将其中的某一个分册做成标准数据，并按照该套图书的总册数如数进行复制，然后再分别对照其中的每一个分册做出相应的修改，就得到了该套图书的所有记录，既简单快捷又有利于逐册检索。鉴于此成功经验，笔者主观上认为：为适应回溯书目数据的录入需要，对于体系庞大的丛书、多卷书，最好不要使用多层次的著录，如果采用了多层次的著录方式进行著录，在列子目时，应列得特别详细，这样，在手工著录片向机读回溯书目数据转换时，才能收到事半功倍的效果。
综上所述，在计算机技术迅速发展的今天，手工编目也应充分考虑到将来回溯书目数据的需要，以期实现手工编目向机读书目数据的顺利转换。
参考文献
[1]中文普通图书标准著录的新变化.于新国主编
[2]中国文献编目规则. 黄俊贵主编，广东人民出版社，1996
收稿日期：2008－05－20