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【摘要】独立学院的档案管理工作起步较晚，普遍存在管理制度不健全、人才培养不重视、工作过程不规范、业务水平不熟练等诸多问题。笔者结合工作实际，对独立院校档案管理现状进行梳理，对突出的问题进行罗列、总结，并针对相关问题提出整改意见，以提升档案管理的理论水平，从而在实际工作中进一步指导业务的开展。
【关键词】独立学院；档案管理；现状；整改路径
【中图分类号】G271 【文献标识码】A
一、独立学院档案管理现状分析
独立学院是高等教育的新生事物，自从2008年教育部颁布了26号令《独立学院设置与管理办法》，近几年来，独立学院逐渐脱离母体学校，伴随着管理中心开始下移，各种教育设施建设仍然处在起步阶段，学院的各项发展都在不断摸索中前进，档案管理成了重要职能之一。
教育部颁布的26号令，对独立学院的档案管理工作起到了关键性的指导作用。在颁布26号令之前，独立学院基本上是与母体高校共享师资、校舍，管理上依托母体学校，相当于二级学院，档案管理也同样归于母体学校的档案管理职能部门。而如今，随着逐渐脱离母体学校，独立学院没有了依赖，档案意识比较薄弱，没有规律可循，不能很方便快捷地检索，不能落实管理现代化，大大降低了档案开发利用率。独立学院档案管理工作主要存在以下几个方面的问题。
（一）管理制度不健全
由于独立学院成立的时间短，档案工作涉及的面比较广，要建立适合独立学院实情的档案管理制度需要在实践中不断摸索。目前独立学院使用的档案管理制度基本依照母体学校的档案管理制度，缺乏适合自身实际的档案管理制度。
（二）人才培养不重视
独立学院因自身的特殊情况，刚刚独立不久，学院重视的是师资队伍的建设，想方设法留住人才充实到教学科研队伍中去，忽视了对档案管理人才的培养。存在一种不可取的想法——说起来重要，用起来很少，档案就是材料的装订、整理，无需业务指导，没有科学的管理依据，只要有人在做就行。
（三）业务开展不规范
独立学院因为没有成立专门的管理部门，没有配备专业的工作人员，在收集、整理的过程中，仅仅是在完成任务。经常听到的一句话是：“有什么整理什么！”档案人员在管理上得不到规范化的指导，盲目管理、应付形式，不能确保室藏档案信息资源的齐全、完整、准确、丰富。只是很草率地将归档的文件装订、装盒、上架。
（四）管理机构不完善
独立学院档案室一般都是隶属于院办，并非独立的部门，更为重要的是档案管理员一般都属于兼职管理档案，因此管理档案工作的热情不高，业务水平也受限，不专业、不精干。各部门的兼职档案员更是不稳定，都是部门领导接到归档任务临时组织人员进行材料收集，未经过系统的培训，操作不规范，缺乏责任心，存在应付心理。导致归档不及时，档案质量不高。
（五）配套经费不到位
由于独立学院办学时间短，随着办学规模的进一步扩大，独立学院需要大量的资金去进行校园基础建设和添置教学办公设备的投入。加之，全员档案意识还比较薄弱，故用于档案建设的资金相对较少。
（六）信息化管理水平不高
目前独立学院尚无完全实现档案自动化管理，独立学院档案管理模式落后，在现如今这样的信息技术不断发展，技术手段和技术环境不断变化，档案信息化建设的任务应该是每个高校应该考虑的问题。独立学院还是停留在手工操作，未能充分发挥计算机的功能，无法满足快捷检索、查找和利用。部分学院仅实现半自动化管理，制约了档案管理水平的提高。
二、整改对策
对于以上种种，笔者认为从以下几个方面进行整改。
（一）深入调研学习，突出重点、用制度来规范与导向档案工作
为确保文件归档的完整性，规范档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及实施办法、《高等学校档案管理办法》和《江苏省档案管理条例》的有关规定，结合高校自身的实际情况，制定适合自己学校事业发展的《档案分类法与工作规范》《归档文件整理细则》等管理文件。让在教学、科研、管理等活动中直接形成的对高校以及社会具有保存价值的各种文字、图像等不同形式的历史记载都能科学化、规范化地被收集、保管、利用和开发。
有了一套适应的归档范围和保管期限，对于开展工作是起着至关重要的作用，可以避免“哪份材料要归档或不归档，保管期限是哪一种”，也避免造成归档不全或不归档，就能做到各部门形成的文件材料科学、规范、合理的整理归档。
在档案管理工作中，建立健全《考核制度》，也是重点，没有考核就没有比较，没有比较就没有促动，没有促动就没有进步。学院应定期不定期对各归档部门的工作情况进行评价，纳入绩效考核范围，与部门负责人和直接经办人奖惩挂钩。既可以扩大档案工作在全院的影响，同时也能对广大教职员工起到一定的刺激与鼓励作用，加强全员档案意识，促进档案工作的开展。
（二）重视档案管理人才的培养，促进档案工作的可持续发展
人的因素是档案事业发展的关键因素之一。综合性强、涉及面广、内容庞杂、联系紧密是绝大多数档案具有的基本特点，档案管理工作者在收集、整理、鉴定、保管、提供利用中都贯穿着分析、研究、综合、判断等各种活动。如果不精通档案专业知识，缺乏相关的科学技术知识，就会影响上述业务活动的准确性、有效性，档案管理的质量和水平也就无从说起。档案人员更换频繁或没有专门档案管理人员的状况，是不可能从根本上提高档案管理质量和水平的。因此，必须要有一支专业化的管理队伍，加大对档案工作者的培养力度，注重在实践中培养锻炼人才，保证专业知识的更新和扩充，防止停滞不前。同时，应该鼓励工作人员利用业余时间多参加各种继续教育课程的学习。
（三）档案收集、整理工作是科学管理高校档案的前提 档案的收集、整理工作是高校档案管理的重要基础性工作，对其他环节的工作成效起着关键作用。如果收集过程有问题，归档、移交不及时、不完整，那么整理、排架等一系列工作都不能及时有效地开展。严格文件材料运转和归档管理，加强对文件材料的超前控制和管理，保证完整齐全，保证归档的效率和质量。加强业务指导，保证收集工作运行正常。及时有效地指导各职能部门进行规范化归档，检查案卷质量，监督有关部门认真做好移交前的准备工作，编制好移交清单，整理好随档移交的目录和有关资料，确保顺利开展收集工作。
（四）完善管理机构
档案的规范管理是项庞大的工程，要想取得成绩，领导重视必不可少，应有学院领导专门分管这项工作。成立专门职能的档案管理部门，配备专业人员负责管理，学院的每个部门都应有相对稳定的兼职档案管理人员负责归档的每项流程，接受档案部门的业务培训和指导，形成一支专业的工作团队。档案管理部门还应组织全员进行培训学习，讲解档案在学院事业发展中起到的重要作用，让全体教职工都有档案意识，重视档案。
（五）落实经费配套
经费投入是提高档案管理水平的保障。目前，有些高校对档案事业发展投入少之又少，要实现档案库房、办公室、阅文室、复印与微机室四室分开，具备良好的保存保管条件，配备消毒灭菌设备、复印机、计算机、密集架，安装防盗门、防盗网、防盗报警系统和录像监控系统等都需要大量的经费投入。发展信息化管理，建成网络数据库，运用现代化科学技术，大量的信息存储，专业设备的维护，也无疑需要经费投入。加之经费投入不到位，人员的培训学习也是纸上谈兵。所以，档案事业配套经费应纳入年度学院的总预算。
（六）提升信息化管理水平
落后的管理方式已经越来越跟不上时代的步伐，建立网络化、信息化管理必须在独立学院加快推进。将信息化工作落到实处，推行现代化管理、网络化管理，建立信息平台，运用全新的工作方式，为学院各项事业的发展起积极推动作用，提供全方位服务。
三、结束语
通过对档案管理现状的分析和整改路径的探究，独立学院做到将各项措施落实到位，坚持走科学化、合理化、规范化、信息化路线，档案管理的水平定会突飞猛进，定能更好地服务教学、服务科研，定可以崭新的姿态迎接教育部对独立学院的评估。
参考文献：
[1]杨宏.高校档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2006.
[2]吴甘霖.高校独立学院档案管理工作初探[J].吉林广播电视大学学报，2007.
[3]高强.浅议高校档案愈识的提高[J].浙江档案.2006（5）.
[4]吕静.高校改革形势下档案工作的祈思路[J].四川档案，2005（4）.
[5]于仁涛.浅谈独立学院档案管理[J].黑龙江科技信息.
[6]金俊兰.略论独立学院档案规范化管理[J].管理科学.
【关键词】独立学院；档案管理；现状；整改路径
【中图分类号】G271 【文献标识码】A
一、独立学院档案管理现状分析
独立学院是高等教育的新生事物，自从2008年教育部颁布了26号令《独立学院设置与管理办法》，近几年来，独立学院逐渐脱离母体学校，伴随着管理中心开始下移，各种教育设施建设仍然处在起步阶段，学院的各项发展都在不断摸索中前进，档案管理成了重要职能之一。
教育部颁布的26号令，对独立学院的档案管理工作起到了关键性的指导作用。在颁布26号令之前，独立学院基本上是与母体高校共享师资、校舍，管理上依托母体学校，相当于二级学院，档案管理也同样归于母体学校的档案管理职能部门。而如今，随着逐渐脱离母体学校，独立学院没有了依赖，档案意识比较薄弱，没有规律可循，不能很方便快捷地检索，不能落实管理现代化，大大降低了档案开发利用率。独立学院档案管理工作主要存在以下几个方面的问题。
（一）管理制度不健全
由于独立学院成立的时间短，档案工作涉及的面比较广，要建立适合独立学院实情的档案管理制度需要在实践中不断摸索。目前独立学院使用的档案管理制度基本依照母体学校的档案管理制度，缺乏适合自身实际的档案管理制度。
（二）人才培养不重视
独立学院因自身的特殊情况，刚刚独立不久，学院重视的是师资队伍的建设，想方设法留住人才充实到教学科研队伍中去，忽视了对档案管理人才的培养。存在一种不可取的想法——说起来重要，用起来很少，档案就是材料的装订、整理，无需业务指导，没有科学的管理依据，只要有人在做就行。
（三）业务开展不规范
独立学院因为没有成立专门的管理部门，没有配备专业的工作人员，在收集、整理的过程中，仅仅是在完成任务。经常听到的一句话是：“有什么整理什么！”档案人员在管理上得不到规范化的指导，盲目管理、应付形式，不能确保室藏档案信息资源的齐全、完整、准确、丰富。只是很草率地将归档的文件装订、装盒、上架。
（四）管理机构不完善
独立学院档案室一般都是隶属于院办，并非独立的部门，更为重要的是档案管理员一般都属于兼职管理档案，因此管理档案工作的热情不高，业务水平也受限，不专业、不精干。各部门的兼职档案员更是不稳定，都是部门领导接到归档任务临时组织人员进行材料收集，未经过系统的培训，操作不规范，缺乏责任心，存在应付心理。导致归档不及时，档案质量不高。
（五）配套经费不到位
由于独立学院办学时间短，随着办学规模的进一步扩大，独立学院需要大量的资金去进行校园基础建设和添置教学办公设备的投入。加之，全员档案意识还比较薄弱，故用于档案建设的资金相对较少。
（六）信息化管理水平不高
目前独立学院尚无完全实现档案自动化管理，独立学院档案管理模式落后，在现如今这样的信息技术不断发展，技术手段和技术环境不断变化，档案信息化建设的任务应该是每个高校应该考虑的问题。独立学院还是停留在手工操作，未能充分发挥计算机的功能，无法满足快捷检索、查找和利用。部分学院仅实现半自动化管理，制约了档案管理水平的提高。
二、整改对策
对于以上种种，笔者认为从以下几个方面进行整改。
（一）深入调研学习，突出重点、用制度来规范与导向档案工作
为确保文件归档的完整性，规范档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及实施办法、《高等学校档案管理办法》和《江苏省档案管理条例》的有关规定，结合高校自身的实际情况，制定适合自己学校事业发展的《档案分类法与工作规范》《归档文件整理细则》等管理文件。让在教学、科研、管理等活动中直接形成的对高校以及社会具有保存价值的各种文字、图像等不同形式的历史记载都能科学化、规范化地被收集、保管、利用和开发。
有了一套适应的归档范围和保管期限，对于开展工作是起着至关重要的作用，可以避免“哪份材料要归档或不归档，保管期限是哪一种”，也避免造成归档不全或不归档，就能做到各部门形成的文件材料科学、规范、合理的整理归档。
在档案管理工作中，建立健全《考核制度》，也是重点，没有考核就没有比较，没有比较就没有促动，没有促动就没有进步。学院应定期不定期对各归档部门的工作情况进行评价，纳入绩效考核范围，与部门负责人和直接经办人奖惩挂钩。既可以扩大档案工作在全院的影响，同时也能对广大教职员工起到一定的刺激与鼓励作用，加强全员档案意识，促进档案工作的开展。
（二）重视档案管理人才的培养，促进档案工作的可持续发展
人的因素是档案事业发展的关键因素之一。综合性强、涉及面广、内容庞杂、联系紧密是绝大多数档案具有的基本特点，档案管理工作者在收集、整理、鉴定、保管、提供利用中都贯穿着分析、研究、综合、判断等各种活动。如果不精通档案专业知识，缺乏相关的科学技术知识，就会影响上述业务活动的准确性、有效性，档案管理的质量和水平也就无从说起。档案人员更换频繁或没有专门档案管理人员的状况，是不可能从根本上提高档案管理质量和水平的。因此，必须要有一支专业化的管理队伍，加大对档案工作者的培养力度，注重在实践中培养锻炼人才，保证专业知识的更新和扩充，防止停滞不前。同时，应该鼓励工作人员利用业余时间多参加各种继续教育课程的学习。
（三）档案收集、整理工作是科学管理高校档案的前提 档案的收集、整理工作是高校档案管理的重要基础性工作，对其他环节的工作成效起着关键作用。如果收集过程有问题，归档、移交不及时、不完整，那么整理、排架等一系列工作都不能及时有效地开展。严格文件材料运转和归档管理，加强对文件材料的超前控制和管理，保证完整齐全，保证归档的效率和质量。加强业务指导，保证收集工作运行正常。及时有效地指导各职能部门进行规范化归档，检查案卷质量，监督有关部门认真做好移交前的准备工作，编制好移交清单，整理好随档移交的目录和有关资料，确保顺利开展收集工作。
（四）完善管理机构
档案的规范管理是项庞大的工程，要想取得成绩，领导重视必不可少，应有学院领导专门分管这项工作。成立专门职能的档案管理部门，配备专业人员负责管理，学院的每个部门都应有相对稳定的兼职档案管理人员负责归档的每项流程，接受档案部门的业务培训和指导，形成一支专业的工作团队。档案管理部门还应组织全员进行培训学习，讲解档案在学院事业发展中起到的重要作用，让全体教职工都有档案意识，重视档案。
（五）落实经费配套
经费投入是提高档案管理水平的保障。目前，有些高校对档案事业发展投入少之又少，要实现档案库房、办公室、阅文室、复印与微机室四室分开，具备良好的保存保管条件，配备消毒灭菌设备、复印机、计算机、密集架，安装防盗门、防盗网、防盗报警系统和录像监控系统等都需要大量的经费投入。发展信息化管理，建成网络数据库，运用现代化科学技术，大量的信息存储，专业设备的维护，也无疑需要经费投入。加之经费投入不到位，人员的培训学习也是纸上谈兵。所以，档案事业配套经费应纳入年度学院的总预算。
（六）提升信息化管理水平
落后的管理方式已经越来越跟不上时代的步伐，建立网络化、信息化管理必须在独立学院加快推进。将信息化工作落到实处，推行现代化管理、网络化管理，建立信息平台，运用全新的工作方式，为学院各项事业的发展起积极推动作用，提供全方位服务。
三、结束语
通过对档案管理现状的分析和整改路径的探究，独立学院做到将各项措施落实到位，坚持走科学化、合理化、规范化、信息化路线，档案管理的水平定会突飞猛进，定能更好地服务教学、服务科研，定可以崭新的姿态迎接教育部对独立学院的评估。
参考文献：
[1]杨宏.高校档案的现代化管理[J].机电兵船档案，2006.
[2]吴甘霖.高校独立学院档案管理工作初探[J].吉林广播电视大学学报，2007.
[3]高强.浅议高校档案愈识的提高[J].浙江档案.2006（5）.
[4]吕静.高校改革形势下档案工作的祈思路[J].四川档案，2005（4）.
[5]于仁涛.浅谈独立学院档案管理[J].黑龙江科技信息.
[6]金俊兰.略论独立学院档案规范化管理[J].管理科学.