在网络化信息化时代，高校图书馆办公室工作不断向科学化、技术化、规范化迈进，信息交流日益频繁，对办公室主任的思想意识、业务素质、工作能力提出了更高的要求。与时俱进是办公室主任（以下为馆办主任）面临的新课题。笔者不揣浅陋，对高校图书馆馆办主任的信息意识、沟通能力及创新能力提出以下看法。
　　
　　一、与时俱进 增强信息意识
　　
　　 办公室是图书馆各种信息的聚集中心，馆办主任作为馆领导的助手和参谋，必须具备较强的信息意识，提高信息能力，熟悉网上信息资源，收集与处理信息、分析与鉴别信息、传递与利用信息。信息是现代社会的重要资源，是馆领导正确决策的重要依据。提高信息能力，是馆办主任开展各项工作的基础。
　　 为馆领导正确决策提供信息 办公室每天都会接到大量的信息，这些信息包括：口头通知、电话通知、书面通知、网络通知等。这些信息来源于上级领导、馆领导、馆内部门、读者及外馆。馆办主任应将信息分门别类，并通过深入广泛的调研，把经过综合分析、整理后的信息，及时反馈给馆领导，作为馆领导决策的参考。
　　 做好信息沟通工作 做好上传下达工作。馆办主任将馆领导作出的决策传递给各部门，帮助大家理会馆领导决策的意图。下情上达，将全馆对馆领导的决策及有关规章制度的意见建议和在工作实践中提出的问题集中起来，进行加工、整理，客观地反馈给馆领导，协助馆领导了解掌握全局，进行科学合理的领导和决策。
　　 信息沟通的主要对象有①与馆领导的沟通。包括三个方面：一是馆办主任要有大局观念，能站在领导的角度分析问题和处理问题，与馆领导的思路及意图合拍、同步。二是不仅要把馆长的决策或工作任务及时、认真地落实贯彻下去，更重要的是执行馆长的决策，维护馆长的威信，协助馆长协调馆内各部之间的关系及各部主任与馆长之间的关系。三是要通过勤勤恳恳、富有成效的工作，努力获得馆领导对办公室工作的重视与支持，这样，馆办主任开展工作就得心应手比较顺利了。②与各部主任沟通。这是图书馆同一层次之间的一种信息沟通。因为图书馆的各项业务工作是一个有机的整体，部门的工作主要有各部主任在领导开展，通过与各部门主任的沟通，可以及时了解各部门工作情况的信息。③与工作人员沟通。图书馆工作人员是完成图书馆各项职能的具体实施者，因此，要通过信息沟通及时把馆里的计划、任务、具体安排传达给有关人员，同时了解他们对馆内各项工作的意见想法，采纳他们的合理化建议，取得他们对各项工作的理解与支持，建立融洽良好的人际关系。④与办公室人员沟通。这是馆办主任必须而首要的工作。办公室集业务行政、设备后勤、财务、保卫、清洁等工作于一室，涉及的面广，工作量大，还要协调方方面面的关系、处理临时突发事情，工作比较繁杂，千头万绪。在完成工作的具体实施过程中。馆办主任要经常与他（她）们沟通，了解发挥每个人的性格、特长、工作能力，通过沟通使他（她）们不仅明确办公室的整体工作任务和自己的职责，获得到他（她）们的理解和支持，充分发挥他（她）们的主观能动性，使其各司其职、通力合作、形成团队、高效完成任务。当然馆办主任要尽能力帮助他们解决困难和问题，使他们心情舒畅的工作。
　　
　　二、明确工作职责，摆正位置
　　
　　 馆办主任的工作比较特殊，其职能特点主要体现在辅助性、服务性、综合性等方面。首先是馆领导的参谋和助手，他（她）的全部活动都只能对领导工作起辅助参考作用。在进行信息沟通时，根据领导的意图尽可能充分地收集信息，进行大量细致的调查研究，对业务工作、管理工作提出具体的目标和措施，提请馆领导决策时参考。第二是沟通全馆上下及其它有关部门的桥梁。领导决策一旦形成，就必须不折不扣地落实执行。所以馆办主任把好“参谋”、“助手”这个度很重要。一定要明确职责，摆正位置，掌握沟通尺度。遇事推诿、怕担责任不行；超越职权、越俎代庖也不行。还要注意不能把尚未形成的决议或正在考虑之中的事提前传播，也不能把馆员一时冲动说出的一些话全部汇报给领导，等等。
　　 学习业务，掌握全面的图书馆业务知识 有人认为馆办主任工作杂七杂八，无非是一些跑腿、打杂的事，只要腿脚勤快就行了，用不着什么业务知识。其实图书馆本身是一个业务部门，专业性较强。馆办主任在履行自己的职责，与方方面面、上上下下进行信息沟通工作时，几乎都要涉及到业务知识。只有掌握全面的图书馆业务知识，在信息沟通时沟通双方才能尽快达成共识，以提高沟通效率。
　　
　　三、与时俱进，树立创新意识，提高创新能力
　　
　　 2006年1月9日，胡锦涛总书记在“全国科学技术大会上的讲话”中指出：要在全社会培育创新意识，倡导创新精神，完善创新机制，大力提倡敢为人先、敢冒风险的精神，大力倡导敢于创新……的精神。高校图书馆责无旁贷地要为全校师生提供创新服务。馆办主任首先需要观念创新，克服墨守成规故步自封的思想，树立创新才能突破、创新才能发展的创新意识，大胆探索，勇于创新，提高创新能力，使办公室工作充满活力和生机。
　　 树立创新意识 高校图书馆办公室工作要创新，首先要转变对办公室工作的传统认知。在传统认知中，办公室工作被片面理解为它不过是办杂事的机构，或者是馆长意志的体现者，馆办主任事无巨细依赖于馆领导的调动和指挥，工作缺乏主体能动，陷入日常行政杂事之中，成为只做事不想事、不谋事，工作停留在近期无目标，远期无设想的层面上。长此以往，独立思考、解决实际问题的能力逐渐退化。因此，馆办主任应转变认知，跳出传统的思维模式，变被动思维为主动思维。要树立五大意识：①主动意识，要实现办公室各项工作的创新，应主动想想办公室工作是否可以改进，是否可以突破，是否可以提升一个台阶，做得更完善。②超前意识，馆办主任做每一项工作都要有超前的意识和行为，要挖掘发挥创新潜力，主动提前了解和掌握各项管理工作的特点和动态，为馆领导决策时提供有效的依据。③责任意识、敬业精神。认识办公室无小事，认真对待每一项工作而一丝不苟，认真负责。④质量意识，高标准严要求地对待每一件事，高质量、高速度地完成每一项工作。⑤服务意识。办公室承担了大量的服务工作，如图书馆一些大型活动的承办，领导公务活动的安排，公文处理，会务准备，交流，接待，协调各部门关系，解答读者问题，提供安全保卫、后勤保障等，这些服务对图书馆工作的顺利完成起着至关重要的作用。
　　 提高创新能力 办公室工作千头万绪，繁杂琐碎，涉及面广工作量大，馆办主任要协调方方面面的关系，要处理临时突发事件等。面对不断出现的新事物、新方法、新经验，馆办主任一定要跳出传统的思维模式和工作定式，在总结以往经验的基础上，锐意创新，创造性地完成工作。第一，提高管理能力。馆办主任需具备较强管理能力。做到理顺关系，找出规律，突出重点，统筹兼顾，否则会陷入大量的事务性工作中而顾此失彼。因此要强化管理，建立科学的管理机制。第二，提高调研能力。调研工作是办公室的基本任务。从本馆文献资源及服务设施出发，围绕为学校教学科研服务，围绕不同时期图书馆重点工作和主要工作以及馆内各项规章制度实施情况，开展广泛深入的调查研究，收集并掌握第一手资料。第三，提高协调能力。办公室处于联系上下左右的纽带地位，协调好各方面的工作是办公室的中心工作之一。协调工作不仅是工作能力的体现，也是一门艺术，在方法上需要不断总结，不断改进。在实际工作中馆领导不可能事必躬亲，馆办主任作为领导的参谋、助手，需要经常做一些协调工作，解决各种问题，协助馆领导对各方面工作做出妥善安排，并及时与有关部门联系，使得整个工作系统统一正常地运转。第四，提高解决问题和处理矛盾冲突的能力。办公室工作性质比较特殊，既是馆领导的“参谋”“助手”又是组织实施者、执行者，工作中经常会碰到各种困难矛盾。比如说主动性与被动性的矛盾、服务性与监督性矛盾、业务性与行政性矛盾、经常性与突击性矛盾、大集体和小集体矛盾等。馆办主任要广泛调查、听取各方意见、辩明是非、实事求是、顾全大局化解矛盾。为馆领导排忧解难，真正成为馆领导的助手。