本流程规定了物业公司公文管理、会议及其督办管理、印章管理、规章制度管理、档案管理等行政管理工作的程序，旨在避免或降低公司在行政管理工作中存在的风险。
　　公文管理
　　（一）概述
　　本部分规定了公司公文的管理规范、格式要求以及处理程序等工作的流程，相关制度包括《公文处理规定》。
　　（二）风险控制矩阵
　　1.公文管理规范
　　风险事项描述：公司未制定公文管理制度，可能导致公文管理混乱，影响公司经营。
　　风险控制措施：物业公司应根据集团有关管理办法，结合自身实际情况，制定《公文处理规定》，以促进各部室公文处理的科学化、制度化、规范化。
　　风险控制痕迹：《公文处理规定》文本。
　　2.公文归口管理
　　风险事项描述：公司未实行公文归口管理，可能导致公文处理缺乏规范，影响工作效率。
　　风险控制措施：办公室是公文处理的主管机构，一是负责制订各项公文相关工作的具体业务规范，二是负责收文、发文及立卷归档等工作，三是负责公文督查工作，推进各项决策和部署的贯彻落实，四是负责公文安全保密工作，开展保密教育和保密检查，落实安全保密措施。
　　风险控制痕迹：公文规章制度和业务规范、公文档案等。
　　3.公文发布程序
　　风险事项描述：未对公文的拟稿、审批、报送等进行规范，可能导致公文日常处理活动混乱失序，影响工作绩效。
　　风险控制措施：办公室在收文登记后，由办公室文秘人员根据文件内容、性质分别提出阅知、阅批等拟办意见，经办公室负责人核定后，按拟办意见送领导或部门阅知或提出承办意见；经核稿后，办公室视文件的内容送分管领导签发；领导同志审签公文，应当明确签署意见、姓名和日期，若圈阅则视为同意。
　　风险控制痕迹：收文拟办及审核文件、发文审核文件。
　　4.公文收发登记
　　风险事项描述：未实行公文收发登记，可能导致公文接收信息不明確乃至公文遗失。
　　风险控制措施：办公室收文后应将收文日期、发文单位、公文标题、密级、发文字号等逐项登记，填写收文编号；领导签发后的公文，由办公室负责编写文号，并确定缮印份数后印发；发文后要及时做发文签收登记。
　　风险控制痕迹：公司收文登记本、发文登记本。
　　会议管理
　　（一）概述
　　本部分规定了物业公司会议组织规范的制定以及会议的召开、督办等工作的流程，相关制度包括《会议制度规定》。
　　（二）风险控制矩阵
　　1.会议管理规范
　　风险事项描述：公司未制定会议管理制度，可能导致会议组织混乱、效率低下。
　　风险控制措施：物业公司应制定《会议制度规定》，以完善公司会议管理，精简会议程序，提高会议质量和效率，保障公司议事方式的规范化、制度化。
　　风险控制痕迹：《会议制度规定》文本。
　　2.会议召开程序
　　风险事项描述：公司未建立及执行各项会议的议事规则，未明确各项会议的议事范围与决策事项，可能导致会议组织混乱、决策层次不清，影响会议效率。
　　风险控制措施：公司会议活动管理实行职责部门工作责任制，各类会议的公告通知、材料准备、会场安排、会议记录、纪要整理以及会后的文件送发、档案保存等相关事项，由办公室统筹协调、各相关部门分工负责。
　　风险控制痕迹：办公室会议管理职责及业务操作规定。