天哪!我的文档又没保存,该死的电又停了,折腾半天的成果毁于一旦。类似的“倒霉”事件在很多年轻的电脑菜鸟身上频频发生,没来得及保存、忘记保存,断电、死机、文档编辑软件故障自动退出、中毒等多种事故后,辛苦编写的文档成了泡影。这种菜鸟的通病不仅需要治疗,预防更重要。
　　
　　开启自动保存,预防第一针
　　在Office系列组件中,都有自动保存功能,只要将该功能开启并设置自动保存的频率,在工作中即使遇到事故时,也只是一次有惊无险的教训。这里以PowerPoint为例,其他Office组件的设置方法类似:
　　单击“Office按钮”,选择“PowerPoint选项”,在打开的窗口中选择“保存”项,勾选“保存自动恢复信息时间间隔”,然后将时间设置为5分钟(见图1)。
　　这样设置后,每隔5分钟后,PowerPoint就会自动保存当前编辑的幻灯片文档。当出现事故后,直接打开Office组件程序,会在左侧面板中看到自动恢复选项,直接单击打开,即可重新回到事故发生前的文档状态(见图2)。
　　
　　手工也能抢救数据
　　假如在事故发生后,再次打开Office组件时并没有自动提示恢复文档,这时就需要尝试手工来恢复,将可能出现的损失降到最小状态,以Word为例:
　　首先确认自动恢复文件的保存位置,先单击“Office按钮”,在打开的窗口中选择“保存”,在右侧便可看到“自动恢复文件位置”,将此位置复制到剪切板。
　　接下来单击“文件→打开”,在“打开”对话框中的“文件名”框中直接粘贴上面得到的文件位置,选择文件日期最近的文件,在后面的文件类型框中选择“从任意文件还原文本”项,如果自动恢复文件没有损坏,往往还可以将丢失的内容挽救一部分回来,运气好了说不定能够全部找回。
　　
　　定时备份,防止意外灾难
　　设置让Office组件自动保存文档,可以避免因为忘记保存而丢失文档,但是当病毒侵袭或是硬盘毁坏等恶性事故发生时,即使设置了自动保存,可能也无济于事。养成对重要文档定时“异地”备份的习惯很重要。譬如有两块硬盘,将重要文档自动备份到第二块硬盘,或是备份到网上邻居中的其他电脑中、备份到优盘、移动硬盘中。
　　从http://www.greendown.cn/soft/7222.html下载Second Copy这款小工具,运行后请单击“文件→新建方案”,选择“快速设置”,接下来选择好保存文档的源文件夹或是直接选择要备份的文件、备份的目标文件夹(可以设置成另一块硬盘、网络存储位置或移动盘),再将备份时间间隔设置成每隔几分钟(或更短)备份一次,完成这几个步骤的操作后即可新建一个备份方案了(见图3)。
　　方案建立完毕后,以后在编辑文档时,只要记住先将文档保存在源文件夹,然后直接双击列表中的备份任务项启动备份任务即可(见图4)。
　　通过定时异地备份整个文件目录,可以防止各种意外灾难的发生,万一遭遇不测,在备份目录中还可以找到备份这根救命稻草。