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石油企业的物资供应部门在整个油田生产中发挥着重要的保障作用。长期以来石油企业在物流方面主要面临物流信息不畅通、管理较粗放和信息反馈不及时、预测能力差、库存积压等问题。对于在生产建设投资中物资采购的比例高达70%左右的大型国有企业来说,由于库存资金占用多,因此资本运行相对较高。电子商务的引用,给石油企业尤其从物资采购中寻找了效益,获取了最佳的物资资源配置,同时为降低物流成本、杜绝漏洞提供了平台。在电子商务平台下实施的物流管理,极大地提高了企业物资采购经营活动的及时性。
一、长庆油田物资供应处实行电子商务的必要性
长庆油田的生产作业区域主要覆盖陕、甘、宁、蒙四省区,作为油田的物资供应部门,生产作业转移到哪里,物资供应处的工作就需要在哪里展开。其工作性质具有点多、面广、线长和高度分散的特点,各点与点之间由于地域跨度太大工作衔接有困难。在日常工作中,各库房要通过物资管理系统进行物资入库、物资入库报检等业务以及及时统计物资收发存情况、各个站点每周异地向处机关科室汇报物资存发状况;商检所需要接受库房报检单、及时在系统录入检验内容、产生编号、检验物资、异地审核、审批检验报告。为了实现企业“物流管理成为第三利润源”的目标,长庆油田物资供应处把物资采购按照现代物流管理模式,建立了“电子商务物资管理系统”,实现了全油田“网络共享、集中管理、分级使用”的电子商务平台,使物资采购突破了时空界限,全部业务活动在网上,按规定高速规范运作,改变了过去传统的手工运作模式,缩短了物资采购时间,做到了“公开、公平、公正、快速”。
二、长庆油田物资供应处实行电子商务后的收获
通过近几年的实际运行,物资供应处大力推行并不断完善、规范电子商务的运行,取得了比较明显的效果:
1.电子商务实现了物资采购的集中管理。电子商务的建立,尤其是通过中石油的能源一号网站的集中采购使物资供应处集中采购的物资能迅速进入物资管理系统的审批环节。对二级单位采购的物资在网上上报,物资供应处和相关处室在网上进行异地审批,从而把物资采供所涉及的计划上报、供应商资质审查、招标议标,商务谈判、合同审定、付款结算等50多个环节全部在网上公开实施。电子商务的建立实现了全油田信息流共享和物资采购计划的集中管理,增强了对相关业务的监管力度,加速了业务的处理效率。
2.电子商务加快了资金的结算速度。在长庆油田委托二级单位的采购管理、网上付款结算管理、委托物资供应处物资采购等一系列物资采购合同,全部实现网上审查审批。审计造价部门利用网上的价格信息流在网上进行科学地价格和合同条款审计,审计底稿和审计签证单从网上自动生成,极大的提高了工作效率,增加了物资采购过程的透明度,实现了“阳光”采购。电子商务网络使物资供应处全体库管人员能及时掌握了库存信息,实现了物资库存的动态管理,减少物资积压。网上开具验收单、发料单,加快了单据传递速度,缩短了采购周期,加快了资金结算速度。
3.电子商务提高了物资管理的质量。电子商务的应用,把采购管理的日常业务从大量繁琐的统计数据资料中解脱出来,从而使业务人员把主要精力放在市场调研、技术论证和质量跟踪等方面,使采购人员有更多的精力到一线为现场服务,到更多的厂家参观寻访,筛选供应商;使物流管理业务发生了质的变化,业务层次明晰,极大地提高了工作效率和工作质量。
4.电子商务提高企业的工作效率。①生产率提高。电子商务系统的采用,极大的提高了工作效率。物资供应处二三十人完成了相当于过去五六十个人完成的采购工作量,极大地提高了劳动生产率。②准确率提高。将信息流、物流、资金流用国际先进的容错手段来实现管理,在提高工作效率的同时,更降低了操作误差。③资金占用率降低。电子商务大大简化了工作程序,在实现产品积压少、供应周期短、信息反馈及时的同时,加快了库存资金周转天数,降低了库存资金。④杜绝了人情交易,降低了采购成本。通过电子商务网上招投标各供应商互不见面,背靠背操作,容易给供应商造成心理压力,促进供应商竞争,买方可以获得比较优惠的价格。网上办公,大大简化了合同供方的业务办理手续。平均年采购费用降低8～10%。真正实现了“公开、公正、高效”。
三、电子商务在物资供应处具体应用中出现的问题
经过近几年的发展和建设,物资供应处电子商务得以较快发展,但客观地讲,发展过程中还存在一定问题,有不足之处尚需进一步整合和完善。
1.对电子商务的认识还有一些欠缺,电子商务功能还有待进一步扩展。电子商务的应用水平还需要继续提高,虽然物资供应处在信息系统、网络基础应用方面已经基本完成,但对于提高企业竞争力具有重要作用的综合管理信息系统ERP系统乃至更深一层的CRM系统、决策支持系统的应用尚处于待完善中。
2.企业信息系统维护需要加强。目前,物资供应处在机关设立了电子商务部,对全处的信息系统进行开发及维护,但是在基层的各个站库系统维护不足。物资供应处的信息系统有基于B/S因特网模式的物资招投标系统和物资管理信息系统以及商检所的物资检验系统。如果网络或者系统出了问题,在基层不能第一时间迅速排除网络故障或者是解决系统问题。这样无疑浪费了时间,缩短了市场响应度。
3.网络信息的安全性限制了电子商务的进一步发展。物资供应处目前有基于B/S因特网模式的物资招投标系统和物资管理信息系统,B/S结构是基于因特网的一种网络体系结构,其安全性是企业最为担心的问题。物资供应处作为石油物资供应部门,库存存放的物料种类繁多,如果一旦出现网络安全问题,如黑客进入物资管理系统,擅自篡改库存状况表,本来库存显示发货完毕需要进货,而物资管理系统却显示没有显示缺货,从而导致没有按实际情况进行计划采购或者移库。最终致使企业因为缺货而使企业人力、物力、财力费用开支加大。更为严重的是给企业的信誉造成了不可估量的损失,所以电子商务部门需要高度重视网络的安全问题。
四、如何完善物资供应处的电子商务平台
针对以上存在的问题,物资供应处电子商务的发展需要依靠加快信息化建设、完善相应的制度来加以推动整个电子商务系统的不断完善,促进物资供应处电子商务运行的不断发展。
1.电子商务所依托的技术平台要先进适用。物资供应处在实施信息化过程中既要注重所采用技术的先进性,不能采用已被淘汰或即将被淘汰的技术,更要注重所选技术的适用性,以适合本单位的实际情况和需要。如物资供应处目前所存储的物资种类繁多,除了在采购过程中进行分类管理外,还可以考虑开发物资仓储条码管理系统,将所管物资标上标签,加入条形码技术,从而更清晰的了解仓储动态,降低仓储管理成本。
2.系统的开发与利用并重。开发电子商务需要对信息资源的充分开发和有效利用,所以建设过程中要十分重视对信息资源的利用。需要建立物资供应处的企业数据库,在数据的采集、提炼、录入、存储、传输、处理、分析、管理、应用及共享乃至二次、三次开发利用上下功夫,同时还要注重企业外部信息资源(如供应商、客户及市场需求信息)的开发利用,不仅要开发出在实际工作中有效应用的模块,更要建立起能系统运用各方面信息资源的体系。
3.适时加入决策支持系统。企业电子商务运行到一定程度就可以考虑扩展它的功能以便更好的为企业服务,提高工作效率,决策支持系统就是企业随着电子商务不断发展出现的优秀的管理方式。
在决策支持系统下建立的各项数据库,需要保证数据完整、准确、及时。通过决策支持系统分析的数据和决策内容,将会强化企业业务过程中的信息集成和控制,加快决策速度,提高决策质量。可以为管理人员和企业决策人员提供辅助的决策依据帮助决策者迅速、正确的把握市场信息,使企业由事后管理变为事前预测、过程控制。将物资采购需求由原来的人工预测转化为系统科学预测管理,资金流决策分析由原来的计划管理转变为分析决策管理,使物资管理更加科学。
4.事先预测转向适时监控与调整。传统的流通模式通过预测下游通道的资源来进行各项物流作业活动,不幸的是预测很少有准确的,因而浪费了许多自然及商业资源。新兴的物流管理趋势是强调通道成员的联合机制,成员间可以实现相关信息共享,尤其是内部需求及生产的资料,使得不同供应链环节的企业无需去做不必要的预测,这样就要求物流管理人才具有良好的信息监控能力和对供应链管理的开放式的思路与策略。因此物资供应处需要加强供应链上的各个伙伴之间的信息化沟通,建立各个供应商、生产商信息系统数据库,注意整个供应链上的组织、标准的规范性和一致性。
5.加强信息安全。物资供应处应该逐步加强防火墙技术、数字签名技术、数字时间戳技术等手段的实际应用,进一步加强电子商务系统运行的安全性,逐步完善电子手段的授权机制和安全管理机制,保证电子商务运行的安全稳定。
6.其他方面。
①加强培训工作。可以建立物资供应处电子商务培训基地,制定企业电子商务技术和电子商务教育培训计划;加强对物资供应处各个部门各层次人员的电子商务知识、技能的培训,提高职工的电子商务意识、增强电子商务应用技能。
②定期对系统维护。定期对各科室、各站库等下属单位的电子商务系统进行维护,机关电子商务部可到各下属单位进行定期的系统维护,以确保物资供应处电子商务系统的畅通,保证各个环节的工作质量。
③保障电子商务建设的质量。随着企业内部、外部环境的变化,物资供应处必然会在电子商务系统上有所变化,如果被列入专项的企业电子商务系统建设方案,必须经过国家有关部门的论证;列入专项的企业电子商务系统项目的建设,必须由具有国家系统集成一、二级资质的系统集成商实施,以保证企业电子商务工程的质量。
④与体制改革互动共进。企业电子商务和企业体制改革具有互动共进关系。企业体制改革必须以企业信息化为基础,没有体制改革的企业信息化和没有企业信息化的体制改革对企业来说都是失败的。
(作者单位:长庆石油公司器材供应处)
一、长庆油田物资供应处实行电子商务的必要性
长庆油田的生产作业区域主要覆盖陕、甘、宁、蒙四省区,作为油田的物资供应部门,生产作业转移到哪里,物资供应处的工作就需要在哪里展开。其工作性质具有点多、面广、线长和高度分散的特点,各点与点之间由于地域跨度太大工作衔接有困难。在日常工作中,各库房要通过物资管理系统进行物资入库、物资入库报检等业务以及及时统计物资收发存情况、各个站点每周异地向处机关科室汇报物资存发状况;商检所需要接受库房报检单、及时在系统录入检验内容、产生编号、检验物资、异地审核、审批检验报告。为了实现企业“物流管理成为第三利润源”的目标,长庆油田物资供应处把物资采购按照现代物流管理模式,建立了“电子商务物资管理系统”,实现了全油田“网络共享、集中管理、分级使用”的电子商务平台,使物资采购突破了时空界限,全部业务活动在网上,按规定高速规范运作,改变了过去传统的手工运作模式,缩短了物资采购时间,做到了“公开、公平、公正、快速”。
二、长庆油田物资供应处实行电子商务后的收获
通过近几年的实际运行,物资供应处大力推行并不断完善、规范电子商务的运行,取得了比较明显的效果:
1.电子商务实现了物资采购的集中管理。电子商务的建立,尤其是通过中石油的能源一号网站的集中采购使物资供应处集中采购的物资能迅速进入物资管理系统的审批环节。对二级单位采购的物资在网上上报,物资供应处和相关处室在网上进行异地审批,从而把物资采供所涉及的计划上报、供应商资质审查、招标议标,商务谈判、合同审定、付款结算等50多个环节全部在网上公开实施。电子商务的建立实现了全油田信息流共享和物资采购计划的集中管理,增强了对相关业务的监管力度,加速了业务的处理效率。
2.电子商务加快了资金的结算速度。在长庆油田委托二级单位的采购管理、网上付款结算管理、委托物资供应处物资采购等一系列物资采购合同,全部实现网上审查审批。审计造价部门利用网上的价格信息流在网上进行科学地价格和合同条款审计,审计底稿和审计签证单从网上自动生成,极大的提高了工作效率,增加了物资采购过程的透明度,实现了“阳光”采购。电子商务网络使物资供应处全体库管人员能及时掌握了库存信息,实现了物资库存的动态管理,减少物资积压。网上开具验收单、发料单,加快了单据传递速度,缩短了采购周期,加快了资金结算速度。
3.电子商务提高了物资管理的质量。电子商务的应用,把采购管理的日常业务从大量繁琐的统计数据资料中解脱出来,从而使业务人员把主要精力放在市场调研、技术论证和质量跟踪等方面,使采购人员有更多的精力到一线为现场服务,到更多的厂家参观寻访,筛选供应商;使物流管理业务发生了质的变化,业务层次明晰,极大地提高了工作效率和工作质量。
4.电子商务提高企业的工作效率。①生产率提高。电子商务系统的采用,极大的提高了工作效率。物资供应处二三十人完成了相当于过去五六十个人完成的采购工作量,极大地提高了劳动生产率。②准确率提高。将信息流、物流、资金流用国际先进的容错手段来实现管理,在提高工作效率的同时,更降低了操作误差。③资金占用率降低。电子商务大大简化了工作程序,在实现产品积压少、供应周期短、信息反馈及时的同时,加快了库存资金周转天数,降低了库存资金。④杜绝了人情交易,降低了采购成本。通过电子商务网上招投标各供应商互不见面,背靠背操作,容易给供应商造成心理压力,促进供应商竞争,买方可以获得比较优惠的价格。网上办公,大大简化了合同供方的业务办理手续。平均年采购费用降低8～10%。真正实现了“公开、公正、高效”。
三、电子商务在物资供应处具体应用中出现的问题
经过近几年的发展和建设,物资供应处电子商务得以较快发展,但客观地讲,发展过程中还存在一定问题,有不足之处尚需进一步整合和完善。
1.对电子商务的认识还有一些欠缺,电子商务功能还有待进一步扩展。电子商务的应用水平还需要继续提高,虽然物资供应处在信息系统、网络基础应用方面已经基本完成,但对于提高企业竞争力具有重要作用的综合管理信息系统ERP系统乃至更深一层的CRM系统、决策支持系统的应用尚处于待完善中。
2.企业信息系统维护需要加强。目前,物资供应处在机关设立了电子商务部,对全处的信息系统进行开发及维护,但是在基层的各个站库系统维护不足。物资供应处的信息系统有基于B/S因特网模式的物资招投标系统和物资管理信息系统以及商检所的物资检验系统。如果网络或者系统出了问题,在基层不能第一时间迅速排除网络故障或者是解决系统问题。这样无疑浪费了时间,缩短了市场响应度。
3.网络信息的安全性限制了电子商务的进一步发展。物资供应处目前有基于B/S因特网模式的物资招投标系统和物资管理信息系统,B/S结构是基于因特网的一种网络体系结构,其安全性是企业最为担心的问题。物资供应处作为石油物资供应部门,库存存放的物料种类繁多,如果一旦出现网络安全问题,如黑客进入物资管理系统,擅自篡改库存状况表,本来库存显示发货完毕需要进货,而物资管理系统却显示没有显示缺货,从而导致没有按实际情况进行计划采购或者移库。最终致使企业因为缺货而使企业人力、物力、财力费用开支加大。更为严重的是给企业的信誉造成了不可估量的损失,所以电子商务部门需要高度重视网络的安全问题。
四、如何完善物资供应处的电子商务平台
针对以上存在的问题,物资供应处电子商务的发展需要依靠加快信息化建设、完善相应的制度来加以推动整个电子商务系统的不断完善,促进物资供应处电子商务运行的不断发展。
1.电子商务所依托的技术平台要先进适用。物资供应处在实施信息化过程中既要注重所采用技术的先进性,不能采用已被淘汰或即将被淘汰的技术,更要注重所选技术的适用性,以适合本单位的实际情况和需要。如物资供应处目前所存储的物资种类繁多,除了在采购过程中进行分类管理外,还可以考虑开发物资仓储条码管理系统,将所管物资标上标签,加入条形码技术,从而更清晰的了解仓储动态,降低仓储管理成本。
2.系统的开发与利用并重。开发电子商务需要对信息资源的充分开发和有效利用,所以建设过程中要十分重视对信息资源的利用。需要建立物资供应处的企业数据库,在数据的采集、提炼、录入、存储、传输、处理、分析、管理、应用及共享乃至二次、三次开发利用上下功夫,同时还要注重企业外部信息资源(如供应商、客户及市场需求信息)的开发利用,不仅要开发出在实际工作中有效应用的模块,更要建立起能系统运用各方面信息资源的体系。
3.适时加入决策支持系统。企业电子商务运行到一定程度就可以考虑扩展它的功能以便更好的为企业服务,提高工作效率,决策支持系统就是企业随着电子商务不断发展出现的优秀的管理方式。
在决策支持系统下建立的各项数据库,需要保证数据完整、准确、及时。通过决策支持系统分析的数据和决策内容,将会强化企业业务过程中的信息集成和控制,加快决策速度,提高决策质量。可以为管理人员和企业决策人员提供辅助的决策依据帮助决策者迅速、正确的把握市场信息,使企业由事后管理变为事前预测、过程控制。将物资采购需求由原来的人工预测转化为系统科学预测管理,资金流决策分析由原来的计划管理转变为分析决策管理,使物资管理更加科学。
4.事先预测转向适时监控与调整。传统的流通模式通过预测下游通道的资源来进行各项物流作业活动,不幸的是预测很少有准确的,因而浪费了许多自然及商业资源。新兴的物流管理趋势是强调通道成员的联合机制,成员间可以实现相关信息共享,尤其是内部需求及生产的资料,使得不同供应链环节的企业无需去做不必要的预测,这样就要求物流管理人才具有良好的信息监控能力和对供应链管理的开放式的思路与策略。因此物资供应处需要加强供应链上的各个伙伴之间的信息化沟通,建立各个供应商、生产商信息系统数据库,注意整个供应链上的组织、标准的规范性和一致性。
5.加强信息安全。物资供应处应该逐步加强防火墙技术、数字签名技术、数字时间戳技术等手段的实际应用,进一步加强电子商务系统运行的安全性,逐步完善电子手段的授权机制和安全管理机制,保证电子商务运行的安全稳定。
6.其他方面。
①加强培训工作。可以建立物资供应处电子商务培训基地,制定企业电子商务技术和电子商务教育培训计划;加强对物资供应处各个部门各层次人员的电子商务知识、技能的培训,提高职工的电子商务意识、增强电子商务应用技能。
②定期对系统维护。定期对各科室、各站库等下属单位的电子商务系统进行维护,机关电子商务部可到各下属单位进行定期的系统维护,以确保物资供应处电子商务系统的畅通,保证各个环节的工作质量。
③保障电子商务建设的质量。随着企业内部、外部环境的变化,物资供应处必然会在电子商务系统上有所变化,如果被列入专项的企业电子商务系统建设方案,必须经过国家有关部门的论证;列入专项的企业电子商务系统项目的建设,必须由具有国家系统集成一、二级资质的系统集成商实施,以保证企业电子商务工程的质量。
④与体制改革互动共进。企业电子商务和企业体制改革具有互动共进关系。企业体制改革必须以企业信息化为基础,没有体制改革的企业信息化和没有企业信息化的体制改革对企业来说都是失败的。
(作者单位:长庆石油公司器材供应处)