我曾拜访过南方一家著名制造企业的知识产权部，作为当地知识产权的示范企业，这家企业的专利管理可谓井井有条，十几套专用的档案柜把公司成立以来万余件专利商标案件清晰地保存，与之对应的，企业自己开发的知识产权管理系统记录的每一案件的必要信息，审查意见通知书、对比文件、费用减缓申请等中间文件的信息也一应俱全。
　　知识产权部部长告诉我，一次次的教训促使他们到达现在的状态。建立伊始，公司专利管理理念仍停留在文档管理的层面，直到发生遗忘期限的失误，他们才意识到，不能把期限提醒完全托付给服务机构；意识到“文件”、“期限”和“费用”三要素在专利流程中居于核心地位，而且三者相互关联，密不可分。
　　该企业曾统计一项发明专利从提出交底书到授权，背后的文档通常达30至40页，需要监控的期限约20项，费用8项，只有准确掌握这些细碎而关联的信息，才能确保无形资产管理的准确，只有熟练掌握这些细碎而关联的信息，才能确保无形资产管理的高效。
　　据笔者观察，华为、联想、海信和三一等专利资产雄厚的企业，无不设立多名专利流程岗位，并配置专业的专利管理软件，按照产品线分工、司职流程监控，丝毫不容有失。使用这类专利管理软件的前提是，必须十分熟悉专利申请与审查的流程，洞悉每一文件、每一期限、每一费用之间的联系，而且掌握知识产权局的规定与习惯。冰冻三尺非一日之寒，一名优秀的流程管理专员背后的培训和经验积累只有亲历者才可体会。
　　员工流动导致的管理水平波动，往往是企业不希望看到的，能不能将人的经验固化为规范化的工具？能不能将看似专业性极强的专利管理软件化繁为简，降低培训成本？
　　既然工具是人类思想的延伸，开发IPfolder专利管理工具时，我们发现，经验丰富的流程专员大脑中都有一幅专利生命周期的流程图，那么为什么不能把繁冗的软件菜单用形象化的图形表达呢？于是专利树图便诞生了。
　　专利树图将专利生命周期的主轴化作树干，将中间文件化为树枝，使得专利流程一目了然、清晰流畅，甚至可以将专利树图作为新手培训的教程。数万件客户案件经验告诉我们，准确是简洁的前提，树干和树枝的每一节点都预制该节点的文件、期限与费用要求，我们尽可能将规则植入工具，以节省人工，有效防范不必要的知产损失。例如，输入第一次审查意见通知书的发文日，IPfolder会自动计算出4个月加15天的期限绝限。
　　IPfolder的专利树图也为发明人提供了特别的便利。发明人关注专利审查进度时不再需要询问专利流程专员，仅需一键点开专利树图看看树干“长了多高”便知。
　　所想即所见，简单准确——我们在IPfolder的每一细节都力求实现这一理念。突破了知识产权管理软件的模式，在本领域内第一次展现了商标专利在确权、维权、诉讼非诉等过程的全貌，又充分考虑到企业内部涉及到知识产权的各种管理关系，使众多角色的交互工作变的易如反掌。而以产品为管理方向的特殊视角，更是完全站在企业的角度进行知识产权运用的独特情怀。